نرم‌افزارهای مدیریتی؛ ابزار افزایش بهره‌وری

محیا کربلایی تحلیلگر اقتصادی و کسب‌و‌کار بخش دوم برای گروه‌ها و سازمان‌هایی که به دنبال رشد و توسعه هستند، افزایش بهره‌وری در مرکز توجه قرار دارد. برای نیل به این هدف استفاده از ابزارهای مدیریتی اهمیت ویژه‌ای می‌یابد. در این راستا به معرفی نرم‌افزارهای مدیریتی پرداختیم و در مقاله قبل خدمات نرم‌افزاری تحت وب خارجی و ایرانی را به‌طور خلاصه بررسی کردیم. در این مقاله به نوع دوم این نرم‌افزارها یعنی میزبانی نرم‌افزار (Self-hosting) در محل مشتری می‌پردازیم.

میزبانی یک نرم‌افزار را به بیان ساده می‌توان این‌طور توضیح داد که شرکت سازنده برنامه، پروانه آن را در اختیار مشتری قرار می‌دهد و با نصب آن روی سیستم‌های مشتری و پیاده‌سازی برنامه، مسوولیت تهیه سخت‌افزارهای لازم مانند سرورها برعهده مشتری قرار می‌گیرد. البته تقریبا در تمام موارد خدمات پشتیبانی از سوی سازنده برنامه ارائه می‌شود و در بسیاری از شرکت‌های بزرگ، تیم فناوری اطلاعات داخل شرکت‌ نیز برای راهبری سیستم مدیریتی آموزش می‌بینند.

برای بسیاری از شرکت‌ها تهیه و نگهداری سرورها که از اصلی‌ترین تجهیزات سخت‌افزاری مورد نیاز به‌شمار می‌روند، هزینه‌بر و همچنین جاگیر و پر سر و صدا هستند. بنابراین شرکت‌هایی که از قبل این تجهیزات را در اختیار ندارند برای میزبانی نرم‌افزارها می‌توانند به اجاره یا خرید فضای مجازی از یک مرکز داده اقدام کنند که احتمالا برایشان به صرفه‌تر خواهد بود. مرکزداده فن‌آوا، داده‌پردازی ایران، پارس‌آنلاین یا تبیان از معروف‌ترین این مراکز در ایران می‌باشند.

راه‌حل‌ میزبانی در محل مشتری: محصولات ایرانی

همان‌طور که در مقاله قبلی اشاره کردیم، در ایران تقریبا محصولی با عنوان تحت وب در مقایسه با آنچه محصولات خارجی ارائه می‌کنند، عرضه نمی‌شود. اکثر محصولات داخلی به صورت میزبانی در اختیار مشتری قرار می‌گیرند که در برخی موارد ممکن است، شرکت سازنده نرم‌افزار امکاناتی چون فضای مجازی را نیز در اختیار مشتری قرار دهد.

بیشتر محصولاتی که در ایران ارائه می‌شوند، با تمرکز بیشتر برای اتوماسیون اداری طراحی شده‌اند که اغلب تا حدی دارای قابلیت‌های مدیریت وظایف نیز می‌باشند. بخش بزرگی از این خدمات تنها به قسمتی از نیازهای مدیریتی جواب می‌دهند که در این بین نرم‌افزارهای «میز امداد» از محبوبیت بیشتر و در نتیجه از تنوع بالاتری برخوردارند و بعضی مواقع به اشتباه به عنوان پاسخی برای مدیریت وظایف و پروژه انتخاب می‌شوند.

یکی از مزیت‌های راه‌حل‌ میزبانی نرم‌افزار در مقایسه با نسخه‌های تحت وب، امکان توسعه آنها است؛ در این روش شرکت سازنده می‌تواند بنا به نیاز مشتری، برخی قابلیت‌هایی را که در نرم‌افزار وجود ندارد، به برنامه اضافه کرده و به اصطلاح برنامه را توسعه دهد.

چنانچه نرم‌افزار از سوی شرکت با سابقه‌ای ارائه شده باشد، با توجه به وجود دانش لازم، امکان «سفارشی‌سازی» نرم‌افزار برای مطابقت بیشتر با نیازهای مشتری وجود دارد. هرچند این نکته می‌تواند نقطه قوت بزرگی برای محصولات داخلی باشد، در عین حال ممکن است به سر منشأ مشکلات فراوانی برای مشتری تبدیل شود. از آنجا که ممکن است این قابلیت‌ها قبلا در هیچ سازمان دیگری از سوی فروشنده پیاده‌سازی و اجرا نشده باشند، احتمال مشاهده اشکالات نرم‌افزاری در آن زیاد است. به علاوه باید زمان مورد نیاز برای توسعه و راه‌اندازی قابلیت‌های جدید را نیز به دقت مورد توجه قرار داد تا تخمین مناسبی از زمان و هزینه‌ها به دست آید.

یکی دیگر از مزایای برنامه‌های ایرانی تعریف تقویم شمسی و میلادی و درج تعطیلات ملی و... در این سیستم‌ها است. فارسی بودن زبان سیستم و چیدمان راست به چپ از دیگر موارد قابل توجه است.

هرچند حمایت از محصولات داخلی برای بالا بردن کیفیت آن بسیار با اهمیت است اما از آنجا که بین شرکت‌های نگارنده نرم‌افزارها در مقایسه با شرکت‌های خارجی، رقابت تنگاتنگی وجود ندارد، محصولات موجود در بازار از کیفیت بسیار بالایی برخوردار نیستند. چنانچه برداشته شدن تحریم‌ها فرصت دسترسی به محصولات تحت وب خارجی را به شرکت‌های ایرانی بدهد، با توجه به هزینه بسیار پایین‌تر راهکارهای تحت وب، ممکن است وزنه به نفع محصولات خارجی خیلی سنگین‌تر شود.

راه‌حل میزبانی در محل: محصولات خارجی

شاید ‌بتوان گفت تنها محصول خارجی قابل میزبانی در ایران، برنامه شیرپوینت، محصول شرکت مایکروسافت است که به لطف وجود دانش پیاده‌سازی آن در کشور، این اواخر از سوی بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها مورد توجه قرار گرفته است و روز به روز محبوب‌تر می‌شود. این خود موجب بالا رفتن کیفیت پشتیبانی‌ها و تنوع ارائه‌دهندگان خدمات آن نیز می‌شود.

شیرپوینت در واقع یک سکو (Platform) است که بستر اجرا و به کارگیری سایر محصولات مایکروسافت مانند پروجکت سرور (Microsoft Project Server) را مهیا می‌سازد. هرچند نسخه عادی شیرپوینت را رایگان نیز می‌توان تهیه کرد، اما برای استفاده از خدمات گسترده‌ای که این نرم‌افزار در مدیریت وظایف و پروژه‌ها در اختیار کاربران قرار می‌دهد، لازم است به‌طور مشخص و براساس نیازها، آماده و راه‌اندازی شود.

شاید از نظر منابع مورد نیاز، شیرپوینت، پرهزینه‌تر از سایر راهکارها به نظر بیاید، اما در عمل نرم‌افزارهای ایرانی نیز کم‌هزینه‌تر از آن نخواهند بود. علاوه بر آن، از آنجا که این محصول از سوی شرکتی مانند مایکروسافت ارائه شده است، دشوارتر می‌توان در کیفیت آن تردید کرد. نسخه‌های اخیر این برنامه با بهره‌گیری از روش‌های گرافیکی، کار را برای کاربران ساده و جذاب کرده‌اند.

یک نقطه قوت شیرپوینت در برابر نرم‌افزارهای ایرانی، عدم وابستگی به شرکت پشتیبان است. اگر شرکت پیاده‌کننده شیرپوینت چندان موفق عمل نکند، بدون نیاز به تغییر محصول و نرم‌افزار می‌توان شرکت پشتیبان دیگری انتخاب کرد، در حالی‌که در برخورد با نرم‌افزارهای ایرانی به دلیل انحصاری بودن دانش آن، دست مشتریان بسته‌تر است و در صورت جلب نشدن رضایت، باید کل محصول را کنار گذاشته و به سوی محصول دیگری بروند که نه‌تنها هزینه‌ها را چند برابر می‌کند، بلکه هزینه‌ زمانی کاربران را نیز با توجه به دوره‌های آموزشی و... به‌طور قابل ملاحظه‌ای افزایش می‌دهد.

از آنجا که در بازار سی‌دی‌های آموزشی محصولات مایکروسافت از جمله شیرپوینت با کمترین هزینه عرضه می‌شوند، شاید به غیر از موارد اندکی، دوره آموزشی خاصی برای کاربران ضروری نباشد و این نیز به نوبه خود موجب کاهش هزینه‌ها می‌شود.

فراموش نکنید که شیرپوینت برای زبان فارسی و تقویم شمسی تهیه نشده و برای تطابق آن لازم است نرم‌افزار شمسی‌سازی به طور جداگانه تهیه شود. این بسته افزوده، معمولا با قیمتی بین ۲ تا ۱۲ میلیون تومان در بازار موجود است.

در مجموع به شرکت‌هایی که به دنبال بهره‌گیری از نرم‌افزارهایی برای میزبانی هستند، توصیه می‌شود قبل از انتخاب نرم‌افزار مورد نظر حتما نسخه‌های اجرا شده آن را در شرکت‌های دیگر مورد بازدید قرار دهند و به نسخه نمونه بسنده نکنند.

همچنین پیشنهاد می‌شود، شرکت ارائه‌دهنده خدمات، نسخه‌ای را به منظور آزمایش و برای مدتی محدود در اختیار مشتری قرار دهد تا با توجه به نظر کاربران و میزان سادگی استفاده از برنامه، تصمیم‌گیری انجام شود. از آنجا که هدف از به‌کارگیری چنین برنامه‌هایی بالا بردن بهره‌وری است، سادگی و حداقل بودن اشکالات نرم‌افزاری باید به‌شدت مورد توجه قرار گیرند. در غیر این صورت استفاده از برنامه‌ای پیچیده تنها موجب تلف شدن وقت کارمندان به منظور ثبت و پیگیری وظایف خواهد شد!