نرم‌افزارهای مدیریتی: دستیاری پرقدرت

محیا کربلایی تحلیلگر اقتصادی‌ و کسب‌و‌کار بخش نخست در هر سازمان و شرکتی، رشد و گسترش فعالیت‌ها از مهم‌ترین اهداف به‌شمار می‌روند. توسعه فعالیت‌ها، افزایش نیروی کار را می‌طلبد. در نتیجه، پس از چندی مدیریت یک گروه کوچک به مدیریت گروهی بزرگ با تعداد زیادی از وظایف و پروژه‌ها منجر خواهد شد. اگرچه برای هر سازمانی این خبر خوشایندی است، اما برای ادامه راه، سازماندهی همه این فعالیت‌ها به یکی از اولویت‌ها بدل خواهد شد. خوشبختانه امروزه با ابزارهایی که در دست مدیران قرار دارد، فائق آمدن بر چنین مشکلاتی از هر زمان دیگری ساده‌تر شده است. تنها لازم است ابزار مورد نیاز را به درستی تشخیص داده و استفاده صحیح از قابلیت‌های آن را فراگرفت. یکی از این ابزارها، نرم‌افزارهای مدیریت وظایف و در موارد پیشرفته‌تر مدیریت پروژه‌ها هستند. در صورتی که این ابزارها در یک گروه به درستی جا بیفتند، معادل یک دستیار نامرئی به تمامی اعضا و احتمالا از همه بیشتر به مدیر گروه برای سازماندهی و بالابردن بهره‌وری یاری خواهند رساند.

آنچه باید قبل از انتخاب نرم‌افزار انجام داد

پیش از آنکه برای خرید یک نرم‌افزار مدیریتی اقدام کنید، انجام برخی بررسی‌ها ضروری است. از آنجا که از هیچ سازمان یا شرکتی انتظار نمی‌رود بودجه‌ای نامحدود به خرید نرم‌افزارها اختصاص داده‌ باشد و با آزمون و خطا متوجه شود آیا نرم‌افزار درست را خریداری کرده است - به‌رغم اینکه در واقعیت در بسیاری از شرکت‌ها این اتفاق می‌افتد- تعیین دقیق نیازها و انتظارات از یک نرم‌افزار مدیریتی، اهمیت ویژه‌ای می‌یابد. با تهیه فهرستی دقیق از نیازمندی‌ها، یک سازمان، صرف نظر از بزرگی یا کوچکی آن، می‌تواند زودتر و بهتر به راه‌حل مناسب دست یابد.

در گروه‌های کوچک‌تر، احتمالا نیازها بیشتر در حوزه مدیریت وظایف خلاصه می‌شوند؛ مانند تعیین و تخصیص وظایف افراد، برآورد زمان صرف شده روی هر وظیفه، تعیین اولویت‌ها و جلسات. در سازمان‌های بزرگ‌تر معمولا فهرست نیازها از این فراتر رفته و نیازهایی در بخش مدیریت پروژه، مدیریت نیروی انسانی، مدیریت فایل‌ها و در بعضی موارد حتی پوشش اتوماسیون اداری را نیز شامل می‌شود.

نکته دیگری که در تعیین نیازها حائز اهمیت است، نگاه به آینده است. در تهیه فهرستی از انتظارات از یک نرم‌افزار مدیریتی، بهتر است برخی نیازها که ممکن است در حال حاضر در گروه وجود نداشته باشند، اما در آینده‌ای نه چندان دور می‌توانند به وظایف و پروژه‌ها اضافه شوند نیز گنجانده شوند. این دوراندیشی سبب می‌شود نرم‌افزارهایی که قابلیت توسعه یافتن دارند، جایگاه برتری بیابند. هرچند در نگاه اول این طرز فکر ممکن است به افزایش هزینه‌ها منجر شود، اما در طولانی مدت موجب صرفه‌جویی خواهد شد.

در نهایت پس از تهیه فهرست مذکور با دقت و صرف وقت کافی، بهتر است آن را با متخصصان و مشاوران فناوری اطلاعات در میان گذاشته و به بررسی نرم‌افزارهای موجود در بازار بپردازید. در این بین چنانچه برخی از نیازهای احتمالی از دید کاربران برنامه جا افتاده باشد، متخصصان با توجه به آشنایی و تجربه درگیر شدن با چنین مسائلی می‌توانند به تکمیل فهرست نیازها کمک کنند.

راه‌حل‌ تحت وب: محصولات خارجی

راهکار‌های موجود برای مدیریت وظایف و پروژه‌ها عمدتا به دو دسته تقسیم می‌شوند: تحت وب و به‌صورت میزبانی در محل مشتری

(Self-hosted) (بررسی راهکار دوم را به مقاله هفته آینده موکول می‌کنیم). اصطلاح تحت وب برای خدماتی به کار گرفته می‌شود که شرکت ارائه دهنده نرم‌افزار، آن را به صورت آنلاین و در وب‌سایت خود به مشتریان عرضه می‌کند. در این روش مشتری نیازی به خرید نرم‌افزار ندارد و مسوولیت تهیه سرور و هر نوع منبع لازم دیگری به مشتری واگذار نمی‌شود. هرچند ممکن است نسخه‌ای از برنامه برای نصب روی کامپیوتر یا موبایل هم وجود داشته باشد، اما اصولا تنها با یک مرورگر اینترنتی و مراجعه به وب‌سایت‌ نرم‌افزار، ثبت نام‌کاربری و رمز ورود می‌توان به برنامه مورد نظر دسترسی داشت. در اغلب موارد پس از ثبت‌نام، صفحه شخصی افراد یا گروه نشان داده می‌شود که با دعوت از سایر همکاران می‌توان تنظیمات لازم در برنامه را انجام داد.

محصولات خارجی معمولا به دو صورت نسخه رایگان و نسخه پیشرفته ارائه می‌شوند و طبیعی است که در نسخه‌های رایگان محدودیت‌هایی وجود داشته باشد. برای مثال یکی از سایت‌های موفق Producteev است که هم نسخه رایگان و هم نسخه‌ای برای شرکت‌ها دارد. طراحی این برنامه آنقدر ساده است که تقریبا تمام ابزارهای موجود در آن بدون نیاز به هیچ توضیحی قابل درک هستند. از سوی دیگر در بعضی از ابزارها نظیر ارائه گزارش یا برآورد زمان صرف شده روی وظایف، این برنامه تا حدی ضعیف عمل می‌کند. در مجموع می‌توان گفت بیشتر برای مدیریت وظایف قابل به کارگیری است و برای تیم‌هایی با اندازه کوچک طراحی شده است.

برنامه قابل توجه دیگر Bitrix۲۴ است. این برنامه در سه نسخه ارائه می‌شود که یکی از آنها رایگان است. اگر تمام قابلیت‌های آن را در نظر بگیریم احتمالا یکی از کامل‌ترین برنامه‌های تحت وب برای مدیریت وظایف و پروژه به شمار خواهد رفت. اما در نسخه رایگان آن محدودیت‌هایی وجود دارد که مهم‌ترین آنها تعداد محدود کاربر (۱۲ نفر در نسخه رایگان) و فضای ذخیره‌سازی ابری (۵ گیگابایت) است. به تازگی برخی خدمات آن نظیر مدیریت ارتباط با مشتری حتی در نسخه‌های رایگان نیز ارائه می‌شود. بیتریکس۲۴ نسخه‌ای هم برای سیستم‌های عامل ویندوز، اندروید و آی‌فون ارائه می‌کند. البته در همان نسخه رایگان نیز برای گروه‌های کوچک، امکانات قابل توجهی وجود دارد که می‌توان به تخصیص وظایف به هر فرد در گروه، مشاهده زمان صرف شده روی وظایف مختلف، استفاده از تقویم مشترک گروهی و هشدارهای ایمیل اشاره کرد. سادگی و جذابیت گرافیکی این برنامه بر محبوبیت و استفاده راحت از آن افزوده است.

با توجه به بزرگی بازار هدف این برنامه‌ها و قابلیت ارائه آنها در هر کجای دنیا، رقابت قابل توجهی بین این شرکت‌ها وجود دارد که همین امر باعث تنوع در محصولات و بالارفتن کیفیت خدمات‌شان می‌شود. اما باید در نظر داشت که در برنامه‌های با کیفیت بالا، بین نسخه رایگان و پیشرفته تفاوت‌های عمده‌ای وجود دارد که تعداد محدود کاربران، تعداد محدود پروژه‌های قابل تعریف و فضای ذخیره‌سازی ابری از مهم‌ترین آنها هستند.

از آنجا که ایران در تحریم قرار دارد، دسترسی به نسخه‌های پیشرفته‌تر چنین سایت‌هایی، صرف نظر از قیمت و کیفیت، غیرممکن است. بنابراین می‌توان گفت چنین راه‌حل‌هایی بیشتر برای گروه‌های کوچک یا شرکت‌های نوپا با فعالیت‌های محدودتر، تعدادی مشخص از پروژه‌ها یا وظایف و کاربران اندک مناسب است. از آنجا که این راه‌حل‌ها هزینه‌ای به غیر از هزینه اینترنت نیز برای آنها در بر نخواهد داشت، برای شروع کار ممکن است بهترین و مناسب‌ترین راه‌حل نیز باشد.

اما این شرکت‌های کوچک باید به خاطر داشته باشند که در هیچ یک از این برنامه‌ها تقویم شمسی تعریف نشده است. برای تنظیم تاریخ‌ها لازم است به تقویم‌ میلادی رجوع شود و همچنین ایام تعطیل را نیز باید به صورت دستی در آن گنجاند. علاوه بر این در صورتی که افراد گروه تسلط نسبی بر زبان انگلیسی نداشته باشند، لازم است اندکی آموزش ببینند.

راه‌حل‌ تحت وب: محصولات ایرانی

اگر تعریف فوق را برای خدمات تحت وب در نظر بگیریم، به این معنا که با مراجعه به سایت یکی از این شرکت‌ها یا نرم‌افزارها، بتوان نسخه رایگان یا حتی آزمایشی را مشاهده کرد، باید گفت که چنین خدماتی تقریبا در داخل کشور ارائه نمی‌شوند. نگارنده این مقاله پس از بررسی شمار زیادی از این نرم‌افزارها، حتی یک مورد مشابه خدماتی که سایت‌های خارجی با عنوان تحت وب ارائه می‌کنند، نیز در داخل کشور پیدا نکرد. اصولا در وب‌سایت‌های این برنامه‌ها تنها به معرفی محصول پرداخته شده است. نسخه رایگان در دست نیست و برای اطلاع از قیمت‌ها یا شرایط آبونمان لازم است مستقیما با شرکت مربوطه تماس گرفته شود که با ماهیت خدمات اینترنتی سنخیت چندانی ندارد.

اگر شرایط تحریم‌ها در آینده تغییر کنند و شرکت‌ها و گروه‌های ایرانی به خرید خدمات مستقیم از سایت‌های خارجی دسترسی یابند، بعید به نظر می‌رسد که محصولات ایرانی تحت وب با این روش شانس چندانی برای رقابت داشته باشند. شرکت‌های متوسط یا بزرگی که به دنبال راه‌حل مناسب برای مدیریت وظایف و پروژه‌هایشان هستند، از هم‌اکنون می‌توانند بدون هیچ پیچیدگی به بررسی محصولات خارجی بپردازند و در صورت بهبود شرایط، محصول خود را انتخاب کنند. در مقاله هفته بعد به بررسی نوع دوم راهکارهای موجود، یعنی میزبانی برنامه در محل مشتری، خواهیم پرداخت.