نویسنده: Joe Pawlikowski مترجم: مریم رضایی منبع: Virgin.com کارآفرینان همان ۲۴ ساعتی را در شبانه‌روز دارند که بقیه مردم زندگی خود را در آن می‌گذرانند، اما این به آن معنا نیست که آنها باید وقت خود را مثل بقیه بگذرانند. دلیل آن مشخص است. اگر بخواهیم روراست باشیم، باید بگوییم مردم به‌طور میانگین زمان زیادی را در طول روز هدر می‌دهند. حتی کارآفرینان ممکن است هر روز ساعات زیادی را هدر دهند. اگر چنین اعتقادی ندارید، اولین مرحله از مراحلی که در زیر عنوان شده را امتحان کنید. اگر این کار را صادقانه انجام دهید و باز هم به این نتیجه برسید که هیچ زمانی را در روز هدر نمی‌دهید، به واقع جزو افراد نخبه هستید و دیگر لازم نیست مراحل بعدی را امتحان کنید. این روش قدرتمندی برای آفرینش زمان است که همه افراد به‌منظور شناخت و اصلاح عادت‌های غلط خود در مدیریت زمان می‌توانند به‌کار بگیرند.

۱) بدانید که چگونه زمان صرف می‌کنید

قبل از اینکه بتوانید زمان اضافی در طول روز ایجاد کنید، باید بدانید در حال حاضر چگونه زمانتان را صرف می‌کنید. این یعنی حداقل باید یک هفته کار کنید. بسیاری از افراد از این کار احساس رضایت نمی‌کنند و با خود می‌گویند «یعنی باید همه جزئیات کارم را بررسی کنم؟»

از چه چیزی می‌ترسید؟ لازم است تنها پنج روز کاری را بررسی کنید. آیا اینکه دفترچه‌ای بردارید یا حتی فایلی در گوشی هوشمند خود ایجاد کنید و کاری که با زمانتان انجام می‌دهید را یادداشت کنید، کار سختی است؟ به هیچ وجه؛ افراد فقط نمی‌دانند چگونه زمان خود را صرف می‌کنند و فقط از اینکه چطور زمان خود را هدر می‌دهند، احساس ناامیدی می‌کنند. جمله «سرم خیلی شلوغ است» دیگر فقط یک بهانه معتبر نیست. با این تمرین فقط می‌خواهیم دقیقا به این نتیجه برسیم که خیلی مشغله داریم.

به محض اینکه اسناد مشخصی از نحوه صرف کردن زمانتان ایجاد کردید، می‌توانید اقداماتی برای تغییر آن انجام دهید. یک گزارش مفصل شامل یادداشت‌هایی در مورد عملکرد شما طی انجام بسیاری از این وظایف می‌شود. آیا در کارتان اختلال ایجاد شده؟ چه چیزی عامل این اختلال بوده؟ شناخت همه این فاکتورها به شما کمک می‌کند تغییرات مورد نیاز را شروع کنید تا زمان آزاد بیشتری در طول روز داشته باشید.

۲) وظایفی را که دردسرها را کاهش می‌دهند، مشخص کنید

استیو مک‌کلچی، در کتاب پرفروش خود به نام «تصمیم بگیرید» دو نوع وظیفه را توصیف می‌کند: از دردسرها جلوگیری کنید و منفعت به دست آورید. برخی وظایف را صرفا برای این انجام می‌دهیم که از دردسرهای بعدی جلوگیری کنیم. مثلا اگر لیست حقوق را به موقع امضا نکنید، با دردسر اعتراض و بدخلقی کارمندان مواجه می‌شوید. این گونه وظایف را فقط به این دلیل انجام می‌دهید که نمی‌خواهید با عواقب انجام ندادن آن مواجه شوید.

اما این روش پرباری برای استفاده از زمانتان نیست. روی دیگر این ماجرا، یعنی به دست آوردن منافع، هیچ گونه ضرب‌الاجلی ندارد. می‌توانید زندگی را بدون انجام حتی یک وظیفه که منفعت داشته باشد بگذرانید و کسی هم بابت آن شما را بازخواست نمی‌کند. اما گزارش زمانی خود را مرور کنید. چه مقدار از وظایفی که انجام داده‌اید صرفا از دردسر جلوگیری می‌کنند و مهم‌تر از آن، چقدر زمان برای انجام وظایفی که منافعی به همراه دارند اختصاص می‌دهید؟

۳) کلیه وظایفی را که از دردسر جلوگیری می‌کنند، برون‌سپاری کنید

به محض اینکه وظایف بی‌شمار جلوگیری‌کننده از دردسرها را لیست کردید، وقت آن رسیده که از دست آنها خلاص شوید. بر خلاف وظایف منفعت‌زا، می‌توانید آنها را به دیگران محول کنید. کارآفرینان هوشمند فرصت‌های برون‌سپاری این وظایف را به خوبی شناسایی می‌کنند. به این نکته توجه کنید که اگر در ارزیابی وظایف خود صادقانه عمل نکنید، این مرحله مهم دیگر کارآیی نخواهد داشت.

۴) فرصت‌هایی برای ترکیب وظایف بیابید

نباید وظایفی را که از دردسر جلوگیری می‌کنند، به‌طور کامل از خود سلب کنید. ممکن است از انجام برخی از آنها لذت ببرید و تمایلی به برون‌سپاری آنها نداشته باشید. برخی از آنها نیز به توجه ویژه و شخصی شما نیاز دارند. با این حال، همچنان می‌توانید رویکردتان را در قبال این گونه وظایف تغییر دهید. بار دیگر به لیست کارهایتان نگاه کنید. چه تعداد از این وظایف به توجه کامل شما نیاز دارند؟

به عنوان مثال، شستن ظرف‌ها جزو وظایف روزانه من در کارهای خانه است. اما این کار به توجه ویژه نیاز ندارد، پس می‌توانم آن را با یک کار دیگر ترکیب کنم. مثلا اگر در اواسط خواندن یک کتاب مهم هستم، می‌توانم نسخه صوتی آن را پیدا کنم و همزمان با شستن ظرف‌ها به آن گوش دهم. فرصت‌های فراوانی برای اینکه وظایف‌ روزانه‌ خود را با هم ترکیب کنیم، وجود دارد.

۵) به دنبال منافع باشید و در «جریان» زمان قرار بگیرید

در این مرحله، روزهای کاری شما کمی خلوت‌تر می‌شوند، چون بخش عمده‌ای از وظایف روزانه خود را به دیگران محول کرده‌اید یا آنها را با هم ترکیب کرده‌اید. حال باید چه کار کنید؟

می‌توانید روز خود را با وظایف منفعت‌زا پر کنید. فکر کردن به این گونه وظایف در کسب‌وکارتان چندان سخت نیست. می‌توانید این کار را با طرح‌ریزی ارائه یک محصول یا خدمت جدید شروع کنید، به دنبال یافتن مشتریان جدید باشید، استراتژی‌های بازاریابی جدید طراحی یا کلا یک کسب‌وکار تازه را آغاز کنید. وقتی در چنین «جریانی» قرار می‌گیرید، زمان به کندی می‌گذرد و احساس رضایت بیشتری می‌کنید. کارآفرینان در این شرایط بهترین کارها را می‌توانند انجام دهند. اما مشکل اینجا است که بسیاری از آنها درگیر وظایف روزانه‌ای می‌شوند که انجام آنها را برای کسب‌وکارشان

ضروری می‌دانند.

وقت آن رسیده که این طرز تفکر را رها کرده و به دنبال وظایف منفعت‌زا باشید. در این صورت می‌توانید برای همیشه از دردسرها جلوگیری و دنیا را متحول کنید.