چرا ایجاد انگیزه درکارمندان دولتی سخت‌تر است

نویسنده: Robert Lavigna مترجم: رویا مرسلی تقریبا همه می‌دانند که مدیریت بخش دولتی تفاوت بسیار زیادی با بخش خصوصی و دنیای کسب‌وکار دارد. در اغلب موارد، رسیدن به موفقیت در محیطی که مدیران دولتی در آن کار می‌کنند به مراتب مشکل‌تر است. این نتیجه‌ای است که مجله فورچون پس از تحقیقاتی که در سال ۲۰۱۲ از ماموران عالی رتبه پلیس شهر نیویورک انجام داد، منتشر کرد. در چنین محیط‌هایی که افراد به‌شدت زیر ذره‌بین هستند، مدیران آن اگر می‌خواهند موفق شوند باید نیروی کار آنها به‌شدت مشارکت جو باشد و در کارها عمیقا درگیر باشد. برای این کار لازم است مدیران دولتی عواملی را که باعث افزایش مشارکت در بخش دولتی می‌شود به‌خوبی درک کنند و به آن بپردازند. در اینجا به چند عامل اشاره می‌کنیم که باعث می‌شوند، ایجاد انگیزه در کارمندان دولتی مشکل شود، در عین حال به یک عامل نیز اشاره می‌کنیم که در نوع خود یک مزیت است و درباره این موضوع صحبت خواهیم کرد که مدیران چگونه قادر خواهند بود به این مسائل بپردازند.

چیرگی یک ذهنیت منفی درباره دولت و کارمندان دولتی. انتقاد از دولت‌ها از طرف سیاستمداران و برخی رسانه‌ها، تصویری از کارمندان بخش دولتی در اذهان ایجاد می‌کند مبنی بر اینکه به آنها بیش از حد حقوق داده می‌شود؛ درحالی‌که کارآیی آنها کم است. جای هیچ شکی نیست که وجود چنین تصویری بر روحیه کارمند و میزان مشارکت او تاثیر می‌گذارد. یکی از روش‌ها برای رفع اثر این ذهنیت این است که به کارمندان بخش دولتی نشان داده شود که سازمان متبوع آنها در تلاش برای آموزش مردم نسبت به کاری است که آنها انجام می‌دهند و اینکه این فعالیت چه تاثیری بر رفاه عمومی مردم دارد. این کار می‌تواند از طریق اطلاع‌رسانی توسط مطبوعات، موسسات دولتی، وب‌سایت‌ها، رسانه‌های اجتماعی و حتی از طریق مدارس به اطلاع عموم برسد. همچنین مدیران می‌توانند کارمندان را از این مساله آگاه کنند که آنها چقدر می‌توانند در تغییر ذهنیت عمومی تاثیرگذار باشند. تحقیقات انجام شده توسط موسسه گالوپ نشان می‌دهد که وقتی شهروندان در تعامل مثبت با کارمندان بخش دولتی باشند، احتمال اینکه به‌طور کلی نظر مثبتی درباره بخش دولتی داشته باشند سه برابر افزایش می‌یابد. کارمندان بخش دولتی که مشارکت فعال دارند، می‌توانند هر چند وقت یک بار با یک تعامل سازنده، ذهنیت عمومی را نسبت به بخش دولتی تغییر دهند.

تغییرات پی‌درپی و ناگهانی در مدیریت. تغییر مدیران عامل در پست‌های دولتی از گذشته سریع‌تر شده است؛ درحالی‌که در بخش خصوصی شاهد چنین مساله‌ای نیستیم. اغلب موارد تصدی آنها کوتاه‌مدت، با برنامه‌های سیاسی خاص و چشم‌انداز کوتاه‌مدت هستند. یکی از مدیران عالی رتبه سیستم دولتی دانشگاه‌ها اخیرا در تایید این مطلب گفته است: «عزل و نصب‌های دولتی بدون برنامه‌ریزی برای جایگرینی مناسب باعث می‌شود حفظ مشارکت سخت‌تر شود. مدیران موفق برای جبران این مساله باید یک مدیریت قوی و باثبات ایجاد کنند و مدیریت آنها نباید تنها از بالا به پایین باشد، بلکه باید از پایین به بالا هم باشد، مدیران جدید باید در فرآیندها دخالت داده شوند تا به ارزش‌های سازمان، ماموریت و اهداف آن پی ببرند. بالاخص باید بتوانند این مساله را درک کنند که کارمندان موفق تا چه حد در راه رسیدن به اهداف سیاسی مهم هستند.

سخت بودن اندازه‌گیری دستاوردها. اغلب به سختی می‌توان اهداف بخش دولتی را با واحدهای اندازه‌گیری درستی سنجید. به همین خاطر، مدیران دولتی باید ماموریت‌های بلندمدت، ارزش‌ها، اهداف و اثرات آن را به‌طور واضح و روشن تشریح کنند و به کارمندان در درک این مساله که نقش آنها در دستیابی به این دستاوردها چیست، کمک کنند. همان‌طور که یکی از کارمندان بخش دولتی در این زمینه می‌گوید: «بودن در میان مردم به من یادآوری می‌کند که دلیل حضورم در این شغل چیست و بیشتر مشتاق خدمت می‌شوم و احساس می‌کنم کاری که انجام می‌دهم، ارزش جنگیدن برای آن را دارد.»

نیروی کار مسن‌تر. نیروی کار دولتی تحصیلکرده‌تر و با تجربه‌تر از نیروی کار بخش خصوصی است؛ اما در عین حال، مسن‌تر هم هست. مثلا در سال ۲۰۱۳، رقم ۷/۵۶ درصد از کارکنان فدرال در رده سنی بین ۴۵ تا ۶۴ سال بوده‌اند، درحالی‌که این رقم در مورد بخش خصوصی ۴/۴۲ درصد از کارکنان تمام وقت بخش خصوصی را تشکیل داده است. مدیران دولتی می‌توانند با بررسی نوع کار و مشارکتی که نیروهای مسن‌تر می‌توانند داشته باشند و استفاده از آنها در مشاغلی مانند حل مشکلات بحرانی که نیاز به تجربه زیاد دارد در این وضعیت تعادل ایجاد کنند و این آمار جمعیتی را متعادل کنند. همچنین مدیران می‌توانند با صحبت کردن در جمع درباره مساله بازنشستگی و کمک به کارمندان مسن‌تر برای پذیرش موقرانه انتقال به فاز بعدی زندگی خود به حفظ روحیه گروه‌های خود کمک کنند. از طرف دیگر در چرخه حیات کارمندان لازم است افراد جدید که انگیزه بالایی دارند جای نسل قبلی را بگیرند.

قوانین مربوط به خدمات شهروندی قدرتمند و حفاظت از کارمندان. در شرایطی که کارمندان دولتی سال‌ها کار می‌کنند و سرانجام بازنشسته می‌شوند، بدون آنکه به معنی واقعی کلمه ارزیابی شوند، ایجاد مشارکت در آنها بسیار مشکل است. این یک واقعیت است که کارمندان دولتی نسبت به کارمندان بخش خصوصی حفاظت شغلی بالاتری دارند و همین موضوع باعث می‌شود برخورد با ضعف کارآیی در مورد کارمندان بخش دولتی بسیار مشکل شود. به این خاطر مدیران باید به‌طور واضح و روشن انتظارات خود از کارمندان را مشخص کنند، به آنها به‌طور پیوسته فیدبک بدهند و برای برخورد با کارآیی پایین‌تر از حد استاندارد اقدام کنند. در ضمن آنها از زمان استخدام‌های جدید برای حذف افراد نامناسب استفاده کنند. همه این اقدامات برای مدیران بخش خصوصی نیز کاربرد دارد؛ اما برداشتن این قدم‌ها در بخش دولتی مهم‌تر است؛ چراکه در آنجا کارفرماها عمدتا به خواست خود در آن شغل نیستند.

محدودیت در استفاده از مشوق‌های مالی. سازمان‌های دولتی اغلب قادر به ایجاد مشوق‌های کارآیی مثل افزایش حقوق زیاد یا پاداش یا مشوق‌هایی مثل عضویت در باشگاه تناسب اندام، داشتن حق سهام یا مثلا خدمات اتومبیل نیستند. به همین خاطر، آنها گزینه‌های محدودی برای قدردانی از کارآیی کارمندان در دست دارند. با توجه به این مساله مدیران بخش دولتی باید روی اهداف سازمان و اثر آن متمرکز شوند و قدردانی غیرمالی داشته باشند. روش‌هایی از این دست عبارت است از: به‌کارگیری انعطاف‌پذیری محیط کار و قدردانی غیر مالی که گاهی اوقات می‌تواند به‌سادگی فقط شامل گفتن عبارت «تشکر می‌کنم» و ستایش از کارآیی خوب باشد. مدیران می‌توانند از این روش‌ها برای تشکر از کارمندان استفاده کنند «بدون آنکه حتی یک سنت هزینه کنند».

تاثیر قوی اتحادیه. برخلاف بخش خصوصی که در آن اثربخشی اتحادیه همواره رو به کاهش بوده است (کمتر از ۷ درصد)، عضویت در اتحادیه در بخش دولتی تقریبا همیشه یکسان (بیش از ۳۵ درصد) باقی مانده است. به همین خاطر مدیران باید بین نیروی کار و اتحادیه پیوستگی ایجاد کنندY مثلا شهر میناپلیس دارای ۲۳ توافق‌نامه جداگانه برای مذاکرات دسته جمعی کارمندان با کارفرما است و بیش از ۹۰ درصد از کارمندان آن عضو اتحادیه هستند. قبل از انجام اولین ارزیابی مشارکت کارمندان، پرسنل منابع انسانی ابتدا با نمایندگان اتحادیه جلسه برگزار می‌کنند تا درباره استراتژی این ارزیابی برای آنها توضیح دهند و حمایت آنها را برای دریافت پاسخ حداکثری برای این ارزیابی به دست آورند. بعد از آن پرسنل منابع انسانی مجددا با نمایندگان اتحادیه دیدار می‌کنند تا نتایج ارزیابی، نقاط ضعف و قوت و شرایط بهبود وضعیت را برای آنها تشریح کنند.

زیر ذره‌بین بودن دولت. کار دولت به‌طور فوق‌العاده‌ای زیر ذره‌بین است از جلسات علنی گرفته تا نیاز به تصویب قوانینی که باید در جمع مطرح شوند تا مستندات، ایمیل‌ها، اسناد و مدارکی که توسط دولت ساخته و پرداخته می‌شوند. این شفافیت به مفهوم آن است که مدیران بخش دولتی که نیاز به افزایش مشارکت کارمندان را احساس می‌کنند باید فضای امنیت و آرامش را برای آنها ایجاد کنند تا آنها بتوانند با آرامش نظرات دولت را به اطلاع عموم برسانند، خطر کنند و نوآور باشند.

تفاوت در ایجاد انگیزه در کارمندان. تحقیقات نشان داده است که افراد استخدام شده در بخش دولتی زمانی کار خود را معنادار می‌یابند که یک تفاوت مثبت در زندگی شهروندانی که به آنها خدمت می‌کنند، ایجاد کرده باشند. این یک مزیت برای ایجاد حس مشارکت در کارمندان است. در عین حال سازمان‌های دولتی نیز باید در استخدام‌های خود توجه لازم را داشته باشند تا افرادی را جذب کنند که بیشترین انگیزه را برای احراز مشاغل مربوط به خدمات عمومی داشته باشند. پس از آن لازم است مدیران با مشارکت دادن کارمندان در تصمیم‌گیری‌ها و کمک به آنها در درک صحیح در نقش فردی آنها در خدمات عمومی در آنها انگیزه ایجاد کنند.

واقعیت این است که هیچ فرمول سری برای افزایش مشارکت کارمندان وجود ندارد. مدیران بزرگ همیشه با درک درست از ویژگی‌های منحصربه‌فرد نیروی کار شروع می‌کنند، می‌فهمند که چه موضوعاتی باعث خوب کار کردن کارمندان می‌شود و محیطی ایجاد می‌کنند که آنها بتوانند بهترین کاری را که می‌خواهند و می‌توانند انجام دهند.