کار تیمی، سودمند یا غیرسودمند؟

مترجم:مریم مرادخانی work۹۱۱.com:منبع ممکن است تصور کنید که وجود تیم‌هایی متشکل از افراد کارآمد همیشه به نفع سازمان بوده و سرمایه‌گذاری برای تشکیل تیم‌هایی از این دست همواره سودمند است، در حالی‌که چنین نیست. تجربه نشان داده است که در حیطه توسعه سازمانی، هیچ فرمولی یافت نمی‌شود که بتوان آن را برای حل تمامی مشکلات ارائه کرد. بر همین اساس می‌توان نتیجه گرفت که تشکیل تیم و کار تیمی همیشه راه‌حل مناسبی برای ایجاد یک محیط کار بهتر نیست؛ به‌ویژه اگر هدف، ایجاد جو کاری بهتر یا ارتقای سطح بهره‌وری سازمان باشد. نگاهی به تجربه آمریکاییان در اقتباس روش «دوایر کیفیت» از ژاپنی‌ها نشان می‌دهد که تلاش‌ها برای تشکیل تیم در یک سازمان گاهی می‌تواند پیامدهای ناگواری به دنبال داشته باشد و به هرج و مرج منجر شود (دوایر کیفیت: مدلی است که بر کار تیمی و مدیریت مشارکتی تاکید داشته و نخستین بار توسط ژاپنی‌ها مطرح شده است.)

آیا تشکیل تیم و فعالیت تیمی در یک سازمان همواره به سود سازمان است؟ برای یافتن پاسخی روشن و به دور از تعصب، لازم است موقعیت‌هایی را جست‌وجو کنیم که در آن فعالیت‌های تیمی یک سازمان و سرمایه‌گذاری برای تشکیل تیم‌ها چندان نتیجه‌‌بخش نبوده است.

یک تیم در یک بافت سازمانی معنا پیدا می‌کند

زمانی که تلاش‌ها برای توسعه سازمانی بی‌نتیجه می‌ماند، علت را می‌توان در این اصل جستجو کرد که هر آنچه در یک سازمان رخ می‌دهد درون بافت و سیستم همان سازمان معنا یافته است و این حقیقتی است که اغلب مدیران از آن غافل هستند. اگر مدیران این اصل را فراموش ‌کنند و جوانب سیستمی سازمان خود را در نظر نگیرند، با مشکل مواجه خواهند شد.

کار تیمی نیز از این قاعده مستثنی نبوده و مانند هر فعالیتی درون بافت و بستر سازمانی معنا می‌یابد که همین بستر می‌تواند با کار تیمی همخوانی داشته باشد یا به کلی آن را رد کند. علاوه بر بافت سازمانی، عوامل دیگری نیز وجود دارند که فعالیت تیمی کارآمد را تقریبا ناممکن ساخته تا نهایتا متقاعد شویم که سازمان ما برای فعالیت‌های تیمی محیط چندان مناسبی نیست. برخی از این عوامل عبارتند از:

مدیریت متمرکز با اختیارات مطلق

تجربه نشان داده است زمانی که مدیران یا هیات رئیسه یک سازمان متمرکز تصمیم می‌گیرند کارکنان خود را به فعالیت‌های مشارکتی «وادار کنند» نتیجه چیزی جز بازخوردهای عجیب و غریب نیست. معمولا زمانی این اتفاق می‌افتد که مدیر اجرایی سازمان بر یک ایده یا رویه اصرار می‌ورزد، بی‌آنکه بر عواقب و عوارض ناشی از آن در سطوح مختلف سازمان اشراف داشته باشد. در چنین وضعیتی، کار تیمی به منزله فعالیتی است که از سوی مدیر یا مدیران به کارکنان «تحمیل» شده است. گرچه شاید بتوانیم برای تشکیل تیم‌ها و چگونگی ساختار آنها قانون وضع کنیم و بر همین اساس همگان را وادار کنیم تا وجود آنها را به رسمیت بشناسند؛ اما هرگز نمی‌توانیم تیمی را وادار کنیم تا به شیوه‌ای موثر و هماهنگ فعالیت کند. درواقع زمانی که از ابزار قدرت و زور برای تشکیل تیم‌ها استفاده می‌کنیم، از این حقیقت غافلیم که خود از همان ابتدا تیشه بر ریشه تیم‌ها زده‌ایم. در چنین حالتی نه‌تنها تشکیل تیم‌ و فعالیت تیمی به نفع سازمان نیست، بلکه پیامدهای ناگواری نیز به دنبال خواهد داشت.

نتیجه کار تیمی در سایه یک رویکرد استبدادی چیست؟

اعضای تیم تفاوت میان فعالیت مشارکتی و فعالیت تحت نظارت یک سیستم مدیریتی متمرکز را به خوبی درک می‌کنند؛ بنابراین نمی‌توانند ادعای مدیریت را در رابطه با تعهدش نسبت به فعالیت تیمی باور کنند.

چنین مدیریتی معمولا مهارت‌های لازم را برای هدایت یک تیم دارا نیست، بنابراین در چنین بستری، عمر تیم‌ها در گمراهی و بی‌هدفی به پایان می‌رسد. برخی از این مدیران مستبد تصور می‌کنند اگر از ارائه آنچه از تیم انتظار می‌رود خودداری ‌کنند، غیرمستبدانه رفتار کرده‌اند. برخی دیگر نیز چنان محدودیت‌های دست و پا گیری در تیم‌ها اعمال می‌کنند که فعالیت تیمی مفهوم خود را به کلی از دست می‌دهد.

این مدیران غالبا روشی را به کار می‌گیرند که من نام «سلطه انعطاف‌پذیر» را درخور آن می‌دانم. آنها در حالی‌که ظاهرا می‌کوشند از به‌کارگیری دست کم برخی از عناصر قدرت خود چشم‌پوشی کنند بلافاصله پس از آن هرگونه اختیاری را از تیم یا تیم‌های تحت نظر خود سلب می‌کنند. چنین روشی اعضای تیم را گیج و گمراه می‌کند، چرا که هیچ‌گاه نمی‌توانند محدوده اختیارات تیم خود را تعریف کنند یا در نهایت به این نتیجه می‌رسند که به بازی گرفته شده‌اند و هیچ قدرت و اختیاری ندارند.

زمانی که در یک سازمان یک سیستم مدیریتی متمرکز در جریان است، در سطوح پایین‌تر سازمان، فعالیت تیمی کارآمد به مراتب سخت‌تر خواهد بود، حتی اگر رهبر تیم مربوطه و سایر اعضا به فعالیت تیمی و مشارکتی ایمان داشته باشند. چنین تیم‌هایی ابتدا ممکن است بتوانند به شیوه‌ای موثر در کنار یکدیگر فعالیت کنند؛ اما به مجرد اینکه درمی‌یابند فردی در «راس هرم» خود یا ایده‌هایشان را نادیده می‌گیرد، دلسرد می‌شوند و درنتیجه بازدهی کار تیمی کمتر و کمتر می‌شود.

در چنین شرایطی مدیریت از اعتبار ساقط می‌شود. دلسردی میان اعضای تیم حاکم می‌شود. تلاش‌ها برای فعالیت تیمی به نتیجه نمی‌رسد و حتی دستیابی به اهداف کوچک نیز سخت یا ناممکن خواهد بود. بنابراین زمانی که پای مدیریتی متمرکز در میان است، بهتر است از هرگونه فعالیت تیمی صرف نظر کنیم.

مشاغل یا وظایفی که انجام آنها به صورت تیمی توصیه نمی‌شود

برخی از مشاغل بیشترین میزان بازدهی را زمانی خواهند داشت که به صورت تیمی انجام می‌شوند؛ در حالی‌که لازمه موفقیت در برخی مشاغل انجام آنها به‌صورت فردی و خارج از چارچوب تیم است. اگر شغل شما در دسته دوم قرار دارد، انجام آن به‌صورت تیمی نه‌تنها به نفع شما نخواهد بود که بازدهی را نیز به میزان قابل توجهی کاهش خواهد داد.

نویسندگی از جمله این مشاغل است. حال اگر مسوولیتی همچون تالیف یک متن مشخص را همزمان به بیش از دو نفر یا تیمی از افراد واگذار کنیم، فرآیند تالیف یک متن که باید در ذهن یک فرد ساخته و پرداخته شود و تنها توسط او انجام گیرد، مختل می‌شود.

گردآوری مطالب یک مجله اما ازجمله فعالیت‌هایی است که هم مستلزم کار فردی است و هم مستلزم کار تیمی. بخشی از فعالیت‌های مربوط به انتشار یک مجله، به‌ویژه گردآوری محتوای خارج از چارچوب همیشگی (مانند ضمیمه‌ها) به‌صورت تیمی انجام می‌گیرد و به‌طور کلی هر فعالیتی تحت‌تاثیر کار تیمی و هماهنگی میان تیم‌ها است.

حال فرض کنید که شغل یا وظیفه‌ای به شما محول شده است. چگونه می‌توانید تشخیص دهید که کار تیمی ضامن موفقیت شما است یا کار فردی؟ برای تشخیص اینکه شغل شما در کدام دسته قرار می‌گیرد، چندین معیار ساده وجود دارد:

۱. زمانی که فعالیت مربوطه «ساده» و «تکراری» باشد، نیازی به تشکیل تیم نیست، حتی اگر مسوولیت مربوطه به صورت یک کل، پیچیده باشد اما توسط سازمان به مجموعه‌ای از خرده‌وظایف کوچک و ساده تقسیم شده باشد. یک خط مونتاژ قطعات اتومبیل نمونه بارز سری وظایفی است که به تنهایی ساده و پیش پا افتاده‌اند اما مجموع همین فعالیت‌های ساده و مجزا نهایتا به تولید محصولی پیچیده منجر می‌شود.

فراموش نکنیم که تفکیک‌ یک فرآیند شغلی به چندین فرآیند ساده عاری از عیب نیست و اگر مدیریت دست به چنین اقدامی بزند، فعالیت تیمی تنها در صورتی موثر خواهد بود که سازماندهی و تقسیم وظایف به درستی صورت پذیرد.

۲. زمانی که برای انجام شغل مربوطه به «تبادل اطلاعات و افکار» نیاز چندانی نیست، اجبار کارکنان به تشکیل تیم و فعالیت تیمی موجب می‌شود که پس از مدتی دلسرد شوند و به این ترتیب بازدهی سازمان کاهش خواهد یافت.

۳. زمانی که تمامی اطلاعات لازم برای انجام و اتمام کار تنها در اختیار یک فرد قرار دارد، فعالیت تیمی توصیه نمی‌شود.

۴. هنگامی که شغل مربوطه مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و خرده وظایفی است که به یکدیگر ارتباطی ندارند و هرکس می‌تواند به تنهایی و بدون اطلاع از فعالیت‌های همکاران خود وظیفه خود را به درستی انجام دهد، فعالیت تیمی بر بازدهی سازمان تاثیر چندانی نخواهد گذاشت.

سیستم سلسله مراتبی مطلق

می‌توان گفت تقریبا همه سازمان‌ها دارای ساختاری سلسله مراتبی‌اند. در اینجا تفاوت میان سازمان‌ها در میزان انعطاف‌پذیری آنها است. تقسیم قدرت و اختیارات میان سطوح پایین‌تر سازمان، ایجاد کانال‌های ارتباطی انعطاف‌پذیر و تصمیم‌گیری غیرمتمرکز از ویژگی‌های یک سازمان انعطاف‌پذیر است در حالی‌که در یک سازمان سلسله مراتبی مطلق، اختیارات و ارتباطات به شدت محدود بوده و از کارکنان خواسته می‌شود تا تصمیم‌گیری‌های مهم را به سطوح بالاتر محول کنند. در نتیجه این سیاست مطلق، فرآیند تصمیم‌گیری و اقدام به شدت زمانبر خواهد بود.

یک ساختار سلسله مراتبی مطلق نه تنها افراد که تیم‌ها را نیز محدود می‌کند. افرادی که در سطوحی پایین‌تر از «تصمیم‌گیرندگان» فعالیت می‌کنند ممکن است عملکرد درون‌تیمی مثبت و موثری داشته باشند اما به محض اینکه درمی‌یابند برای حفظ جایگاه خود باید از کانال‌های متعددی عبور کنند، انگیزه خود را به کلی از دست می‌دهند. زمانی که اعضای تیم‌ها به این حقیقت پی می‌برند که برای انجام وظایف خود هیچ قدرت و اختیاری ندارند، پا پس می‌کشند و مایوس می‌شوند. سازمان‌های سلسله مراتبی مطلق با محدود کردن ارتباطات میان تیم‌ها و افراد و دسترسی آنها به اطلاعات مورد نیاز، عرصه را بر کارکنان علاقه‌مند به کار تیمی تنگ می‌کنند.

البته من فعالیت تیمی در یک سیستم سلسله مراتبی مطلق را به کلی رد نمی‌کنم اما باید به یاد داشته باشیم که هر تیمی متاثر از بستر و محیطی است که در آن فعالیت می‌کند و فعالیت تیمی در تعامل با دیگران معنا می‌یابد. اگر قصد دارید برای انجام فعالیت‌های سازمان خود رویکردی تیمی اتخاذ کنید لازم است بدانید که آیا سیستم مدیریتی سازمان شما آمادگی و تحمل سرمایه‌گذاری در فعالیت‌های تیمی را داراست یا خیر.

تمایل به انجام کار به صورت انفرادی

بعضی از افراد ترجیح می‌دهند به صورت تیمی فعالیت کنند و برخی دیگر به صورت کاملا فردی و مستقل. ممکن است غالب کارکنان یک سازمان افراد مستقلی باشند که تنها در سایه فعالیت فردی و دوری از همکاران خود پیشرفت می‌کنند. در چنین محیطی اتخاذ یک رویکرد مبتنی بر فعالیت تیمی، موجب افت بازدهی کارکنان شده و خشم و دلسردی آنها را برمی‌انگیزد. این یک حقیقت است که هر کسی مایل نیست عضو یک تیم باشد. این به آن معنا است که اگر برای اتخاذ یک رویکرد تیمی دلایل کافی نیافتیم، تحمیل این رویکرد به کارکنان و واداشتن آنها به فعالیت تیمی می‌تواند ما را از هدفی که دنبال می‌کنیم دورتر کند.

محیط کاری بی‌ثبات و بی‌نظم

آنچه در آخر باید در نظر بگیریم میزان ثبات سازمان، ساختار، نظم درون‌سازمانی و منابع انسانی است. در سازمانی که اعضای تیم‌ها در آن ناچارند با روسای متعدد در تعامل باشند یا نقش و وظایف اعضای تیم‌ها تحت تاثیر سیستم دائما تغییر می‌کند کار تیمی نتیجه‌بخش نخواهد بود. بی‌ثباتی درون‌تیمی نیز می‌تواند یکی از عوامل شکست پروژه‌های تیمی باشد.

برای آنکه فعالیت تیمی به بار بنشیند، سازمان باید از ثباتی نسبی برخوردار باشد. اگر سازمان شما دستخوش به‌هم‌ریختگی و تغییرات دائمی است، باید کمی تامل کنید تا ثبات برقرار شود و سپس درباره اتخاذ یک رویکرد تیمی تصمیم بگیرید.

همان‌گونه که پیش‌تر به آن اشاره کردیم، هر رویدادی درون یک بافت و بستر سازمانی مفهوم می‌یابد. برای اتخاذ یک رویکرد تیمی لازم است عناصر دیگری چون انعطاف‌پذیری، سیستم مدیریتی و ثبات را در نظر داشته باشیم چرا که قوت و ضعف هر یک از این عوامل می‌تواند ما را به هدف خود نزدیک یا از آن دور کند. عناصر ساده‌تری چون ویژگی‌های فردی کارکنان و ساختار شغلی نیز در موفقیت یا شکست یک پروژه تیمی تاثیر بسزایی دارند.

نهایتا اینکه ممکن است کار تیمی در یک سازمان همانند نوشدارو عمل کند و در سازمان یا بستری دیگر بلای جان کارکنان شود. برای حصول اطمینان از اینکه سرمایه‌گذاری و تلاش‌های ما برای اتخاذ یک رویکرد تیمی به هدر نخواهد رفت، لازم است تمامی جوانب سیستم را در نظر گرفته و بعد تصمیم بگیریم.