شبکه‌های اجتماعی، ابزاری در دست شرکت‌ها

مترجم: از محیا کربلایی تحلیلگر اقتصادی و کسب‌وکار منبع: Wirtschafts Woche دوره اینترانت و ایمیل تقریبا به سر رسیده است: نرم‌افزارهای همکاری اجتماعی جایگزین آنها می‌شوند. با استفاده از این ابزارهای نوین، نه تنها کارمندان با یکدیگر بهتر و راحت‌تر ارتباط برقرار می‌کنند، بلکه همکاری جمعی آنها نیز به‌طور موثرتری افزایش می‌یابد. مشاهده این موضوع در میان نسل (نسل هزاره) کار ساده‌ای است: ایمیل زدن در برقراری ارتباط بین افراد این نسل تقریبا دیگر نقشی ندارد. جای آن را شبکه‌های اجتماعی یا پیام‌های کوتاه گرفته‌اند. موسسه بیت-کام (BITKOM) بر این اساس تحقیقی را از کاربران ۱۰ تا ۱۸ ساله به عمل آورده است. توبیاس آرنس می‌گوید نظر این کاربران این است که: «سرویس‌های پیام کوتاه این امکان را فراهم می‌سازند تا بتوان در هر جا و در هر شرایطی با دوستان‌مان در ارتباط باشیم و به سرعت عکس‌العمل نشان دهیم.»

برنامه‌هایی چون واتس‌اپ (Whatsapp)، ‌ای مسج (iMessage) و گوگل هنگ‌اوت (Google Hangouts) حتی امکانات بیشتری نیز در اختیار کاربران قرار می‌دهند: در کنار پیام‌‌های نوشتاری، می‌توان پیام صوتی، ویدئویی و عکس نیز ارسال کرد.

شبکه‌ها امکان کارگروهی روی پروژه‌ها را به‌وجود می‌آورند.

برای شرکت‌ها کارآمد بودن سیستم ارتباطی و بهبود تعامل کارمندان با یکدیگر از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. دو سال پیش شرکت کنراد الکترونیک (Conrad Electronic) در اقدامی اینترانت جدیدی را معرفی کرد، لارس هین، مدیر پروژه توسعه شرکت‌ با هدف معرفی نقش شبکه‌های چند رسانه‌ای در افزایش همکاری بین کارمندان می‌گوید: «من به فکر استفاده از شبکه‌ای مانند سایر شبکه‌های اجتماعی چون فیس‌بوک و ... که هر فرد می‌تواند برای خود صفحه شخصی بسازد و فایل‌های مورد نظرش را بارگذاری کند، افتادم. قصد ما این بود که پل ارتباطی بین ۴۰۰۰ کارمند شرکت را در اروپا و آسیا بهبود ببخشیم و همکاری بین آنها را بالا ببریم.»

اما در اینجا موفقیت پروژه تنها به تکنولوژی بستگی ندارد، بلکه به میزان پذیرش آن بین کارمندان نیز بستگی دارد. در این بخش هین به همکاری تنگاتنگ با همکارش اسکات در واحد سرمایه انسانی نیاز داشت. راه‌حلی که آنها یافتند توسط شرکت کویو (COYO) ارائه شد. کنراد گروه‌هایی تحت عنوان «کنراد داخلی» تشکیل داد. بیش از ۱۲۰ پروژه گروهی توسط کارمندان در حال پیگیری است، درحالی‌که تعداد ایمیل‌هایی که در این بین رد و بدل می‌شود به شدت کاهش یافته است.

شبکه‌های اجتماعی معروف به ابزارهای همکاری مانند Coyo, TeamLike, Swabr نه‌تنها جایگزین اینترانت‌های سنتی می‌شوند، بلکه به‌عنوان شبکه‌های ارتباطی و پایگاه‌های عملیاتی با امکاناتی چون جست‌وجوی افراد حرفه‌ای، وبلاگ‌ها یا ویکی‌های داخلی، امکان کار کردن همزمان را برای کاربران روی پروژه‌ها فراهم می‌آورند.

ارجح بودن آنها واضح است: در شبکه‌های داخل سازمانی، پیام‌های الکترونیکی بسیار هدایت شده‌تر به فرد مورد نظر می‌رسند. این‌طور به نظر می‌رسد که ایمیل‌ها با پیوست‌های بسیار حجیم که لازمه کار گروهی روی پروژه‌ها هستند، به زمان‌های گذشته تعلق دارند. در مجموع بررسی‌ها نشان می‌دهند که با استفاده از چنین نرم‌افزارهایی، برقراری ارتباط بین افراد مجموعه به‌منظور بالا بردن همکاری، نسبت به استفاده از ایمیل‌ها بسیار سریع‌تر و موثرتر شده است.

از دیگر مزایای شبکه‌های اجتماعی درون مجموعه «سرعت بخشیدن به حل مساله» و «بالابردن سرعت همکاری‌ها» است. در بررسی‌های انجام شده بهبود دسترسی به اطلاعات داخلی، استفاده از تجربه دیگر کارمندان و بالارفتن انگیزه کارمندان شرکت‌ها، ایشان را بر این می‌دارد تا برای استفاده از این ابزارهای نوین تشویق شوند. راه‌حل مناسب برای شرکت‌های متوسط و کوچک‌تر معمولا استفاده از Clouds است. ابزار مورد نیاز برای استفاده از آن تنها دسترسی به اینترنت و یک جست‌وجوگر

Web-browser است. به این ترتیب حتی در مواقعی که افراد در شرکت حضور ندارند، می‌توانند با تلفن همراه به اطلاعات شرکت دسترسی داشته باشند و یا به سرورها متصل شوند.

موفقیت اینترانت‌های اجتماعی به شدت به میزان قبول آن از سوی کاربران بستگی دارد. متخصصان حدس می‌زنند که با برنامه‌ریزی مناسب، تمام گروه‌های داخلی می‌توانند سوار این کشتی بشوند. یکی از مهم‌ترین عوامل برای قبولاندن آن به کاربران، راحتی استفاده از این ابزارهاست. در اینجا ارائه‌دهندگان این سرویس‌ها به شبکه‌های آشنا برای کاربران رجوع می‌کنند: مانند فیس‌بوک، همه می‌توانند صفحه شخصی خود را شکل دهند، با شرکا و مشتریان در تماس باشند و به دنبال متخصصان مورد نیازشان بگردند. در بین گفت‌وگوها و امتیازهای داده شده، با دیگر همکاران خود رابطه کاری تنگاتنگ به وجود بیاورند و بتوانند به طراحی راه‌حل با یکدیگر بپردازند. بازخوردها را درمیان بگذارند و مطالب نوین یاد بگیرند. در حین تبادل اطلاعات با ابزارهای گوناگون، به جای استفاده از ایمیل، هر کارمند می‌تواند تصویر بسیار شفاف‌تری از پروژه در حال انجام در هر لحظه داشته باشد.

با استفاده از ابزارک‌های تلفن همراه، کاربران می‌توانند در هر لحظه و هر کجا به شبکه اجتماعی خود دسترسی یابند و به این ترتیب حتی کارمندانی که کامپیوتر شخصی ندارند نیز امکان کارگروهی روی پروژه‌ها را از طریق شبکه‌های اجتماعی خواهند داشت.