چگونه در کارکنان خودانگیزه ایجادکنیم؟

ترجمه و گردآوری: مهدی نیکوئی nikoueimahdi@gmail.com عملکرد یک کسب‌وکار ارتباط مستقیم با نحوه استفاده از منابع (مواد اولیه، منابع مالی و نیروی انسانی) در دسترس دارد. در این میان، تشخیص مشکلات مرتبط با مواد اولیه و مالی و متعاقبا بهبود فرآیندها به نسبت ساده است؛ اما منابع انسانی مشکلات و مسائل بسیار پیچیده‌تری را در بطن خود دارد. اولین شرط برای عملکرد موفق یک شرکت (از نظر منابع انسانی) به‌کارگیری نیروی انسانی مناسب و با صلاحیت است؛ اما این موضوع به تنهایی نمی‌تواند منجر به موفقیت کسب‌وکار شود. دلیل این ادعا آن است که هر چند امروزه بسیاری از شرکت‌ها نیروی انسانی با صلاحیت، توانمند و باتجربه را به‌کار می‌گیرند، اما عملکرد همه آنها رضایت‌بخش نیست. شاید دلیل این امر، «انگیزش» باشد. علاوه‌بر استخدام کارکنان با صلاحیت و با تجربه لازم است که آنها به اندازه کافی نیز برانگیخته شوند؛ اما راه انگیزش کارکنان چیست و چرا بسیاری از شرکت‌ها در دستیابی به این هدف به ظاهر ساده شکست می‌خورند؟

از دهه ۱۹۵۰ میلادی صاحب‌نظران زیادی تلاش کردند که دلیل رفتارهای انسان و راهی برای انگیزش آنها بیابند و به این شکل دوره‌ای جدید از ظهور نظریات مختلف انگیزشی پدید آمد. این تلاش‌ها که تا امروز نیز ادامه یافته‌اند، به‌دلیل پیچیده بودن شناخت افکار و احساسات انسان‌ها هیچ وقت کامل نبوده‌اند؛ اما هر کدام از آنها نقشی برای شناخت بیشتر انسان‌ها داشته‌اند. آنچه تئوری‌های قدیمی را از تئوری‌های معاصر متفاوت می‌کند، این است که امروزه کارشناسان به این نکته پی برده‌اند که نمی‌توان تنها با درپیش گرفتن یک استراتژی برای همیشه، همه کارکنان را برانگیخت. ادراک انسان از واقعیات، شخصیت متفاوت هر فرد و تمامی شرایط و مولفه‌هایی که در هر لحظه از زندگی کاری وجود دارند، بخشی از عواملی هستند که انگیزه کارکنان را تحت تاثیر قرار می‌دهند.

انگیزه را غالبا به دو بخش درونی(ناشی از نیازهای سطح بالا) و بیرونی(ناشی از نیازهای سطح پایین) تقسیم می‌کنند. انگیزه‌های درونی آن دسته از محرک‌هایی هستند که ریشه در ذهن و ادراک افراد داشته و از طرق ادراکی منجر به وقوع یک رویداد می‌شوند؛ اما انگیزه‌های بیرونی مانند پاداش، تمایل به تحسین شدن و انگیزه‌های مادی جزو عوامل محیطی بوده و نقش پشتیبان یا تاثیرگذار بر رفتارهای افراد دارند.

انگیزه‌های درونی اشاره به محرک‌هایی دارند که در خود وظیفه و کار نهفته شده است. عواملی مانند لذت و علاقه حاصله از انجام کارهای خاص به تنهایی دلیل بسیاری از رفتارهای انسان‌ها است؛ بدون آنکه فشاری خارجی آنها را مجبور به بروز نحوه خاصی از رفتار کنند. این دسته از انگیزه‌ها از اوایل دهه ۱۹۷۰ میلادی مورد توجه قرار گرفتند. انگیزه‌های درونی برای اولین بار در آزمایش‌های تجربی روی رفتار حیوانات مورد توجه قرار گرفت. در این مطالعات مشاهده شد که به‌رغم فقدان پاداش، باز هم رفتارهای خاصی می‌توان از حیوانات مشاهده کرد. انگیزه درونی یک تمایل و محرک درونی است که برای توسعه شناختی، اجتماعی و فیزیکی ضروری است. کارکنانی که به‌صورت درونی برانگیخته هستند، تمایل بیشتری دارند که در فعالیت‌های داوطلبانه‌ای که منجر به بهبود مهارت‌ها و قابلیت‌های آنها می‌شود، مشارکت کنند. این انگیزه در شرایطی افزایش می‌یابد که:

• افراد نتایج حاصله را مستقیما ناشی از عملکرد خود بدانند.

• معتقد باشند که توانایی دستیابی به اهداف را دارند.

• علاوه‌بر تمایل به کسب نتایج مطلوب به‌کار خود نیز علاقه داشته باشند.

انگیزه بیرونی اشاره به محرک‌هایی دارد که در محیط وجود داشته و منجر به بروز یک رفتار خاص برای کسب یک نتیجه مشخص می‌شود، حال آنکه ممکن است آن رفتار به صورت درونی نیز برانگیخته شده باشد. انگیزه‌های بیرونی از محیط خارج افراد نشأت می‌گیرند. انگیزاننده‌های بیرونی مرسوم به صورت پاداش (حقوق و مزایا) برای نشان دادن رفتارهای مطلوب اعطا می‌شوند. رقابت را می‌توان یکی دیگر از انگیزاننده‌های بیرونی دانست که افراد را برای پیروزی و شکست دادن دیگران تشویق می‌کند و به‌راحتی اجازه لذت بردن از انگیزه‌های درونی را به افراد نمی‌دهد. تعداد زیاد تماشاگران و تشویق‌های آنها و تمایل به کسب یک جام یا مدال افتخار نیز از این دسته محرک‌ها هستند.

برنامه‌های انگیزشی RBS چیست؟

گروه بانک‌های سلطنتی اسکاتلند (RBS) یکی از بزرگ‌ترین شرکت‌های خدماتی در جهان است که خدمات گسترده‌ای شامل خدمات بانکی و مالی ارائه می‌کند. این گروه در اروپا، آمریکا و آسیا خدمات خود را ارائه کرده و بیش از ۳۶ میلیون مشتری در سراسر جهان دارد. این شرکت بیش از ۱۴۰ هزار نفر را به استخدام خود درآورده است.

به‌عنوان یک شرکت بزرگ، RBS نیاز دارد تا بهترین کارکنانی را که می‌تواند استخدام کند. به این منظور نیاز است که سیستم انگیزشی قوی و ترغیب‌کننده‌ای ایجاد شود که هم در فرآیند جذب نیروها، هم در به‌کارگیری آنها و هم در حفظشان اثرگذار باشد.

شرکت RBS طرحی ویژه برای ارائه منافع و مزایا به کارکنان خود در پیش گرفته است که از آن تحت عنوان «پاداش کلی» نام برده می‌شود. این طرح یکی از بهترین سیستم‌های پایه‌ای پرداخت است. شرکت همچنین مزایا و منافع انعطاف‌پذیری در حوزه‌هایی نظیر پوشش درمانی و سلامتی، جبران خدمات و بازنشستگی و مراقبت از کودکان فراهم آورده است. این منافع به عنوان بخشی از استراتژی شرکت برای انگیزش کارکنان به‌کار می‌روند. علاوه‌بر این منافع، برای هر کدام از کارکنان نیز هدفی در نظر گرفته شده است، عملکرد آنها سنجیده می‌شود و در صورتی که بتوانند به هدف تعیین شده دست پیدا کنند، پاداش دریافت می‌کنند. طرح دیگری که در این شرکت استفاده می‌شود، طرح تسهیم سود است. تمامی کارکنان در صورت عملکرد موفقیت‌آمیز شرکت، پاداشی بالغ بر ۱۰ درصد از کل سود شرکت را دریافت می‌کنند. این شرکت همچنین در فعالیت‌های خیریه و اجتماعی مختلفی شرکت می‌کند که موجب ارتقای وجهه اجتماعی آن شده و تاثیرات آن بر روحیه کارکنانش نیز به وضوح قابل مشاهده است.

تعادل زندگی- کار: گروه RBS می‌داند که داشتن یک تعادل مناسب بین کار و زندگی کارکنان اهمیت زیادی دارد. همیشه یک دادوستد بین زمانی که در سرکار صرف می‌شود با زمان بیرون از محل کار وجود دارد. کارکنان RBS این فرصت را دارند تا از انعطاف بیشتری در کار خود برخوردار شوند. در طرحی که به این منظور پیگیری می‌شود، کارکنانی که نیاز به زمان‌ بیشتری در خارج از محل کار خود به دلایلی به جز بیماری دارند، شناسایی می‌شوند. شاید آنها نیاز داشته باشند تا زمان بیشتری را با خانواده خود گذرانده یا با ایجاد وقفه‌ای در کار به سفر بپردازند.

این گروه به‌خوبی می‌داند که کارکنانش آینده آنها را تضمین کرده و پاداش‌ها و مزایایی را که برای آنها فراهم می‌کند می‌توان به مثابه یک سرمایه‌گذاری در نظر گرفت که در نهایت عواید آن نصیب شرکت می‌شود.

کاربردهایی برای مدیران

۱. شرایط رضایت کارکنان را فراهم کنید. در عین حال که باید شرایط اولیه‌ای نظیر محیط کار مناسب، احترام، عدالت و سطح مناسبی از کنترل برای کارکنان فراهم باشد، لازم است که شرایطی که موجب رضایت بیشتر آنها می‌شود نیز نظیر رشد، اعطای مسوولیت، ماهیت شغل، امکان پیشرفت و موفقیت برای آنها فراهم شود. در مورد عدالت و کنترل باید گفت که به‌رغم آنکه وجود آنها باعث ایجاد انگیزه نمی‌شود اما بی‌عدالتی و کنترل بیش از حد به شدت موجب از بین رفتن روحیه و انگیزه کارکنان ‌می‌شود. شاید لازم باشد که مسوولیت بیشتری به کارکنان خود دهید و بیشتر به آنها اعتماد کنید. آنها جواب اعتماد شما را خواهند داد. در مورد عدالت نیز توجه داشته باشید که باید در تمامی ابعاد کاری (مانند اختصاص منابع، یکسان بودن قوانین و مقررات برای همه و رابطه با کارکنان) رعایت شود.

۲. اهداف را با دقت تعیین کنید. هر کدام از کارکنان توانایی خاصی داشته و در صورتی که اهداف و ویژگی‌های مشخصی داشته باشند از بیشترین انگیزه برای دستیابی به آنها برخوردار می‌شوند. اهداف باید واضح، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، واقع‌گرایانه و دارای بازه زمانی مشخص باشند. دو موضوعی که امروزه کارشناسان در مورد آن بسیار به صحبت می‌پردازند، دشواری اهداف و مشارکتی بودن آنها است.

زمانی را برای تعیین اهداف کارکنان خود اختصاص داده و در حضور آنها و با مشارکت خودشان اقدام به تعیین هدف کنید. نتایج نشان داده است که در این صورت پایبندی کارکنان به اهداف افزایش می‌یابد. مشارکت کارکنان را می‌توانید به سایر ابعاد وظایف مدیریتی خود نیز بسط دهید. از طرفی نسبت به میزان دشواری اهداف هوشیار باشید. تنها اهدافی انگیزاننده هستند که چالشی (نه بیش از اندازه ساده و نه بیش از اندازه دشوار) باشند. برای برخی از کارکنانی که نیاز به موفقیت در آنها بیشتر است، نیز می‌توانید اهداف بلندپروازانه تعیین کنید. در این صورت آنها بیشتر ترغیب شده و تعیین اهداف بلندپروازانه توسط شما را معمولا ناشی از اعتماد شما به خود دانسته و عملکرد خود را بهبود می‌دهند.

۳. سعی کنید پاداش درونی برای مشاغل ایجاد کنید. پاداش‌های بیرونی کلامی و غیرمادی را افزایش دهید. از عملکرد مثبت آنها قدردانی کنید. البته برای همه کارکنان پاداش درونی جذابیت ندارد اما برای کسانی که نیاز به موفقیت بالایی دارند، می‌تواند انگیزه‌ای قابل توجه باشد.

۴. اهمیت بازخورد. بازخورد یکی از مهم‌ترین موضوعات هم در حوزه کنترل و هم در حوزه انگیزه است. مطالعات نشان داده است که ارائه بازخورد بر انگیزه نقش قابل توجهی دارد. دو مساله‌ای که در مورد بازخورد باید به آن توجه کرد، زمان بازخورد و منبع آن است. هر چقدر که بازخورد سریع‌تر و با فاصله کمتری نسبت به عمل انجام‌شده باشد، تاثیر بیشتری دارد. در این صورت فرد نسبت به نتایج کار خود آگاه شده و فارغ از نوع بازخورد (مثبت یا منفی) انگیزه بیشتری برای بهبود عملکرد خود پیدا خواهد کرد. از طرفی نیز، وقتی بازخورد از سمت خود فرد ارائه می‌شود، بیش از بازخوردهای بیرونی در وی ایجاد انگیزه می‌کند. بنابراین تلاش کنید، شرایطی را برای کارکنان فراهم کنید تا خود بتوانند از نتیجه کارشان مطلع شده و بازخورد دریافت کنند.

۵. شغل‌ها را به نحوی طراحی کنید که برای انجام آن احتیاج به مهارت‌های متنوع باشد. برای رسیدن به این هدف باید وظایف متمایزی (به‌دلیل جلوگیری از خستگی و یکنواختی) از کارکنان خواسته شده، شغل با اهمیت بوده و شاغل بتواند به وضوح نقش و اهمیت شغل خود را در اجتماع درک کند. امروزه برای کاهش خستگی و ایجاد تنوع در کار کارکنان روش‌های مختلفی نظیر چرخش شغلی، توسعه شغل (افقی)، غنی‌سازی شغل، زمان کاری منعطف، اشتراک شغل و کار از راه دور استفاده می‌شوند که می‌توانید امکان استفاده از آنها را بررسی کنید. دو مورد دیگری که در طراحی شغل باید به آنها توجه شود، استقلال (عدم کنترل بیش از حد) و بازخورد است که پیش از این به تفصیل در مورد آن صحبت شد.

۶. شرایط و امکانات انجام کار و بروز خلاقیت را برای کارکنان فراهم کنید. کار یکنواخت و تکراری کارکنان را خسته می‌کند. در صورتی که شرایط بروز خلاقیت برای آنها فراهم شود، از این موضوع استقبال خواهند کرد.

۷. یکی از مواردی که برای افزایش انگیزش کارکنان مورد توجه جدی قرار می‌گیرد، مساله پاداش‌ها است. هر چند روش‌های مختلفی برای اعطای پاداش در نظر گرفته شده است، اما به نظر می‌رسد یکی از بهترین روش‌ها سهیم کردن کارکنان در سود و حتی زیان کسب‌وکار است. در صورتی

که به این طریق بتوان به آنها حس مالکیت نسبت به‌کار را القا کرد، نتایج قابل توجه خواهند بود.

تفاوت‌های کارکنان خود را قدر بدانید

امروزه در بسیاری از کسب‌وکارها برای استخدام و به‌کارگیری افراد از آزمون‌های شخصیت استفاده می‌کنند. اما سوال اینجا است که چرا برای انگیزش کارکنان و ایجاد ارتباط با آنها نیز از این آزمون‌ها استفاده نمی‌کنند. واضح است که تمامی انسان‌ها شبیه یکدیگر نیستند. هرکس شخصیت خود را دارد. هرکس قابلیت‌ها و محدودیت‌های خاص خود را دارد و در نهایت هر کس جهان را از پنجره چشم خود می‌بیند.

شاید رمز موفقیت یک مدیر برای برانگیختن کارکنانش، شناخت آنها باشد. مدیری موفق‌تر خواهد بود که به تفاوت‌های کارکنان خود ارج گذاشته و به هر کس بهترین نقشی را که می‌تواند ایفا کند، اختصاص دهد.

علاوه‌بر آن در سایر موارد مانند ترغیب، تعیین اهداف، اعطای پاداش، طراحی شغل و... نیز باید به این تفاوت‌ها توجه کرد. به عنوان مثال یک فرد برای آنکه برانگیخته شود، نیاز به اهداف چالشی و حتی دشوار دارد و دیگری برای برانگیخته شدن نیاز به اهداف ساده‌تر دارد. یک نفر برای درک یک موضوع نیاز به جزئیات فراوان دارد و دیگری باید بتواند یک تصویر کلی از موضوع در ذهن خود مجسم کند و پرداختن به جزئیات بیش از حد او را گیج می‌کند.

یکی از روش‌هایی که به تازگی برای در نظر گرفتن تفاوت‌های کارکنان به‌کار می‌رود، بسته مزایای منعطف است. سعی کنید شما نیز در زمان اعطای مزایا و پاداش‌ها تا حدی امکان انتخاب را برای کارکنان خود فراهم کرده و به این طریق اطمینان حاصل کنید که مزایا و منافع حاصله برای آنها جذابیت دارد.