مترجم:میثاق شمشیری منبع: work۹۱۱.com یکی از ویژگی‌های تمام امور پشتیبانی سازمان، تکراری و خسته کننده بودن این دسته از کارهاست. جواب دادن به تلفن، راهنمایی ارباب رجوع، بررسی روند پیشرفت پروژه‌ها یا نظم و ترتیب دادن به اسناد و مدارک، از این قبیل کارهای تکراری و تمام نشدنی است. خصوصیت مشترک دیگر این شغل‌ها، درآمد کم و همچنین عدم قرارگرفتن این کارمندان در روند کاری سازمان است. این در شرایطی است که ارتباط مستمر آنها با مشتری و تلاش برای رفع نیاز مراجعان، آنها را به خوبی در جریان وظایف هر بخش از سازمان قرار می‌دهد.

متاسفانه، در اغلب موارد، نیروهای پشتیبانی به‌عنوان نیروهای درجه دوم شناخته می‌شوند و همین عامل، باعث بروز برخی از مشکلات می‌شود. معمولا جابه‌جایی نیرو در این شغل بیشتر از شغل‌های دیگر رخ می‌دهد. نگاه غالب به نیروهای پشتیبانی، به‌گونه‌ای است که این شغل‌ها به رسمیت شمرده نشده و همین امر موجب کاهش کارآیی آنها می‌شود. در حاشیه بودن این افراد، باعث عدم استفاده از دانش آنها در سازمان است. در این حالت، نه‌تنها خود آنها آسیب می‌بینند، بلکه کل سازمان متضرر می‌شود. چه نیرویی می‌تواند بهتر از یک فرد مورد اعتماد و باتجربه در امور سازمان برای سازمان مفید باشد؟ چه کسی می‌تواند نواقص کاری را بهتر از اشخاصی که روزانه با این مشکلات دست و پنجه نرم می‌کند، تشخیص دهد؟

در ادامه پیشنهادهایی آورده شده است که به کمک آنها می‌توانید از نیروهای پشتیبانی به‌عنوان یک نیروی اساسی و موثر در سازمان بهرمند شوید.

یکی از راه‌های افزایش جذابیت شغلی برای نیروهای پشتیبانی، تغییر وظایف آنهاست. به کمک این ترفند می‌توان از تکراری شدن کار آنها کم کرد. مثلا کسی که دائما در حال پاسخگویی به حجم بالای تماس‌های تلفنی است، بعد از مدتی خسته می‌شود. تغییر در وظایف این شخص می‌تواند روحیه کاری وی را به او بازگرداند.

یکی دیگر از روش‌های ایجاد انگیزه در افراد، امیدوار بودن به آینده شغلی خود است. داشتن موقعیت شغلی بهتر در آینده به فرد نوید می‌دهد که مهارت‌های به دست آمده در امور تکراری‌اش، زمینه ساز آینده بهتری برای او باشد. به‌عنوان مثال، فردی که کار او تایپ کردن نامه‌های روزانه است، بهترین کاندیدا برای نشریه و ساختن بروشور است.

پیشرفت و آموختن مهارت، بدون استفاده از آن، بی‌فایده است. اگر شخصی برای زمینه چاپ و نشر تعلیم می‌بیند؛ ولی نتواند از مهارت‌های خود استفاده کند، نه تنها آموخته‌های خود را فراموش می‌کند، بلکه بازگشت به‌کار قبلی‌اش به مراتب خسته‌کننده‌تر از قبل می‌شود. تعلیم و پیشرفت باید در زمینه‌هایی صورت بگیرد که فرصت شغلی آن در آینده وجود داشته باشد.

مشارکت در امور بسیار مهم است. مثلا شرکت در جلسات، در صورت تمایل افراد، حتی اگر به‌کار آنها هم مرتبط نباشد می‌تواند تاثیر بسزایی در روحیه آنها بگذارد. این کار، فواید مختلفی دارد. اول اینکه، نیروهای پشتیبانی، خود را در قالب یک جزء از سازمان می‌بینند و ارتباط خود با دیگر اجزای سازمان را بهتر درک می‌کنند. به‌علاوه آنها می‌توانند دیدگاه‌های مختلفی را در اختیار مدیران و تصمیم‌گیرندگان قرار دهند.

بسیاری از نیروهای پشتیبانی در عمر کاریشان، هرگز تجربه یک عضو اصلی سازمان را ندارند؛ زیرا همیشه ترسی در وجود خود برای ابراز نظرشان به همراه دارند که از ورود آنها به بحث و مشارکت در تصمیم‌گیری جلوگیری می‌کند. برای رفع این معضل و ایجاد احساس اهمیت، باید از آنها دعوت به همکاری کرد. به یاد داشته باشید، شرکت دادن افراد در گروه‌هایی که در آنها احساس راحتی ندارند، منصفانه نیست.

برای اینکه یک فرد بتواند در رابطه با یک موضوع اظهار نظر کند، قبل از هر چیز باید پیرامون آن اطلاعات داشته باشد. پس وقتی از افراد انتظار مشارکت در تصمیم‌گیری داریم باید منابع اطلاعاتی را هم دردسترس آنها قرار دهیم. به زبان دیگر، کنار گذاشتن نیروی پشتیبانی از جریان اطلاعاتی منجر به کنار گذاشتن آنها از تصمیم‌گیری می‌شود.

جو حاکم بر یک سازمان، وابستگی بالایی به رفتار مدیریت آن دارد. وظایف نیروهای پشتیبانی عموما به آنها ابلاغ می‌شود. در این میان باید ظرفیت کاری فرد و همچنین احترام وی مورد توجه قرار گیرد. در این مورد، مدیریت نقش مهم و بسیار موثری را ایفا می‌کند. در واقع اوست که نحوه رفتار با نیروهای پشتیبانی و محدوده وظایف آنها را تعیین می‌کند.

برای مشارکت نیروهای پشتیبانی باید به آنها فرصت داده شود. کارهای پشتیبانی معمولا وقت‌گیر است و شخص را ملزم به نشستن به پشت میز خود طی زمان کاری می‌کند. یکی از راه‌حل‌هایی که می‌تواند این مشکل را برطرف کند، جایگزینی یکی از نیروهای غیرپشتیبانی با آنهاست. در این حالت، هم فرد می‌تواند به تصمیم‌گیری و بررسی مساله بپردازد و هم ارزش کار نیروهای پشتیبانی برای افرادی که موقتا جایگزین آنها شده‌اند، مشخص می‌شود.

نیروهای پشتیبانی مانند دیگر نیروها، علایق و سلایق مختلف دارند. برخی از آنها تمایلی به شرکت در اموری که به کارشان مربوط نمی‌شود از خود نشان نمی‌دهند. در مقابل برخی هم از این فرصت‌ها استفاده کرده و اطلاعات خود را در زمینه‌های مختلف ارتقا می‌دهند. البته این کار باید برای آنها اختیاری باشد؛ چراکه اجبار می‌تواند نتیجه عکس به همراه داشته باشد. برای در نظر گرفتن علاقه هر فرد، دو موضوع باید از وی پرسیده شود:

به نظر شما، چه مواردی می‌تواند شغلتان را جذاب‌تر و راضی‌کننده‌تر کند؟

دوست دارید در چه امور یا زمینه‌هایی بیشتر مشارکت داشته باشید؟

مورد آخر، یا شاید مهم‌ترین مورد، یافتن حوزه‌هایی است که افراد خودشان می‌توانند در آنها تصمیم‌گیری کنند و مسولیت کار به کلی متوجه خود آنها باشد. یکی از مشکلات نیروهای پشتیبانی، نداشتن اختیار در تصمیم‌گیری است.

به‌طور خلاصه می‌توان گفت که مشکلات موجود در روند افزایش روحیه نیروهای پشتیبانی در طبیعت کاری آنهاست. برای رسیدن به این هدف نوع نگاه و رفتار به آنها باید تغییر کند. در وضعیت فعلی، نیروهای پشتیبانی سرمایه‌هایی هستند که بدون هدف و به صورت انفرادی به‌کار گرفته می‌شوند. برای بهره‌وری مناسب از آنها باید این نیروها، درگیری بیشتری با بدنه اصلی سازمان داشته باشند.