حتی مذاکرات کوچک نیز به آمادگی و خلاقیت نیاز دارند

نویسنده:Jeff Weiss مترجم: رویا مرسلی چه متوجه باشید و چه نباشید، در هر صورت شما همواره در حال مذاکره کردن هستید. وقتی از رئیستان می‌خواهید منابع بیشتری در اختیارتان قرار دهد، یا درباره یک معامله یا قیمت به توافق می‌رسید، یا در حال انجام ارزیابی کارآیی هستید، یا یکی از شرکای تجاری را برای همراهی با شرکت متقاعد می‌کنید، یا حتی زمانی که با همسر خود تصمیم می‌گیرید تعطیلات آخر هفته به کجا بروید، در واقع در حال انجام گفت‌وگویی هستید که به‌طور بالقوه سرشار از اختلاف است و شما تلاش می‌کنید به یک راه حل مشترک دست یابید. این، همان معنای مذاکره است- یعنی فرآیندی که در آن دو طرف که به‌طور بالقوه دارای انگیزه‌ها و اهداف رقابتی هستند با هم روبه‌رو می‌شوند تا به راه حلی دست یابند که رضایت هر دو طرف جلب شود.

بسیاری از افراد تصور می‌کنند مذاکره فرآیندی است که فروشنده‌ها و مسوولان خرید انجام می‌دهند، اما در واقع همه ما این کار را به‌طور روزانه انجام می‌دهیم. در اینجا منظور تنها مواردی که پرخطر هستند یا برای رسیدن به یک روش هوشمندانه نیاز به چند ماه گفت‌وگوی طولانی دارند نیست. بلکه منظور رسیدن به مهارت‌هایی مثل مدیریت تعارض (که انتظار داشتید) و تفکر خلاقانه (که انتظار نداشتید) است که هر دو در جهت رسیدن به تصمیماتی که برای هر دو طرف سودمند باشد مهم هستند.

من از بسیاری افراد شنیده‌ام که تصور می‌کنند یک مذاکره‌کننده خوب بودن یعنی سریع فکر کردن و نسبت به همتایان خود، سخنران و مناظره‌کننده بهتری بودن. البته این توانایی‌ها مفید هستند. اما بهترین مذاکره‌کنندگانی که من در عمل دیده‌ام- آنهایی که تقریبا همیشه به آنچه می‌خواهند می‌رسند-افرادی هستند که بیش از همه آمادگی دارند و جزو خلاق‌ترین افراد هستند.

در ابتدا به موضوع آمادگی می‌پردازیم. آمادگی کلید هر مذاکره موفقیت‌آمیز است، اما متاسفانه کمتر افرادی روی این موضوع وقت می‌گذارند. من مدیران فروشی را دیده‌ام که به من گفته‌اند آمادگی خود را در زمانی که در حال حرکت به سمت دفتر مشتری هستند کسب می‌کنند. اگر جلسه شما در ژاپن باشد درحالی‌که خودتان در منهتن زندگی می‌کنید شاید این زمان کافی باشد. اما اگر جلسه با مشتری‌تان به شما نزدیک باشد، این یک فاجعه است.

به جای آنکه از زمان سفر برای فکر کردن استفاده کنید، باید حداقل به اندازه‌ای که فکر می‌کنید مذاکره به طول بینجامد برای آماده شدن برای آن زمان بگذارید.

حتی برای مذاکراتی که ساده به نظر می‌رسند داشتن چنین آمادگی لازم است. اگر فکر می‌کنید گفت‌وگوی شما دو ساعت طول می‌کشد، حداقل دو ساعت برای آماده شدن زمان بگذارید. هر چه موضوع گفت‌وگو پیچیده‌تر باشد، نیاز به آمادگی بیشتر است- در این‌صورت باید حتی دو یا سه برابر زمانی را که صرف گفت‌وگو می‌شود از قبل برای آماده بودن اختصاص داده باشید.

البته گاهی مواردی پیش می‌آید که نمی‌توانید کاملا آماده باشید: مثلا رئیستان را در راه جلسه می‌بینید و باید با او صحبت کنید که چه زمان یک گزارش را می‌فرستید؛ ناگهان یک مشتری به شما مراجعه می‌کند و می‌خواهد درباره حجم خرید مذاکره کند؛ یا یک مشتری با شما تماس می‌گیرد و امتیاز انحصاری برای قیمت‌ها دارد. در چنین مواردی- یا قبل از هر مذاکره‌ای- خوب است از خودتان بپرسید اولویت‌های اصلی شما چه هستند و این اولویت‌ها برای طرف مقابل چگونه‌اند، بعد به راه‌حل‌های خلاقانه فکر کنید و استانداردهای مجاب‌کننده را شناسایی کنید. اگر دید شما نسبت به یک گفت‌وگو واقعا مذاکره کردن باشد و نه فقط یک اعلام حضور مختصر، در این صورت بیشتر احتمال دارد که با موضوع با انتظام و انضباط بیشتری برخورد کنید.

موضوع دوم، خلاق بودن در زمان آماده شدن برای گفت‌وگو و حین مذاکره است. هدف هر گفت‌وگوی مشکل این است که از میان گزینه‌های مختلف به بهترین راه‌حل برسیم. هرچه گزینه‌هایی که در دست دارید بیشتر باشند، خلاق‌تر ظاهر خواهید شد. زمانی که گزینه‌ها روی میز گذاشته می‌شوند، هدف این است که به بهترین راه‌حلی برسیم که منافع هر دو طرف مذاکره را تامین کند.

قبل از آنکه وارد مذاکره شوید، هر چقدر ایده خوب، بد یا حتی احمقانه راکه به ذهنتان می‌رسد بنویسید؛ فقط به یک یا دو گزینه اکتفا نکنید. حتی برای مذاکره ساده هم حداقل هفت یا هشت ایده بنویسید و در مذاکرات سخت‌تر، ایده‌های بیشتری داشته باشید.

به مغزتان اجازه دهید به راه‌حل‌های غیرواقعی هم فکر کند (اغلب از میان ایده‌های غیرممکن می‌توانید راه‌حلی پیدا کنید که ملموس‌تر و شدنی‌تر باشد). ممکن است همه راه‌حل‌هایی که ارائه می‌دهید نیازهای شما و طرف مقابل را مرتفع نکند اما هر یک از ایده‌ها باید بخشی از منافع دو طرف را شامل شود.

وقتی این کار را از قبل انجام می‌دهید، نگران این مساله نباشید که ایده‌های خود را برای طرف مقابل فاش می‌کنید؛ فقط خلاق باشید. اگر به نقطه اشتراک نرسیدید، برگردید و دوباره منافع خود و طرف مقابل را در نظر گرفته و ایده‌های جدید ارائه دهید که متضمن نیازهای هر دو طرف باشد.

نحوه برخورد ما با هر مذاکره که نیاز به آمادگی از قبل دارد به شما کمک می‌کند به نتایج مطلوبی که مد نظر دارید دست یابید؛ چه در خانه در رابطه با همسرتان و چه در محیط کار در رابطه با همکاران، مشتریان یا تامین‌کنندگان.