ابزاری برای حل مسائل سازمانی

سیدمحمد اعظمی‌نژاد عضو هیات‌رئیسه کمیته تخصصی توسعه انجمن مدیریت منابع انسانی ایران منبع: www.mindtools.com زمانی که سازمان شما با مشکلی بزرگ مواجه می‌شود، لازم است با سرعت به حل آن رسیدگی کنید، علاوه براین باید از عدم بروز مجدد آن نیز اطمینان حاصل کنید، که این فرآیند زمان و تلاش زیادی از شما می‌طلبد. فرآیند حل مساله ۸D، ابزاری است که به حل مسائل به روشی حرفه‌ای کمک می‌کند. در این نوشتار این ابزار به شما معرفی خواهد شد.

معرفی ابزار

ابزار ۸D، برای اولین بار توسط شرکت فورد موتور تدوین و معرفی شده است. شرکت فورد این ابزار را برای مواجه با مسائل کیفی و ایمنی در محصولات خود و جلوگیری از تکرار آنها به‌وجود آورده است. اگرچه این ابزار در ابتدا در صنایع تولیدی، مهندسی و صنایع هوایی مورد استفاده قرار گرفته است، اما به نظر می‌رسد برای هر نوع کسب‌وکاری قابل استفاده است.

برای استفاده از ابزار ۸D گام‌های اصلی زیر را بردارید:

گام صفر- برنامه‌ریزی کنید. پیش از هر اقدامی برای حل مساله، لازم است برنامه‌ریزی مناسبی انجام دهید. این به آن معنی است که باید درمورد تیم حل مساله و اعضای آن، چارچوب زمانی و منابع مورد نیاز به خوبی فکر کنید.

گام اول- یک تیم حل مساله تشکیل دهید. برای تشکیل تیم باید افرادی را انتخاب کنید که علاوه‌بر در اختیار داشتن دانش و مهارت کافی، برای حل مساله نیز به اندازه کافی دغدغه داشته باشند.

پس از انتخاب اعضا، برای تشریح اهداف تیم و نقش هریک از افراد، برای تیم یک شناسنامه تهیه کنید به این ترتیب خواهید توانست با اطمینان خاطر، بین اعضا اعتمادسازی کنید و بدانید هریک از افراد مسوولیت چه کاری را به عهده دارد.

اگر اعضای تیم انتخابی، تاکنون تجربه فعالیت حرفه‌ای با یکدیگر را نداشته‌اند، نیاز است اطمینان حاصل کنید که این افراد می‌توانند به راحتی و بدون تعارض با هم کار کنند.

گام دوم- صورت مساله را تشریح کنید. پس از مشخص شدن اعضای تیم، صورت مساله را با جزئیات کامل مشخص کنید. تعیین کنید چه کسی، چه چیزی، چه هنگام، کجا، چگونه و چه تعدادی در صورت مساله شما وجود دارد، به این ترتیب مطمئن خواهید شد که روی مساله تمرکز کامل دارید.

اگر مساله شما یک ریسک محسوب می‌شود، تجزیه و تحلیل مخاطرات را در اولویت قرار دهید. اگر موضوع با سلامت و زندگی افراد مرتبط است، شاید نیاز باشد اقدامی مناسب و فوری انجام‌دهید. ممکن است در این حالت تولید یک محصول یا فرآیند را متوقف کنید.

اما اگر مساله فرآیندی باشد، می‌توانید با استفاده از ترسیم نمودار جریان فرآیند و درک چگونگی روند فعالیت به کمک اعضای تیم در مورد برطرف کردن مشکلات فرآیندی فکر کنید.

کشف دلایل ریشه‌ای مساله در گام‌های بعدی این ابزار است. در این گام هدف اصلی اطمینان کامل از درک صحیح تیم نسبت به صورت مساله است.

گام سوم- یک راه‌حل موقت، ارائه دهید. پس از درک کامل صورت مساله، نیاز است راهکاری موقت ارائه دهید. این موضوع به‌ویژه زمانی اهمیت بیشتری دارد که تاثیر مستقیمی بر مشتریان، کاهش کیفیت محصول یا کندی فرآیند تولید داشته باشد.

برای ارائه راه حل موقت از دانش همه اعضای تیم به خوبی استفاده کنید. برای اینکه اطمینان حاصل کنید که تمامی اعضای تیم حل مساله ایده‌های خود را ارائه کرده اند، می‌توانید از روش توفان ذهنی کمک بگیرید.

راه‌حل موقت پیشنهادی باید از نظر میزان هزینه، زمان و قابلیت اجرا به‌طور کامل بررسی شود، علاوه بر این لازم است سریع، آسان جهت اجرا و با حداقل تلاش ممکن باشد.

گام چهارم-ریشه مساله را شناسایی کنید. پس از ارائه راه‌حل موقت راه حل نیاز است که ریشه اصلی بروز مساله را کشف کنید. برای این کار می‌توانید از ابزارهایی مانند نمودار علت و معلول استفاده کنید. پس از شناسایی ریشه اصلی بروز مساله، می‌توانید به یافتن راه‌حل‌هایی دائمی برای حل آن فکر کنید.

گام پنجم- راه‌حل دائمی را نهایی کنید. پس از آنکه در تیم حل مساله موفق به یافتن راه‌حلی دائمی برای مساله شدید، سعی کنید آن را به‌طور آزمایشی پیاده‌سازی و سپس نهایی کنید.

گام ششم- راه‌حل دائمی را پیاده‌سازی کنید. پس از اتفاق‌نظر و نهایی‌سازی روی راه‌حل دائمی، با نظارت کامل نسبت به پیاده‌سازی آن اقدام کنید. شما باید مطمئن شوید که این راه‌حل در بازه زمانی مناسبی به راه‌حل مساله منجر شده است و بازگشت‌پذیری در صورت مساله وجود ندارد.

گام هفتم- از بروز مجدد مساله جلوگیری کنید. پس از پیاده‌سازی راه حل دائمی، کلیه اعضای تیم را برای مستندسازی، به‌روزرسانی استاندارد، روش‌ها و دستورالعمل‌های سازمانی بسیج کنید. به احتمال زیاد شما نیاز به آموزش راه حل دائمی به کارکنان برای اجرا در فرآیند خواهید داشت، بنابراین نیاز است علاوه بر آموزش و اطلاع‌رسانی با مستندسازی مناسب روش جدید را در سازمان نهادینه کنید.

گام هشتم- موفقیت تیم را جشن بگیرید. آخرین مرحله از ابزار ۸D، جشن موفقیت تیم است. از تک تک افرادی که در کسب این موفقیت سهیم بوده‌اند، تشکر و قدردانی کنید. با برگزاری این جشن راه را برای مشارکت در حل مسائل آتی سازمان باز می‌گذارید.

به یاد داشته باشید با وجود اینکه این ابزار، کارکردی بسیار قابل قبول برای حل مسائل پیچیده در تیم‌های کاری دارد، اما در سطح فردی نیز قابل استفاده است.

www.hrjournalist.com