ابزار افزایش بهره‌وری و بهبود کیفیت زندگی کاری

سیدمحمد اعظمی‌نژاد عضو هیات‌‌رئیسه کمیته تخصصی توسعه - انجمن مدیریت منابع انسانی ایران hrjournalist.blogfa.com یکی از مفاهیم بنیادین سرآمدی هر سازمان توسعه و مشارکت منابع انسانی یا به عبارت دیگر موفقیت از طریق کارکنان است. منافع و اقتدار سازمان به کارکنان آن به‌عنوان یکی از ذی‌نفعان اصلی و کلیدی گره‌خورده است. مشارکت کارکنان مزایای مهمی برای سازمان به ارمغان می‌آورد؛ تسهیم مالکیت اهداف سازمانی، همراهی کارکنانی متعهد، وفادار و راغب به کار، دستیابی به حداکثر میزان سطح عملکرد از جمله مهم‌ترین این مزایا هستند. در این نوشتار مدیریت مشارکتی به‌عنوان ابزاری جهت افزایش بهره‌وری و بهبود کیفیت زندگی کاری معرفی می‌شود.

معرفی ابزار

تاکنون برداشت‌ها و تعاریف مختلفی از مشارکت ارائه شده‌است. برای مثال سازمان ملل متحد، دخالت و درگیر شدن افراد در فراگردهای اقتصادی، سیاسی، اجتماعی و فرهنگی را که بر سرنوشت آنان اثر می‌گذارد به عنوان تعریف واژه «مشارکت» معرفی می‌کند. استاندارد ISO۱۰۰۱۸که به‌عنوان خطوط راهنمای مدیریت کیفیت برای شایستگی و مشارکت کارکنان که توسط سازمان بین‌المللی استاندارد منتشر شده است، مشارکت را تعامل و همکاری در تحقق اهداف مشترک تعریف می‌کند، اما می‌توان مدیریت مشارکتی را مشارکت افراد مناسب، در زمان مناسب و برای انجام کار مناسب دانست. جایگاه مدیریت مشارکتی در میان سبک‌های مدیریتی چگونه است؟ یکی از نظریه‌های مهم رفتاری ارائه شده در مدیریت، سبک‌های مدیریتی لیکرت است. براساس این نظریه چهار سبک یا سیستم مدیریتی وجود دارد:

سبک اول- مدیریت آمرانه: در این سبک تمامی تصمیمات توسط مدیریت ارشد گرفته می‌شود. انگیزش با تهدید و ارعاب الزام همراه است. ارتباطات از بالا به پایین و یک‌طرفه است. بازنگری، کنترل و نظارت تمرکز و بر عهده مدیر ارشد است. اعتماد و اطمینان به زیردست ار ناحیه مدیر نزدیک به صفر است.

سبک دوم- مدیریت پدرانه: در این سبک مدیر ارشد بیشترین تصمیمات را می‌گیرد. انگیزش براساس انگیزه‌های درونی و اقتصادی (تنبیه و پاداش) است. در اغلب موارد ارتباطات از بالا به پایین و یک‌طرفه است. اساس بازنگری، کنترل و نظارت برعهده مدیر ارشد است. اعتماد و اطمینان به زیردست به صورت ارباب و رعیتی است.

سبک سوم: مدیریت مشاوره‌ای: در سبک مدیریت مشاوره‌ای برخی تصمیمات به افراد در سطوح پایین‌تر تفویض می‌شود. انگیزش براساس انگیزه‌های درونی، اقتصادی و تمایلات فردی برای کسب تجربه‌های جدید است (تنبیه و پاداش بالقوه). ارتباطات از بالا به پایین و برعکس (دو طرفه) است. گرچه اساس بازنگری و کنترل و نظارت برعهده مدیر ارشد است، اما نظرات افراد در سطوح پایین‌تر نیز کسب می‌شود. میزان اعتماد و اطمینان به زیردست از طرف مدیر نسبتا خوب است.

سبک چهارم: مدیریت مشارکتی: اما در سبک مدیریت مشارکتی، تصمیم‌گیری در سراسر سازمان جاری است.انگیزش براساس پاداش‌های اقتصادی ولی با مشارکت گروه ایجاد می‌شود (تنبیه و تشویق مورد توافق طرفین). ارتباطات در تمام جوانب عمودی و افقی وجود دارد. وظیفه بازنگری و کنترل بین سرپرستان و کارکنان توزیع می‌شود.

عوامل اصلی جلب مشارکت کارکنان کدامند؟

عوامل حیاتی که می‌تواند در جلب مشارکت موثر باشند در سه گروه اصلی خلاصه می‌شود:

فرهنگ سازمانی: آماده‌سازی کارکنان از طریق ترویج، آموزش و فرهنگ‌سازی برای جلب مشارکت کارکنان موضوعی کلیدی است. بسیاری از فعالیت‌های مشارکتی در سازمان‌ها به‌دلیل عدم توجه به همین عامل با شکست قطعی مواجه شده است.

ارزش‌ها و چشم‌انداز: هنگامی‌که در ارزش‌های سازمانی و چشم‌انداز، مشارکت کارکنان به‌عنوان یکی از رئوس اصلی قرار می‌گیرد، کلیه ارکان و اعضای سازمان خود را به آن متعهد و موظف خواهند دانست و در سازمانی که با برنامه‌ریزی استراتژیک صحیح هدایت می‌شود، مشارکت نقش مهمی در تحقق اهداف ایفا خواهد کرد.

تعهد و حمایت رهبران سازمان: نقش رهبران در موضوع مدیریت مشارکتی بسیار تعیین‌کننده است. رهبران و مدیران سازمان هستند که باید به‌صورت الگوی راه، مشارکت را در سازمان نهادینه کنند. چنانچه حمایت رهبران سازمان از مقوله مشارکت کارکنان در حد شعار باقی بماند، این رویکرد محکوم به شکست خواهد بود.

زندگی کاری: کارکنان سازمان باید احساس کنند مشارکت در کار موجب بهبود کیفیت زندگی کاری آنها می‌شود، اگر قدردانی مناسب و به هنگام در مقابل مشارکت فعالانه در سازمان صورت گیرد و کارکنان احساس کنند در تصمیم‌گیری‌های سازمان می‌توانند نقش مهمی داشته باشند، به‌طور یقین کمیت و کیفیت مشارکت آنها بهبود قابل‌توجهی خواهد داشت.

رویکردها و برنامه‌هایی برای مشارکت در سازمان

بسیاری از سازمان‌ها طی چند سال گذشته به اشتباه، نظام پیشنهادها را به‌عنوان رویکرد اصلی مشارکت کارکنان در نظر گرفته‌اند، در صورتی‌که رویکردها و برنامه‌های متنوعی برای جلب مشارکت کارکنان می‌توان در نظر گرفت. از جمله این موارد عبارتند از: تصمیم‌گیری دوجانبه / جلسات غیررسمی / برنامه و نظام پیشنهادها/ کمیته‌های مشورتی مشترک/ حلقه‌های بهبود کیفیت/ تیم‌های خودگردان/تیم‌های کاری نیمه مستقل. باید به خاطر سپرد که بهترین رهبران در هر سازمان کسانی هستند که گوش می‌دهند، دعوت می‌کنند و سپس به مشارکت تشویق می‌کنند و شاید این ساده‌ترین تعریف و روش برای مدیریت مشارکتی باشد.

ابزار افزایش بهره‌وری و بهبود کیفیت زندگی کاری