ماتریس RAMMPP
ابزار موثر برای بهره‌وری کار تیمی
سیدمحمد اعظمی‌نژاد عضو هیات‌رئیسه کمیته تخصصی توسعه - انجمن مدیریت منابع انسانی ایران hrjournalist. blogfa. com منبع: mindtools اهمیت بهره‌وری و مدیریت زمان در محیط کاری بر هیچ‌کس پوشیده نیست. این روزها تقریبا هر مدیر موفقی می‌داند که برای کسب نتایج فوق‌العاده نیاز به یک‌سازمان و تیم‌های کاری بهره‌ور دارد. در برخی موارد حتی گاهی ممکن است درجه اهمیت بهره‌وری از کسب نتایج بالاتر باشد، چرا که نتایج تصویری از عبور از خط پایان هستند، درحالی که بهره‌وری چگونگی رسیدن به خط پایان-کارآیی و اثربخشی- را نشان می‌دهد.
سیدمحمد اعظمی‌نژاد عضو هیات‌رئیسه کمیته تخصصی توسعه - انجمن مدیریت منابع انسانی ایران hrjournalist.blogfa.com منبع: mindtools اهمیت بهره‌وری و مدیریت زمان در محیط کاری بر هیچ‌کس پوشیده نیست. این روزها تقریبا هر مدیر موفقی می‌داند که برای کسب نتایج فوق‌العاده نیاز به یک‌سازمان و تیم‌های کاری بهره‌ور دارد. در برخی موارد حتی گاهی ممکن است درجه اهمیت بهره‌وری از کسب نتایج بالاتر باشد، چرا که نتایج تصویری از عبور از خط پایان هستند، درحالی که بهره‌وری چگونگی رسیدن به خط پایان-کارآیی و اثربخشی- را نشان می‌دهد. اگر به عنوان رهبر تیم، مروری بر شرایط کاری تیم خود داشته باشید. احتمالا از اعضای تیم خود گزارش‌های منظمی درخواست می‌کنید، یا جلسات زمانبر و متعددی در طول روز برای پیگیری فعالیت‌ها دارید، اما می‌توانید سوال مهمی از خود بپرسید: «آیا واقعا نیاز است که فعالیت‌های تیم با همین روش ادامه پیدا کنند؟» شرکت جنرال الکتریک یکی از سازمان‌های موفقی است که گام‌های زیادی برای بهبود و افزایش بهره‌وری برداشته است و در این مسیر موفق به ایجاد و استفاده از ابزارهای متنوع شده است. شرکت GE تجربه ارزشمندی در زمینه افزایش بهره‌وری
در‌سازمان، با استفاده از ابزاری ساده و قدرتمند دارد. در این نوشتار تجربه ماتریس RAMMPP به عنوان ابزاری کارآمد برای بهره‌وری کار تیمی در‌سازمان ارائه می‌شود: معرفی ابزار
ماتریس RAMMPP، با روشی آسان برای اعضای تیم کاری فرصت‌هایی برای افزایش بهره‌وری ایجاد می‌کند. در این ابزار تمرکز بر تفویض اختیار بیشتر، پرهیز از کاغذبازی اضافی و انجام کارهای بی‌فایده است. این ابزار از مولفه‌های زیر تشکیل شده است:
• گزارش ها(Reports)
• مصوبات(Approvals)
• جلسات(Meetings)
• معیارها(Measures)
• سیاست‌ها(Policies)
• رویه ها(Practices)
تمرکز ابزار ماتریس RAMMPP، بر پرسش کلیدی مهمی تاکید کرد: «آیا واقعا نیاز است که اقدامات و فعالیت‌ها به شیوه فعلی ادامه پیدا کنند؟» ابزار RAMMP چه راهکارهایی پیشنهاد می‌دهد؟ این ابزار از چند گزینه ساده و تاثیرگذار برای تصمیم در خصوص مولفه‌های RAMMPP استفاده می‌کند:
• حذف شود.
• بخشی از آن حذف شود.
• تفویض شود.
• با تکرار کمتر انجام شود.
• ساده‌سازی شود.
• با افراد کمتری انجام شود.
• توسط IT انجام شود.
برای استفاده از ابزار RAMMPP نیاز است در قالب یک جلسه مستقل با استفاده از روش توفان ذهنی نظرات کلیه رهبران و اعضای تیم اخذ شود و پس از آن تصمیم‌گیری اجرایی شود. شمای کلی ماتریس RAMMP به شکل زیر است:
همان‌گونه که مشاهده می‌شود برای هریک از مولفه‌های RAMMPP مسوولیت‌ها می‌تواند مورد بازنگری قرار گیرد. برای مثال می‌توان تصمیم‌گیری بعضی از گزارش‌های فاقد ارزش حذف شود یا می‌توان تصمیم گرفت بعضی از جلسات به جای برگزاری روزانه به‌صورت یک هفته یکبار و با تکرار کمتر انجام شود.
برای استفاده از این ابزار می‌توانید گام‌های زیر را بردارید:
۱. یک گروه بررسی ماتریس RAMMPP از واحدهای شرکت تشکیل دهید. تنوع حوزه‌های کاری افراد این گروه بسیار مفید خواهد بود، چرا که در بسیاری از موارد افراد از درون تیم قادر به درک ناکارآمدی تیم کاری خود نیستند. اعضای این گروه باید کسانی باشند که درگیر موضوع کاری هستند.
2. اعضای گروه را با مولفه‌های RAMMPP آشنا کنید. گام دوم تشریح کامل هریک از مولفه‌های ماتریس برای اعضای گروه بررسی است. سعی کنید با ذکر مثال‌هایی برای اعضا این کار را انجام دهید.
۳. وضعیت فعلی را با هدف بهبود مورد بررسی قرار دهید. سعی کنید از لیست سوالات استاندارد شده‌ای که در سمت چپ ماتریس ارائه شده است برای این کار استفاده کنید.
4. برای استفاده از ایده‌های اعضای گروه، از روش توفان ذهنی استفاده کنید. نظرات و ایده‌های هریک از اعضا را به‌صورت یک برگه یادداشت «Post-it» روی جدول ترسیم با ذکر نام فرد پیشنهاددهنده نصب کنید.
۵. ایده‌های ارائه شده را خلاصه‌سازی و رتبه‌بندی کنید. پس از پایان فرآیند توفان ذهنی، نسبت به جمع‌بندی ایده‌ها، خلاصه‌سازی و رتبه‌بندی آنها اقدام کنید. استفاده و به‌کارگیری ابزار RAMMPP سهم زیادی از وقت شما را آزاد می‌کند و در دوره‌ای که ارزش وقت از پول بسیار بیشتر است، اهمیت استفاده از این ابزار دوچندان می‌شود. بنابراین بهتر است پیشنهاد استفاده از این ابزار را از دست ندهید!
ماتریس RAMMPP، با روشی آسان برای اعضای تیم کاری فرصت‌هایی برای افزایش بهره‌وری ایجاد می‌کند. در این ابزار تمرکز بر تفویض اختیار بیشتر، پرهیز از کاغذبازی اضافی و انجام کارهای بی‌فایده است. این ابزار از مولفه‌های زیر تشکیل شده است:
• گزارش ها(Reports)
• مصوبات(Approvals)
• جلسات(Meetings)
• معیارها(Measures)
• سیاست‌ها(Policies)
• رویه ها(Practices)
تمرکز ابزار ماتریس RAMMPP، بر پرسش کلیدی مهمی تاکید کرد: «آیا واقعا نیاز است که اقدامات و فعالیت‌ها به شیوه فعلی ادامه پیدا کنند؟» ابزار RAMMP چه راهکارهایی پیشنهاد می‌دهد؟ این ابزار از چند گزینه ساده و تاثیرگذار برای تصمیم در خصوص مولفه‌های RAMMPP استفاده می‌کند:
• حذف شود.
• بخشی از آن حذف شود.
• تفویض شود.
• با تکرار کمتر انجام شود.
• ساده‌سازی شود.
• با افراد کمتری انجام شود.
• توسط IT انجام شود.
برای استفاده از ابزار RAMMPP نیاز است در قالب یک جلسه مستقل با استفاده از روش توفان ذهنی نظرات کلیه رهبران و اعضای تیم اخذ شود و پس از آن تصمیم‌گیری اجرایی شود. شمای کلی ماتریس RAMMP به شکل زیر است:
همان‌گونه که مشاهده می‌شود برای هریک از مولفه‌های RAMMPP مسوولیت‌ها می‌تواند مورد بازنگری قرار گیرد. برای مثال می‌توان تصمیم‌گیری بعضی از گزارش‌های فاقد ارزش حذف شود یا می‌توان تصمیم گرفت بعضی از جلسات به جای برگزاری روزانه به‌صورت یک هفته یکبار و با تکرار کمتر انجام شود.
برای استفاده از این ابزار می‌توانید گام‌های زیر را بردارید:
۱. یک گروه بررسی ماتریس RAMMPP از واحدهای شرکت تشکیل دهید. تنوع حوزه‌های کاری افراد این گروه بسیار مفید خواهد بود، چرا که در بسیاری از موارد افراد از درون تیم قادر به درک ناکارآمدی تیم کاری خود نیستند. اعضای این گروه باید کسانی باشند که درگیر موضوع کاری هستند.
2. اعضای گروه را با مولفه‌های RAMMPP آشنا کنید. گام دوم تشریح کامل هریک از مولفه‌های ماتریس برای اعضای گروه بررسی است. سعی کنید با ذکر مثال‌هایی برای اعضا این کار را انجام دهید.
۳. وضعیت فعلی را با هدف بهبود مورد بررسی قرار دهید. سعی کنید از لیست سوالات استاندارد شده‌ای که در سمت چپ ماتریس ارائه شده است برای این کار استفاده کنید.
4. برای استفاده از ایده‌های اعضای گروه، از روش توفان ذهنی استفاده کنید. نظرات و ایده‌های هریک از اعضا را به‌صورت یک برگه یادداشت «Post-it» روی جدول ترسیم با ذکر نام فرد پیشنهاددهنده نصب کنید.
۵. ایده‌های ارائه شده را خلاصه‌سازی و رتبه‌بندی کنید. پس از پایان فرآیند توفان ذهنی، نسبت به جمع‌بندی ایده‌ها، خلاصه‌سازی و رتبه‌بندی آنها اقدام کنید. استفاده و به‌کارگیری ابزار RAMMPP سهم زیادی از وقت شما را آزاد می‌کند و در دوره‌ای که ارزش وقت از پول بسیار بیشتر است، اهمیت استفاده از این ابزار دوچندان می‌شود. بنابراین بهتر است پیشنهاد استفاده از این ابزار را از دست ندهید!
ارسال نظر