راهکارهایی برای برگزاری موثر جلسات

پیام مسعودی‌فر هر روزه جلسات متعددی در شرکت‌ها و سازمان‌ها برگزار می‌شود. بسیاری از این جلسات به نتایج ملموسی نمی‌رسند و حتی موجب اتلاف وقت شرکت‌کنندگان آن می‌شوند. اما برگزاری جلسات مفید و موثر بسیار ضروری است. راهکارهای زیر می‌تواند شما را در برگزاری جلسات موثر و بهره‌گیری از نتایج آن کمک کند. این راهکارها در سه بخش «اقدامات پیش از برگزاری جلسه»، «اقدامات لازم در طول برگزاری جلسه» و «اقدامات پس از برگزاری جلسه» تهیه شده است. اقدامات پیش از برگزاری جلسه

۱) هدف از برگزاری جلسه: زمانی جلسه را برگزار کنید که دلیل مناسبی برای برگزاری جلسه وجود داشته باشد و برگزاری جلسه شما را به هدف خاصی برساند، نه چون زمان آن فرارسیده است، البته برگزاری منظم جلسات در زمان‌های مقرر، نکته مهمی است، اما باید به گونه‌ای برنامه‌ریزی کرد که این جلسات هدفمند باشد.

۲) افراد مناسب: دعوت از افراد متعدد (به‌ویژه اگر مطلبی برای ارائه در جلسه نداشته باشند.) موجب اخلال در برگزاری جلسه می‌شود. همچنین توجه کنید که لازم است جلسه در چه سطحی تشکیل شود. در دعوت از افرادی از سازمان‌های دیگر، بهتر است حدود مسوولیت افراد در نظر گرفته شود تا تصمیماتی که در جلسه اخذ می‌شود ضمانت اجرایی لازم را داشته باشد. هر یک از شرکت‌کنندگان باید تمامی داده‌ها و اطلاعات مورد نیاز جلسه را به همراه داشته باشند و درک درستی از موضوع جلسه داشته باشند.

۳) محیط مناسب: محیط مناسبی برای برگزاری جلسه فراهم کنید. اطمینان حاصل کنید که برای همه افراد صندلی مناسبی در نظر گرفته شده، تهویه و نور اتاق مناسب است و شرکت‌کنندگان دید کافی به سایرین و همچنین نمایشگر یا سایر موارد مشابه (در صورت وجود) دارند. در صورتی که نیاز به تهیه تجهیزاتی از خارج از سازمان یا بخش دیگری از سازمان باشد، اطمینان حاصل کنید که هماهنگی‌های لازم انجام شده و در زمان مقرر همه‌چیز آماده است.

۴) دستور جلسه‌: داشتن دستور جلسه‌ به تسهیل روند جلسه کمک می‌کند. دستور جلسه‌ اهداف برگزاری جلسه را به وضوح بیان کرده و اقدامات ضروری برای رسیدن به آن را مطرح می‌کند. در مواقعی که مورد مهمی (خارج از دستور جلسه) در طول جلسه مطرح می‌شود باید در مورد آن بحث شود، رئیس جلسه با دریافت نظر شرکت‌کنندگان در این زمینه تصمیم می‌گیرد.

۵) ارائه دستور جلسه قبل از شروع جلسه به شرکت‌کنندگان: زمانی که شرکت‌کنندگان از قبل در جریان دستور جلسه باشند، می‌توانند روی مواردی که به آنها مربوط می‌شود تمرکز کنند و با آمادگی بیشتری در جلسه حاضر شوند. همچنین می‌توان از شرکت‌کنندگان درخواست کرد نظر خود را در مورد دستور جلسه بیان کنند و پس از دریافت این نظرات دستور جلسه را مجددا تدوین کرد. شرکت‌کنندگان باید به موقع از زمان و مکان برگزاری مطلع شوند و از آنها بخواهید حتما به‌موقع در محل برگزاری جلسه حاضر شوند. اگر جلسه در ادامه جلسه دیگری برگزار می‌شود، مطمئن شوید که شرکت‌کنندگان از نتایج و مستندات جلسه قبلی (صورت جلسات) و سایر مطالبی که به شرکت فعال آنها در جلسه کمک می‌کند، به موقع مطلع شده‌اند.

۶) رئیس جلسه: تعیین یک رئیس جلسه که تمرکز شرکت‌کنندگان بر دستور جلسه را حفظ کند و مسیر جلسه به سمت اهداف تعیین شده را مدیریت کند بسیار ضروری است. رئیس جلسه زمان‌بندی جلسه را حفظ می‌کند و در مواردی که نیاز باشد (مانند بالا گرفتن بحث بین ۲ یا چند نفر) در روند جلسه دخالت می‌کند و از همه مهم‌تر دقت دارد که تمام شرکت‌کنندگان در طول برگزاری جلسه فعال بمانند. رئیس جلسه در مواردی که یکی از حاضرین ارشدتر از سایرین باشد، خود به خود مشخص است و در سایر موارد با توافق شرکت‌کنندگان یا شرکت‌کنندگان ارشد‌تر، در جلسه تعیین می‌شود.

۷) تسهیل‌گر: در بعضی موارد رئیس جلسه می‌تواند بعضی از وظایف خود را به یک تسهیل‌گر (مدیر جلسه) واگذار کند و خود بر مباحث مطرح در جلسه تمرکز کند (این حالت توصیه می‌شود). تسهیل‌گر در تصمیم‌گیری‌ها حق ویژه‌ای ندارد، اما دستور جلسه و زمان‌بندی را پیاده می‌کند (بهتر است در تدوین آنها نیز مشارکت داشته باشد). همچنین مراقبت می‌کند کسانی که در طول جلسه صحبت می‌کنند در چارچوب موضوع مطرح شده حرف بزنند و از زمان خود تجاوز نکنند.

۸) منشی: تعیین منشی برای یادداشت‌‌برداری در طول برگزاری جلسه را فراموش نکنید. منشی از بحث‌های مطرح شده در جلسه خلاصه‌برداری کرده و از تصمیمات اتخاذ شده، موارد نیازمند به بررسی بیشتر، مواردی که باید در جلسات آتی مورد بررسی قرار ‌گیرند و مواردی از این دست، یادداشت‌برداری می‌کند. وی همچنین تهیه متن صورت‌جلسه را بر عهده دارد.این هشت گامی است که باید پیش از برگزاری جلسه انجام دهید. همچنین می‌توان در ابتدای جلسه زمانی برای بررسی دستور جلسه در نظر گرفت تا تمام اعضا روی آن اتفاق نظر پیدا کنند و مواردی که به هر یک از شرکت‌کنندگان مربوط می‌شود مشخص شود. به علاوه، قوانین برگزاری جلسه مانند نحوه شروع به صحبت شرکت‌کنندگان و نحوه اتخاذ تصمیمات، خاموش بودن تلفن همراه در طول برگزاری جلسه، الزام شرکت‌کنندگان به فعال بودن، توجه به صحبت دیگران و غیره، بیان شود. این موارد بهتر است در ابتدای جلسه یادآوری شود تا اطمینان حاصل شود همه در مورد آن اتفاق نظر دارند.

اقدامات لازم در طول برگزاری جلسه

۱) ارائه برنامه زمان‌بندی: ارائه یک برنامه زمان‌بندی در ابتدای جلسه و تخصیص وقت به هر یک از موضوعات بر اساس اهمیت هر یک و تلاش جدی برای پایبند بودن به آن ضروری است. این برنامه می‌تواند ضمیمه دستور جلسه باشد. اگر برای جلسه یک تسهیل‌گر (مدیر جلسه) انتخاب نکرده‌اید می‌توانید یک «وقت‌نگهدار» در ابتدای هر جلسه یا برای کل جلسات تعیین کنید. وقت‌نگهدار زمان‌بندی کل جلسه و هر یک از موضوعات را تنظیم کرده و با مطلع ساختن رئیس جلسه از خاتمه زمان هر یک از موضوعات به رعایت برنامه زمانبندی کمک می‌کند.

۲) تمرکز بر دستور جلسه و از دست ندادن ایده‌‌ها: در طول جلسه نظراتی توسط بعضی از افراد مطرح می‌شود که هر چند به موضوع مطرح شده مرتبط است، اما ممکن است در دستور جلسه قرار نداشته باشد. این نظرات باید با دستور رئیس جلسه از دستور کار خارج شود اما توسط منشی یادداشت شود تا بعدا بررسی شود. در این حالت هم ایده‌های مناسب حفظ می‌شود و هم افراد از بیان نظرات خود دلسرد نمی‌شوند.

۳) دستاورد‌های جلسه: در پایان هر جلسه زمانی برای بررسی دستاورد‌های جلسه، زمان صرف شده برای هر یک از موضوعات (اهداف)، نتیجه حاصله/توافق شده و پیگیری‌های مورد نیاز آتی در نظر گرفته شود. بررسی کنید که به کدام یک از موضوعات مطرح در دستور جلسه نپرداخته‌اید یا در مورد آن به نتیجه واضحی نرسیده‌اید و چرا؟ همچنین راهکار‌های برگزاری جلسات بهتر را بررسی کنید. در مواردی که نیاز به برگزاری جلسه دیگری برای تکمیل دستور جلسه، بررسی مجدد پاره‌ای از موضوعات، پیگیری کارهای انجام شده و مواردی از این دست وجود دارد، بهتر است زمان آن تعیین یا مشخص شود چه وقت، زمان جلسه بعد اعلام می‌شود.

اقدامات پس از برگزاری جلسه

۱) تهیه صورت‌جلسه (خلاصه مذاکرات): صورت‌جلسه که شامل نتایج توافق شده، افرادی که باید کاری را برعهده گیرند یا پیگیری کنند و موارد مشابه است، باید در اولین فرصت تهیه شده و برای همه شرکت‌کنندگان، کسانی که دعوت شده اما نتوانسته‌اند در جلسه حاضر شوند و سایر کسانی که باید از نتیجه جلسه آگاه شوند، ارسال شود. در ابتدای صورت‌جلسه از شرکت‌کنندگان تشکر خواهد شد و در پایان زمان جلسه‌بعدی به آنها اطلاع داده می‌شود. بهتر است نسخه اولیه صورت‌جلسه در پایان هر جلسه تهیه شده و به تایید حاضران برسد.

۲) پیگیری اجرای موضوعات تصویب شده در جلسه: هر یک از مسوولان پیگیری که در صورت‌جلسه مشخص شده‌اند موظفند در مهلتی که در صورت‌جلسه تعیین شده، اقدامات لازم را انجام داده و نتیجه را به همراه گزارشی از اقدامات انجام گرفته به اطلاع رئیس جلسه برسانند. می‌توان از این گزارش‌ها برای تهیه دستور کار جلسه آینده و نیز تهیه گزارش اقدامات انجام گرفته تا جلسه بعد استفاده کرد.

موارد بالا به شما در برگزاری جلسات موفق کمک می‌کند اما تنها زمانی جلسات خوبی خواهید داشت که افراد مناسبی مسوولیت‌ها را بر عهده بگیرند و در اجرای آن کوشا باشند. به‌ویژه مدیر جلسه (تسهیل‌گر) باید کوشش زیادی در برگزاری مناسب جلسه داشته باشد و شرکت‌کنندگان نیز همکاری لازم را با وی داشته باشند همچنین می‌توان قوانین برگزاری جلسه، موضوعاتی که باید در مورد آنها بحث و تصمیم‌گیری شود و زمان در نظر گرفته شده برای هر یک را روی دیوار نصب کرد تا در طول جلسه مورد توجه همگان باشد.