آیا سیستم محاسبه بهای‌تمام‌شده در بنگاه اقتصادی شما منسوخ و ناکارآمد است؟
اهمیت بازنگری کارکرد سیستم‌های محاسباتی
نویسنده: صونا ولی‌پور اغلب بنگاه‌های اقتصادی، نوعی سیستم برای محاسبه و گزارش هزینه‌های خود دارند که در این یادداشت با عبارت سیستم بهای تمام‌شده از آن یاد کرده‌ام. این سیستم‌ها، از نظر پیچیدگی و پیشرفته بودن با یکدیگر تفاوت‌هایی دارند؛ برخی از مدل ساده مبتنی بر صفحات گسترده که فقط روی یک رایانه کار می‌کند بهره می‌گیرند و برخی دیگر، نرم‌افزاری یکپارچه در سطح بنگاه هستند، اما آنچه روشن است، اینکه بنگاه‌های اقتصادی، مدتی پس از طراحی و استقرار مدلی برای محاسبه و مدیریت بهای‌تمام‌شده، به ندرت، روش‌شناسی خود را مورد بررسی مجدد و بازنگری قرار می‌دهند.
نویسنده: صونا ولی‌پور اغلب بنگاه‌های اقتصادی، نوعی سیستم برای محاسبه و گزارش هزینه‌های خود دارند که در این یادداشت با عبارت سیستم بهای تمام‌شده از آن یاد کرده‌ام. این سیستم‌ها، از نظر پیچیدگی و پیشرفته بودن با یکدیگر تفاوت‌هایی دارند؛ برخی از مدل ساده مبتنی بر صفحات گسترده که فقط روی یک رایانه کار می‌کند بهره می‌گیرند و برخی دیگر، نرم‌افزاری یکپارچه در سطح بنگاه هستند، اما آنچه روشن است، اینکه بنگاه‌های اقتصادی، مدتی پس از طراحی و استقرار مدلی برای محاسبه و مدیریت بهای‌تمام‌شده، به ندرت، روش‌شناسی خود را مورد بررسی مجدد و بازنگری قرار می‌دهند.
این در حالی است که اگر داده‌های عملیاتی زیربنای محاسبات بهای‌تمام‌شده، بر مبنایی مستمر، بازنگری نشوند و روش‌شناسی محاسبه بهای‌تمام‌شده، با فرآیندهای کسب‌وکار مطابقت داده نشود، سیستم بهای‌تمام‌شده به سرعت منسوخ می‌شود و کارآمدی خود را از دست می‌دهد.
این دقیقا همان وضعیتی است که در اواخر دهه ۷۰میلادی و اوایل دهه ۱۹۸۰ میلادی، اغلب کسب‌وکارهای بزرگ ایالات‌متحده‌آمریکا را گرفتار کرد؛ وقتی که تولیدکنندگان، محاسبات بهای‌تمام‌شده محصولات خود را بر مبنای ساعات کار مستقیم قرار می‌دادند، بی‌آنکه به ماشینی‌تر شدن فرآیندهای عملیات خود توجه کنند و در نامعقول بودن مبنای تخصیص هزینه‌های سربار خود اندکی تردید کنند. فقدان رابطه‌ای معنی‌دار میان فرآیندهای کسب‌وکار و خروجی سیستم بهای‌تمام‌شده، اطلاعات گزارش‌شده را تحریف و مدیران را گمراه می‌کرد. امروز هم در بسیاری از سازمان‌های کشورهای کمتر توسعه‌یافته، سیستم‌های بهای‌تمام‌شده، کارکرد خود را به عنوان ابزاری موجد ارزش برای تصمیم‌گیری مدیران از دست داده‌اند.
ناکارآمدی سیستم‌های بهای‌تمام‌شده، نشانه‌هایی دارد که هریک به مثابه زنگ خطری برای مدیران کسب‌وکارها است؛ نشانه‌هایی متعدد. من در این‌جا، به اختصار بسیار، تنها به چند نشانه اشاره می‌کنم.
یکی از مهم‌ترین نشانه‌ها این است که استفاده‌کنندگان از اطلاعات و گزارش‌های مالی تهیه‌شده در واحد مالی سازمان شما، بر این باورند که محتوای این گزارش‌ها با واقعیت عملیات کسب‌وکارِ بنگاه اقتصادی منطبق نیست و نمی‌توان بر آنها اتکا کرد.
این موضوع می‌تواند علامتی از ناکارآمدی سیستم بهای‌تمام‌شده باشد؛ چراکه اساس محاسبه نتیجه عملکرد یک بنگاه اقتصادی، محاسبه صحیح هزینه‌های آن است و اگر مدیران بنگاه اقتصادی شما، گزارش‌های مالی سیستم حسابداری را جدی نمی‌گیرند، باید قدری نگران کارآمدی سیستم بهای‌تمام‌شده شوید.
به هر حال، آنچه مسلم است وجود اشکال در عملیات بنگاه و فرآیند حسابداری آن است که عدم همراهی این دو با یکدیگر، به اطلاعاتی فاقد ارزش تصمیم‌گیری منجر شده است.
دومین نشانه، ناتوانی مدیران بنگاه اقتصادی شما در توضیح و توجیه نتایج مالی است.
مدیران باید بتوانند توضیحی هر چقدر مختصر درباره هزینه‌ها و حاشیه‌های سود ارائه دهند و وقتی ناتوان از توجیه نتایج گزارش‌های مالی هستند، باید نگران کارآمدی سیستم‌های ردیابی هزینه‌های کسب‌وکار باشند. نشانه دیگر، بی‌تفاوتی و بی‌علاقگی مدیران بنگاه اقتصادی به گزارش‌های مالی است. به این معنی که مدیران واحدهای مختلف سازمان، علاقه‌ای به مطالعه و دنبال کردن گزارش‌های مالی نشان نمی‌دهند.
ممکن است علت این موضوع، پیچیدگی بی حد گزارش‌های تهیه‌شده باشد، اما علت محتمل‌تر، عدم اعتقاد مدیران به فرآیند تهیه این گزارش‌ها است؛ به این معنی که اغلب مدیران بر این باورند که نتایج گزارش‌های مالی، وضعیت هزینه‌های بنگاه را به درستی منعکس نمی‌کنند و به همین دلیل، این گزارش‌ها مورد رجوع و مطالعه قرار نمی‌گیرند و اغلب در قفسه‌های اتاق‌های مدیران خاک می‌خورند.
نشانه دیگر از ناکارآمدی سیستم بهای‌تمام‌شده، می‌تواند این باشد که مدیران یک بنگاه اقتصادی، هر یک فرمول منحصربه‌فرد خود برای تجزیه‌وتحلیل هزینه‌ها را دارند. نکته جالب، اینکه مدیران کسب‌وکارهای کشورمان اغلب با افتخار به این موضوع اشاره می‌کنند. به این معنی که داشتن متدولوژی شخصی برای محاسبه هزینه‌های مربوط به واحد سازمانی تحت نظارت خود را نشانی از هوش و ذکاوت حرفه‌ای می‌دانند.
حال آنکه شنیدن این موضوع از مدیران، حقیقتا غم‌انگیز است؛ که نشانی محرز از ناکارآمدی سیستم حسابداری مدیریت این سازمان‌ها است که توان طراحی متدولوژی قابل اعتماد و اتکا برای محاسبه بهای‌تمام‌شده ندارد و ناگفته پیدا است که عدم هماهنگی در محاسبه بهای‌تمام‌شده در یک بنگاه تا چه میزان مدیریت بهای‌تمام‌شده را بی‌معنا و بی‌نتیجه کرده، چه عواقب هولناکی برای بقا و موفقیت سازمان می‌تواند داشته باشد.
از نشانه‌های دیگر ناکارآمدی سیستم بهای‌تمام‌شده در بنگاه‌های اقتصادی، این است که مدیران گاه تصمیم به توقف تولید محصول یا ارائه خدمتی می‌گیرند که طبق گزارش‌های حسابداری، سودآور است؛ ولی مدیران با توجه به درکی که از منابع و زمان لازم برای تولید کالاها و ارائه خدمات دارند، تولید و ارائه آن را به صرفه نمی‌دانند.
گاه حتی تمامی کارکنان یک بنگاه اقتصادی، از زیان‌ده بودن یک محصول یا خدمت آگاهند؛ ولی گزارش‌های حسابداری، قصه خود را می‌گویند. این شکاف، دقیقا به معنای ناکارآمدی سیستمِ بهای‌تمام‌شده است و زنگ خطری برای مدیران که هرچه سریع‌تر به دنبال اصلاح این سیستم باشند.
سیستم‌های قدیمی و منسوخ بهای‌تمام‌شده، قادر به شناسایی و اندازه‌گیری هزینه‌های کامل محصولات و خدمات نیستند و به همین دلیل در اغلب موارد، ارقامِ کمتر از واقع برای بهای‌تمام‌شده گزارش می‌دهند.
از نشانه‌های جالب دیگر در مورد ناکارآمدی سیستم بهای‌تمام‌شده این است که وقتی تهیه گزارشی را از حسابداران خود می‌خواهید، آنها زمانی بسیار برای تهیه این گزارش‌ها صرف می‌کنند. در حالی که یک سیستمِ کارآمد بهای‌تمام‌شده، باید قادر به ارائه گزارش‌های مورد نیاز برای تصمیم‌گیری مدیران، بر مبنایی منظم باشد.
نشانه دیگر که خارج از دیوارهای بنگاه اقتصادی شما است و باید توجهتان را به سیستمِ بهای‌تمام‌شده جلب کند، پذیرش بی‌چون و چرای افزایش قیمت، توسط مشتریانتان است. یعنی اگر قیمت محصول یا خدمت خود را افزایش دادید و مشتریانتان هنوز و همچنان راغب به خرید بودند و هیچ شکایتی از این افزایش قیمت نداشتند، به محاسبه‌‌تان از بهای‌تمام‌شده جدا شک کنید. این نشانه‌ای است از اینکه احتمالا دارد کالا یا خدمت خود را کمتر از واقع، بهایابی می‌کنید و مشتریانتان همچنان خرسندند. به عبارت دیگر، مشتریان شما دارند بهتر از خودتان بهای‌تمام‌شده محصول یا خدمت بنگاه اقتصادی‌تان را محاسبه می‌کنند! و این برای مدیریت یک بنگاه اقتصادی، علامتی جدی از بروز مشکلات اساسی آتی است.
نشانه دیگر که احتمالا برای بسیاری از شما آشنا است، قیمتی است که رقبایتان بر کالا یا خدمت مشابه گذاشته‌اند؛ اینکه قیمت فروش کالا یا خدمت توسط بنگاه رقیب شما برابر با رقمی است که شما برای بهای‌تمام‌شده کالا یا خدمت خود محاسبه کرده‌اید! و رقیب شما حتما با فروش کالا یا ارائه خدمت با این قیمت، سودآور هم هست! این نشانه را بسیار جدی بگیرید و به دقت، سیستم بهای‌تمام‌شده بنگاه اقتصادی خود را بررسی کنید.
نشانه دیگر ناکارآمدی سیستم بهای‌تمام‌شده، این است که وقتی تصمیم به برون‌سپاری تولید یا ارائه یک قطعه، کالا یا خدمت می‌گیرید، قیمت پیشنهادی عرضه‌کنندگان بسیار کمتر از رقمی است که سیستم بهای‌تمام‌شده بنگاه اقتصادی شما، پیش‌تر به عنوان بهای‌تمام‌شده آن قطعه، کالا یا خدمت محاسبه می‌کرده است. اگر فرآیندها و فناوری مورد استفاده این عرضه‌کنندگان، مشابه فرآیندها و فناوری مورد استفاده شما است، به سیستم بهای‌تمام‌شده بنگاه خود حسابی مشکوک شوید. آخرین نشانه آن است که اگر در یک گوشه خاص از بازار فعالیت می‌کنید که هیچ رقیبی ندارید، احتمالا درک درستی از هزینه‌های کسب‌وکارتان ندارید! به این معنی که اگر در یک محیط انحصاری فعالیت ندارید و موانعی هم برای ورود بنگاه‌های اقتصادی دیگری جز شما به آن گوشه از بازار وجود ندارد، پس طبیعی است که باید رقبایی داشته باشید و این موضوع که رقیبی برای شما وجود ندارد، به حتم، غیرطبیعی است! اگر در این گوشه متروک بسیار سودآور هستید، خیلی خوشحال نباشید! شک نکنید که سیستم بهای‌تمام‌شده بنگاه اقتصادی شما، هزینه‌هایی کمتر از واقع گزارش می‌دهد و سود شما، سودی مصنوعی است.
باور کنید که مدیران بنگاه‌های اقتصادی دیگر هم به اندازه شما زرنگ هستند و در تمام گوشه‌های سودآور بازار سرک می‌کشند پس عیب و ایراد سیستم محاسبه سود و زیان خود را رفع کنید!
ارسال نظر