مترجم: مریم رضایی منبع: Forbes وقتی به جایگاه یک مدیر می‌رسید، ترک عادت‌های بد کار بسیار مشکلی خواهد بود. من به عنوان یک مدیر جوان همیشه احساس می‌کردم باید همه کارها را در داخل شرکت انجام دهم.
از نظر من، کمترین هزینه‌ها هم برای شرکت اهمیت داشت، بنابراین حتی اگر تلاشمان ناکام می‌ماند، باید خودمان آن را انجام می‌دادیم. فهمیدن اینکه نمی‌توانید همه کارها را در داخل سازمان انجام دهید و بهتر است از منابع خارجی استفاده کنید، حقیقتی است که پذیرفتن آن سختاست.
اگر نیاز دارید که در مورد تصمیم‌گیری برای برون‌سپاری تلاش‌هایتان احساس بهتری داشته باشید، نکات زیر تصدیقی بر انتخاب شما است:
۱) هزینه‌ فرصت‌ها را در نظر بگیرید
برای هر چیزی می‌توان هزینه فرصت را در نظر گرفت. ما اغلب فراموش می‌کنیم که برای زمان و تمرکزمان ارزش قائل باشیم. ما در شرکتمان گاهی با مدیرانی روبه‌رو می‌شویم که بسیار با استعدادند و کاری را به ما سپرده‌اند که خودشان توانایی انجام آن را دارند. اما آنها به این فکر می‌کنند که آیا ارزش دارد زمان خود را صرف تلاش برای یک فرآیند خاص کنند؟ این سوالی است که در مورد هر چیز دیگری که یک فرد دیگر می‌تواند برای شما انجام بدهد، باید از خود بپرسید. بنگاه‌های تازه تاسیس معمولا چنین کاری را نمی‌کنند، چون نمی‌توانند خود را متقاعد کنند که این کار مقرون به صرفه‌تر است؛ در حالی که آنها فکر نمی‌کنند صرفه‌جویی در زمان گاهی از صرفه‌جویی مالی مهم‌تر است.
۲) بدانید که در هر کاری بهترین نیستید
شما در هر کاری بهترین نیستید. حتی مایکل جردن هم نخواست که در دو رشته ورزشی ستاره باشد و می‌بینید که به کجا رسید. اگر شخصی تلاش می‌کند شما را متقاعد کند که می‌تواند از پس همه کارها برآید، بدانید که در حال فریب دادن شما است. البته مهم است که بهترین‌ها را تقاضا کنید و نیز مهم است بدانید که اگر شما نمی‌توانید کاری را انجام دهید، چه شخص دیگری می‌تواند از پس آن برآید.
۳) به کارمندانتان فرصت اطلاع داشتن از بیرون سازمان را بدهید
اگر بهترین عملکردهای بیرون از سازمان را شناسایی کنید، به تیمتان این فرصت را داده‌اید که روش درست مدیریت یک وظیفه را یاد بگیرند. بین مدیریت یک موقعیت واقعی و ناظر بودن بر مدیریت فردی دیگر تفاوت وجود دارد. اگر بعدا تصمیم بگیرید که آن وظیفه را وارد سازمان کنید، کارمندان شما باید تحت آموزش قرار بگیرند. این موضوع مهم است که فردی را برای این نقش استخدام کنید که بخش شما را تکمیل ‌کند و کاری ‌کند که در امور تیم شما اختلالی ایجاد نشود.
۴) از مشکلات بوروکراتیک اجتناب کنید
کارمندان بااستعداد زیادی هستند که برای شرکت‌های بزرگ کار می‌کنند، اما به دلیل لایه‌های تشریفات اداری که این افراد باید در داخل با آن دست‌‌وپنجه نرم کنند، کارآیی آنها کاهش می‌یابد. اگر این تشریفات اداری را مانعی در شرکت خود می‌دانید، سعی کنید آن حوزه را برون‌سپاری کنید. ممکن است این کار در ابتدا زحمات زیادی برای شما داشته باشد، اما به محض اینکه شریک مناسب را پیدا کردید، می‌توانید بسیاری از فرمالیته‌های اداری را حذف کنید.
۵) توجه کنید که تمرکز به خودی خود کالای باارزشی است
وقتی به جهت‌های مختلف کشیده می‌شوید، نمی‌توانید کارآیی چندانی داشته باشید. وقتی در چند حوزه مختلف مسوولیت دارید، غیرممکن است که در همه این حوزه‌ها بهره‌وری بالایی داشته باشید.
۶) بدانید که برون‌سپاری مسوولیت‌پذیری درون سازمانی را در خود دارد
اگر تحقق یک هدف برای آینده شرکت شما مهم است، بدیهی است که برون‌‌سپاری آن می‌تواند بازدهی سرمایه خوبی داشته باشد. اغلب می‌بینم که شرکتی ادعا می‌کند به انجام کاری نیاز وافر دارد، اما کسی که در داخل شرکت مسوول انجام این کار است، هزاران مشغله دیگری دارد که باید ابتدا به آنها رسیدگی کند.
۷) هزینه‌های داخلی را محاسبه کنید
در ظاهر، انجام همه کارها در داخل سازمان همیشه ارزان‌تر به نظر می‌رسد. اما اگر گزارش‌های کاری خود را عمیقا مرور کنید، به نتیجه دیگری می‌رسید: لیست مالیات‌ها، بیمه، حقوق کارمندان، هزینه‌های آموزش و مجموع دیگر هزینه‌های بالاسری - بدون در نظر گرفتن کارمندانی که بعد از آموزش دیدن ناگهان تصمیم می‌گیرند که شرکت را ترک کنند.
یک سرویس بیرونی ممتاز می‌‌تواند بسیار موثرتر از یک فرآیند داخلی باشد و تا زمانی که صورتحساب این سرویس را به موقع پرداخت کنید، همه چیز به طور منظم انجام می‌شود.
۸) فرصت‌های خارج از سازمان را که می‌توانید برای خود ایجاد کنید، اعلام کنید
اگر شریک خوبی انتخاب کنید، از طریق ارتباطات و فرصت‌های او می‌توانید ارزش‌های فراوانی برای شرکت‌تان به وجود آورید. یکی از سمت‌هایی که داخل شرکت ما ایجاد شده،‌ منحصرا مسوولیت کمک به کارمندان خارج از شرکت را بر عهده دارد. بسیاری از اوقات، ما منابعی در اختیار داریم که به کارمندان خارج از توافق‌های مورد قبول ما کمک می‌کند. منظور از این مقاله این نبود که خیلی فوری هر کاری را که در داخل شرکت انجام می‌دهید، برون‌سپاری کنید. برای این کار،‌ پیدا کردن یک شریک مناسب، حتی قبل از فکر کردن به عملیات برون‌سپاری موضوعی حیاتی است. به هر حال، اگر انتخاب شما این است که همه کارها را در داخل شرکت انجام دهید، نباید احساس گناه کنید، چرا که اطمینان دارید منابع شرکت شما برای انجام کارهای مهم مناسبند و این عادتی است که نباید برای ترک آن تلاش کنید.