نویسنده: مایک میشالوویچ ترجمه: سیمین راد ملاقات‌ها، نشست‌ها و جلسات می‌توانند بزرگ‌ترین عوامل اتلاف وقت باشند. اما با این چند توصیه‌ ساده می‌توانید کارآیی خود را افزایش دهید:
یکی از چالش‌هایی که همه‌ صاحبان کسب‌‌وکار با آن مواجه می‌شوند این است که چطور، به نحوی سودمند و موثر، داده‌ها و ایده‌ها را بین پرسنل به اشتراک بگذارند. من این درس را با دشواری آموختم. یک روز در یکی از کسب و کارهایم با حدود سی نفر کارمند، دو جلسه داشتم که هرکدام بیش از یک ساعت طول ‌کشید. آن زمان بود که دریافتم جلساتم بیشتر به سخنرانی شبیه هستند تا انتقال و مبادله‌ اطلاعات. هرچند می‌توانم کارمندانم را بابت تلاش در جهت پنهان‌کردن تمایل‌شان به چرت‌زدن سرزنش نکنم، اما باید راه و روشی موثرتر برای انجام‌ بهتر این کار یافت.
باید راهی پیدا می‌کردم، نه فقط برای بیدارنگه‌داشتن پرسنل حاضر در جلسه، بلکه برای ترغیب آنها به مشارکت و جذب‌کردن‌شان به بحث. در اینجا سه مرحله‌ای را ذکر می‌کنم که تدریجا کشف کردم و می‌توانند به ملاقات‌های شما جان تازه‌ای ببخشند:
۱. توسعه‌ اهداف نشست به منزله‌ یک گروه. نشست را با ارائه‌ بحث‌تان شروع کنید و از شرکت‌کنندگان در جلسه بخواهید مشارکت فعال داشته باشند. بر تخته‌ای در جلوی اتاق، هر کدام از هدف‌ها را بنویسید و همراه با آن، نام شخصی را که در راستای آن هدف به‌خصوص مشارکت خواهد کرد ذکر کنید. اگر افراد نسبت به محتوای جلسه احساس مسوولیت کنند، بیشتر مایل به مشارکت خواهند بود. نگران این نباشید که مثلا تعداد پانزده هدف را ذکر کنید؛ مشارکت مهم است و گام بعدی شما ایده اولیه را کارآمد و موثر خواهد ساخت و بر آن تمرکز خواهد کرد. از این موضوع مطمئن شوید که همه‌ حاضران در جلسه، هدف‌شان را به زبان خودشان اعلام می‌کنند، ولوآنکه تکرارهای بسیاری در کار باشد.
۲. یکی‌کردن یا ادغام فهرست. اکنون، اهداف گروه‌تان را به یک اصل مدیریت‌پذیر ملحق و در آن ادغام کنید. مثلا ادغام سه هدف جزئی‌تر درون پنج هدف اصلی در یک نشست کوتاه دسترس پذیرتر است. اطلاعات ضروری را به اشتراک بگذارید و از طریق راه‌حل‌ها برای مشکلاتی که تشخیص داده‌اید دست به کار اجرایی‌ بزنید.
۳. سرانجام، تصدیق کنید که همه‌ این هدف‌ها دست‌یافتنی‌اند. وقتی این شیوه‌ کارآمد را در جهت اداره‌ یک نشست الگومند می‌کنید، اعضای تیم شما منافع و مزایای رویکرد هدف‌ـ‌محور شما را خواهند دید. آنها دیگر صرفا به شما توجه نخواهند کرد، بلکه مشارکت فعال خواهند داشت. با این روال، شما دارید پیشرفت سنجش‌پذیری را به نمایش می‌گذارید که اهداف را شناسایی کرده و به آنها دست می‌یابد.
۴. مشورت خودمانی و ملاقات‌های کوچک. تاکتیک دیگر برای درگیر نگه‌داشتن تیم‌تان این است که جلسه‌های نشست‌ یک ساعته را به نفع جلسات ایستاده‌ پانزده دقیقه‌ای کنار بگذارید. استعاره‌های ورزشی در اینجا کاربردی هستند؛ شما یک تیم هستید و این ضروری است که همه‌ شما بر نتیجه‌ نهایی مشخصی تمرکز کنید. به دور هم‌ جمع‌شدن معمولی برای هر کدام از اعضای تیم در جهت سهیم‌کردن افراد در پیشرفت کار را مجال اجرا بدهید. از افراد تیم تقاضای کمک یا منابع کنید، طلب بازخورد کنید تا به شما اجازه دهد سریعا همراه با بازیکنان‌تان اوضاع را بسنجید و دریابید که هر کدام‌شان را به کدام نقطه‌ زمین بازی ارسال کنید. نیاز خواهید داشت به نحو اندکی متفاوت برای این گردهمایی‌ها تدارک ببینید، در اینجا چند توصیه برای کمک به شما در راستای هدایت بهتر این جلسات کوچک و جمع‌و‌جور ارائه می‌شود:
الف. آماده باشید. اگر نشست را پیش می‌برید، نیاز خواهید داشت که بسیار بیشتر آماده شده باشید. ایده‌ ما در اینجا شروع و پایان جلسه در پانزده دقیقه است که در آن، لازم است هر دقیقه از جلسه تولیدی باشد. هیچ جایی برای وقت‌تلف‌کردن وجود ندارد. باید یک ایده‌ روشن و مشخص داشته باشید. ایده‌ای درباره‌ اینکه چه چیز به اجرا در خواهد آمد و باید سریعا به سطح مطلوب عملکرد برسید.
ب. قرارداد یا معاهده‌ای را برقرار کنید. اگر جلسه‌ شما یک مراسم تیمی است پس یک معاهده یا قرارداد تنظیم کنید. اجازه دهید هر کدام از اعضای مشارکت‌کننده موفقیت‌ها یا چالش‌های مورد نظرش را به اشتراک بگذارد. ایده‌ ما از این قرار است که هر کدام از افراد تیم آنجا حضور دارد تا دیگران را هم تشویق به موفق‌شدن و رفع مشکلات و چالش‌ها کند. پس ساختار نشست‌ها را مشخص و واضح کنید.
ج. صندلی‌ها را از دور خارج کنید. یک فضای مناسب برای جلساتی ایستاده داشته باشید، بدون هیچ صندلی. به جای صندلی‌ها از میزهایی مناسب برای یادداشت‌برداشتن استفاده کنید. ایده‌ ما این است که فرد به این ترتیب راحت‌تر به جلسه وارد می‌شود و متمرکزتر است و خیلی سریع می‌تواند به جمع‌بندی برسند و از جلسه خارج شوند.
د. یک چشم‌تان به ساعت باشید. یک وقت‌نگه‌دار را مامور نگه‌داشتن وقت و انجام امور مربوطه کنید. تمرکز بر زمان به شما کمک خواهد کرد دست به اولویت‌بندی بزنید. اگر تنها بتوانید چند نکته یا موضوع مشخص را در هر نشست محقق کنید، تدریجا به مسیری درمی‌افتید که مهم‌ترین امور در رأس توجه قرار می‌گیرند.
در آخر مهارت‌ها و وظایف کارمندان را برحسب برنامه و مدیریت جلسات جهت‌دهی کنید و رشد دهید؛ این کار هر کدام از اعضای پرسنل را درگیر‌تر و کارآمدتر می‌کند. اگر درباره‌ هدف یک جلسه شفاف باشید و اگر مستقیما هر کدام از اعضای تیم را درگیر کار کنید، شگفت‌زده خواهید شد از اینکه هر کدام از نشست‌های‌تان چقدر کارآمد خواهد بود. نشست‌ها و جلسات، خواه یک رخداد مدیریتی سطح بالا ماهانه باشند که بر استراتژی کلان‌مقیاس تمرکز می‌کنند، خواه یک گردهمایی تیمی در خصوص فروش باشند، می‌توانید با اعمال این نکات، نشست‌هایتان را بهتر و کارآمد‌تر کنید.