سید محمد اعظمی‌نژاد* منبع: Mindtools تعریف و ‌اندازه‌گیری شاخص‌های اثربخشی به ویژه شاخص عملکرد کارکنان، بخش اساسی از شغل شما به عنوان یک مدیر است. سوال این است، مهارت‌ها، رفتارها و نگرش مورد نیاز کارکنان برای انجام اثربخش نقشی که در سازمان دارند را چگونه تعریف می‌کنید؟ چگونه از احراز شرایط شغلی ایشان اطمینان حاصل می‌کنید؟ به عبارتی دیگر، چگونه می‌فهمید چه شاخص‌هایی باید در عملکرد کارکنان ‌اندازه‌گیری شود؟ بعضی مدیران گمان می‌کنند آموزش‌های رسمی برای ‌اندازه‌گیری صلاحیت کارکنان قابل اعتماد هستند. برخی معتقدند آموزش‌های حین کار و کسب تجربه موثرتر است و بعضی دیگر بر این باورند اثربخشی کارکنان با ویژگی‌های شخصیتی آنان ارتباط مستقیم دارد. البته همه این موارد مهم است اما هیچکدام تضمینی برای عملکرد مناسب افراد در سازمان به ما نمی‌دهد. رویکردی کامل‌تر برای این موضوع، اتصال عملکرد افراد به اهداف سازمان است. برای این کار سازمان‌های موفق از واژه«شایستگی» استفاده می‌کنند که به طور یکپارچه دانش، مهارت، قضاوت و نگرش مورد نیاز برای انجام موثر یک کار را پوشش می‌دهد. با در اختیار داشتن شایستگی‌های مورد نیاز در هریک از نقش‌های سازمانی که بیان‌کننده نوع رفتار مورد انتظار و ارزش‌های سازمانی برای رسیدن به اهداف سازمانی باشد، علاوه بر دستیابی کارکنان به عملکرد موثرتر و درک توان بالقوه خود، آنها می‌توانند سهم خود را در رسیدن سازمان به اهداف نهایی لمس کنند. معرفی ابزار توسعه چارچوب شایستگی گام اول- آماده‌سازی • تعریف هدف؛ قبل از شروع تجزیه و تحلیل شغلی و بررسی ضریب اهمیت هر نقش برای موفقیت سازمان، مطمئن شوید برای چارچوب شایستگی، هدف درستی تعریف کرده‌اید. چگونگی برنامه‌ریزی، مشخص کردن افراد درگیر، مشخص کردن محدوده (Scope) از جمله مواردی است که در این بخش باید انجام دهید. • ایجاد تیم توسعه چارچوب شایستگی؛ این تیم باید از تمام حوزه‌های اصلی کسب‌وکار نماینده داشته باشد و باید در آن به نیازهای بلند مدت سازمان توجه شود تا بتوان چارچوب شایستگی را به روز نگاه داشت. گام دوم- جمع آوری اطلاعات؛ بخش اصلی این چارچوب همین قسمت است. معمولا هرچه اطلاعات بهتری جمع‌آوری کنید، چارچوب دقیق‌تری به دست خواهید آورد. به همین دلیل نیاز است از رویکردهای مختلفی چون موارد زیر برای گردآوری اطلاعات کمک بگیرید: • مشاهده- کارکنان را هنگام انجام کار به دقت زیر نظر بگیرید و مشاهده کنید. این روش به ویژه برای مشاغلی که کارکنان در جایی مثل خط تولید در حال کار فیزیکی هستند مفید واقع می‌شود. • مصاحبه- با کارکنان مصاحبه فردی انجام دهید. می‌توانید برای مصاحبه یک گروه متمرکز انتخاب کنید. مصاحبه با سرپرستان گروه‌های کاری نیز مفید است. با این کار به افراد اهمیت نقش ایشان در رسیدن به اهداف سازمانی را یادآوری می‌کنید. • پرسشنامه- نظرسنجی روشی کارآمد برای جمع آوری اطلاعات است. برای تهیه یک پرسشنامه مناسب وقت بگذارید و از روایی و اعتبار آن اطمینان حاصل کنید. البته برای این‌کار پرسشنامه‌های استاندارد تجزیه و تحلیل شغل قابل خریداری و در دسترس وجود دارد. • تجزیه و تحلیل شغل- اینکه چه رفتارهایی برای انجام مشاغل توسط چارچوب شایستگی مورد نیاز است، باید شناسایی شود.تجزیه و تحلیل شغل شامل ملاحظات و تکنیک‌هایی است که به شما نتایج جامع و دقیقی ارائه می‌کند. اگر شما یک چارچوب برای کل سازمان ایجاد می‌کنید، حتما برای آن، همه نقش‌های سازمانی را در نظر بگیرید. این موضوع به شما کمک می‌کند تا طیف گسترده‌ای از شایستگی‌های مرتبط با کسب‌وکار سازمان را شناسایی کنید. در حین گردآوری اطلاعات برای هر نقش، به دقت به وظایف زیرمجموعه آن توجه کنید. برای مثال اگر فردی در واحد حسابداری را زیرنظر گرفته باشید، وظایف فرد می‌تواند شامل تنخواه گردانی، محاسبه بیلان مالی، پرداخت مالی به تامین کنندگان و تجزیه و تحلیل بیلان مالی ماهانه باشد. ممکن است متوجه شوید نقش‌های دیگری نیز در سازمان وجود دارد که وظایفی مشابه با آنچه اشاره شد دارند. در گام بعدی باید سعی کنید از وظایف به یک سطح بالاتر از شایستگی‌های مورد نیاز نقش مورد بررسی برسید. گام سوم- ساخت چارچوب شایستگی- دراین مرحله همه وظایف و مهارت‌ها را به شایستگی‌های مرتبط ارتباط دهید. • اظهارات را گروه‌بندی کنید؛ در تیم توسعه چارچوب شایستگی‌ها، اظهارات و وظایف جمع‌بندی شده را گروه‌بندی کنید. هدف این است که بین سه تا چهار گروه داشته باشیم. برای مثال مهارت‌های فیزیکی، مهارت‌های تصمیم‌گیری و قضاوت. • زیرگروه ایجاد کنید؛ هر یک از گروه‌های اصلی بوجود آمده را به زیر گروه‌هایی با وظایف و رفتارهای نزدیک به هم تقسیم کنید. معمولا برای هر گروه بزرگ‌تر نیز بین سه تا چهار زیرگروه در نظر می‌گیرند. این ساختار اصلی چارچوب شایستگی را تشکیل می‌دهد. • زیرگروه‌ها را بازنگری کنید؛ بعد از تهیه لیست زیرگروه‌ها برای گروه‌های بزرگ‌تر، بازنگری مجددی روی آن انجام دهید و در صورت نیاز به حذف یا بهبود، اقدام به عمل آورید و در صورت نیاز در گروه بندی‌های انجام شده تجدید نظر کنید. • شایستگی‌ها را شناسایی و نام گذاری کنید؛ از تیم کاری تعیین چارچوب بخواهید شایستگی‌های مرتبط با هریک از زیرگروه‌ها را شناسایی و سپس نام‌گذاری مناسب انجام دهید. برای مثال گروه و زیرگروه‌های مربوط به شایستگی‌های مدیریت عمومی می‌تواند به صورت زیر باشد: • نظارت و رهبری تیم: به طور مستمر هدایت و پشتیبانی می‌کند و در کارکنان ایجاد انگیزه می‌کند. • جذب و استخدام: شرح شغل و ویژگی‌های نقش را مشخص می‌کند و دستورالعمل‌های انضباطی را پیاده‌سازی می‌کند. • آموزش و توسعه: از توسعه فردی حمایت می‌کند و محتوا و روش‌های آموزشی را توسعه می‌دهد. گام چهارم- پیاده‌سازی و اجرا- پس از برداشتن گام‌های قبلی آموزش به افراد و تبیین چارچوب شایستگی‌ها به هر نقش، با برگزاری جلسات توجیهی فردی و گروهی کاری کنید که هر فرد دقیقا بداند کاری که انجام می‌دهد به کدام استراتژی یا هدف سازمان متصل است. *عضو هیات رییسه کمیته تخصصی توسعه- انجمن مدیریت منابع انسانی ایران (azaminejad@gmail.com)