مترجم: مائده ارباب‌زاده

پرداختن به موضوع تیم در محل کار، کاربردهای بسیاری دارد. چه شما به دنبال اجرای مدیریت کیفیت جامع باشید یا تنها در پی افزایش کارآیی یا روحیه بخشی به کارمندان باشید، ایجاد یک تیم منسجم و کارآ، می‌تواند تاکتیک خوبی باشد، اما تیم‌ها ساده نیستند. ما در اینجا قصد داریم تا از مکمل مدیریت ایمنی فرآیند، برای بررسی برخی از اصول و قواعد مربوط به تشکیل تیم با تاکید ویژه بر نقش مدیر یا سرپرست استفاده کنیم. تیم چیست؟

«مارک سنبورن»، متخصص در امر تیم‌ها، برخی ویژگی‌های یک تیم را بیان می‌کند. او ابتدا تیم را متشکل از یک گروه از افراد با ارتباطات قوی تعریف می‌کند. ارتباط ضعیف یعنی هیچ. دوم او اشاره دارد که یک تیم باید شامل اعضایی با پیشینه، مهارت‌ها و توانایی‌های متفاوت باشد تا با آمیختن آنها به کارآیی دست یابد. به بیان دیگر، احتمال کمی ‌دارد که یک تیم بدون تنوع، بتواند نوآوری و ابتکار داشته باشد.

سومین و شاید مهم‌ترین فاکتور این است که یک تیم باید درکی از ماموریت داشته باشد. حال چه در مورد یک تیم کاری موقتی صحبت می‌کنیم یا یک بخش، تمامی‌اعضا می‌بایست در درک ماموریت سهیم باشند.

تیم چه تفاوت‌هایی با یک گروه کاری دارد؟

«سنبورن» تفاوت‌های ذیل را بیان می‌دارد‌:

رقابت‌: در گروه‌های کاری نوعی رقابت درونی اعضا با یکدیگردر جهت شناخته شدن، تصدیق و غیره وجود دارد. تیم‌های با عملکرد بالا نیز با یکدیگر رقابت دارند، اما در خارج از سازمان.

نحوه کار‌: گروه‌های کاری وظیفه محور هستند و با داشتن اعضایی که به دنبال انجام برنامه‌های شخصی خود هستند توصیف می‌شوند، حال آنکه تیم‌های با عملکرد بالا، هدف محور می‌باشند و اعضا در جهت نیل به هدف و برنامه تیم فعالیت می‌نمایند.

سبک‌: گروه‌های کاری ذاتا به دیکتاتوری و سلسله مراتب تمایل دارند، حال آنکه تیم‌ها به مشارکت و خود مدیریت تمایل دارند.

شکیبایی‌: گروه‌های کاری عادت دارند یکدیگر را تحمل نمایند، در حالی که اعضای تیم از وجود یکدیگر لذت می‌برند. وجود تفاوت‌ها و اختلاف سلیقه در تیم پذیرفته و مورد تشویق است، اما در گروه‌های کاری سرکوب و خاموش می‌شود.

پذیرش ریسک‌: گروه‌های کاری از پذیرش هرگونه ریسکی اجتناب می‌ورزند و مایل به حفظ وضعیت موجود می‌باشند، حال آنکه تیم‌های با عملکرد بالا، پذیرای ریسک هستند.

نقش مدیر‌:

جای تاسف است که بسیاری از مدیران خواهان بالا بردن عملکرد تیم می‌باشند، لیکن خود را به عنوان عضوی فعال در این فرآیند در نظر نمی‌گیرند. برخی اوقات این طرز تفکر از این ایده غلط ناشی می‌شود که یک تیم باید مستقل باشد و در مالکیت اعضای آن باشد. در واقع تیم باید تحت مالکیت اعضا باشد، اما مدیر یا سرپرستان، نقش کلیدی در ایجاد جو مساعد برای توسعه تیم‌ها دارند.

اگر شما در پی بالا بردن عملکرد تیم می‌باشید، به احتمال زیاد می‌بایست در خود تغییر به وجود آورید. اگر این کار را نکنید، هر رویکردی در این مساله محکوم به شکست خواهد بود. مدیر، موفقیت را تضمین می‌نماید. یک تیم ورزشی مربی و یک دسته ارکستر رهبر دارد. این تیم‌ها به خودی خود و بدون مدیری کارآ موفق نمی‌شوند، بلکه با کمک مدیری که کارش کنترل کردن نیست، بلکه آموختن، تشویق کردن و سازماندهی در زمان لازم است، رشد و پیشرفت می‌نمایند.

نقش مدیر نه تنها حیاتی است، بلکه بر فرآیند تشکیل تیم تاثیر دارد. در اوایل فرآیند تشکیل تیم، اعضای تیم نیازمند کمک کافی در پیشرفت ماموریتشان، درک اینکه قرار است به چه چیزی نائل شوند و مهم‌تر از آن نیازمند کمک در توسعه مهارت‌های گروهی و بین فردی از جمله حل تضاد، مدیریت جلسات و غیره می‌باشند. آنها همچنین ممکن است نیازمند به یادآوری دائم این مساله باشند که مدیر در مورد تیم جدی است، به این معنا که فعالیت‌ها، تصمیمات و توصیه‌های وی در صورت انسانی بودن لازم‌الاجرا است. مدیر حتی ممکن است لازم باشد هنگامی ‌که اعضا قادر به حل تضاد نیستند، به عنوان یک میانجی عمل کند. با رشد و گسترش تیم، مدیر می‌تواند همچون یکی از اعضای تیم شود یا ممکن است دریابد که تیم نیازی به دخالت او ندارد.

برخی از عوامل حیاتی در مدیریت

می‌توان برخی از عوامل مهم در مدیریت که بر تشکیل تیم و موفقیت تاثیرگذارند را شرح داد. این عوامل نه تنها برای یک مدیر و مدیریت رسمی‌ مناسبند و کاربرد دارند، بلکه برای اعضای یک تیم که عملکردی همچون یک مدیر دارند نیز کاربرد دارد.

- داشتن سطح بالایی از مهارت‌های بین فردی و درک اولیه‌ای از روانشناسی آنکه چه چیز باعث می‌شود که افراد متعهد باشند و عمل نمایند.

- تشخیص اهمیت توازن میان وظایف (انجام دادن شغل) و افراد (اطمینان از این که اعضای تیم از فرآیند انجام کار رضایت دارند)

- شنونده خوبی بودن و توانایی در ایجاد ارتباط‌: مدیران می‌بایست بیش از آنکه کنترل‌کننده باشند و صحبت کنند، شنونده و درک‌کننده خوبی باشند.

- پایداری در هدف‌: مدیران باید خود را به تیم متعهد بدانند و چنانچه پیشروی و دسترسی به هدف مشکل شد، به سادگی تسلیم نشوند.

- ثبات در رفتار: مدیر ‌باید در ارتباط با تیم، رفتاری ثابت از خود نشان دهد. مدیرانی که برخی مواقع به تشویق تیم می‌پردازند و در مواقع دیگر تیم را از مسیر خود منحرف می‌کنند، باعث سردرگمی‌همه می‌‌شوند و وقتی این اتفاق افتاد، کسی تیم را جدی نمی‌گیرد.

- توانایی در حل مشکلات اعضای تیم‌: در برخی موارد تیم منبعی درونی برای رسیدگی به مشکل کارمندی که همکاری نمی‌کند یا آنقدر بی‌مهارت است که تبدیل به نوعی سد و مانع در تیم شده است، ندارد. در این جور مواقع مدیر باید توانایی مدیریت، حل مشکل و ایجاد یک سری توافق‌ها و میانجی‌گری را داشته باشد.

منبع‌: www.managerwise.com