چهار راز موفقیت تیم‌های مجازی

مترجم: هوتسا عسکری نسب

منبع: Forbes

در صورت قرار گرفتن اعضای یک تیم در نقاط مختلف جهان از قوانین متفاوتی استفاده می‌شود. امروزه بسیاری از شرکت‌ها، به دلیل مشکلات مالی مجبور شده‌اند اعضای تیمی را ‌که برروی یک پروژه کار می‌کنند از نقاط مختلف دنیا انتخاب کنند و اعضای تیم هم از طریق تلفن‌، پست الکترونیکی و کنفرانس ویدئویی به صورت مجازی با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند و به این وسیله در زمان و هزینه‌ها صرفه‌جویی می‌شود.

در حال حاضر تعداد تیم‌های مجازی جهانی در مقایسه با گذشته بیشتر شده و به سرعت در حال افزایش است. INSEAD مدرسه کسب و کار بین‌المللی با استقبال بی‌سابقه‌ای برای راه اندازی یک برنامه روبه‌رو شده است که به آموزش مهارت‌هایی برای رویارویی با چالش در زمینه مدیریت مدرن می‌پردازد. تحقیقات اخیر نشانگر این مطلب است که چنین مهارت‌هایی اغلب با اصول مدیریت گروه‌های متمرکز مغایرت دارد. در اینجا به چهار روش کاملا‌ متفاوت در زمینه مدیریت مجازی اشاره می‌کنیم.

۱. مدیریت متفاوت

در حالی که گروه‌های متمرکز اغلب از حضور مدیری به عنوان تسهیل‌کننده بهره می‌برند‌، مدیران گروه‌های مجازی دستورالعمل کاملا‌ مشخصی را در اختیار کارمندان قرار می‌دهند و تمام ابهامات را از روند کار برطرف می‌کنند.

تحقیقات انجام شده توسط «خوزه سانتوس» استاد دانشگاه INSEAD نشان می‌دهد، معمولا‌ افرادی که در تیم‌هایی با هماهنگی بسیار متمرکز فعالیت می‌کنند در تیم‌های غیرمتمرکز جهانی نیز عملکرد عالی دارند. زمانی که اعضای یک تیم در یک محل کار می‌کنند احتمالا‌ به دلیل تشابه وظایف کاری دو کارمند‌، تعاریف نامعینی از کار موجود است؛ اما کار در گروه‌های مجازی تعریف دیگری دارد. رسمی ‌کردن وظایف و مسوولیت‌ها به عهده مدیران است که به این منظور باید ابتدا از خود شروع کنند.

۲. تصمیم گیری متفاوت

نحوه عملکرد تیم‌ها در همه جای دنیا یکسان نیست. در ایالات متحده‌، مدیران آنچه را که آموزش می‌دهند از تیم توقع دارند. سریع دستورالعملی اتخاذ کرده و همزمان با پیشرفت پروژه تعدیلاتی را انجام می‌دهند. این روش عملی است اما شیوه‌های دیگر هم موثر واقع می‌شوند. برای مثال در سوئد‌، تیم‌ها از طریق ایجاد توافق و رضایت عمومی که جلسات متعددی به طول می‌انجامد تصمیم‌گیری می‌کنند که نهایتا‌ منجر به تولید و اجرای سریع می‌شود. در فرانسه‌، سیستم‌های آموزشی الهام گرفته از تفکرات دکارت به آموزش این مطلب می‌پردازند که مناظره و رویارویی از عناصر لازم هرگونه فرآیند تصمیم‌گیری است‌. در ژاپن مدیران پیش از هر جلسه گروهی و رسمی، با یکدیگر و به طور غیر‌رسمی ‌به گفت‌وگو می‌پردازند و تصمیم می‌گیرند.

براساس تحقیقات انجام شده یکی از دشوارترین وظایف مدیران تیم‌های جهانی‌، تشخیص روش تصمیم گیری است که به شدت ریشه در فرهنگ مدیران دارد. بنابراین تیم‌های جهانی جهت اخذ تصمیمات به شرح وظایف کاری بسیار صریح و روشنی نیاز دارند‌. یک مدیر مجرب، انواع مراحل تصمیم گیری را طی زمان‌های مختلف انجام یک پروژه امتحان می‌کند.

۳. ایجاد اعتماد به طور متفاوت

اعتماد مفهوم جدیدی در تیم‌های مجازی پیدا می‌کند. به عنوان مثال، اعضای تیم‌های متمرکز در هنگام برخورد روزانه با همکارانشان کنار دستگاه آب سرد کن و فتوکپی‌، از روی غریزه تشخیص می‌دهند که چه افرادی قابل اطمینان هستند. در گروه‌های غیرمتمرکز اعتماد منحصرا‌ بر حسب قابلیت اطمینان سنجیده می‌شود.

Cristina Escallon یکی از اعضای هیا‌ت علمی ‌دانشکده در برنامه مدیریت تیم‌های مجازی جهانی‌، به آموزش مدیران تیم‌های مجازی می‌پردازد که در این راستا مدیران باید بر ایجاد مراحل کار، کاملا‌ معین و تعریف شده تمرکزکنند تا اعضای تیم هم طی مراحل مکرر به نتایج خاصی دست پیدا کنند. بنابراین پس از دو یا سه دوره کاری‌، قابلیت اطمینان و اعتماد شکل می‌گیرد‌. به همین دلیل می‌توان جلسات حضوری را به سالی یک بار محدود کرد.

۴. ارتباط به نحو متفاوت

بدون شک، ارتباط مهم‌ترین کلید رهبری تیم‌های مجازی جهانی است. اما ارتباطات مجازی از نفوذ و قدرت کمتری برخوردار هستند‌. Ian Woodward پروفسور دانشگاه INSEAD از طریق تمرین‌های عملی ثابت کرده است که حرکات بدن به هنگام صحبت کردن باعث بالا رفتن کیفیت صدای فرد می‌شود. مدیران جدی و کم تحرک تیم‌های مجازی که همیشه از رسانه‌های مدرنی همچون اسکایپ یا صفحه نمایش کنفرانس ویدئویی استفاده می‌کنند در معرض خطر از دست دادن ارتباطات اجتماعی هستند. قدم زدن در اطراف یا تکان دادن دست‌ها یکی از ترفند‌های ساده اما موثر برقراری ارتباط است که مدیران می‌توانند به منظور انتقال پیام خود از این فوت و فن‌ها استفاده کنند.

و اما نتیجه: مدیران تیم‌های غیرمتمرکز نسبت به مدیران تیم‌های سنتی، به دلیل گوناگونی اعضای تیم و فاصله میان افراد گروه باید در صورت نیاز از مجموعه مهارت‌های گسترده‌تری استفاده کنند‌. به دنیا مجازی جدید کسب و کار خوش آمدید.