چگونه کارمند خود را اخراج کنیم؟

هوتسا عسگری‌نسب

راهکارهایی برای انجام سخت‌ترین کار دنیا

اکثر مدیران به جز دونالد ترامپ (یکی از موفق‌ترین مدیران آمریکایی) معتقدند اخراج کارمندان یکی از دشوارترین کارهایی است که همواره با آن درگیر هستند. برای اینکه بتوانیم راهکارهایی هم به مدیران و هم به کارمندان از کار بر کنار شده ارائه دهیم، با متخصصان حوزه‌های استخدامی و درمانی صحبت کردیم. اولین دستور: هنگام دادن خبر بد سعی کنید خیلی سریع، واضح و مختصر به اصل موضوع بپردازید. جفری گاربر موسس یک سایت خدمات شغلی می‌گوید: یادم می‌آید یک بار یک طراح گرافیکی را اخراج کردم و چون متوجه موضوع نمی‌شد می‌گفت: من می‌توانم خودم را تغییر دهم، تقریبا نیم ساعت طول کشید تا توانستم او را متوجه این موضوع کنم که اخراج او تصمیم نهایی است.

دیوید نوئر مدیر اجرایی، مشاور Greensboro،NC و نویسنده کتاب «التیام زخم: غلبه بر ضربه روحی اخراج و احیای سازمان‌های تعدیل نیرو شده» توصیه می‌کند اگر لازم می‌بینید از بیان برخی مطالب پرهیز کنید این کار را انجام دهید، اما نقش بازی نکنید. بیشتر مدیران جوان با متوسل شدن به لیست‌های موجود در بخش منابع انسانی یا کمک گرفتن از شرکت‌هایی که وظیفه اخراج افراد را به عهده دارند، سعی می‌کنند استرس ناشی از عزل کارکنان را از بین ببرند. وی خاطرنشان کرد: استفاده از چنین شیوه‌هایی در برقراری ارتباط با کارکنان این خطر را به همراه دارد که مدیران مانند شخصیت آقای اسپاک (محبوب‌ترین شخصیت فیلم پیشتازان فضا که واکنش‌های احساسی اطرافیان را درک نمی‌کرد) از انتقال پیام خود به دیگران ناتوان بمانند.

جین پراگر مدیر رسانه در نیویورک می‌گوید: همدلی با کارمند اخراجی امری ضروری است. وی همچنین افزود: به این فکر کنید که مخاطب شما به چه چیزی نیاز دارد و سعی کنید در کمال آرامش و سکوت و به جای توجیه قضیه و سعی در بی‌اهمیت جلوه دادن آن، با وی همدردی کنید. آنچه مردم در مکالمات بیش از هر چیز نیاز دارند یاد بگیرند در واقع خوب گوش کردن است. پل براد روانپزشک منهتنی می‌گوید: کنار آمدن با خشم کارمندان از هنرهای یک مدیر موفق است و برای کارمند اخراجی خیلی مهم است که با آرامش و تحمل درکش کنند. براد پس از صحبت با مدیران و کارمندان اخراجی می‌گوید: اخراج شدگان اغلب پس از شنیدن این خبر ناگوار هیچ گونه نگرانی از اینکه به رییس‌شان بگویند چقدر مبهوت و مستاصل هستند، ندارند. همچنین یک مدیر باید یاد بگیرد که بدون تجزیه و تحلیل طرف مقابل، خوب گوش کند وباید رفتارش بیشتر شبیه پزشکی باشد که خبر بدی را می‌دهد و احساس دلسوزی داشته باشد حتی اگر آن را بیان نکند.

اما اگر مدیری مجبور باشد تعدادی از کارمندان را یک‌جا اخراج کند، چه باید کرد ؟ براد می‌گوید لازم است که مدیر، گروه را دور هم جمع کند تا بتواند تک‌تک کارمندان را زیر نظر داشته باشد و بهتر است برای کمک گرفتن با یک دوست دلسوز، راز دار و قابل اعتماد، خارج از سازمان تماس فوری بگیرد.

هنگامی که تعداد اندکی از کارمندان را اخراج می‌کنید سعی کنید نظریه بدیع ایلین ولکستین مشاور شغلی منهتن را نیز در نظر بگیرید که معتقد است، باید از جلسه تشکیل شده برای دادن حکم اخراج به عنوان فرصتی برای یادآوری توانایی‌های فرد استفاده کنید. ولکستین می‌گوید: افرادی را می‌شناسم که پس از اخراجشان تشکر هم می‌کنند. در شرایطی که فرد سابقه کاری خوبی داشته و اخراج وی صرفا به‌دلیل کاهش هزینه‌ها باشد می‌توانید از او تعریف کرده و حتی موقعیت‌های دیگری را پیشنهاد دهید.

اما ملاحظات قانونی را چگونه باید لحاظ کرد؟ کاترین پارکر که وکیل در امور مربوط به استخدام بخش مدیریت است، می‌گوید: مهم‌ترین نکته‌ای که مدیر باید در نظر بگیرد داشتن دلایل اقتصادی قانع‌کننده برای اخراج است. احتیاجی نیست آن را مفصلا در زمان اخراج بیان کنید، اما باید بتوانید در صورت بروز شرایط خاص و چالش‌های قانونی دلایل خود را ارائه دهید. طبق قانون فدرال هر گونه تبعیض بر اساس سن، نژاد، جنسیت، معلولیت یا مذهب ممنوع است. دلایل قانونی اخراج طیف وسیعی را از نارضایتی از عملکرد گرفته تا نیاز به کاهش هزینه‌ها یا ایجاد تغییر در ساختار مدیریتی شرکت شامل می‌شود. به هر حال همه ما امیدواریم که در آینده نزدیک و با حل تدریجی مشکل بیکاری، نیاز به چنین توصیه‌هایی کمتر شود.