تعاریف مختلفی برای مذاکره ارائه شده که هر کدام وجوهی از آن را مورد تاکید قرار داده‌اند. مذاکره در تعریف امروزی به فرآیندی گفت‌وگو محور اطلاق می‌شود که روی یک موضوع مشخص به منظور حل یک اختلاف یا رسیدن به منافع مشترک بین دو یا چند نفر یا گروه انجام می‌پذیرد، به شرط آن که بتواند رضایت طرفین را برآورده سازد. در تعریف منکور به چند کلید واژه بر می‌خوریم. اولین واژه مهم که بایستی به دقت به آن توجه کرد، واژه فرآیندی بودن مذاکره است. در سیستم‌های مدیریت کیفیت همچون ایزو ۹۰۰۱-۲۰۰۸، فرآیند به مجموعه فعالیت‌هایی گفته می‌شود که ورودی‌ها را به خروجی تبدیل می‌کند.

مذاکره نیز همانند هر فرآیند دیگری، از قاعده ورودی و خروجی پیروی می‌کند. سوالی که در اینجا مطرح می‌شود، این است که آیا می‌توان بدون اینکه ورودی‌های خوبی برای واحد مالی یا فروش داشته باشیم، انتظار خروجی مناسبی را از آنها داشت؟ آیا می‌توان انتظار داشت، اطلاعات ورودی به رغم اشکالات موجود بتواند به یک خروجی مناسب منجر شود. همان‌طور که هر عقل سلیمی حکم می‌دهد نمی‌ توان به یک رایانه اطلاعات غلط داد، ولی انتظار پاسخ صحیصی از آن داشت. از این رو به این نتیجه می‌رسیم که در بحث مذاکره نیز نمی‌توان با ورودی‌های نا‌مناسب، نتایج مناسبی را جست‌و‌‌جو کرد. حال می‌توان این سوال را مطرح کرد که چه چیزی‌هایی به عنوان ورودی‌های مذاکره به حساب می‌آیند؟ فارغ از موضوع مذاکره، در یک مذاکره ساده یا پیچیده تجاری می‌توان موارد زیر را به عنوان بخشی از ورودی‌های مذاکره ذکر کرد:

۱ - اطلاعات مشتری: شامل انواع اطلاعات از نوع محصول آنها، مزیت‌های آنها، افراد موثر و تصمیم‌گیر سازمان، خصلت‌های فردی و روحی و روانی آنها و هر آنچه که می‌تواند به فرآیند تصمیم‌گیری در مورد تعیین استراتژی مذاکره کمک کند.

۲ - اطلاعات مربوط به تامین‌کنندگان: برای انجام یک پروژه بایستی تمامی منابع موجود برای اجرای پروژه شناسایی و ارزیابی شوند، چون بدیهی است، گاهی اوقات برای اجرای برخی پروژه‌ها بایستی از توانمندی مجموعه‌‌ای از افراد و سازمان‌های مختلف دیگر استفاده کرد.

۳ - اطلاعات مربوط به رقبا: اگر رقبا را به سه دسته رقیب بزرگ، تازه وارد‌ها و عرضه‌کنندگان محصولات جایگزین بخش‌بندی کنیم، اطلاعات مربوط به آنها به عنوان یکی از مهم‌ترین موانع رسیدن ما به هدف می‌تواند حیاطی و تعیین‌کننده باشد.

۴ - موضوع مذاکره: چنانچه ندانیم در چه موردی حرف می‌زنیم، حتی اگر بزرگ‌ترین مذاکره‌کننده دنیا نیز باشیم، معمولا نمی‌توانیم نتیجه مناسبی از مذاکره به دست آوریم.

۵ - شرایط وضعیت فعلی مملکت از لحاظ جایگاه‌های موجود در بازار‌های جهانی، قوانین موجود، محدودیت‌ها یا تسهیلات موجود تجاری: بدیهی است عدم آشنایی با قوانین تجاری می‌تواند باعث شود خروجی‌های کار، چندان مناسب از کار در نیایند.

۶ - شناخت رقبای طرفی که با او در حال مذاکره هستیم: بدیهی است اطلاعات ما از رقبای طرف مورد مذاکره می‌تواند به میزان زیادی موضع ما را در مذاکره بالا ببرد.

۷ - شناخت بازار و صنعتی که در آن مشغول می‌باشیم: باید دانست که طبیعت بازارهای مصرفی و تجارتی و دولتی، با همدیگر تفاوت‌های اساسی دارند. بدین رو نمی‌توان با استراتژی مناسب یک بازار برای بازار دیگر اقدام کرد.

۸ - شناخت نقاط فشار: اگر بتوانیم نقاطی را که طرف مقابل به واسطه آنها در فشار است شناسایی کنیم، قطعا از موضع مذاکره بهتری برخوردار خواهیم بود. برای مثال اگر دولت دریافت بیمه شخص ثالث را برای تمامی اتومبیل‌ها اجباری کرده است، به این ترتیب، موضع نمایندگی‌های بیمه‌ای برای فروش بیمه‌نامه‌ها بهتر خواهد شد یا مثلا اگر دولت یا کارفرمایی اخذ بیمه نامه تمام خطر را برای پیمانکار اجباری کند، قطعا موضع شرکت‌های بیمه در مذاکرات با کارفرما‌ها بهبود چشمگیری می‌یابد.

۹ - دانستن دستور جلسه پنهان : گاهی انگیزه طرف مقابل از مذاکره همانی نیست که شما فکر می‌کنید و فرد هدف‌های دیگری را در سر می‌پروراند یا دنبال می‌کند. بارزترین مثال موجود در فرهنگ فارسی، ضرب‌المثل «دنبال نخود سیاه رفتن» است. مثلا دو نفر مدیر برای اینکه فرد سوم متوجه صحبت‌های آنها نشوند، از وی در خواست می‌کنند گزارشی را به آنها تحویل دهد. گاهی طرف مقابل به این دلیل به شما مذاکره می‌کند که مثلا اطلاعات شما یا رقبای خود را به دست آورد یا حد آستانه و تحمل ما را نسبت به درخواست‌های منطقی و غیر‌منطقی خود دریافت کند. در بسیاری موارد، تشخیص منظور اصلی طرف از مذاکره ساده نیست، بدین رو بر هر مذاکره‌کننده‌ای واجب است با احتیاط مذاکره کند و تا زمانی که منظور اصلی را متوجه نشده است، اطلاعات اساسی را بروز ندهد. بدیهی است دریافت اطلاعات مربوط به دستور جلسه پنهان از منابع غیر رسمی می‌تواند بسیار مفید باشد. بدیهی است ورودی‌های دیگری نیز می‌تواند برای مذاکره در نظر داشت؛ مثلا بحث آنالیز ریسک مذاکرات، می‌تواند یکی از ورودی‌های حیاتی و تعیین‌کننده مذاکرات باشد. به رغم کم بودن یا متعدد بودن، آنها همگی بر یک اصل پافشاری می‌کنند و آن اینکه قبل از هر مذاکره‌ای بایستی به آمادگی کامل رسیده و در شرایط خوب اطلاعاتی حضور پیدا کرد. بدیهی است داشتن اطلاعات خوب، یکی از ابزار‌های قدرت در مذاکره به حساب می‌آید که می‌تواند موضع فرد را به نحو قابل‌ملاحظه‌ای بهبود بخشد. به طور خلاصه، می‌توان گفت قبل از هر مذاکره‌ای بایستی در خود ایجاد‌قدرت کنیم و آن نیز از طریق دستیابی به ابزار‌های قدرت است که می‌تواند باعث تمایز‌ها و ارجحیت‌ها شود. بدین رو به جد درخواست می‌شود قبل از مسلح شدن به ابزارهای قدرت، برای مذاکره اقدامی صورت نگیرد؛ زیرا مذاکره در موضع ضعف همیشه موجب از دست دادن امتیازات فراوان و تبدیل مذاکره دو طرفه به مذاکره یک طرفه می‌شود. در سطر‌های پیشین، به بخشی از ورودی‌هایی که می‌توانند به عنوان ابزار‌های قدرت یا وجوه تمایز منجر شود، اشاره کرد؛ همانند تخصص، ارتباط، اقتدار فردی، قدرت مالی، قدرت سیاسی، قدرت اقتصادی، قدرت علمی، قدرت فنی و تکنولوژیکی، قدرت نظامی، قدرت دسترسی به رسانه‌ها و... از این رو در انتهای مبحث خاطرنشان می‌شود که مرحله پیش مذاکره، به مراتب مهم‌تر از مرحله مذاکره و پس مذاکره بوده، بدین رو باید دانست ضرورت یادگیری اصول و قواعد مذاکره ما را از عملیات پیش مذاکره به هیچ وجه بی‌نیاز نمی‌سازد.

منبع: کتاب اصول،فنون و هنرمذاکره