دستورالعمل حفظ تمرکز و خونسردی برای مدیران

نویسنده: پیتر برگمن

مترجم: عاطفه کردگاری

جان مک کفری* از مدیران ارشد یک بنگاه ارائه خدمات حرفه‌ای است که با هر معیاری، مدیر بسیار موفقی است. از نظر مالی در وضعیت بسیار خوبی است، در زندگی خانوادگی‌اش بسیار خوشبخت بوده و دارای چندین فرزند است، در انجمن‌های مذهبی بسیار فعال است و بسیار باهوش، اهل مطالعه، معقول و دوست داشتنی است. او از آن نوع افرادی است که هر کسی از مصاحبت با او در یک میهمانی شام لذت خواهد برد. اما چند روز پیش او در حالت عصبانیت گوشی تلفن را طوری پرتاب کرد که نزدیک بود به یک نفر برخورد کند.

او به من گفت: «من چنین آدمی نیستم» و من هم از صحت آن اطمینان داشتم. من او را به خوبی می‌شناختم و قبل از آن هیچ وقت او را با این طرز برخورد ندیده بودم.

درست است که پرت کردن تلفن یک کار تقریبا غیر‌عادی است، اما اگر کمی بیشتر در دور و برمان دقیق‌ شویم می‌بینیم که جان تنها فردی نیست که کار غیر‌عادی انجام می‌دهد. برای مثال جین پنلتون یک رهبر بسیار موفق دیگر در یک شرکت بزرگ است؛ کسی که من او را بسیار دوست داشته و احترام زیادی برایش قائل هستم. او تازگی‌ها بازخوردهایی دریافت می‌کند که دلالت بر این دارد که او فردی بسیار بی‌ادب، درشت‌گو، بی‌میل به ارتباط برقرار کردن با دیگران و خشن است. وقتی در مورد این موضوع با او صحبت کردم او هم همان پاسخ را به من داد: «من چنین آدمی نیستم.»

تا حدود زیادی حق با جان و جین است. آنها آن‌چنان آدم‌هایی نیستند یا به عبارت دیگر، این طرز برخورد‌ها به طور حتم رفتار دلخواه و باب میل آنها نیست، اما گاهی اوقات که اوضاع بر وفق مراد آنها نیست، آنها چنین رفتاری را از خودشان بروز می‌دهند.

با اینکه بسیاری از ما در مقابل وسوسه پرت کردن تلفن مقاومت خواهیم کرد، اما هنوز هم بعضی از ما خیلی زودتر از آنچه که انتظار می‌رود از کوره در می‌رویم. امروز صبح، من سر بچه‌هایم به خاطر اینکه سر میز صبحانه با همدیگر دعوا می‌کردند، داد زدم و کمی بعد، وقتی که در حال صحبت با نماینده یک بنگاه بزرگ بودم، بعد از حدودا ۴۵ دقیقه صحبت وقتی که به هیچ نتیجه‌ای نرسیدم، دوباره کنترل خودم را از دست دادم.

تنها مشکل ما خشم و عصبانیت نیست. برخی از رفتارهای ما باعث می‌شود که مردم را از خودمان برانیم. گاهی اوقات ما جواب تلفن‌های دریافتی را نمی‌دهیم. وقتی افراد مطلب مهمی را با ما در میان می‌گذارند ما هیچ توجهی به آنها نمی‌کنیم. بیشتر ما در برخی شرایط طوری رفتار می‌کنیم که اصلا در شان ما نیست و ما اصلا آن نوع رفتار را تایید نمی‌کنیم.

فکر می‌کنم من سبب رفتار ناهنجار خودمان را در برخی شرایط ویژه فهمیده باشم، این رفتارهای ما ناشی از غرق شدن در اندیشه‌های خودمان است.

ما خیلی کار برای انجام داریم، اما از طرف دیگر زمان لازم برای انجام دادن آنها را نداریم و این امر منجر به دو مشکل اساسی می‌شود:

۱ - کارهایمان به نتیجه مطلوب نمی‌رسد. جواب ایمیل‌هایمان را نمی‌دهیم. جواب تلفن‌های دریافتی را نمی‌دهیم بیشتر مواقع به حرف‌های طرف مقابلمان گوش نمی‌دهیم. و این کار ما یک نوع توهین و بی‌احترامی به طرف مقابل به شمار می‌آید.

۲ - ما به طور دائمی در یک حالت نارضایتی زندگی می‌کنیم. احساس بیهودگی و بی‌کفایتی می‌کنیم و از آنرو باعث ناامیدی خودمان می‌شویم.

در هر دو زمینه ما خیلی زود عصبانی می‌شویم. هیچ چیزی ناامید‌کننده‌تر از این نیست که قصد و نیت شما در همه زمینه‌ها خوب باشد، اما نتوانید زندگی خود را برحسب آنها پیش ببرید. درست مانند کودکی که باعث ریخته شدن چیزی می‌شود و سپس زیر گریه می‌زند و می‌گوید: «نمی‌خواستم این‌طوری بشود.» هیچ کدام از کارهای اشتباه ما از روی بدجنسی نیست، اما ما در مقابل هر چیزی که سرعت ما را در پیشبرد کارها کم می‌کند از کوره در می‌رویم یا در برابر خواسته‌هایی که قادر به انجام آنها نیستیم کنترل خودمان را از دست می‌دهیم و عصبانیت‌مان را به خاطر بی‌کفایتی خودمان سر دیگران خالی می‌کنیم.

من از دست نماینده آن بنگاه بزرگ به خاطر تلف کردن ۴۵ دقیقه‌ام عصبانی نبودم، بلکه از دست خودم به خاطر اینکه به مدت طولانی روی خط مانده بودم عصبانی بودم. همچنین، من از دست فرزندانم به خاطر دعوا کردن با یکدیگر خیلی عصبانی نبودم، بلکه بیشتر عصبانیت من به خاطر غرق شدن در پختن کلوچه و پن کیک و همچنین چیدن میز صبحانه و درست کردن آب پرتقال و به طور کلی آماده‌سازی یک صبحانه اساسی بود، اما از آنجایی که من بیش از اندازه خودم را برای درست کردن صبحانه درگیر کرده بودم باعث خرابی آن شدم.

زمان‌بندی مناسب، انجام دادن کارهای کمتر و مقاومت در برابر وسوسه انجام همزمان چندین کار همگی راه‌حل‌های خوب، مهم و دراز مدتی هستند، اما ما به چیزی فراتر از اینها نیاز داریم. ما به یک برنامه ریزی با نظم و انضباط نیاز داریم تا به ما کمک کند که در طول روز روی اهدافمان متمرکز بمانیم. ما به چیزی نیاز داریم که مرتب به ما یادآوری کند ما که هستیم و می‌خواهیم چه کسی باشیم.

این یادآوری‌کننده برای من می‌تواند صدای زنگ ساعتی باشد که خودم آن را کوک کرده‌ام. من این پیشنهاد را به شما نیز می‌دهم، شما نیز می‌توانید ساعت، تلفن یا یک کامپیوتر را طوری تنظیم کنید که هر ساعت زنگ بزند و بعد از صدای هر زنگ یک زمان یک دقیقه‌ای به خودتان بدهید تا از خود بپرسید که آیا من در طول یک ساعت گذشته بازدهی لازم را داشته‌ام یا نه. سپس در طول آن وقفه‌ها برای یک ساعت آینده برای خودتان تعهداتی تعریف کنید. این می‌تواند راه‌حلی باشد برای متمرکز نگهداشتن شما روی کاری که در حال انجام آن هستید.

برای استفاده از آن یک دقیقه راه دیگری هم وجود دارد. بعد از کشیدن یک نفس عمیق از خودتان بپرسید آیا شما در طول یک ساعت گذشته همان فردی بودید که دوست داشتید باشید یا نه؟ سپس در طول آن وقفه با خودتان تجدید عهد کنید نه فقط برای اینکه چه کاری قرار است انجام دهید، بلکه برای اینکه قرار است در طول یک ساعت آینده چگونه فردی باشید. این راه‌حلی است که به شما کمک خواهد کرد تا برای خودتان و دیگران قابل پیش‌بینی باشید.

اگر ما قصد بازگشت به لحظات قبل را داشته باشیم نیاز به وقفه‌های منظم داریم. زمانی که من سر فرزندانم داد زدم بلافاصله پشیمان شدم و این پشیمانی در رفتار متناقض من وقفه ایجاد کرد. آن وقفه درست همان چیزی بود که من نیاز داشتم تا به من یادآوری کند که من از آن نوع پدرها نیستم. هرکاری که در حال انجام آن بودم را متوقف کردم، نشستم و آنها را در بغل گرفتم و به خاطر اینکه صدایم را بالا برده بودم معذرت خواستم.

اگر آن وقفه به جای داد زدن من سر فرزندانم صدای زنگ ساعت بود بهتر نمی‌شد؟ و اگر صدای زنگ قبل از اینکه من عصبانی بشوم بلند می‌شد بهتر نبود؟

اما به احتمال زیاد صدای زنگ شما بیشتر مواقع به موقع نخواهد بود. چه تعدادی از ما درست سر ساعت از کوره در می‌رویم؟

اهمیتی ندارد. از کوره در رفتن و تبدیل به شخصی غیر‌از خودتان شدن، همیشه اتفاق می‌افتد. این اتفاق به طور کلی درطول ساعت‌های مختلف می‌افتد. آن یادآوری‌کننده هر یک ساعت یک بار، آن نفس عمیق، آن سوال در مورد اینکه چگونه شخصی دوست داریم باشیم، شما را در نقشی که برای خود تعریف کرده‌اید پایدار و باثبات نگه می‌دارد.

از خودتان بپرسید آیا دوست دارید کارهای زیادی انجام دهید یا روی چیزهای اشتباه متمرکز بمانید. به عبارت دیگر، منبعی که شما را بی‌ثبات می‌کند مختل کنید و احساس بیش از اندازه غرق شدن در کارهایتان را کاهش دهید. نه تنها با کارهایی که در حال انجام آنها هستید، بلکه با نتایجی که سعی در به بدست آوردن آنها دارید ارتباط مجدد برقرار کنید. در این حالت شما با نشان دادن عکس‌العمل‌های کمتر نتایج بهتری بدست خواهید آورد.وقتی که جان تلفن را پرتاب کرد بلافاصله پشیمان شد و هنوز هم در حال تلاش برای جبران عواقب آن است، زیرا متاسفانه زمانی‌که یک کار خشونت آمیز ناهنجار از ما سرمی‌زند به سرعت تبدیل به داستانی می‌شود که هنجار جدیدی را تعریف می‌کند.

یک راه برای عوض کردن آن داستان وجود دارد، اما این راه مهیج و نمایشی نیست، بلکه سنجیده شده و باثبات و زمان بر است.

ما نیاز داریم که مرتب به خودمان یادآوری کنیم که چه کسی هستیم و در چه جایگاهی قرار داریم، سپس رفتار خودمان را براساس آن جایگاه طوری تعریف کنیم که در هر لحظه از زمان، بدون تناقض و قابل پیش‌بینی باشیم.

* اسم‌ها و برخی جزئیات به دلیل حفاظت از حریم خصوصی افراد عوض شده است.

منبع: Harvard Business Review