نکته مهم در رهبری خوب بودن این است که از همان ابتدا هدف‌های روشن و واضحی داشته باشید تا همه و به ویژه کسانی که به شما پاسخگو هستند، بتوانند دقیقا روی هدف‌های شما فکر کنند و نسبت به آنها اشراف داشته باشند. باید هدف کلی بلندمدت را به همکارانتان مطرح سازید و آن گاه بخش‌های کوچک شده مربوط به دستیابی به هدف را با آنها در میان بگذارید. قدم اول: از خود بپرسید چه اشکالی وجود دارد.

ممکن است هدف‌هایتان را براساس نیازهای پروژه مشخص کرده باشید، اما فراموش کرده باشید که گروه شما به انگیزه و تعهد احتیاج دارد تا کارها را انجام بدهد. آیا از آنها پرسیده‌اید چگونه می‌خواهند پروژه را انجام دهند و کدام بخش از مسوولیت اجرای برنامه را برعهده بگیرند؟ ممکن است به این نتیجه برسید که پروژه را به اشخاص نامناسبی واگذار کرده‌اید، کسانی که علائق و مهارت‌هایشان با شیوه فکری شما همخوانی ندارد. مثلا ممکن است کسی که از او خواسته اید با تامین‌کننده مواد موردنظر شما مذاکره کند مناسب این کار نباشد، ممکن است او به انجام دادن بخش دیگری از پروژه علاقه‌مند باشد. اگر درباره علاقه همکارانتان در زمینه بخش‌های مختلف پروژه سوال کنید، احتمالا اشخاص علاقه‌مندتری را به هر بخش از پروژه اختصاص می‌دهید.

گاه اطلاعاتی را که برای تعیین هدف‌های خود به آن نیاز دارید در اختیار ندارید، با این حال لازم است تا حد امکانات تمام تغییرات را در نظر بگیرید. ممکن است مجبور باشید افق زمانی را که احتمالا به آن احتیاج دارید تا زمان‌بندی خود را تنظیم کنید، مشخص سازید. برای این کار باید از خود بپرسید حداقل زمانی که در اختیار دارید چقدر است. اگر احساس می‌کنید در زمان صرفه جویی کرده‌اید و پیش افتاده‌اید، برای گروه خود پاداش در نظر بگیرید، زیرا کارشان را سریع‌تر از حد انتظار انجام داده اند. این گونه به آنها انگیزه می‌دهید.

قدم دوم: مدیریت براساس هدف‌ها را در نظر بگیرد

مدیریت براساس هدف‌ها، روشی از مدیریت است که پیتردروکر، بزرگ مرد علم مدیریت آن را در اواسط دهه ۱۹۵۰ مطرح کرد. هدف این است که بهره‌وری و اثربخشی سازمانی خود را افزایش دهید. این موضوع تا حدود زیادی در چرخه مدیریت امروز نادیده انگاشته می‌شود.

هدف‌گذاری بخش مهمی‌از مدیریت پروژه است. در این روش به فرآیندهایی که منجر به دستیابی به هدفی ویژه می‌شود، به طور یکسان تاکید می‌شود و در ضمن به تغییرات غیرمنتظره‌ای که ممکن است در مضمون یا شرایط برنامه پیش آید توجه می‌شود. تاثیر اطلاعات جدید هم رعایت می‌شود. سوای اینها باید به طبیعت انسان توجه کنید. این که افراد گروه شما تا چه اندازه مایلند به هدف‌های تعیین شده برسند.

قدم سوم: هدف‌گذاری روشن بکنید

هدف‌هایی که شما برای کارتان در نظر می‌گیرید باید مشخص، قابل اندازه‌گیری، در دسترس، واقع بینانه، مناسب یا نتیجه گرا باشند و در زمان معینی تحقق پیدا کنند. وقتی هدفی را در نظر می‌گیرید یا به کسی کمک می‌کنید تا هدف‌گذاری کند باید آنچه را که اصطلاحا عنوان «اسمارت» گرفته، به ترتیب رعایت کنید.

۱ -خاص و مشخص بودن

وقتی هدفی را در نظر می‌گیرد، ضروری است که درباره شکل و شمایل نتیجه‌ای که به دست می‌آورید اطلاعات روشن داشته باشید. سوالی که باید از خود بکنید این است «از کجا بدانید که به هدف رسیده‌اید؟»، «نتیجه کار چگونه به نظر می‌رسید؟»، «چه احساسی به انسان می‌دهد؟»، «مستلزم حرکت است یا سکون؟» سعی کنید با جزئیات به این سوال‌ها جواب بدهید. هرچه در این مرحله مشخص‌تر عمل کنید، احتمال دسترسی شما به هدف افزایش می‌یابد. سعی کنید به شکل غایی و مشخص هدف دست پیدا کنید. داشتن یک تصویر واحد در ذهن بهتر از داشتن صدها تصویر در آن واحد است.

۲ -قابل اندازه گیری بودن

اگر هدف شما ملموس نباشد، همان طور که بسیاری از هدف‌ها ملموس نیستند، متوجه موفقیت خود نمی‌شوید، مگر آن که با شکل بتوانید آن را اندازه بگیرید. این می‌تواند معیاری مالی، معیاری درصدی یا معیاری ذهنی باشد که شاید از روی میزان رضایت خاطر برداشت شده باشد.

به خاطر داشته باشید اگر معیار نادرستی درنظر بگیرید که با هدف شما بستگی مستقیم نداشته باشد، ممکن است مورد اشتباهی را اندازه بگیرد. برای مثال، اگر می‌خواهید رضایت مشتریان را اندازه بگیرید و درصد افزایش فروش را معیار قرار دهید، ممکن است فکر کنید که به هدف خود رسیده‌اید، این درحالی است که ممکن است رقیب شما از بازار خارج شده باشد.

۳ -در دسترس بودن

بسیار مهم است که هدف در دسترس باشد در غیر این صورت ممکن است افراد شما روحیه شان را از دست بدهند. باید مطمئن باشید که هدف شما قابل دسترسی است. با این حال هدف نباید بیش از اندازه ساده باشد. تعیین هدف در حدی که اشخاص را به تلاش وادار کند به آنها این امکان را می‌دهد که در زمینه‌های کیفی، عملکرد، بهره‌وری و موفقیت در شرایط بهتری قرار بگیرند. بنابراین به هنگام هدف‌گذاری، سخت‌گیری بیش از اندازه نکنید.

۴ -واقع‌بینانه بودن

به خاطر داشته باشید هدف‌های شما باید واقع بینانه باشند تا به کارکنان شما انگیزه تلاش بدهد. واقع‌بین بودن درباره محیطی که هدف‌ها مشخص شده‌اند، بسیار مفید است. زیرا شما را وادار می‌سازد که به موانع و مشکلاتی که ممکن است روی توانایی شما تاثیر بگذارد، توجه داشته باشید. وقتی این واقعیت به درستی ارزیابی شده باشد می‌توانید درباره راه‌های رسیدن به آن فکر کنید.

۵ -مبتنی بر زمان

تعیین مقیاسی زمانی به شما امکان می‌دهد که فرآیندهای کاری خود را مشخص سازید و به آهنگی مشخص برسید. این که بدانید کجا باید تلاش بیشتری بکنید و کجا باید استراحت کرده و از تلاش خود بکاهید موضوع بسیار مهمی ‌است. اگر زمان مشخصی برای تمام شدن پروژه نداشته باشید، این امکان وجود دارد که اولویتی غیرمنتظره از راه برسد و توجه شما را از رسیدن به هدف مورد نظر، به سمت خود منحرف کند.

اگر از روش «اسمارت» استفاده می‌کنید، بدانید که تا زمانی که انگیزه شخصی رسیدن به هدف را نظام‌مند نکنید، امکان به هدف نرسیدن شما وجود دارد.