چالش‌های ورود به عصر دانایی

افشین شهلایی‌مقدم

امروزه مدیریت دانایی به عنوان یکی از ابزارهای مهم و شاید مهمترین ابزار جهت توانمندسازی سازمان‌ها به شمار می‌رود. شماری از محققین، عصر حاضر را دوران عبور از عصر اطلاعات و ورود به عصر دانایی نامیده‌اند. مدیریت دانایی در سازمان‌ها دارای دامنه بسیار گسترده و اشکال متفاوت می‌باشد. با این حال استفاده از راهکارهای مدیریت دانایی همواره با چالش‌های گوناگونی روبه‌رو بوده است. در اغلب موارد، سازمان‌ها بدون درک صحیح چالش‌های فراروی پروژه‌های مدیریت دانایی و تلاش و بسترسازی مناسب برای حل آنها، اقدام به به کارگیری راه‌حل‌های مبتنی بر دانایی نمودند که این امر نه تنها امتیازی برای سازمان ایجاد نمی‌کند، بلکه هزینه‌های گزافی هم بر سازمان تحمیل می‌نماید. شناخت این چالش‌ها یکی از اساسی‌ترین مراحل فرآیند به کارگیری سیستم‌های مدیریت دانایی می‌باشد.

یک رویکرد برای تجزیه و تحلیل چالش‌های فراروی سیستم‌های مدیریت دانایی بازار دانایی می‌باشد که از اوایل قرن جاری به صورت گسترده‌ای مورد توجه قرار گرفت. در این رویکرد دانایی به عنوان کالای ذی‌قیمتی در نظر گرفته می‌شود و تحلیل‌های شبیه‌سازی شده از تحلیل‌های اقتصادی در مورد آن انجام می‌شود.یکی از مراکز مهم دانایی محور سازمان که از دانایی به عنوان اصلی‌ترین مولفه در فرآیندهای خود استفاده می‌نماید، واحد تحقیق و توسعه می‌باشد. از این رو بررسی چالش‌های فراروی سیستم‌های مدیریت دانایی به عنوان مهم‌ترین سیستم در مدیریت امروز امری حیاتی و کلیدی است.

چالش‌های مدیریت دانایی

اکثر سازمان‌ها بی‌توجه به زیرساخت‌های فرهنگی مورد نیاز جهت پیاده‌سازی مدیریت دانایی اقدام به ایجاد سیستم‌های مدیریت دانایی در سازمان کردند و در نتیجه بسیاری از پروژه‌های مدیریت دانایی شکست خورده و هیچ موفقیتی در زمینه بهبود اشتراک دانایی در سازمان به وجود نیامد. پس از صرف بیش از سه میلیارد دلار روی نرم‌افزارها و خدمات مهندسی مدیریت دانایی در سطح سازمان‌ها در دهه نود میلادی، اکنون در مورد میزان اثربخشی پروژه‌های مدیریت دانایی در بین مدیران سازمان‌ها تردید فراگیری حاکم شده است. در نتیجه مدیران دریافتند که انجام ندادن پروژه‌های مدیریت دانایی سودمندتر از انجام آنها می‌باشد؛ اما با این حال هزینه‌های ناشی از عدم اشتراک دانایی سازمانی بسیار مخرب و کمرشکن می‌باشند و در عرصه‌های کلیدی همانند نوآوری در عرصه خدمات به مشتریان، آموزش و یادگیری مجدد، هزینه‌های بسیار سنگینی به سازمان تحمیل می‌کند.

بر اساس مطالعه صورت گرفته در آمریکا وکانادا به طور میانگین ۶ درصد درآمد سازمان بر اثر عدم دسترسی اثربخش به دانایی از بین می‌رود. راهکار این مساله عدم سرمایه‌گذاری روی مدیریت دانایی نیست، بلکه افزایش اثربخشی در سرمایه‌های دانایی سازمان می‌باشد. این مساله با تمرکز بیشتر روی دو مساله کلیدی به دست می‌آید. اول آنکه مدیران ارشد دیدگاهی روشن از مسائل کسب وکار خود و دانایی مورد نیاز جهت حل آنها به دست آورند. دوم آنکه مدیران اجرایی و رده میانی سازمان، دیدگاه روشنی از دلایل عدم جریان صحیح دانایی برای حل مسائل کسب و کار داشته باشند.

معضلات و چالش‌های فراروی اشتراک دانایی در واحدهای تحقیق و توسعه سازمان‌ها

امروزه واحدهای تحقیق و توسعه به عنوان بخش استراتژیک و دانایی محور سازمان محسوب می‌شوند. از این رو این بخش‌ها نیازمند نگاه دقیق تر و حساس‌تر از نظر چگونگی مدیریت دانایی هستند. این نکته را نباید فراموش کرد که یکی از مهم‌ترین و شاید مهم‌ترین مولفه‌ای که در واحدهای تحقیق و توسعه به کار گرفته می‌شود، دانایی می‌باشد. در زیر به بررسی برخی از چالش‌های فراروی سیستم‌های مدیریت دانایی در واحدهای تحقیق و توسعه می‌پردازیم.

عدم راه‌اندازی سازوکارهای تدوین دانایی

در سازمان‌های پیشروی امروزی کلیه کارکنان در فرآیندهای تحقیق و توسعه حضور اثرگذار و کارا دارند و سعی می‌کنند با حضور در این فرآیندها و اشتراک دانایی خود در نوآوری و ارائه کالاها و خدمات خلاقانه، سازمان را یاری دهند.

اما در بسیاری از سازمان‌ها نیروی انسانی ماهر با این سردرگمی‌ روبه‌رو هستند که چگونه و کجا می‌توانند به تدوین دانایی خود پرداخته و فرآیند تکوین و بهبود دانایی خود را طی کنند. برای حل این چالش می‌توان از یک الگو با زیرساخت‌های سخت‌افزاری (فن‌آوری اطلاعات) و فرهنگی (استانداردها و مقررات) استفاده کرد که به اصلاح فرآیندهای کاری بپردازد و فرآیند اشتراک و ذخیره دانایی را اصلاح نماید.

کمبود محرک‌ها جهت اشتراک دانایی

در بسیاری از سازمان‌ها نیروی انسانی ماهر و صاحبان تجربه و دانایی انگیزه‌ زیادی جهت ارائه و اشتراک دانایی خود با دیگران ندارند. این مساله مهمترین دلیل شکست پروژه‌های مدیریت دانایی می‌باشد. زمانی‌که کارکنان در سازمان احساس کنند که اشتراک گذاشتن دانایی نه تنها موقعیتی برای آنها ایجاد نمی‌کند، بلکه می‌تواند به تهدیدی برای عملکرد روزانه آنها بدل شود؛ از اشتراک دانایی و تجارب خود پرهیز می‌کنند. بنابراین ایجاد یک سری فعالیت‌های فرهنگی جهت تشویق کارکنان، استفاده از سیستم‌های انگیزشی جذاب و نوین تغییرات در سیستم ترفیع سازمانی می‌تواند جهت حل این چالش مفید و راهگشا باشد.

بی‌توجهی به منابع دانایی خارج از سازمان

یکی از مهم‌ترین زمینه‌هایی که امروزه در سازمان‌ها مطرح شده است، برونسپاری (Outsourcing) فعالیت‌ها است. این مساله به سازمان کمک می‌کند تا علاوه بر کاهش هزینه‌ها و افزایش اثربخشی و کارآیی فعالیت‌ها، گستره استراتژیک خود را نیز گسترش دهد و مرزهای جدید دانایی و همکاران جدیدی را کشف نماید. علاوه بر این در بسیاری از مواقع استفاده از منابع خارجی جهت تجزیه و تحلیل‌های اساسی و کلیدی اطلاعات می‌تواند تنها راه‌حل موجود فراروی سازمان باشد.

اخیرا برونسپاری فعالیت‌های تحقیق و توسعه در سطح گسترده‌ای مطرح شده است و سازمان‌های پیشرو، اقبال گسترده‌ای به این مقوله نشان داده‌اند. با این حال همچنان در بسیاری از کشورها و سازمان‌ها از این پدیده غفلت می‌شود، این یکی از چالش‌های اساسی فراروی سیستم‌های مدیریت دانایی در واحدهای تحقیق و توسعه است.

عدم کارآیی سیستم انتقال

یکی از مهم‌ترین اصول در سیستم‌های دانایی محور، دستیابی به دانایی مورد نیاز برای فرد مناسب در زمان مناسب است.

این اصل در واحدهای تحقیق و توسعه به جهت طبیعت خلاق و نوآور اهمیت صد چندان پیدا می‌کند. در زمینه تحقیق و توسعه عدم دستیابی به دانایی مورد نیاز در زمان مناسب، ممکن است پروژه ایجاد یک محصول نوآورانه را مختل یا دچار شکست نماید یا اینکه سودآوری یک محصول را به جهت ناتوانی در رساندن به موقع آن به بازار کاهش دهد یا حتی در محیط سنگین رقابتی کسب و کار یک فرصت را تبدیل به یک تهدید نماید.

در بسیاری از موارد افرادی که نیازمند دانایی هستند، باید ساعت‌ها وقت خود را صرف یافتن افراد خبره موردنظر یا فرآیندهای مرتبط با دانایی مورد نظر کنند؛ یا اینکه بین صدها پرونده و مستندات موجود به جست‌وجوی اطلاعات مرتبط با موضوع موردنظر بپردازند که در نهایت هم با دانایی حاوی اطلاعات نادقیق و تاریخ گذشته مواجه می‌شوند. برای غلبه بر این وضعیت علاوه بر فعالیت‌های مبتنی بر فرهنگ‌سازی جهت شناسایی منابع دانایی به کارکنان، باید از ابزارهای جدید مبتنی بر فن‌آوری اطلاعات که راهکارهایی مانند مدیریت محتوا و مدیریت مستندات فراهم می‌کند؛ جهت تسریع و تسهیل فرآیندهای انتقال دانایی استفاده کرد. البته قبل از همه اینها باید فرآیندهای مدیریتی جهت بسترسازی، خلق و بسط و توسعه دانایی سازمانی و همچنین ارزیابی و اندازه‌گیری منابع دانایی سازمانی ایجاد شود.

عدم درک ارزش‌مندی دانایی

با تمام مطالبی که راجع به اهمیت دانایی در سازمان‌ها به طور اعم و در واحدهای تحقیق و توسعه به صورت اخص گفته شد، ولی همچنان اهمیت دانایی و صاحبان دانایی در سازمان‌ها نامشخص و بعضا ناپیدا است.در سازمان‌ها از یک سو کارکنان ماهر و نخبه به اهمیت دانایی در اختیار خود واقف نیستند و از سوی دیگر کارکنان نیازمند دانایی، به دلایل مختلف جهت حل مشکلات روزمره به استفاده از منابع دانایی انسانی و غیرانسانی تمایلی نشان نمی‌دهند. این مساله از مهم‌ترین چالش‌های فراروی مدیریت دانایی و اشتراک دانایی سازمانی می‌باشد.

نمایش اهمیت دانایی به عنوان سرمایه کلیدی سازمان‌های امروزی جهت توسعه و نوآوری، نیازمند بسترهای مدیریتی و سازمانی است که دستیابی به آن مستلزم برنامه استراتژیک درازمدت می‌باشد. تغییر فرهنگ سازمانی از جمله تغییرات زمانبر و هزینه‌بر بوده و اجرای آن تفکر سیستمی‌ و صبورانه‌ای را توسط مدیریت ارشد سازمان می‌طلبد.

کمبود آگاهی مشتریان در مورد دارایی‌های دانایی محور سازمان

یکی از مهم‌ترین کارکردهای واحدهای تحقیق و توسعه به ویژه در سازمان‌های خدماتی، ارائه دانایی مناسب درباره محصولات و خدمات خود به مشتریان و بازار است. این امر باعث می‌شود تا سایر ذی‌نفعان به ویژه مشتریان در فرآیند خلق ارزش سازمان حضور داشته باشند، اما این مساله نیز با چالش‌های زیادی روبه‌رو است. بسیاری از مشتریان و شرکای تجاری سازمان از وجود دانایی موجود و اینکه می‌توانند به شکل رایگان دانایی مورد نیاز خود را دریافت کنند، آگاه نیستند. این در حالی است که بسیاری از مشتریان تصور می‌کنند در صورت درخواست دانایی، هزینه‌های بسیاری را متحمل می‌شوند. به این منظور سازمان باید در برنامه‌های مشتری‌گرایی خود تغییراتی جهت معرفی و ارائه منابع دانایی موجود به مشتریان ایجاد کند.

ایجاد فرهنگ مشتری محور در سازمان، فرهنگ‌سازی و ایجاد مقررات و استانداردهای رفتار با مشتریان و استفاده از ابزارهای نوین هوش سازمانی مبتنی بر راهکارهای فن‌آوری اطلاعات مانند راه‌اندازی مرکز تماس‌ها و مدیریت ارتباط با مشتری، از جمله راه‌حل‌های این چالش می‌باشد.

عدم هماهنگی مابین سیستم‌های دانایی محور

استفاده از سیستم‌های مدیریت دانایی نوین و همگام‌سازی سازمان با پیشرفت‌های فناوری از ضرورت‌های سیستم‌های مدیریت دانایی در دنیای امروز است. واحدهای تحقیق و توسعه هم به عنوان طلایه‌داران پیشرفت و نوآوری در سازمان‌ها باید همگام با پیشرفت فناوری، توسعه سازمانی را نیز ایجاد نمایند و در راستای برقراری تناسب بین این دو مقوله تلاش کنند.مشکل بزرگ، زمانی ایجاد می‌شود که تعادل مابین سرعت پیشرفت سازمانی و پیشرفت ابزارهای مورد استفاده برقرار نمی‌شود. در نتیجه سازمان خود را مواجه با تعداد زیادی از پایگاه‌های داده با همپوشانی و تداخل با یکدیگر می‌بیند. در این وضعیت فهم حقیقی دانایی سازمان بسیار دشوار و در عین حال غیرممکن می‌شود. از این رو سازمان باید به مهندسی مجدد فرآیندها، به‌روزرسانی امکانات سخت‌افزاری موجود و حتی‌الامکان ایجاد یک منبع واحد جهت ذخیره اطلاعات و مستندات بپردازد.

کمبود واسطه‌ها (توانمندسازها)

تجربه نشان داده است که نیروی انسانی ماهر در سازمان به صورت مداوم مورد مراجعه قرار می‌گیرند و بارها به یک پرسش پاسخ می‌دهند. این مساله علاوه بر اینکه زمان بسیاری را از نیروی انسانی ماهر در سازمان می‌گیرد، باعث خستگی و بی‌حوصلگی نیروی انسانی ماهر می‌شود و در نتیجه کاهش اثربخشی و بهره‌وری نیروی انسانی ماهر را در پی دارد.

برای حل این چالش می‌توان با ایجاد واسطه‌های دانایی، بدون مزاحمت برای نیروی انسانی ماهر، افراد را به منابع دانایی و مستندات مناسب راهنمایی کرد. این واسطه‌ها به تسهیل فرآیندهای منتهی به دانایی می‌پردازند و دستیابی کارکنان به منابع دانایی را در کوتاه‌ترین زمان امکان‌پذیر می‌کنند.

عدم حمایت از دارایی‌های معنوی

چالش مهم دیگر در مدیریت دانایی در واحدهای تحقیق و توسعه سازمانی، عدم حمایت معنوی از دستاوردهای دانایی‌محور سازمان می‌باشد. در بسیاری از سازمان‌ها پس از دستیابی به یک دستاورد نوین، فقدان حمایت معنوی باعث می‌شود تا رقبا بی‌توجه به ارزش آن دستاورد، اقدام به تقلید و بهره‌برداری از آن نمایند. این مساله نه‌تنها منافعی برای سازمان در پی ندارد؛ بلکه باعث ناامیدی و سرخوردگی در بین نیروی انسانی سازمان می‌شود و فرهنگ ابتکار و نوآوری را در سازمان و نیز مزیت رقابتی دستاورد دانایی محور را از بین می‌برد و سازمان‌های رقیب با انعطاف‌پذیری و سرعت بالاتر می‌توانند سهم بیشتری از بازار تصاحب کنند. بنابراین جلوگیری از خروج سرمایه‌های معنوی از وظایف بسیار مهم سازمان می‌باشد.

امروزه سیستم‌های مدیریت دانایی به شکل فراگیر در سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند؛ اما موفقیت به‌کارگیری این سیستم‌ها مستلزم شناخت صحیح از محیط و بسترهای سازمانی مورد نیاز برای پیاده‌سازی مدیریت دانایی است. درک این نکته که مفهوم دانایی یک مفهوم آمیخته با انسان است، اهمیت این بررسی را بیش از پیش مشخص می‌کند. شناخت و رفع چالش‌های اشتراک دانایی اساسی‌ترین نیاز پیاده‌سازی مدیریت دانایی است. در آینده می‌توان با گسترش راهکارهای این چالش و همین طور بررسی چالش‌ها در سایر مراحل مدیریت دانایی گام موثری در استفاده بهینه از مدیریت دانایی برداشت.

منابع در دفتر روزنامه موجود است