دستیابی به موفقیت با محیط کاری انعطاف‌پذیر
منبع: ibm.com
در دنیای پر از ارتباطات امروزی، کارکنان انتظار دارند که امکان کار کردن در هر جایی، در هر زمانی و با هر وسیله‌ای برایشان فراهم باشد. هر کدام از این نقاط تماس الکترونیکی (وسایل همراه)، مسائل امنیتی مربوط به خود را به همراه می‌آورند.
مترجم: محمدجعفر نظری
منبع: ibm.com
در دنیای پر از ارتباطات امروزی، کارکنان انتظار دارند که امکان کار کردن در هر جایی، در هر زمانی و با هر وسیله‌ای برایشان فراهم باشد. هر کدام از این نقاط تماس الکترونیکی (وسایل همراه)، مسائل امنیتی مربوط به خود را به همراه می‌آورند. در این محیط انعطاف‌پذیر، سازمان‌ها چگونه باید بین فرصت افزایش بهره‌وری و افزایش احتمال تهدیدات تعادل ایجاد کنند؟ و آیا انجام این کار با صرف منابع مالی معقول و مناسب،ممکن است؟ این محیط تازه و گسترده باید در یک کلام قابل مدیریت باشد.
محیط کاری انعطاف‌پذیر
محیط امروزی کار در سازمان‌ها محیطی مجازی و در عین حال فیزیکی است که ارتباطات چندسویه و همکاری ویژگی اصلی آن است و کارکنان را بر آن می‌دارد که چابک‌تر باشند و کارهای خود را در هر زمان و مکانی به انجام برسانند. شرکت آی. بی. ام. به تازگی در پیمایشی دیدگاه‌های ۶۷۵ مدیر ارشد اجرایی و مدیر فناوری اطلاعات را در سازمان‌های بزرگ و صنایع مختلف در کشورهای استرالیا، چین، هند، ژاپن، انگلستان و ایالات متحده آمریکا برای دستیابی به آگاهی‌های تازه‌ای در رابطه با محیط کاری انعطاف‌پذیر و آنچه موفق‌ترین سازمان‌ها در این محیط انجام می‌دهند، مورد بررسی قرار داده است.
مدیران مورد نظر بیان داشته‌اند که محیط کاری انعطاف‌پذیر واقعیتی تازه است.
۷۱ درصد این مدیران برای توجه به این امر اولویت قائل شده‌اند. اکثریت آنها انتظار دارند که روی تمام ویژگی‌های محیط کاری انعطاف‌پذیر در یکی دو سال آینده سرمایه‌گذاری شود. افزون بر این، اکثریت این مدیران انتظار دارند که محیط انعطاف‌پذیر بهره‌وری و امنیت را افزایش دهد.
اما چند چالش مهم باید در این رابطه مورد توجه قرار گیرند که عمده‌ترین آنها ملاحظات امنیتی و ملاحظات مربوط به هزینه‌ها هستند. اما جالب است که مبحث امنیت در عین حال که یک مزیت کلیدی است محل چالش بزرگی برای سازمان نیز هست. این تناقض ظاهری حاکی از ماهیت محیط انعطاف‌پذیر است که از یک سو امنیت را با گسترش دسترسی‌ها از طریق وسایل مختلف دچار چالش می‌کند و از طرفی دیگر با به کار گیری فناوری‌هایی همچون مجازی‌سازی محیط کاری را امن‌تر از همیشه کرده است.
تجارب موفق دوراندیشان
با اینکه انعطاف محیط کار پیچیدگی خاصی دارد، اغلب مدیران در پی یافتن راه‌هایی برای بهره‌برداری بهتر از این فرصت برای افزایش کارآیی و اثربخشی سازمان خود هستند. مدیران ارشد و مدیران فناوری اطلاعات می‌خواهند بدانند که رقبای آنها چگونه از محیط کاری انعطاف‌پذیر بهره‌برداری و آن را مدیریت می‌کنند.
تحلیل خوشه‌ای داده‌های پیمایش ما نشان می‌دهد که سازمان‌ها را از جهت واکنشی که در برابر محیط انعطاف‌پذیر از خود نشان می‌دهند به چهار دسته به شرح زیر می‌توان تقسیم کرد:
گروه اول: دوراندیشان (۹ درصد). ۲۰ درصد افزایش بهره‌وری و صرفه‌جویی در هزینه‌ها در این گروه از سازمان‌ها رخ داده است. این سازمان‌ها استراتژی‌هایی برای استفاده از وسایل همراه و انعطاف در محیط کار داشته و دورکاری را به بالاترین وجه مورد پشتیبانی قرار داده‌اند و بیشترین تعداد وسایل همراه را به کار گرفته‌اند.
گروه دوم: پیروان سریع: (۱۹ درصد). در این گروه بهره‌وری ۱۰ درصد افزایش و هزینه‌ها ۱۰ درصد کاهش یافته است. این سازمان‌ها به طور خاص از راهبردهای مجازی سازی و نرم‌افزارهای خدمات از راه دور استفاده کرده‌اند.
گروه سوم: اکثریت (۶۳ درصد). این گروه بهره‌وری ۶ درصد افزایش و هزینه‌ها ۶ درصد کاهش داشته است. اما رویکرد این گروه نسبت به محیط انعطاف‌پذیر محدودتر و ریسک‌گریزتر است.
گروه چهارم: جاماندگان (۶ درصد). این گروه ابتکارات تاکتیکی و خرد را در این رابطه به کار گرفته و بهبودهایی کمتر از یک درصد داشته‌اند. برای درک بهتر دوراندیشان، ضروری است که بدانیم سازمان‌های موفق در هر کدام از سه محور کلیدی زیر به نقاط مطلوب خود نزدیک می‌شوند:
• افزایش بهره‌وری
• امن سازی محیط کاری انعطاف‌پذیر
• تحقق بخشیدن به کارآیی هزینه‌ها (صرفه‌جویی)
افزایش بهره‌وری
با استفاده از وسایل همراه
استفاده از وسایل همراه محیط کار انعطاف‌پذیر را تحقق می‌بخشد. اغلب کاربران این ویژگی را از سازمان انتظار دارند. ابزارهایی که کاربران را مورد پشتیبانی قرار می‌دهند (نرم‌افزار و اطلاعات) باید بدانند که کسب‌‌و‌کار در کجا رخ می‌دهد. اکثریت گسترده‌ای از دوراندیشان با درک این فرصت استراتژی‌های سیار روشن و تعریف شده‌ای را اتخاذ کرده‌اند و تاکتیک‌های کلیدی را سریع‌تر از رقبای خود به اجرا می‌رسانند.
ابتکارآتی که در عملکرد سازمان در ارتباط با استفاده از وسایل همراه نقش دارند
دوراندیشان در استفاده از وسایل نوظهور همراه و سیستم عامل‌ها و بسترهای نرم‌افزاری سرعت قابل توجهی دارند. آنها می‌دانند که روند استفاده از وسایل شخصی (BYOD) در حال گسترش است. آنها به جای ایجاد محدودیت در استفاده از این وسایل، مجموعه‌ای از وسایل متنوع را مورد پشتیبانی قرار می‌دهند. سازمان‌های پیشرو بر بسترهای نرم‌افزاری مربوط به وسایل همراه سرمایه‌گذاری می‌کنند و مخازن نرم‌افزاری آنها از همکاری‌های از راه دور بین کارکنان پشتیبانی می‌کند.
بهبود همکاری از طریق کسب‌‌و‌کار اجتماعی
دوراندیشان به شدت بر بهبود عملکرد سازمان خود از طریق همکاری تاکید می‌کنند. آنها از کسب‌‌و‌کار اجتماعی برای تقویت ارتباطات دوسویه و به اشتراک گذاری اطلاعات هم در درون مرزهای یک سازمان و هم بین سازمان‌ها و فراتر از مرزهای آنها استفاده می‌کنند. با رشد استفاده از همکاری اجتماعی، دوراندیشان تکیه کمتری بر فناوری‌های قدیمی‌تر (همچون رایانامه) دارند.
پشتیبانی از بهره‌وری کارکنان
برای حفظ سطح بهره‌وری، فناوری جمعی باید مستمرا و به صورت مخفی و هماهنگ مشغول به کار باشد. اگر فناوری به گمراهی کشانده شود، مدیران ارشد و مدیران فناوری اطلاعات باید اقدامات اصلاحی را به شکلی سریع و باصرفه انجام دهند. اکثریت دوراندیشان به راهکارهای مجازی سازی گرایش پیدا کرده‌اند تا خدمات را مورد پشتیبانی قرار دهند. افزون بر این، این سازمان‌های پیشرو در پی یافتن راه‌هایی برای مجازی سازی از طریق رایانش ابری هستند.
دوراندیشان همچنین در حال یکپارچه‌سازی فرآیندهای خدمات از طریق ابزارهای انعطاف‌پذیر خودکارسازی در محیط کار هستند تا هزینه‌های پشتیبانی از این خدمات را کاهش دهند. آنها روش‌های خدمت‌رسانی دانشی و اطلاعاتی را نیز برای حل مسائل مربوط به فناوری اطلاعات به کار می‌گیرند؛ روش‌هایی که از طریق آنها کارکنان می‌توانند پرسش‌های خود را با نخبگان درون و بیرون از سازمان مطرح کنند و پاسخ خود را دریافت دارند.
امن سازی محیط کاری انعطاف‌پذیر
مدیران تحت پیمایش گزارش دادند که امنیت بزرگ‌ترین و ملموس‌ترین چالش در محیط کار است. دوراندیشان می‌دانند که محیط کاری انعطاف‌پذیر بیش از هر محیط‌دیگری امنیت دارد. اکثریت دوراندیشان گام‌هایی را برای رمزگذاری و امن‌سازی سیستم‌ها، داده‌ها و وسایل ارتباطی خود برداشته‌اند.
طرح‌هایی برای بهبود امنیت
با افزوده شدن هر کدام از نقاط دسترسی (وسایل الکترونیکی تازه) مرز امنیتی گسترده‌تر می‌شود و استفاده از وسایل همراه هم تعداد این نقاط را به شدت افزایش می‌دهد. به جای تلاش برای هضم شدن در روند استفاده از وسایل شخصی، دوراندیشان با رویه‌ها و سیاست‌های امنیتی به استقبال این امر می‌روند تا امکان دسترسی کاربران به داده‌های سازمانی با استفاده از وسایل همراه فراهم شود.
امنیت وسایل همراه همه چیز از توسعه و تقویت راهنماهای رمزگذاری تا ایجاد سیاست‌هایی جامع برای پشتیبانی از وسایل همراه و همچنین فناوری شناسایی الکترونیکی افراد (با اثر انگشت و قرنیه چشم و مانند اینها) را در بر می‌گیرد.
مجازی سازی همچنین می‌تواند کنترل بیشتری بر داده‌ها و نرم‌افزارها را فراهم کند؛ زیرا داده‌ها و نرم‌افزارها هیچ گاه مرکز داده‌ها را رها نمی‌کنند، بلکه در مجازی سازی دسترسی به نرم‌افزارها و داده‌ها از راه دور و از طریق یک رایانه شخصی، لپ تاپ یا تبلت را ممکن می‌کند.
معیارهای امنیتی را می‌توان به صورت مستمر و جامع با استفاده از فرآیندهای روزآمدسازی، کاهش هزینه‌های تامین امنیت و تطابق با استانداردها به کار گرفت.
ایجاد صرفه جویی در هزینه‌ها
در میان دوراندیشان، یعنی سازمان‌هایی که بیش از ۲۰ درصد از نظر بهره‌وری و صرفه جویی در هزینه‌ها موفقیت داشته‌اند، برون سپاری این فعالیت‌ها بسیار رایج بوده است. دوراندیشان بیش از دیگر سازمان‌ها بخش فناوری اطلاعات خود را برون سپاری می‌کنند و سه برابر دیگران در برون سپاری کل محیط فناوری اطلاعات خود فعالیت داشته‌اند. سازمان‌هایی که برون سپاری می‌کنند به صورت گسترده‌تری از جهت ارتباطات همراه، همکاری و پشتیبانی از کاربران خرد
بهره گرفته‌اند.
برون سپاری می‌تواند یک راه اثربخش برای برطرف کردن نگرانی‌های مدیران ارشد و مدیران فناوری اطلاعات درخصوص ظرفیت‌های منابع و مجموعه مهارت‌های مورد نیاز در میان بخش‌های یک سازمان بسیار اثربخش باشد. دوراندیشان از طریق برون سپاری می‌توانند از مزایای تخصص و دانش افرادی از بیرون سازمان در رابطه با ابزارهای دردسترس نیز استفاده کنند و از این طریق به کارکنان بخش فناوری اطلاعات در درون سازمان خود تمرکز بیشتری برای پرداختن به مسائل مهم کسب‌‌و‌کار اعطا نمایند و سرمایه را به درون سازمان بازگردانند.
چگونه دوراندیش شویم؟
اما مدیران ارشد سازمان‌ها و مدیران فناوری اطلاعات چگونه باید در پی گسترش انعطاف‌پذیری محل کار و افزایش بهره‌وری باشند و در عین حال هزینه‌ها را نیز افزایش دهند؟ پاسخ این است که آنها باید از دوراندیشان الگوبرداری کنند.
دوراندیشان حرکت‌هایی سریع و پرشتاب را برای استفاده از قابلیت‌های وسایل همراه و همکاری و پشتیبانی از ارتباطات از راه دور کارکنان با سازمان به عمل می‌آورند. آنها در حال تدوین استراتژی‌های جامعی برای محیط‌های کسب‌‌و‌کار هستند؛ استراتژی‌هایی که در راستای اهداف خرد و کلان کسب‌‌و‌کار قرار دارند.
اهمیت استراتژی
با اینکه بسیاری از سازمان‌ها در حال پیاده‌سازی قابلیت‌هایی انعطاف‌پذیر برای محیط‌های کاری هستند، دوراندیشان تاکید خود را به تدوین و اجرای استراتژی‌های محیط کار انعطاف‌پذیر معطوف می‌دارند که هم‌راستا با استراتژی‌های محوری کسب‌‌و‌کار باشند. دوراندیشان دیدگاه کلان‌تر و جامع‌تری دارند و سرمایه‌گذاری‌های یکپارچه‌ای را به عمل می‌آورند.
مطالعه موردی: یک بانک دوراندیش در ایالات متحده یک استراتژی را برای محیط کاری انعطاف‌پذیر به وجود می‌آورد.
با افزایش تعداد کارکنانی که وقت خود را بین حضور در محل کار و کار در منزل تقسیم می‌کنند، یک بانک در ایالات متحده در جهت بهبود پشتیبانی برای حمایت از به کارگیری وسایل همراه تلاش کرد. همزمان، این بانک اولویت بالایی به حفظ یک ساختار مدیریتی استوار و متمرکز اختصاص داد که به افزایش امنیت، حفظ حریم خصوصی افراد و تطابق با استانداردها تعهد زیادی نشان می‌داد.
برای شروعی صحیح بانک باید تصویری دقیق از محیط کاری جاری خود را ترسیم می‌کرد و بهترین فرصت‌ها را برای انعطاف‌پذیر‌تر کردن محیط کاری تعیین نماید. روش‌ها و ابزارهای تحلیلی پیچیده‌ای که فعالیت‌های کاربران را به صورت گمنام طی دوره‌های زمانی خاصی ثبت و ضبط می‌کرد نشان دهنده یک زیرساخت خدمت‌دهی ناکارآمد بود که مجموعه‌ای از ۲۶۰۰ نرم‌افزار را مورد پشتیبانی قرار داد. تنها دوسوم از این نرم‌افزارها به صورت فعال مورد استفاده قرار گرفتند.
خلق یک راهکار نرم‌افزاری مجازی در عین تسهیل پیکربندی فناوری اطلاعات سازمان تا ۶۰ درصد به عملکرد بهتر در ارائه خدمات با هزینه‌های کمتر کمک کرد و هزینه‌های نگهداری را نیز کاهش داد. بانک با تغییر نرم‌افزارهای خود به ویندوز ۷ در استراتژی کلی محیط کار خود توانست از اتلاف زمان، انرژی، هزینه و تحمل ریسک بالا در این پروژه اجتناب کند. بانک همچنین پشتیبانی از خدمات همراه را برای وسایل متنوع‌تری فراهم کرده و اقدامات امنیتی قدرتمندتری را در سبد خدمات نرم‌افزاری خود درنظر گرفت تا تطابق با استانداردها را با هزینه‌های کمتری تجربه کند.
رویکرد کل‌نگر و استراتژیک بانک نسبت به انعطاف در محیط کار آن را در میان دوراندیشان قرار داده است. این بانک بهبودهای قابل‌اندازه‌گیری چشمگیری را در تمامی نواحی کلیدی سه‌گانه خود گزارش کرده است؛ یعنی توانسته است که بهره‌وری نیروی کار، امنیت و صرفه جویی در هزینه‌های ارائه خدمات و نگهداری سخت‌افزارها و نرم‌افزارها را به میزان قابل توجهی افزایش دهد.
ارسال نظر