وقت آن شده تا در شغل خود نقشی اجتماعی ایفا کنیم

مترجم: مهرداد واشقانی فراهانی

شبکه‌های اجتماعی یا همان رایانش اجتماعی، همواره به عنوان فعالیتی شخصی و خصوصی دیده شده یا درحیطه شرکت‌ها به عنوان تیم بازاریابی به آنها نگاه شده است. بخش فناوری اطلاعات، یک شرکت همواره با سوال امنیت، حفاظت اطلاعات و قابلیت اجرایی شرکت سرو کار دارند. با این حال برای تعدادی از سازمان‌های پیشرو، شبکه‌های اجتماعی توانسته فرصتی برای افزایش مدیریت دانش، مدیریت و حفظ استعدادها و افزایش فراگیری سازمانی به حساب آید. امروز بیش از هر زمان دیگری کارمندان، فناوری‌های شخصی، برنامه‌های کاربردی و دستگاه‌هایی از این قبیل را از بیرون محیط کاری به دفتر خود می‌آورند. اگر شرکت‌ها بتوانند این عمل را تسهیل بخشند، چنین فناوری‌هایی می‌تواند به اشتراک گذاری جمعی دانش و افزایش رضایت شغلی بینجامد. بر اساس تحقیقی که توسط انجمن یونیسز در مورد کارآیی و مصرف فناوری اطلاعات صورت گرفته است، تقریبا نیمی از مدیران اجرایی تجارت جهانی(۷۴ درصد) اعتقاد دارند کارمندان برای اهداف بازرگانی باید از فناوری استفاده کنند؛ بیش از سه چهارم(۷۵ درصد) نیز گفتند که چنین کاری برای روحیه کاری کارمندان مفید است.

به علاوه، در نتیجه انقلاب فناوری که باعث کار سیار وانعطاف‌پذیر شده است، امروزه، بسیاری از کارمندان از لحاظ جغرافیایی پراکنده هستند و به اشتراک گذاشتن اطلاعات در یک سازمان از هر زمان دیگری بیشتر مورد نیاز است. در حالی که چنین شکافی باعث چالش‌هایی در زمینه‌های امنیت، حریم خصوصی و حفظ اطلاعات شده است، اما با یک استراتژی دقیق و استفاده از رایانش اجتماعی می‌توان انقلابی مثبت درهر سازمانی به وجود آورد.

مشکلات موجود در استفاده ازرسانه‌های اجتماعی در شرکت‌ها

هنوز بیش از ۷۰ درصد از سازمان‌ها امکان دسترسی به رسانه‌های اجتماعی برای فعالیت‌های شخصی را منع کرده‌اند.مشکل اساسی در استفاده از رسانه‌های اجتماعی در محیط‌های کار ترس از دست دادن کنترل جریان اطلاعات به عموم مردم است. این تهدیدی بسیار بزرگتر از درز اطلاعات و این عقیده است که ابزار رسانه‌های اجتماعی باعث افزایش وقت تلف شده توسط کارمندان می‌شود.

برای همه ما پیش آمده است که بعضی وقت‌ها غرق در استفاده شخصی از رسانه‌های اجتماعی در دفترکار شویم، گاهی وجود این برنامه‌ها در کامپیوتر شما باعث می‌شوند تا ترغیب شوید از آخرین اخبار و شایعات اینترنتی مطلع شوید.. این کار‌ها می‌تواند باعث از دست دادن تمرکز و دقت شما در سر کار شود.

جدا از نگرانی‌هایی که در مورد کاهش بهره‌وری مطرح است، سرعت انتشار اطلاعات، چه خوب و چه بد، در فضای مجازی هم مدت‌ها است که به دغدغه‌ای برای سازمان‌های بزرگ تبدیل شده است. فناوری شبکه‌های اجتماعی باعث افزایش سرعت در گسترش اطلاعات و به شکل بالقوه‌ای باعث تسریع گردش اطلاعات مخرب یا غلط در فضای اینترنت شده است.

بر اساس تحقیقی که دلوتی انجام داده، تقریبا سه چهارم کارمندان معتقد هستند که امروزه می‌توان از طریق رسانه‌های اجتماعی شهرت یک کارخانه را زیر سوال برد. به این مساله باید خطر رو به افزایش درز اطلاعات امنیتی از جانب کارمندان دور کار و آنهایی که از لحاظ اجتماعی فعال هستند، افزایش حوادث هک در شرکت‌های بزرگ توسط گروه‌های سازمان یافته و مسائل مربوط به پهنای باند که به نوعی اثرات جانبی رسانه‌های ارتباطی توانگر محسوب می‌شوند را اضافه کرد. بنابراین هیچ جای تعجبی ندارد که اکثر اعضای هیات مدیره شرکت‌ها بابت ارتباط اجتماعی سایبری در دنیای امروزی نگران باشند.

جلوگیری از یک فاجعه اجتماعی

در حالی که این ترس‌ها قابل توجیه است، اما در اصل این رویکرد اشتباه از این واقعیت نشات می‌گیرد که رسانه‌های اجتماعی را تنها به عنوان نوعی فعالیت شخصی و خصوصی در نظر بگیریم و همچنین این اعتقاد که چنین فعالیت‌هایی باید از شرکت‌هایی که در زمینه‌های رایانش اجتماعی فعال هستند به طور کلی منفک شود. در واقع یکپارچه‌سازی این دو می‌تواند به پرورش حس بهره‌وری و انسجام یک سازمان کمک کند.

با این حال، قبل از ورود به یک برنامه رایانش اجتماعی، خیلی مهم است که فرهنگ شرکت و الگوهای رفتاری با فراهم کردن شرایط طوری انتقال یابد که در آن تبادل دانش، به اشتراک گذاشتن اطلاعات و مشارکت در ایده‌ها به عنوان نفع فرد و سازمان به عنوان یک کل دیده شود. درست مانند اتخاذ هر فرآیند و تکنولوژی، این انتقال فرهنگ باید از بالا به پایین صورت گیرد. یکی از عوامل مهم در بسط رایانش اجتماعی در شرکت‌ها کسب اطمینان از این است که انتقال فرهنگ با اجبار صورت نگیرد. رایانش اجتماعی فعالیتی ذاتا داوطلبانه است. چنین کاری از همان اول غیررسمی و بدون هرگونه قوانین و مقررات دست و پاگیر است. به همین دلیل است که تشویق به تبادل اطلاعات باز وخلاقانه بسیار مناسب به نظر می‌رسد.

خیلی مهم است که رایانش اجتماعی به شکلی داوطلبانه و برای خلق شبکه‌های پایاپای صورت پذیرد. مثال‌های معروفی را می‌توان از جوامعی زد که در آن کارمندان می‌توانند از پیشرفت‌های سازمان، آموزش و شبکه‌های آموزشی که باعث توسعه روبه افزون شغلی می‌شوند آگاهی یابند. در ضمن، رایانش اجتماعی می‌تواند برای ارتباطات تجاری تبدیل به پایگاهی در دسترس شود که کارمندان بتوانند به اطلاعات و بهترین شیوه‌ها دسترسی داشته باشند.

برای ایجاد رایانش اجتماعی در یک شرکت، خیلی مهم است که ابزار دقیق و سیاست مدیریتی شفافی انتخاب شود که متناسب با سازمان و حساسیت کار آن باشد.

ابزار داخلی رایانش اجتماعی باید فاقد پیچیدگی بوده و در ضمن باید طوری طراحی که طنین‌انداز تجربیات شخصی کارمندان بخش فناوری باشد. در صورت امکان، رایانش اجتماعی باید در جریان کار طبیعی ترکیب شود تا به حداکثر منفعت دست یابد. از موارد ارزشی مبتنی بر نقش می‌توان برای نمایش منافع به نحوی استفاده کرد که اتخاذ، استفاده از ابزار و فرآیندها، طنین‌انداز

کارمندان باشد. این رویکرد نوین در مدیریت دانش دارای ویژگی‌هایی از جمله بهره‌گیری از «خرد جمعی» است، که بستر مناسبی برای خلاقیت و نوآوری در سازمان است.

اخیرا مدرسه کسب‌وکار هنلی کتابی تحت عنوان «علم کارآمد است» روانه بازار کرده است که فعالیت‌های موفق را از شرکت‌های سراسر دنیا بر حسب شناسایی و حل بحران‌ها در زمینه اشتراک گذاری اطلاعات برای عملکردی مطلوب‌تر جمع آوری کرده است.رایانش اجتماعی زمینه‌ای است که توسط سازمان‌های مختلفی مورد تایید قرار گرفته است و شرکت فناوری اطلاعات یونیسز (Unisys) قدم‌های قابل توجهی در این زمینه برداشته است.

برای مثال، پلت‌فرم مدل شرکت لینکدن که با سیستم منابع انسانی (HR) کارخانه ترکیب شده است، در کشف و مدیریت استعداد به یونیسز کمک کرد. از این طریق کارمندان می‌توانند اطلاعات شرکت و همچنین تجربیات خود را بارگذاری کنند. این یعنی اینکه همکاران می‌توانند با متخصصان ارتباط و همکاری بهتری داشته باشند و پروژه‌ها و نقش‌های جدید با کارمندان مربوطه همسان باشد. این کار می‌تواند باعث افزایش توسعه شغلی و همکاری موثر‌تر محیط کار شود.

یونیسز برای کنترل و درک مسائلی که اخیرا کارمندان نگران آن شده‌اند و برای اطلاع رسانی مردم از تحولات اصلی شرکت‌ها، از «Word Tag Cloud'» که یک شاخص ارزیابی است،استفاده کرد. آنها برای حل مشکلات جمعی در شرکت پلت فرمی ارائه کرده‌اند، چنین پلت فرمی، فارغ از سطحی که دارد، این فرصت را به کارمندان می‌دهد تا به بحث و گفت و گو در شرکت کمک و مجموعه‌ای غنی‌تر از نظرات را جمع‌آوری کنند. در ضمن، یونیسز برای تبادل راحت ‌تر دیدگاه‌ها، بهترین فعالیت‌ها و مثال‌های موردی سیستم، فعالیت‌های آنلاین را توسعه داد.

رایانش اجتماعی شرکت‌ها

با توجه به اینکه مرزهای شغلی و زندگی خصوصی به علت پیشرفت‌های تکنولوژیک محور به شکل فزاینده‌ای در حال از بین رفتن است، سازمان‌ها می‌توانند از طریق استفاده موثر از رسانه‌های اجتماعی از دانش جمعی کارمندان استفاده کنند.

تمایل به استفاده از فناوری اطلاعات گرایشی رو به افزایش است و سازمان‌ها با اجازه دادن کارمندانشان به استفاده از ابزارها و خدماتی که بهترین کارآیی را دارد، باید از این امکان استفاده کنند.