زمان مناسب برای متوقف کردن پروژه‌

مترجم: فرهاد‌امیری

بیشتر تمرکز این کتاب بر تکمیل موفق یک پروژه بوده است.‌اما گاه، پروژه‌ای باید زودتر متوقف شود. در این صورت چه باید بکنیم؟ اینکه بدانی چه زمان باید پروژه را متوقف کنی، خودش مهارت بزرگی است؛ مهارتی که شهرت شما را در مقام یک مدیر پروژه‌ هدفمند، قابل اتکا و منطقی تضمین می‌کند. همیشه احترام زیادی برای مدیر پروژه‌ای قائل بوده‌ام که می‌تواند با اعلام پایان یک پروژه، منافع مشتریان خود را بر منافع خویش ترجیح دهد. معمولا پایان پروژه در چنین حالتی به این دلیل اعلام می‌شود که پروژه‌ شما نمی‌تواند از پس برآوردن نیازهای مشتری برآید.

چند دلیل کلیدی برای توقف یک پروژه وجود دارند و اینجا برخی از آنها را فهرست کرده‌ام:

منفعت مورد انتظاری که قرار بود پروژه ایجاد کند، قرار نیست واقعا تحقق یابد.

هزینه‌های پروژه بسیار بیشتر از پیش‌بینی‌های اولیه تخمین زده می‌شود و به همین دلیل پروژه به لحاظ اقتصادی صرفه ندارد.

دیگر پروژه‌ها بر حسب تغییر محیط کسب و کار نسبت به پروژه‌ای که باید پایان یابد، اولویت بیشتری دارند. بنابراین باید منابع در دسترس را از پروژه‌ با اولویت کمتر به پروژه‌های با اولویت بیشتر انتقال داد.

طراحی مورد نظر پروژه قادر نیست نیاز مشتری را برآورده سازد.

پروژه به خوبی اجرا نمی‌شود و نمی‌تواند از شر مشکلات خود خلاص شود.

نمی‌توان بر مشکلات ناشی از تغییر مدیریت پروژه فائق آمد.

به نظر من تصمیم‌گیری برای پایان دادن به یک پروژه را باید کل تیم مدیریتی پروژه، تحت هدایت مدیر پروژه تقبل کنند. همه‌ این افراد باید متفق‌القول باشند که پایان دادن به پروژه بهترین تصمیم ممکن در کسب و کارشان است. هر بار که پروژه‌ای را متوقف کرده‌ام، حتما با کل تیم پروژه پیش از تصمیم نهایی دلایل منطقی و عقلانی این توقف را مرور و بررسی کرده‌ام و قطعا نظر آنها را در باب این تصمیم جویا شده‌ام. پس از آنکه تیم نیز با متوقف‌کردن پروژه و صحیح ‌بودن تصمیم در این باب موافقت کرد، آن وقت از سوی تیم پروژه پیشنهاد توقف کار را به کمیته تصمیم‌گیری و حامی مالی پروژه ارسال کرده‌ام و موافقت آنها را خواستار شده‌ام.

در یکی از پروژه‌هایی که نقش حامی مالی را بر عهده داشتم، هدف ما گرفتن تخفیف برای محصولی کلیدی بود که گروه کسب‌و‌کار من خریداری می‌کرد. پس از آنکه با فروشندگان مذاکره کردیم، دیدیم پروژه بسیار ناموفق پیش می‌رود و این میزان تخفیف اساسا بیش از یک یا دو درصد نمی‌شود، زیرا خود ما تمایلی نداشتیم تا به برخی از توقعات فروشندگان در زمینه کسب و کار روی خوش نشان دهیم. در ضمن، رابطه‌ ما با فروشندگان نیز رو به وخامت گذاشته بود، زیرا از فروشندگان انتظار لطفی را داشتیم که خودمان حاضر به ارائه‌ لطفی مشابه عوض آن نبودیم. دست آخر پروژه را متوقف کردیم، زیرا ادامه‌ آن در کسب و کار ما هیچ معنایی نداشت. اگرچه خود من به شدت خواهان تخفیف بودم و شور و شوق زیادی هم برای رسیدن به این هدف داشتم، اما گروه به این نتیجه رسید که توقف پروژه کار معقول‌تری است.

چطور اتفاق می‌افتد

۱_ هیچ هدف میانی‌ای در مسیر پروژه مشخص نشده است؛ بنابراین سیر پیشرفت پروژه مشخص نمی‌شود.

پیش‌تر از این گفته بودم که باید پروژه‌ خود را به مراحلی تقسیم کنید و استدلال کرده بودم که این مراحل نباید بیش از سه ماه به طول بینجامند. در پایان هر مرحله، تیم باید ارزیابی کند که آیا نیازهای مشتری براساس پیشرفت پروژه برآورده خواهند شد و اینکه آیا

هزینه/فایده‌ پروژه مثل سابق مطلوب و مناسب است یا خیر. خود من در برخی از پروژه‌ها اهداف میان ‌مرحله‌ای تعیین می‌کنم و با رسیدن به آنها فرآیند ارزیابی را انجام می‌دهم. معمولا مراحل مربوط به این اهداف مراحل بسیار مهمی هستند و اطلاعات مربوط به این مراحل می‌توانند بر هزینه/فایده یا نیاز مشتری تاثیر بگذارند. نکته‌ مهم این است که برای خود اهداف میانی منطقی مشخص کنید تا بتوانید منفعت مشتری را به بهترین شیوه ارزیابی کنید.

۲- تیم به لحاظ احساسی به پروژه وابسته است.

پیش‌تر گفته بودم که چه اتفاقی خواهد افتاد اگر تیم پروژه‌ شما خوب بسته نشود. با این حال، پروژه‌هایی را دیده‌ام که در آنها پیوندهای تیم پروژه آن قدر قوی است که می‌خواهند به هر ترتیب شده پروژه را ادامه دهند، زیرا واقعا از کارکردن با یکدیگر لذت می‌برند. اگر کار تیم پروژه به خوبی پیش رود، چنین اتفاقی عالی و فوق‌العاده است، اما اگر هدف کسب‌وکار مرتبط با پروژه بی‌معنی شود، آن وقت چنین پیوندهای نیرومندی مشکل‌ساز خواهند بود. زیرا در چنین موقعیتی، اعضای تیم نمی‌خواهند پروژه را متوقف کنند، زیرا از کارکردن روی آن لذت بسیار می‌برند. نمی‌گویم تیم پروژه نباید از کار لذت ببرد یا پیوندهای قدرتمندی نداشته باشد. کافی است این پیوندهای نیرومند با منطق بی‌عیب و نقص کسب و کار همراه شود و هدف پروژه منطقی باشد.

۳- تیم پروژه برای نجات پروژه‌ بیمار خود منتظر یک معجزه است.

در یکی از پروژه‌هایم، محصولی که ساخته شده بود، به دلیل مشکلات فنی عملکرد بسیار کند و آهسته‌ای داشت. تیم پروژه (تحت هدایت من) تلاش بسیار زیادی کرد تا این مشکل را به حداقل برساند،‌ اما از پس این موضوع برنیامد. خود من حتی چندین متخصص تکنیکی به تیم اضافه کردم تا مشکل را حل کنند، ‌اما آنها به من گفتند که محصول هرگز از سرعت عملکرد قابل قبول برخوردار نخواهد شد؛ زیرا معماری تکنیکی آن از اساس مشکل دارد. پس از پژوهش‌های بسیار، دست آخر تسلیم فشارها شدم و پروژه را متوقف کردم. هر وقت با مشکلی مواجه شدید، برای رفع آن تمام تلاشتان را بکنید،‌ اما اجازه ندهید سر و کله‌زدن با مشکلات بدون‌امیدی به رفع آنها بیش از حد طول بکشد.

نکات کلیدی

اهداف میانی معین در طول پروژه مشخص کنید و با رسیدن به آنها بررسی کنید که آیا هنوز در مسیر اصلی پروژه قرار دارید یا خیر.

اولین نفری باشید که به معیوب‌بودن روند پروژه اعتراف می‌کند؛ اجازه ندهید کمیته‌ تصمیم‌گیری، ذی‌نفعان، سهامداران یا حامیان اجرایی به جای شما در مقام مدیر پروژه این موضوع را بیان کنند.

برای نجات پروژه‌ خود به معجزه‌ها اتکا نکنید.

علائم خطر

۱- مشتری یا حامی مالی علاقه‌ خود به پروژه را از دست داده است.

اگر گرفتن زمان ملاقات با مشتری یا حامی مالی پروژه به‌طور روزافزونی دشوار می‌شود، شاید دلیل آن بی‌علاقگی مشتری یا حامی مالی به پروژه باشد ـ چه بسا آنها اولویت‌های مهم‌تری داشته باشند یا به پایان موفقیت‌آمیز پروژه باور نداشته باشند. همیشه باید میزان اهمیت پروژه را برای مشتری و حامی مالی بدانید، زیرا باید بدانید برای آنها پروژه هنوز اهمیتی دارد یا خیر.

۲_ تغییرکردن حامی مالی پروژه.

هربار که حامی مالی پروژه تغییر می‌کند، احتمالا پروژه با پرسش‌ها و مسائلی راجع به کارآمدی آن در کسب و کار یا اولویتش نسبت به دیگر پروژه درگیر شده است. حامی جدید پروژه شاید ایده‌های متفاوتی نسبت به پروژه و اهمیت آن در نسبت با دیگر پروژه‌های در حال اجرا یا ممکن داشته باشد. باید انتظارات حامی مالی جدید را به خوبی دریابید و ببینید که آیا پروژه‌ شما با توقعات وی سازگار است یا خیر.

۳_ مشکلات بزرگ زیادی وجود دارند که می‌توانند پروژه را به شکست بکشانند.

مشکلات بزرگی که به‌رغم تلاش‌های صورت‌گرفته برای رفع آنها هنوز لاینحل باقی مانده‌اند، می‌توانند نشانه‌ خوبی باشند برای این واقعیت که پروژه به بن‌بست رسیده است. تاثیر واقعی هر مشکل عمده‌ای بر کل پروژه را ارزیابی کنید، بدیل‌های ممکن برای رفع آن را در نظر داشته باشید و با نظر به همه‌ این موارد، آن وقت بر سر توقف یا ادامه‌ پروژه تصمیم‌گیری کنید.

۴- قابلیت سوددهی پروژه برای کسب و کار مربوط به آن، محل تردید است.

شاید برخی از مسائل مربوط به کسب و کار پروژه تنها در حوزه‌ آموزش مشتری، حامی مالی یا ذی‌نفعان مطرح باشد.‌ اما گاه این پرسش‌ها به این معنا است که پروژه اهمیت پیشین خود را برای فضای کسب‌و‌کار از کف داده یا منافع اصلی موردنظر در ابتدای شروع پروژه دیگر دور از دسترس است. باید بتوانید پروژه‌ خود را بار دیگر برای فضای کسب و کار، معتبر و سودآفرین کنید یا باید اولویتِ پروژه‌های ممکن دیگر را بررسی کنید. در این صورت می‌توانید نسبت به توقف یا ادامه‌ کار تصمیم بگیرید.

راه حل: ورق را برگردانید

۱- برای مطمئن ‌شدن از پیشرفت پروژه، اهداف مشخص میانی در پروژه تعیین کنید

اهداف میانی را مشخص کنید و سپس با دستیابی به آنها پروژه را با حامی مالی خود مرور کنید تا ببینید آیا هنوز پروژه شما برای وی معنایی دارد یا نه. هر بار که دست به مرور مراحل پروژه می‌زنید، نسبت به ادامه‌ آن نیز دقیق باشید و ببینید که آیا تصمیم درست ادامه‌دادن است یا متوقف‌کردن.

۲- مشکلات عمده‌ پروژه را ارزیابی کنید و ببینید کدام درست است: ادامه یا توقف.

مشکلات را به خوبی تحلیل کنید، بدیل‌های بالقوه برای مواجهه با هر مشکل را ارزیابی نمایید و فعالیت‌های مرتبط برای حل این مشکلات را فهرست کنید. پس از همه‌ این موارد، می‌توانید بر سر ادامه یا توقف تصمیم بگیرید.

۳- پروژه را متوقف کنید

اگر ادامه‌ پروژه بی‌معنا باشد، آن وقت باید با حامی مالی خود مشورت کنید و تصمیم به توقف پروژه بگیرید. متوقف‌کردن پروژه ابدا کار جالب و خوشایندی نیست،‌ اما گاه می‌تواند بهترین تصمیم کسب‌وکار شما باشد.