مراحل مختلف مدیریت کسب‌وکار و نقش‌های سازمانی مربوط به آن
چرخه مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار
هدف این مقاله آن است که تبیینی کلی از مفاهیم و فناوری‌های مرتبط با مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار فراهم آورد.
مترجم: محمدجعفر نظری
هدف این مقاله آن است که تبیینی کلی از مفاهیم و فناوری‌های مرتبط با مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار فراهم آورد. این چرخه از مراحلی مرتبط به هم تشکیل شده است؛ مراحلی که با ساختاری چرخه‌ای سازمان‌دهی شده‌اند تا وابستگی‌های منطقی آنها نمایش داده شود. این وابستگی‌ها حاکی از یک ترتیب زمانی (یا تقدم و تاخر زمانی) برای اجرای مراحل مختلف نیستند. بسیاری از فعالیت‌های مربوط به طراحی و توسعه همزمان با اجرا و تولید صورت می‌پذیرند.
در زیر مراحل مختلف مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار معرفی می‌شوند.
۱- طراحی و تحلیل
در مرحله نخست چرخه حیات مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار، یعنی در مرحله طراحی و تحلیل، فرآیندهای کسب‌وکار و محیط سازمانی و فنی آنها بررسی می‌شوند. بر مبنای این بررسی‌ها، فرآیندهای کسب‌وکار تعریف، بازنگری، تثبیت و در قالب مدل‌های ویژه فرآیندهای کسب‌وکار نمایش داده می‌شوند.
مدل‌های آشکار فرآیندهای کسب‌وکار که در قالب کردهای گرافیکی نشان داده می‌شوند، تعامل بر سر این فرآیندها را آسان می‌کنند؛ به‌نحوی که ذی‌نفعان مختلف بتوانند با اثربخشی قابل قبولی با هم تعامل و فرآیندهای کسب‌وکار را پالایش کنند.
چرخه حیات فرآیندهای کسب‌وکار
در این مرحله علاوه بر فنون مدل‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار از فنون اعتباردهی، شبیه‌سازی و تثبیت نیز استفاده می‌شود.
مدل‌سازی: مدل‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار مهم‌ترین بخش فنی کار در طراحی فرآیند است. برمبنای بررسی و یافته‌های فعالیت‌های بهبود فرآیندهای کسب‌وکار، توصیف غیررسمی فرآیندهای کسب‌وکار با استفاده از یک روش خاص مدل‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار به صورت رسمی‌درمی‌آید.
اعتباردهی: پس از طراحی اولیه یک فرآیند کسب‌وکار، نوبت به اعتباردهی به آن می‌رسد. یک ابزار مفید مورد استفاده در اعتباردهی به یک فرآیند کسب‌وکار، کارگاه است. افراد مرتبط با یک فرآیند می‌توانند در قالب کارگاه به بیان نظرات خود درباره آن بپردازند. شرکت‌کنندگان در کارگاه بررسی می‌کنند که آیا همه کارکردهای معتبر فرآیندهای کسب‌وکار در مدل مورد نظر منعکس شده است یا خیر.
شبیه‌سازی: برای پشتیبانی از فرآیند اعتباربخشی همچنین می‌توان از فنون شبیه‌سازی استفاده کرد؛ زیرا برخی زنجیره‌های اجرایی نامطلوب را می‌توان به نحوی شبیه‌سازی کرد که نواقص مدل فرآیند را نشان دهد. شبیه‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار همچنین به ذی‌نفعان اجازه می‌دهد که قدم‌به‌قدم یک فرآیند را از جهت صحت آن در نمایش رفتار واقعی پایش نمایند. اغلب سیستم‌های مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار محیطی را برای شبیه‌سازی در نظر گرفته‌اند که می‌توان در این مرحله از آنها استفاده کرد.
مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار دارای یک طبیعت تکاملی است؛ زیرا مدل فرآیند مورد تحلیل قرار گرفته وبهبود می‌یابد؛ به طوری که واقعا منعکس‌کننده فرآیندهای کسب‌وکار مطلوب و فاقد اجزای نامطلوب باشد.
۲- پیکربندی
پس از طراحی و تثبیت یک فرآیند کسب‌وکار، باید آن را پیاده‌سازی کرد. روشهای مختلفی برای این کار وجود دارد. این کار را می‌توان از طریق وضع سیاست‌ها و رویه‌های لازم الاجرا انجام داد. در این مورد، یک فرآیند کسب‌وکار را می‌توان بدون پشتیبانی یک سیستم ویژه مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار محقق کرد.در مواردی که یک سیستم نرم‌افزاری برای تحقق فرآیندهای کسب‌وکار مورد استفاده قرار می‌گیرد، طی مرحله پیکربندی، یک سکوی پیاده‌سازی برگزیده می‌شود. مدل فرآیند کسب‌وکار با اطلاعات فنی همراه می‌شود تا فعال‌سازی آن به‌وسیله سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار آسان گردد.
سیستم مورد استفاده را باید با توجه به محیط سازمان و فرآیندی که قرار است اجرا شود، پیکربندی کرد. این پیکربندی شامل تعامل کارکنان با سیستم و ادغام نرم‌افزارهای موجود در سازمان با سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار است.
اهمیت ادغام این نرم‌افزارها از آن‌رو است که در سازمان‌های امروزی، اغلب فرآیندهای کسب‌وکار به‌وسیله نرم‌افزارهای موجود مورد پشتیبانی قرار می‌گیرند. بسته به زیرساخت فناوری اطلاعات سازمان، مرحله پیکربندی فرآیندها ممکن است شامل کارهایی از جنس پیاده‌سازی نیز باشد. متصل کردن سیستم‌های نرم‌افزاری پیشین به سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار نمونه‌ای از این قبیل کارها است.
پیکربندی یک سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار ممکن است جنبه‌های تراکنشی نیز داشته باشد. تعامل یک مفهوم آشنا در فناوری پایگاه داده‌ها است. در این فناوری، یک مدیر تراکنش تضمین می‌کند که برنامه‌های نرم‌افزاری با پیروی از الگوی تراکنشی در حال فعالیت هستند و از اصول موسوم به ACID پیروی می‌کنند: تجزیه‌ناپذیری؛ پایداری؛ تفکیک و دوام. این به آن معنا است که تراکنش‌ها در اجرا از یک الگوی «همه یا هیچ» پیروی می‌کنند؛ یعنی یک حالت پایدار را در پایگاه داده به حالت پایدار دیگر تبدیل می‌کنند و تداخلی با سایر تراکنش‌ها ندارند؛ ضمن آنکه نتایج حاصل از آنان دائم و مستقل از شکست‌های آینده سیستم است.
با اینکه در مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار، نرم‌افزارهای پایگاه داده با ویژگی‌های تراکنشی نقش مهمی در تحقق فعالیت‌های یک فرآیند دارند، می‌توان ویژگی‌های تراکنشی را در سطح فرآیندهای کسب‌وکار نیز تعریف کرد؛ یک زیرمجموعه از فعالیت‌های فرآیندها یک تراکنش کسب‌وکار را تشکیل می‌دهد؛ به نحوی که یا تمام فعالیت‌ها در این مجموعه با موفقیت به اجرا می‌رسند یا هیچ‌کدام اجرا نمی‌شوند. این امر نشان‌دهنده همان ویژگی تجزیه‌ناپذیری است.
پس از پیکربندی سیستم، باید به طور آزمایشی آن را پیاده‌سازی کرد. فنون آزمایش سنتی در حوزه مهندسی نرم‌افزار در سطح فعالیت‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند تا معلوم شود که مثلا آیا یک سیستم نرم‌افزاری رفتار مطلوب را به نمایش می‌گذارد یا خیر.
در سطح فرآیند، آزمون‌های یکپارچگی و عملکرد برای بررسی مشکلات احتمالی در زمان اجرای مرحله پیکربندی اهمیت دارند. وقتی خرده‌مرحله آزمایش به پایان برسد، سیستم در محیط هدف به کار گرفته می‌شود. بسته به تنظیمات خاص، نیاز به انجام فعالیت‌های دیگری نیز ممکن است احساس شود؛ مانند آموزش کارکنان و انتقال داده‌های نرم‌افزار به سکوی جدید.
۳ - فعال‌سازی
پس از تکمیل مرحله پیکربندی سیستم می‌توان نمونه‌فرآیندهای کسب‌وکار را فعال‌سازی کرد. مرحله فعال‌سازی فرآیندها شامل زمان واقعی اجرای فرآیند کسب‌وکار است. نمونه فرآیندهای کسب‌وکار برای تحقق اهداف کسب‌وکار یک سازمان به اجرا درمی‌آیند. آغاز اجرای یک نمونه فرآیند کسب‌وکار معمولا به دنبال یک رویداد تعریف‌شده اتفاق می‌افتد؛ مانند دریافت یک سفارش به‌وسیله یک مشتری.
طی مدت فعال‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار، داده‌های اجرایی ارزشمندی گردآوری می‌شود. این داده‌ها معمولا در قالب فایل‌های گزارش می‌آیند. این فایل‌ها شامل مجموعه‌های منظمی‌از اطلاعات است که از رویدادهای هر فرآیند حکایت می‌کنند. فعالیت آغاز و فعالیت پایان معمولا در این فایل‌ها ذکر می‌شوند. این اطلاعات مبنای ارزشیابی فرآیندها قرار می‌گیرند که موضوع مرحله بعد چرخه حیات فرآیندهای کسب‌وکار است.
۴- ارزشیابی
در مرحله ارزیابی، از اطلاعات دردسترس استفاده می‌شود تا مدل‌ها و شیوه‌های پیاده‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار ارزیابی شوند و بهبود یابند. اطلاعات اجرایی به‌وسیله روشهای پایش فعالیت‌های کسب‌وکار و فنون استخراج ارزشیابی می‌شوند. هدف این فنون تعیین کیفیت مدل‌های فرآیندهای کسب‌وکار و بررسی صلاحیت محیط اجرای آنها است.
۵- مدیریت اجرایی و ذی‌نفعان
گروه‌های مختلف ذی‌نفعان با میزان متفاوت دانش، تخصص و تجربه در فرآیندهای کسب‌وکار نقش دارند. این افراد به دسته‌های زیر تقسیم می‌شوند:
• مدیر ارشد فرآیندها: این فرد مسوول استانداردسازی و هماهنگ‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار در سازمان است. به علاوه، وی مسوول تکامل فرآیندهای کسب‌وکار متناسب با نیازمندی‌های متغیر بازار است. در نظر گرفتن نقشی روشن و مجزا برای مدیر ارشد فرآیندها، موید اهمیت مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار در سطح عالی مدیریت است.
• مهندس کسب‌وکار: این افراد متخصصان حوزه کسب‌وکار هستند که مسوولیت تعریف اهداف استراتژیک سازمان و فرآیندهای کسب‌وکار را بر عهده دارند. اغلب اوقات، مهندسان کسب‌وکار دارای تحصیلات دانشگاهی غیر فنی هستند. به‌همین خاطر، باید برای آسان‌شدن تعامل با این افراد در رابطه با فرآیندهای کسب‌وکار، از روشهای ساده‌ای برای مدل‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار استفاده کرد.
• طراح فرآیند: این فرد مسوول مدل‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار از طریق تعامل با متخصصان حوزه کسب‌وکار و سایر ذی‌نفعان است. توانایی تحلیل بسیار بالا و مهارت‌های ارتباطی بسیار قوی از ویژگی‌های مهم این فرد است.
• نقش‌آفرینانِ فرآیند: این افراد کار عملیاتی واقعی را طی مدت فعال‌سازی یک نمونه‌فرآیند کسب‌وکار انجام می‌دهند. آنها همچنین نقش مهمی‌در مدل‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار دارند؛ زیرا دانش خوبی درمورد فعالیت‌های انجام گرفته و روابط متقابل آنها با فعالیت‌های انجام گرفته به‌وسیله سایر نقش‌آفرینان فرآیند دارند. این وظیفه طراح فرآیند است که یک چشم‌انداز منسجم را از این اطلاعات گردآوری و در قالب مدل فرآیندهای کسب‌وکار بیان کند.
• کارکنان دانشی: این افراد نقش‌آفرینانی هستند که از سیستم‌های نرم‌افزاری برای انجام فعالیت‌های فرآیندهای کسب‌وکار استفاده می‌کنند. کارکنان دانشی مجهز به دانش تفصیلی در مورد حوزه نرم‌افزار هستند و می‌توانند فعالیت‌ها و حتی بخش‌هایی از فرآیندهای کسب‌وکار را به صورت مستقل انجام دهند.
• مسوول فرآیند: هرکدام از مدل‌های فرآیندهای کسب‌وکار دارای یک مسوول است که مسوولیت کارآیی و صحت اجرای فرآیندهای کسب‌وکار به اجرا رسیده مبتنی بر آن مدل را برعهده دارد. وی باید ناکارآمدی‌های فرآیند را کشف کند و آنها رابهبود دهد. این کار با همکاری نزدیک وی با نقش‌آفرینان و طراحان فرآیندها امکان‌پذیر است.
• معماران سیستم: این افراد مسوول توسعه و پیکربندی سیستم‌های مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار هستند و باید اطمینان حاصل نمایند که سیستمی که پیکربندی کرده‌اند می‌تواند فرآیندهای کسب‌وکار را در شرایط زیرساختی حاکم بر سیستم‌های اطلاعاتی موجود فعال‌سازی نماید.
• توسعه‌دهندگان: این افراد حرفه‌ای‌هایی در زمینه فناوری سیستم‌های اطلاعاتی هستند که مصنوعات نرم‌افزاری مورد نیاز را برای پیاده‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار تولید می‌کنند. پیاده‌سازی واسطه‌هایی برای سیستم‌های نرم‌افزاری موجود نقش مهمی است که بر عهده توسعه‌دهندگان گذاشته می‌شود.
ارسال نظر