نویسنده: اریک مارکوویتز
مترجم: سیمین راد
آیا ارزش دارد دفتری زیبا داشته باشیم؟ آیا به هزینه‌هایش می‌ارزد؟ به نظر شما یک دفتر زیبا چه خصوصیت‌هایی باید داشته باشد؟ ما پژوهش‌هایی را در این زمینه آغاز کردیم. می‌خواستیم بهترین دفتر اداری در سرتاسر جهان را شناسایی کنیم.

دفترهای زیادی را دیدیم و از مناطق زیادی در سرتاسر جهان بازدید کردیم. برخی از آن دفاتر بسیار پر زرق و برق بودند.
برخی دیگر از اداره‌ها باغچه‌های داخلی داشتند. برخی اداره‌های دیگر نیز برای کارمندان خود حیاط بزرگی را فراهم کرده بودند. آنها چندین آلاچیق بسیار زیبا ساخته بودند. حتی شاید باورتان نشود: از اداره‌ای بازدید کردیم که برای کارمندانش پیست بازی اسکیت‌بورد ساخته بود!
اما اگر راستش را بگویم چندین بار واقعا حیرت کردیم. مات و مبهوت می‌شدیم. با دیدن برخی دفاتر انگشت به دهان می‌ماندیم و از خودمان می‌پرسیدیم: آیا این همه هزینه به لحاظ مالی می‌ارزد؟ آیا ارزش دارد تا چنین سرمایه‌گذاری عظیمی برای یک محیط زیبای کاری انجام شود؟ آیا راهی وجود دارد که به دفتر کار به چشم یک دارایی نگاه نکنیم؟ پرسش‌های مالی زیادی با دیدن این دفاتر برای ما به وجود آمد.


بهره‌گیری از گیاهان در طراحی دفتر کار


ما اولین کسانی نبودیم که با این پرسش مواجه شدیم. حتی ما اولین کسانی نبودیم که اینقدر متعجب شدیم. اما می‌خواستیم با این پرسش بجنگیم و مساله را برای خودمان حل کنیم. برای مثال طراحان صنعتی نیز با چنین مسائلی جنگیده‌اند. آنها نیز از روش‌های متفاوتی برای اندازه‌گیری سوددهی کسب و کار استفاده می‌کنند. آنها از روش معروف «R.O.I.» یا «بازگشت سرمایه‌گذاری» استفاده می‌کنند. این روش با یک «نرخ مالی» معادل است: «سود سالانه یک شرکت در نسبت با سرمایه سرمایه‌گذاری‌شده». اما شاید یک سوال عجیب اینجا مطرح شود: آیا نسبتی بین «زیبایی‌شناسی» و «کسب و کار» وجود دارد؟ چطور می‌توانیم درباره یک طراحی زیبای داخلی به بازگشت مالی فکر کنیم؟ اینها مسائلی بودند که ما را در مسیرمان مصمم‌تر کردند.
اما همه می‌دانیم که بین «یک دفتر زیبا» و «یک دفتر گران‌قیمت» تفاوت زیادی وجود دارد. همه دوست دارند با کمترین هزینه به زیباترین دفاتر دسترسی داشته باشند. در نتیجه باید بتوانید اولا زیبایی دفتر را افزایش دهید و ثانیا از هزینه‌هایتان کم کنید. در نتیجه می‌توانید بازگشت مالی طراحی فضای داخلی شرکت‌تان را به حداکثر برسانید. پس اولین نکته این است: یک دفتر زیبا هرگز به معنای یک دفتر گران‌قیمت نیست.
شاید سوالی مطرح شود: آیا این ایده در همه فضاهای کاری صحت دارد؟ مسلما پاسخ منفی است. برخی صنایع عظیم و تشکیلات وابسته‌شان فضای کاری بسیار سفت و سختی دارند. در نتیجه، نباید مثلا در یک کارخانه بزرگ تولید فولاد به دنبال زیبایی باشیم. حتی یک دفتر کاری در این کارخانه نیز نباید چندان زیبا باشد. در فضای صنعتی این زیبایی‌شناسی جایی ندارد.


ایجاد فضایی راحت و خودمانی در دفتر کار


کلود زیلوگر یکی از مهم‌ترین طراحان صنعتی و اداری در سرتاسر دنیا است. دفتر او در سال 2010 به عنوان زیباترین و جذاب‌ترین دفتر اداری در سرتاسر جهان برگزیده شد. او خوب به خاطر داشت که با هزینه‌های پایین هم می‌توان دفتری زیبا داشت. جناب زیلوگر می‌گوید: «شاید دوست نداشته باشیم بگوییم، اما واقعیت دارد که ظواهر یک دفتر کاری در کسب و کار اهمیت بسیار زیادی دارد. طراحی یک دفتر زیبا و کم‌هزینه کمک‌های زیادی به یک شرکت می‌کند. این طراحی‌ها سبب می‌شوند این شرکت اعتماد به نفس زیادی کسب کند و از وضعیت یک بوتیک خارج شود. طراحی‌های مناسب می‌تواند برای شرکت‌های بزرگ و باسابقه نیز مناسب باشد».
البته چهره‌های دیگری نیز در کار هستند. برای مثال، زفرین لاسکر مدیر اجرایی شرکت پونتیفلکس است. او حرف‌های عجیبی می‌زند و می‌گوید: «مهم‌ترین رکن یک شرکت خوب طراحی مناسب فضای داخلی آن است». برای مثال، لاسکر نزدیک به ۷۵۰۰۰ دلار خرج کرد تا یک فضای دلچسب برای کارمندانش فراهم کند.


استفاده از المان‌های مدرن دکوراتیو در طراحی دفتر کار


این عدد و رقم مالی باورنکردنی است! او معتقد است که مهم‌ترین بخش یک دفتر کاری «آشپزخانه» آن محسوب می‌شود. او معتقد است که یک آشپزخانه دلچسب می‌تواند حس بهتری به کارمندان شرکت ببخشد. او در مصاحبه‌ای جالب توجه می‌گوید: «فکر می‌کنم طراحان دفاتر اداری باید نگرش‌شان را عوض کنند. آنها هنوز آشپزخانه را جدی نمی‌گیرند و به راحتی از کنارش می‌گذرند. اما یک آشپزخانه خوب در یک اداره درست مثل یک آشپزخانه خوب در یک منزل است. در همه منازل نقش آشپزخانه محوری است».
لاسکر با این حرف‌ها به هیجان می‌آید و صحبت‌هایش را اینطور ادامه می‌دهد: «فضای ملاقات‌های داخلی در شرکت ما در یک آشپزخانه بسیار بزرگ است. این فضا به کارمندان من آرامش و اطمینان می‌بخشد. آنها برای نوشیدن قهوه و چای در این فضا جمع نمی‌شوند. آنها با همدیگر به گفت‌وگو می‌نشینند و ایده‌هایشان برای بهبود وضعیت شرکت را ساعت‌ها به اشتراک می‌گذارند. شاید باور نکنید، اما نرخ مالی بازگشت سرمایه‌گذاری (R.O.I.) در این بخش از شرکت بسیار بالا بود.»
به نظر می‌رسد هنوز توافقی همگانی بر سر یک دفتر زیبا وجود نداشته باشد. دو مثال بالا کاملا با همدیگر مغایرت دارند. اما در هر صورت همه بر سر یک نکته کاملا موافق‌اند: یک دفتر دلچسب می‌تواند مشتریان بالقوه شما را افزایش دهد، آنها را تحت تاثیر قرار دهد و به کارمندان‌تان نیروی زیادی ببخشد. به همین خاطر سرمایه‌گذاری برای تدارک یک دفتر زیبا یقینا نتایج مالی خوبی در بر دارد. تنها باید فکر کنیم به دنبال چه هستیم. ما نیز مشتاق هستیم تا ببینیم چه در سر شما می‌گذرد. آیا به نظر شما به لحاظ مالی یک دفتر کاری دلچسب ارزش دارد؟