نکات مدیریتی
برنامه‌ریزی زمان
به کمک برنامه‌ریزی صحیح و استفاده مفید، قدر باارزش‌ترین سرمایه زندگی یعنی زمان را بدانید. روزانه، افراد مختلف آگاهانه و نیمه آگاهانه برای اوقات خود برنامه‌ریزی می‌کنند.
مترجم: هوتسا عسکری نسب
به کمک برنامه‌ریزی صحیح و استفاده مفید، قدر باارزش‌ترین سرمایه زندگی یعنی زمان را بدانید. روزانه، افراد مختلف آگاهانه و نیمه آگاهانه برای اوقات خود برنامه‌ریزی می‌کنند. بسیاری از کارها مانند رساندن فرزندان به مدرسه، غذا خوردن یا انجام فعالیت ورزشی جزو جریان عادی و روزمره زندگی هستند، اما در این میان باید نگاهی به تقویم و فهرست برنامه کاری انداخت تا از زمان و مکان دقیق کارها و قرار ملاقات‌ها اطلاع پیدا کرد. اکثر مردم بیش از یک سوم زندگی و نیمی از ساعات بیداری را در محل کار سپری می‌کنند. از جمله نگرانی‌های متداول دنیای امروز، استفاده بهتر، صحیح‌تر و کارآتر از زمان است. با پاسخگویی به سوالات زیر، متوجه می‌شوید که آیا از ساعات کاری خود بهترین استفاده را می‌کنید؟
۱. آیا هدف خاصی را دنبال می‌کنید؟
اصول برنامه‌ریزی زمان به هدف و علاقه افراد بستگی دارد. اساس هر کسب‌وکاری با «چرا‌ها و انتخاب اهداف» و نه «بررسی و نحوه انجام کار» آغاز می‌شود. برای افراد عادی صحبت از چگونگی انجام کار آسان‌تر از ذکر دلایل است، اما کارآفرینان به راحتی در مورد اهداف و دلایل کار صحبت می‌کنند و از راه‌اندازی کسب و کار، هدفی با ارزش‌تر و والا‌تر از ارائه محصول وکسب درآمد دارند. برنامه‌ریزی درباره زمان، توانایی کار و استعدادها در واقع روش زندگی انسان را تشکیل می‌دهد.
۲. آیا به‌رغم تلاش بسیار، پیشرفت نمی‌کنید؟
گروهی در زمینه‌های مختلف از جمله موفقیت خوش‌شانس هستند اما بیشتر افراد موفق به منظور دستیابی به اهداف، تلاش فراوان می‌کنند. هر چند، نباید انجام کار سخت را با پیشرفت اشتباه گرفت. مطمئنا با تلاش و کوشش بسیار در هرکاری موفق می‌شوید در غیر این صورت شکست شما حتمی‌است.
دلیل این موضوع چیست ؟ تشخیص کارهای مورد علاقه و لذت بخش در زندگی، آسان است از جمله این کارها می‌توان به گذاشتن تاثیر مثبت بر زندگی دیگران یا حتی تربیت خانواده خوب و سالم اشاره کرد. انسان‌ها اغلب به انجام کارهای کوچک و پیش پا افتاده علاقه‌ای ندارند به خصوص که این کارها با اهداف بزرگتر آنها مرتبط نباشد . برای حصول اطمینان از تلاش فراوان و انتخاب مسیر صحیح در راستای دستیابی به موفقیت چه کارهایی باید انجام داد؟
۳. آیا اخیرا نگاهی به تقویم خود انداخته اید ؟
آیا چگونگی گذراندن وقت برای شما اهمیت دارد؟ بررسی دقیق در این باره فواید بسیاری دارد. برای مثال متوجه می‌شوید که آیا زمان خود را صرف برنامه‌ریزی استراتژیک، جلسات مشاوره، برنامه‌ریزی اداری یا جلسات هیات مدیره کرده اید.
با مرور تقویم خود در ماه‌های گذشته، می‌توان نحوه سپری کردن زمان را با اولویت‌های استراتژیک مقایسه کرد. برخلاف تصور، کارها اغلب اوقات، سازمان یافته و منظم نیستند و نهایتا انجام کارهای ضروری، ساده یا مورد علاقه را به کارهای مهم و تاثیرگذار ترجیح می‌دهید.
پنج کار مهم را به ترتیب اولویت در تقویم سالانه مشخص کنید و سپس با مرور ماهانه متوجه میزان عملکرد خود شوید.
۴. آیا به نحوه برگزاری جلسات فکر می‌کنید؟
وقت خود را منحصرا صرف برنامه‌ریزی زمان تشکیل جلسات نکنید در عوض زمانی را هم به تفکر و برنامه‌ریزی درباره کیفیت و نحوه برگزاری جلسات مختلف کاری اختصاص دهید.
اهداف جلسات عمدتا آگاهی دادن یا اطلاع‌رسانی است که برای آمادگی بسیاری از جلسات حداقل به زمانی برابر با مدت زمان جلسه احتیاج دارید. برای مثال برای جلسه یک ساعته، نیم ساعت آمادگی لازم است. برای جلسات مهم، به ازای هر ساعت به زمانی بیشتر جهت آمادگی احتیاج دارید. به طور کلی مدت زمان آمادگی شما به نوع جلسه ارتباط مستقیمی دارد.
۵. آیا میزان بهره‌وری با انجام کارهای متعدد، کاهش می‌یابد؟
امروزه، هر فردی حتی در محل کار خود از طریق صفحه نمایش دوم (دستگاه‌های الکترونیکی مانند گوشی‌های تلفن هوشمند) از اخبار روز مطلع می‌شود. استفاده از هرگونه وسیله‌ای که موجب حواس پرتی شما می‌شود را کنار گذاشته یا خاموش کنید و تماس‌های تلفنی را به تاخیر بیاندازید.
برای انجام کارها در زمان مشخص و طبق برنامه باید تمرکز کامل داشت. گاهی اتفاق می‌افتد که به دلیل مشغله زیاد، فرصتی برای برنامه‌ریزی نداشته‌اید و در نتیجه نمی‌دانید چه کار باید انجام دهید.
تلاش کنید با مدیریت صحیح زمان، ایجاد تغییرات در روش زندگی و با تمرکز بر هدف خاص، به اهداف عالی خود در زمینه‌های مختلف در زندگی دست یابید.
منبع : HBR
ارسال نظر