منابع انسانی و مدیریت تغییر
مقاومت در برابر تغییر
چرا سازمان‌ها نیاز به تغییر دارند؟عوامل زیادی باعث ایجاد تغییر سازمانی می‌شود که شامل موارد زیر است:
مترجم: رویا مرسلی
چرا سازمان‌ها نیاز به تغییر دارند؟عوامل زیادی باعث ایجاد تغییر سازمانی می‌شود که شامل موارد زیر است: • چالش‌های رشد، بخصوص در بازارهای جهانی
• چالش رکود اقتصادی و شرایط سخت تجارت
• تغییر در استراتژی
• تغییرات تکنولوژی
• فشار رقابتی، شامل ادغام و شراکت سازمان‌ها
• فشار مشتری، بخصوص در بازارهای در حال جابه‌جایی
• یادگیری رفتار و مهارت‌های سازمانی جدید
• قوانین- مصوبات دولتی
همه سازمان‌ها دائما در حال تغییر هستند: تغییر در نقاط تمرکز خود، گسترش یا متقاعد کردن فعالیت‌هایشان و بازنگری مجدد در محصولات و خدماتی که ارائه می‌دهند. بیشتر سازمان‌هایی که عمرشان بیش از ده سال است، هیچ شباهتی به آنچه پنج‌سال پیش بوده‌اند ندارند و احتمال دارد که طی یک یا دو سال آینده، سازمان‌ها کوچک‌ترین شباهتی به آنچه امروز هستند، نداشته باشند.
در این رابطه، مدیران باید قادر باشند که تغییر را در سازمان ایجاد کرده و آن را مدیریت کنند، به طوری که اطمینان حاصل کنند که اهداف شرکت درجهت ایجاد تغییر محقق خواهد شد و در عین حال مطمئن شوند که افراد سازمان، طی فرآیند پیاده‌سازی تغییرات، به آنها و سازمان متعهد باقی خواهند ماند. همچنین لازم است که مدیران همزمان نسبت به این امر که کسب‌وکار، روال عادی خود را طی خواهد کرد نیز اطمینان حاصل کنند.
مدیریت تغییر از چه جهت حائز اهمیت است
مدیریت تغییر مهم است؛ چرا که تغییر با شتاب روز افزون به وقوع می‌پیوندد، اما شواهدی نیز موجود است که نشان می‌دهد که تغییرات در آغاز، اغلب با شکست مواجه می‌شوند. به عنوان مثال، تحقیقات نشان می‌دهد که کمتر از ۶۰ درصد از فرآیندهای سازماندهی ومهندسی مجدد، به اهداف مطرح شده دست یافته‌اند که این میزان بسیار پایین‌تر از حد انتظاراست و حداقل پیشرفت محسوب می‌شود. این آمار، با سایر تحقیقات منتشر شده نیز انطباق دارد.
یکی از پاسخ‌های سازمانی به تغییر این است که روش‌های سازمانی، خود در حال تکامل هستند. بنابراین، پاسخ به مدیریت تغییر باید تطبیق پذیر باشد. به عنوان مثال، چالش‌های رقابتی در حال افزایش است و نیاز به پاسخگو بودن در برابر محیط در حال تغییر، باعث خلق مدل‌های سازمانی جدید می‌شوند. مدل‌های سازمانی سنتی که از روش‌های عملیاتی و ماتریکس‌ها پیروی می‌کنند با مدل‌های جدیدی تکمیل می‌شوند که که متکی به تیم‌های پروژه، شبکه‌ها و ساختارهای مجازی هستند.
از لحاظ تئوری، بیشتر این مدل‌های جدید مثل ساختارهای مجازی پروژه محور، باعث ایجاد انعطاف‌پذیری بیشتری برای پاسخ به تغییر می‌شوند. با این وجود، این مدل‌ها همیشه به طور همگون ارائه نمی‌شوند؛ به عنوان مثال، توانایی به اشتراک گذاشتن دانش و عملکرد موثر در سازمان متفاوت است. همچنین، ممکن است این مدل‌ها بر اثربخشی ارتباطات یا تعهد کارمندان که خود لازمه کارآمدی تغییرات است، تاثیر بگذارند.
تحقیقات ما، تحت عنوان «مدیریت فراسوی مرزها: مدیریت منابع انسانی در میان شرکت‌ها» نشان می‌دهد که چگونه حرکت در جهت سازمان‌های شبکه محور بدین معنا است که مدیران منابع انسانی باید به موضوعاتی فکر کنند که در داخل و خارج از مرزهای سازمان وجود دارد: آنها باید متوجه مسائلی که در حوزه مدیریت میان مرزی منابع انسانی وجود دارند، باشند.
این امر مستلزم توسعه روش‌های مدیریت منابع انسانی است که در گذشته فقط برای کارمندان مورد استفاده قرار می‌گرفت (یعنی افرادی که با سازمان قرارداد دارند) و اکنون باید برای افراد مهمی‌که در خارج از مرزهای سازمان فعالیت می‌کنند (یعنی افرادی که با سازمان دیگری قرارداد دارند یا دارای شغل آزاد هستند، اما خدماتی که ارائه می‌دهند مرتبط با سازمان است) نیز مصداق
داشته باشد.
موضوعاتی در ارتباط با فرآیند مدیریت تغییر
تعداد زیادی از موضوعات وجود دارند که بر مدیریت موثر تغییر اثر منفی می‌گذارند. برخی از این موضوعات به صورت زیر
ارائه می‌شوند:
موضوعات سازمانی
تغییرات فردی همیشه منطبق با برنامه تغییر در مقیاس بزرگتر اتفاق نمی‌افتد. به همین خاطر، تغییراتی که به یک ساختار جدید می‌پردازد اما در ارائه سیستم برای حمایت از این ساختار ضعف دارد، به احتمال زیاد موفق نخواهد شد. عدم وجود مدیریت موثر پروژه و انضباط مدیریت برنامه‌ریزی می‌تواند باعث خطا در زمان‌بندی، نرسیدن به نتایج مطلوب و عدم اطمینان از تحویل پروژه طبق برنامه شود.
به عنوان مثال، آموزش ناکافی در مدیریت پروژه، مهارت‌های مدیریت تغییر و مهارت‌های مدیریتی می‌تواند بر کارآمدی هر تغییری اثر منفی داشته باشد.
ارتباط ضعیف، یکی از مسائلی است که بر موضوعات پیرامون اثربخشی مدیریت تغییر، سایه می‌افکند و دستیابی تغییر به صورت کارآمد را به شکل‌های مختلفی دچار اشکال می‌کند. به عنوان مثال، تغییر اگر تحمیلی باشد می‌تواند به مقاومت بیشتر از طرف کارمندان منتج شود.
سرانجام، فقدان رهبری موثر به عنوان مانعی در شکل‌گیری تغییر موثر شناخته می‌شود.
مقاومت شخص/گروه نسبت به تغییر
مقاومت در برابر تغییر را می‌توان این گونه تعریف کرد که عبارت است از فرد یا گروهی که دست به کارهایی می‌زنند تا تلاش برای ایجاد تغییر را متوقف یا در آن اخلال ایجاد کنند. نفس مقاومت می‌تواند شکل‌های مختلفی به خود بگیرد مثل تضعیف زیرکانه تغییر یا پنهان کردن اطلاعات در جهت ادامه مقاومت یا مثلا از طریق اعتصاب.
دو نوع گسترده از مقاومت را می‌توان در نظر گرفت:
• مقاومت نسبت به محتوای تغییر- به عنوان مثال، مقاومت نسبت به تغییر خاصی در تکنولوژی یا معرفی یک سیستم پاداش خاص
• مقاومت نسبت به فرآیند تغییر- در این حالت، مشکل اصلی روش ارائه تغییر است نه خود موضوع تغییر. به عنوان مثال، مدیریت سازماندهی مجدد مشاغل بدون مشورت با کارمندانی که تحت تاثیر این مساله هستند، می‌تواند موجب مقاومت شود.
مدیریت باید نسبت به این مسائل مطلع باشد تا بتواند پاسخ مناسبی بدهد.
علل مقاومت عبارتند از: عدم کنترل، شوکه شدن در برابر موضوعات جدید، عدم ثبات، عدم اطمینان، احساس تهدید از یک وضعیت خاص و ترس از نداشتن صلاحیت. مهم این است که علت مقاومت کارمند تشخیص داده شود؛ چرا که این امر کمک می‌کند تلاش برای کاهش یا حذف مقاومت روی موضوع خاصی متمرکز شود.
اثر بخش کردن مدیریت تغییر
با توجه به موضوعاتی که در بالا به آن اشاره شد، می‌توان نتیجه گرفت که مساله تغییر پیچیده است و نمی‌توان یک فرمول خاص برای حل آن تعریف کرد. با این وجود، می‌توان به نکاتی اشاره کرد که بهتر است تمرکز روی آن بیشتر باشد.
یک رهبری تاثیرگذار می‌تواند این کار را انجام دهد؛ چرا که می‌تواند برای تغییر، نگرش و منطق ایجاد کند.انواع مختلفی از رهبری تعریف شده اند، مثل رهبری سرکوب‌گرانه، دستوری، مشورتی و مشارکتی. هر کدام از شیوه‌های مختلف می‌تواند بسته به نوع و حجم تغییری که در حال وقوع است، روش مناسبی باشد. به عنوان مثال، وقتی یک تغییر بزرگ در کل سازمان مدنظر است، شیوه دستوری موثرترین روش خواهد بود.
آموزش مناسب و به موقع، همیشه یکی از فاکتورهای مهم تغییر موثر است.
نمونه‌هایی از نیازهای یادگیری و توسعه می‌تواند به صورت زیر باشد:
• مهارت‌های مدیریت پروژه و برنامه‌ریزی برای اطمینان از این امر که مقدمات تغییر از لحاظ زمانی و بودجه انجام شده است.
• مهارت‌های مدیریت تغییر، شامل ارتباطات و کوتاه نمودن فرآیندها
• هدایت رهبری
توسعه سازمانی مفهومی است که زمانی از آن استفاده می‌شود که قرار باشد تغییری در ارتباط با افزایش کارآمدی سازمانی ایجاد شود. ارتباط دوطرفه با کارمندان و دخالت دادن فعالانه آنها در پیاده‌سازی تغییر نیز به عنوان یکی از عوامل مهم ایجاد تغییر تعریف شده است. مشارکت فعال، یکی از ابزارهایی است که برای غلبه بر مقاومت در برابر تغییر پیشنهاد می‌شود. تحقیقات اخیر ما درباره شراکت و ادغام شرکت‌ها اهمیت توجه رهبران را به برقراری ارتباط با کارمندان در زمان انتقال فاز سازمان نشان می‌دهد. سرانجام، به منظور به حداکثر رساندن کارآمدی تغییر، مهم است که همه برنامه‌های مربوط به یک تغییردر سازمان به طور پیوسته با هم در ارتباط باشند نه اینکه فرآیند تغییر در انزوا شکل گیرد. طبق تحقیقات ما، هفت فعالیت وجود دارد که به ایجاد موفقیت‌آمیز تغییر کمک می‌کند. این موارد عبارتند از:
• انتخاب یک تیم
• ایجاد نگرش و تعیین نقشه راه
• بسط موضوع تغییر در کل سازمان
• مشورت با سهامداران
• برقراری ارتباط
• کنار آمدن با تغییر
• یادگیری مستمر
• نقش منابع انسانی در مدیریت تغییر
مدیریت بر انسان‌ها و توسعه مهارت‌ها، نقش مهمی‌را در هر فرآیند مدیریت تغییر ایفا می‌کنند. همچنین، تحقیقات ما نشان می‌دهد که نقش منابع انسانی در مراحل مختلف تغییر می‌تواند تفاوت میان پروژه‌های موفق و پروژه‌هایی با موفقیت کمتررا رقم بزند، عوامل موثر عبارتند از:
• دخالت دادن منابع انسانی در مراحل آغازین تشکیل تیم پروژه
• راهنمایی رهبران پروژه در رابطه با مهارت‌هایی که در سازمان موجود است: تشخیص فاصله مهارت‌ها، نیازهای آموزشی، آگاهی از برنامه‌های سازمان، فعالیت‌های کاری جدید و غیره.
• متعادل کردن اهداف کوچک یا کوتاه مدت با نیازهای استراتژیک بزرگتر
• ارزیابی تاثیر تغییر در یک حوزه/واحد/بخش در قسمت دیگری از سازمان.
• عادت به مذاکره و قانع کردن سهامداران مختلف.
• درک نگرانی‌های سهامداران برای پرداختن به مشکلات قبل از آنکه اتفاق بیفتند
• درک اهمیت ابزار مناسب ایجاد ارتباط جهت دسترسی به گروه‌های مختلف
• کمک به افراد جهت روبه‌رو شدن با تغییر، مدیریت بهره‌وری و ایجاد انگیزه
یادداشت نویسندگان
تغییرات سازمانی در حال افزایش است، اما متاسفانه آمار بالای شکست در این امر نشان‌دهنده عدم مدیریت موثر این تغییرات است. این فاصله نشان می‌دهد که هنوز موضوعات زیادی برای یادگیری چگونگی مدیریت موثر تغییر وجود دارد. البته هیچگاه یک مدل واحد برای تغییر و یک راه حل واحد برای مدیریت موثر آن وجود ندارد، اما همانگونه که متخصصان منابع انسانی نیز تصدیق می‌کنند، نقش آنها باید در مدیریت تغییر بسیار پررنگ باشد. در حال حاضر، به نظر می‌رسد که متخصصان منابع انسانی همیشه مهارت‌های لازم را برای هدایت مدیریت تغییر ندارند و به همین خاطر، احتمال دارد که به صورت فعال در فرآیند تغییر مشارکت نکنند. با این وجود، می‌بینیم که بزرگ‌ترین مساله‌ای که موضوع نگرانی است «جنبه‌های انسانی تغییر» و دخالت دادن کارمندان است. به همین خاطر، به نظر می‌رسد که منابع انسانی به طور ایده آل برای حل چنین مسائلی مناسب و کارآمد است. به منظور دستیابی به این هدف، منابع انسانی باید مطمئن شود که دارای مهارت‌ها و اعتبار لازم در سازمان برای ایجاد تغییر در آینده است.
منبع: CIPD
ارسال نظر