مترجم: محمدجعفر نظری

مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار بر این اصل استوار است که هر محصول تولید شده نتیجه‌ اجرای تعدادی فعالیت است. فرآیندهای کسب‌وکار ابزارهای اصلی سازماندهی این فعالیت‌ها و درک بهتر روابط میان آنها هستند. فناوری اطلاعات به طور کلی و سیستم‌های اطلاعاتی به طور خاص، نقش مهمی در مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار دارند؛ زیرا همچنان بر شمار فعالیت‌هایی که امروزه در سازمان‌ها مورد پشتیبانی این فناوری‌ها قرار می‌گیرند، افزوده می‌شود. فعالیت‌های مشمول فرآیندهای کسب‌وکار هم به صورت دستی و هم با کمک فناوری سیستم‌های اطلاعاتی قابل انجام هستند. همچنین، برخی فعالیت‌ها نیز به وسیله‌ سیستم‌های اطلاعاتی به صورت خودکار و بدون هیچ‌گونه دخالت انسانی انجام می‌شوند.

یک سازمان تنها در صورتی می‌تواند به اهداف خود به صورت کارآ و اثربخش دست پیدا کند که کارکنان و سایر منابع سازمانی از قبیل سیستم‌های اطلاعاتی به خوبی با هم کار کنند. فرآیندهای کسب‌وکار مفهوم پراهمیتی برای تسهیل این همکاری اثربخش است. در بسیاری از سازمان‌ها بین جنبه‌های کسب‌وکاری سازمان وفناوری اطلاعات موجود فاصله و شکاف وجود دارد. کاهش این شکاف بین سازمان و فناوری امری مهم است؛ زیرا در بازارهای پویای امروز سازمان‌ها پیوسته ناچارند محصولات بهتر و ویژه‌تری برای مشتریان خود فراهم آورند. محصولی که امروز موفق باشد، ممکن است فردا کاملا ناموفق قلمداد شود. اگر رقبا محصولی ارزان تر، با طراحی بهتر یا استفاده آسان‌تر تولید کنند، سهم محصول شما از بازار کاهش خواهد یافت. همچنین، ارتباطات اینترنتی خبرهای مربوط به تولید محصولات جدید را با سرعت بسیار زیاد منتشر می‌کند؛ بنابراین، چرخه‌های سنتی محصول برای تطابق با بازارهای پویای امروزی مناسب نیستند. توانایی خلق محصولات جدید و ارائه چابک آنها به بازار و کاهش هزینه‌ها مزیت رقابتی سازمان‌های امروزی شده است. علاوه بر اینکه در سطح کلان سازمانی، فهم فرآیندهای کسب‌وکار برای درک صحیح نحوه‌ کار سازمان‌ها ضروری است، فرآیندهای کسب‌وکار نقش مهمی در طراحی و استقرار سیستم‌های اطلاعاتی انعطاف‌پذیر دارند‌. این سیستم‌های اطلاعاتی، مبنای فنی لازم را برای ایجاد سریع قابلیت‌های کارکردی جدید فراهم می‌آورند؛ قابلیت‌هایی که منجر به تولید و پیدایش محصولات جدید می شوند. این سیستم‌ها همچنین باعث چکش خوردن قابلیت‌های موجود برای تطبیق با نیازمندی‌های جدید بازار می شوند.

تکامل تعاریف مربوط به فرآیندهای کسب‌وکار

«مایکل همر» و «جیمز چمپی» بازطراحی ریشه‌ای فرآیندهای کسب‌وکار را مطرح کردند. به زعم آنها‌ یک فرآیند کسب‌وکار، مجموعه‌ای از فعالیت‌ها است که‌ یک‌ یا چند درونداد را به‌ یک برونداد ارزش‌آفرین برای مشتری تبدیل می‌کنند.

این تعریف بر رفتار مبتنی بر درونداد/ برونداد در فرآیند کسب‌وکار تاکید دارد و شرط آغاز‌ یک فرآیند را ورود درونداد و شرط پایان آن را خروج برونداد می‌داند.

این فرآیند به نحوی انتزاعی به‌وسیله‌ مجموعه‌ای از فعالیت‌ها توصیف می‌شود. با توجه به اینکه اصطلاح «مجموعه» نه معنای نظم و توالی فعالیت‌ها را افاده می‌کند و نه حاکی از محدودیت‌های اجرایی است، تعریف همر و چمپی‌ یک تعریف کاملا نامقید به جنبه‌های مختلف مفهوم فرآیند است. «دیونپورت» محدودیت‌های اجرایی بین فعالیت‌ها را لحاظ کرده است. وی فرآیند کسب‌وکار را به صورت «مجموعه‌ای از وظایف منطقا مرتبط که برای حصول‌ یک نتیجه‌ از پیش تعیین شده برای یک مشتری یا بازار مشخص به اجرا در می‌آیند»، تعریف می‌کند.

عبارت «منطقا مرتبط» بر فعالیت‌های موجود در فرآیند تاکید می‌کند و نتیجه‌ یک فرآیند کسب‌وکار را به‌ یک درخواست‌کننده‌ وصل می‌کند که همان مشتری است. دیونپورت همچنین روابط بین فعالیت‌های یک فرآیند را در این تعریف مدنظر داشته و به توالی اجرایی آنها توجه کرده است؛ زیرا وی‌ فرآیند کسب‌وکار را به عنوان «یک توالی خاص از فعالیت‌های کاری از لحاظ زمانی و مکانی که دارای آغاز، پایان، دروندادها و بروندادهای مشخص است»، تعریف می‌نماید. وی ادامه می دهد «فرآیندهای کسب‌وکار دارای مشتری (درونی/ بیرونی) هستند و از مرزهای سازمانی عبور می‌کنند؛ بدین معنا که فراتر از خرده‌واحدهای سازمانی و مابین آنها اتفاق می افتند».

با توجه به این ویژگی‌های فرآیندهای کسب‌وکار، تعریف زیر را می‌توان برای بیان مفاهیم اصلی ارائه کرد:

تعریف ۱‌: یک فرآیند کسب‌وکار متشکل از مجموعه‌ای از فعالیت‌ها است که با هماهنگی یکدیگر در یک محیط سازمانی‌ یا فنی به اجرا درمی‌آیند. این فعالیت‌ها به صورت مشترک‌ یک هدف سازمانی را تحقق می‌بخشند. هر فرآیند کسب‌وکار به وسیله‌ تنها‌ یک سازمان راه‌اندازی می‌شود؛ اما ممکن است فرآیندهای کسب‌وکار در تعامل با دیگر سازمان‌ها اجرا شوند.

تعریف ۲: مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار دربرگیرنده‌ مفاهیم، روش‌ها و فنونی است که برای پشتیبانی از طراحی، اداره، صورت‌بندی، فعال‌سازی و تحلیل فرآیندهای سازمان به کار می‌روند.اساس مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار، نمایش آشکار و واضح فرآیندهای کسب‌وکار با فعالیت‌ها و محدودیت‌های اجرایی بین آنها است. پس از تعریف فرآیندهای کسب‌وکار، تحلیل، بهبود و فعال سازی آنها ممکن می‌شود.

فرآیندهای کسب‌وکار به طور سنتی به صورت دستی انجام و به‌وسیله‌ دانش کارکنان سازمان رهبری می‌شوند و در این رابطه مقررات و رویه‌های سازمانی نقش پشتیبان را ایفا می نمایند.

اگر بنگاه‌ها برای هماهنگ‌سازی فعالیت‌ها در فرآیندهای کسب‌وکار خود از سیستم‌های نرم‌افزاری استفاده کنند، می‌توانند به فواید مضاعفی دست یابند. این سیستم‌ها‌، «سیستم‌های مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار» نامیده می شوند.

تعریف۳: سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار عبارت است از سیستم نرم‌افزاری جامعی که حاصل نمایش آشکار فرآیندها است و هدف آن هماهنگ‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار است.

تعریف ۴: یک مدل فرآیندهای کسب‌وکار شامل مجموعه‌ای از «مدل‌های فعالیت» و محدودیت‌های اجرایی بین آنها است. یک نمونه‌ فرآیند کسب‌وکار نمایش‌دهنده‌ یک نمونه‌ عینی در عملیات کسب‌وکار یک سازمان است که از نمونه‌های فعالیت تشکیل شده‌است.

منبع: کتاب Business Process Management; concepts-languages, architectures