تعریف مذاکره

مذاکره به معنی بحث یا چانه‌زنی برای رسیدن به یک توافق در معاملات بازرگانی یا هر نوع اقدامی که طرفین را نسبت به منافع دوجانبه سوق می‌دهد، می‌باشد و نیز فرآیندی است که دو یا چند طرف گردهم می‌آیند تا در مورد منافع مشترک و متضاد بحث کنند و به توافق دست یابند. این موافقت و تفاهم شامل کلیه جنبه‌ها و موارد مورد نظر می‌باشد، بنابراین مذاکره با جنگ و رقابتی که در آن باید یک طرف بازنده باشد و یک نفر برنده، تفاوت دارد. در مذاکرات موفقیت‌آمیز هر طرف چیزی را به دست می‌آورد البته نه به‌طور مساوی، بلکه طرفی که مهارت بیشتری دارد، سهم بیشتری می‌برد.

هر وقت بکوشیم شخص دیگری را از طریق تبادل افکار یا مبادله که ارزش مادی یا معنوی داشته باشد، تحت تاثیر قرار دهیم، مذاکره انجام می‌شود. بنابراین مذاکره حکایت از جریانی دارد که به وسیله آن نیازهایمان را (وقتی که شخص دیگری خواسته ما را کنترل می‌کند)، ارضا کنیم. هر خواسته‌ای را که می‌خواهیم برآورده سازیم یا هر نیازی را که می‌خواهیم به‌طور کامل ارضا کنیم، یک وضعیت بالقوه برای مذاکره است.

در تعریف مذاکره عبارات دیگری مانند چانه‌زنی و میانجی‌گری نیز به کار می‌رود. مذاکره فرآیند گفت‌وگو و به نتیجه رسیدن درباره موضوع مورد مذاکره برای خود فرد یا سازمان او است. مذاکره جریان برخورد منافع هر دو طرف می‌باشد؛ فروشنده خواهان بهایی بالاتر و خریدار در پی بهایی پایین‌تر است، کارکنان درخواست مزد بیشتر داشته و کارفرمایان مایل به پرداخت مزد کمترند. آنچه یک طرف به دست می‌آورد فرد دیگری از دست خواهد داد. هیچ‌کس خواهان زیان کردن و از دست دادن چیزی نیست و به همین دلیل تعارض پیدا می‌شود. در اینجا چنانچه توافق امکان‌پذیر باشد، مذاکره صورت می‌گیرد. مذاکره‌کنندگان می‌کوشند تا به نتیجه دلخواهی رسیده و گفت‌وگو به گونه‌ای دوستانه پایان یابد.

مذاکره ایجاد ارتباط برای رسیدن به توافق است، زمانی که شما و طرف مقابل دارای منافعی هستید که بین شما مشترک است و در همان حال منافعی دارید که با یکدیگر در تضاد است.

ارکان مذاکره

مهم‌ترین ارکان مذاکره عبارتند از:

افراد: نقش افراد در مذاکره بسیار مهم است. افراد با دانش، بینش و همراه با احساسات و عواطف گوناگون در مذاکره شرکت می‌کنند، زیرا اهداف و انتظارات آنها متفاوت است.

اهداف: هدف از مذاکره نفعی است که از نتیجه مذاکره عاید هریک از طرفین می‌گردد. اهداف باید مطالعه شده، معین، روشن و قابل دستیابی باشند.

روش‌ها: مذاکره با شیوه‌های گوناگون و به صورت‌های متعددی انجام می‌گیرد. مذاکره‌کننده باید روش متناسب با شرایط را برگزیند تا نتیجه مذاکره به دلخواه او باشد.

معیارها: معیارهای مذاکره باید از پیش مشخص شده باشند تا در جریان مذاکره بتوان به موقع جهت‌گیری‌ها را اصلاح نمود. مهم‌ترین معیارهای مذاکره می‌توانند کارآیی، تحقق منافع و موافقت در مذاکره باشد.

شیوه‌های مذاکره

همان‌گونه که روش و شیوه مدیریت افراد متفاوت می‌باشد، مذاکره نیز دارای روش‌های گوناگونی است که از تجربه، دانش و ویژگی‌های فردی مذاکره‌کنندگان شکل می‌گیرد و با توجه به عوامل پیش‌بینی مانند مکان، وضعیت مذاکره و اهداف آن ممکن است مجموعه‌ای از روش‌ها مورد استفاده قرار گیرد. اگرچه نمی‌توان روش‌های فردی را به‌طور دقیق طبقه‌بندی کرد، اما با توجه به نوع برخورد با موضوعات، افراد و اهداف، مهم‌ترین روش‌های مذاکره عبارتند از:

روش مذاکره ملایم: انعطاف‌پذیری برای نتیجه‌گیری شعار همیشگی مدیرانی است که این شیوه را دنبال می‌کنند. پرهیز از درگیری، کوتاه آمدن، امتیاز دادن و برخورد دوستانه از مشخصات این روش می‌باشد، اما باید توجه داشت که ملایمت بیش از اندازه ممکن است باعث مزاحمت برای افراد مذاکره‌کننده گردد و افراد از آن سوء استفاده نمایند. ملایمت نباید به‌عنوان یک ضعف قلمداد گردد، بلکه باید روشی باشد برای آرام کردن هیجانات و کاهش دادن انتظارات و اعطای امتیازات تا بتوان در محیطی آرام و صمیمی به نتیجه دست پیدا کرد.

روش مذاکره خشک و سخت: اصرار و درگیری برای نتیجه‌گیری شعار مذاکره‌کنندگانی است که با روش خشک در مذاکره شرکت می‌کنند. تاکید بر خواسته‌ها، اصرار ورزیدن بر مواضع و عدم انعطاف‌پذیری از ویژگی‌های این نوع مذاکره است. وقتی از این روش استفاده می‌شود، باید دقت نمود که در اثر پافشاری زیاد نسبت به موضوعات ممکن است شرایطی ایجاد شود که طرف مقابل نیز با همین شیوه برخورد، هدف کوتاه‌مدتی اتخاذ نماید و در نتیجه مذاکره به مجادله تبدیل گردد و هدف کوتاه‌مدتی اتخاذ نماید و در نتیجه مذاکره به مجادله تبدیل گردد و هدف غیرقابل دسترس باشد. سخت بودن و به هم زدن مذاکره گاهی به عنوان یک هدف کوتاه‌مدت مورد استفاده قرار می‌گیرد، حتی در بعضی موارد مخصوصا در مراحلی از مذاکره از وجود مدیرانی استفاده می‌گردد که برخورد و روش بسیار تند، غیرمنطقی و افراطی داشته باشند تا آنچنان شرایطی را فراهم آورند که گروه مقابل برای ادامه یا برای حذف آنها آماده دادن امتیازاتی گردد و با شیوه‌ای ملایم یا اصولی خواستار نتیجه‌گیری باشد.

روش مذاکره منطقی (اصولی): هر چیز به جای خویش نیکو است شعار مذاکره‌کنندگانی است که از این روش بهره می‌برند. اصولگرایی، منطق‌پذیری، عدالت، ملایمت و سرسختی به جا و به موقع، دادوستد امتیاز و نگرش سیستمی از ویژگی‌های مذاکره‌کنندگانی است که درصدد نتیجه‌گیری بر مبنای اصول هستند. این شیوه اگر به درستی مورد استفاده قرار گیرد، مورد احترام دیگران قرار می‌گیرد و به عنوان یک ارزش در مذاکرات آینده مطرح می‌گردد. این نوع مذاکره که بر مبنای ضوابط، شایستگی، احترام به ارزش‌ها و انسان‌ها شکل می‌گیرد، ممکن است از ویژگی‌های مذاکره سخت و ملایم نیز در جای مناسب به درستی استفاده نماید. مدیرانی که با این روش خو گرفته‌اند به مذاکرات جهت می‌دهند و از افراط جلوگیری می‌نمایند.