چگونه یک مصاحبه کاری را هدایت کنیم؟
مترجم: مجید روئین پرویزی
هدردادن وقت هنگام مصاحبه ممکن است بیش از آنچه می‌پندارید به ضررتان باشد. از چارچوبی که پیش رو دارید می‌توانید تکنیک‌های مصاحبه را بیاموزید و از اشتباهات استخدام جلوگیری کنید.
سارا کسلر
مترجم: مجید روئین پرویزی
هدردادن وقت هنگام مصاحبه ممکن است بیش از آنچه می‌پندارید به ضررتان باشد. از چارچوبی که پیش رو دارید می‌توانید تکنیک‌های مصاحبه را بیاموزید و از اشتباهات استخدام جلوگیری کنید. در نگاه اول شاید مصاحبه کاری قرار ملاقات خیلی ساده‌ای به نظر برسد: دست می‌دهید، گپ می‌زنید، چند سوال می‌پرسید و نتایج را مقایسه می‌کنید، اما چطور می‌توان کسی را تشخیص داد که مهارت‌هایش به خوب جلوه کردن در مصاحبه محدود نمی‌شود؟
جنیس ویتیکر، نویسنده کتابی درباره همین موضوع می‌گوید:«برای یک مصاحبه حرفه‌ای درواقع نیاز به آمادگی‌های زیادی هست، خیلی‌ها نمی‌توانند خودشان را نشان بدهند.»
هزینه استخدام نامناسب خیلی زیاد است و فقط هم شامل دستمزدی که می‌پردازید نمی‌شود. هزینه انتخاب، زمان آموزش، مشکلات احتمالی با مشتریان و پیداکردن جایگزین همگی از جمله این موارد هستند. خیلی کارشناسان تخمین می‌زنند که هزینه استخدام بد از کل مبلغ دستمزد سالانه نیز بیشتر می‌شود.
برای اینکه جلوی چنین تجربه‌هایی را در شرکتتان بگیرید باید برنامه‌ای برای هدایت مصاحبه داشته باشید. اینجا می‌توانید بیاموزید که چطور سوال‌ها را ساماندهی کرده و فرآیندی ایجاد کنید که بیشترین اطلاعات را درباره داوطلبان بدهد.
دنبال چه هستید
قبل از اینکه دنبال بهترین گزینه بگردید بهتر است زمانی را برای فکرکردن درباره خود کار صرف کنید. کسانی که قبلا این شغل را داشته‌اند در نظر گرفته ببینید چه مهارت، دانش و ویژگی‌های شخصی داشته‌اند که باعث موفقیت یا عدم موفقیت‌شان شده است. فهرستی از این عوامل تهیه کنید و برسر آن با دیگر همکارانتان به توافق برسید.
جیم سالیوان رییس گروه مدیریتی گالاکسی که کارش یافتن مدیران توانا است، می‌گوید:«مهم است که همگی درباره ویژگی‌های مدنظر و اینکه آن پست سازمانی نیازمند چه مهارت‌هایی است توافق داشته باشند. درغیر این صورت ممکن است هرکس سوالات متفاوتی از داوطلبان بپرسد چون برداشت متفاوتی از آن شغل داشته‌اند.»
سوالات درست را بپرسید
وقتی معیارها مشخص شد، می‌توانید سوالات هدف داری بپرسید که از زمان مصاحبه با هرداوطلب به بهترین وجه استفاده شود. تام ترنر که یک مشاور مستقل اهل ونکوور متخصص طراحی سیستم‌های گزینش است، می‌گوید: او فهرستی از ۷ تا ۱۲ معیار تشکیل می‌دهد و سپس برای بررسی هرکدام حدودا چهار سوال می‌پرسد. دو سوال به شکل ایجابی بیان می‌شوند، یعنی از داوطلب می‌خواهند درباره کاری که خوب انجام داده است صحبت کند. یک سوال سلبی است، یعنی از داوطلب می‌خواهد درباره یکی از اشتباهات یا شکست‌هایش حرف بزند. سوال آخر هم حکم پشتیبان را دارد درصورتی که داوطلب به یکی از سوال‌های بالا جواب ندهد.
برای ایجاد پرسش‌های مصاحبه رویکردهای خیلی متفاوتی هست:
- سوال‌های واقعیت محور یا کلی: «چند سال در فلان شرکت کار کرده‌اید؟»
- سوال‌های موقعیتی یا فرضی:«مثلا اگر ببینید کسی از شرکت دزدی می‌کند چکار می‌کنید؟»
- سوال‌های استرس زا: «چرا باید شما را استخدام کنیم؟ شما هیچ تجربه‌ای ندارید.» هدف از این سوالات این است که ببینیم داوطلب چطور به استرس واکنش نشان می‌دهد.
- سوال‌های رفتاری: مثلا:«درباره پروژه‌ای که احیانا زمانی شروع کرده‌اید و با افزایش بهره‌وری روبه‌رو بوده است صحبت کنید.» تئوری پشت سوالات رفتاری این است که عملکرد گذشته نمایانگر خوبی برای عملکرد آتی است. در این حالت به جای پرسیدن سوالات کلی مصاحبه‌گر از تجربیاتی می‌پرسد که منعکس‌کننده مهارت‌ها هستند. ویتیکر می‌گوید: «نمی‌پرسید آیا کاری کرده‌اند، بلکه می‌پرسید چطور این کار را کرده‌اند. تقلب یا اغراق در این نوع مصاحبه خیلی خیلی دشوار است.
یک مزیت دیگر مصاحبه رفتاری هم این است که چون جواب‌ها ریشه در تجربیات گذشته دارند می‌توان بررسی‌شان کرد. اینجا درست همانجایی است که توجه به سوابق اهمیت می‌یابد. ترنر می‌گوید:«اگر احساس می‌کنید که برخی چیزها را تغییر می‌دهند یا از خودشان می‌سازند می‌توانید از کارفرمای قبلی سوال کنید که آنچه گفته‌اند درست است یا خیر. همچنین اگر داوطلب از شکست‌ها حرف نزند می‌توان برای پیداکردنشان به سوابق رجوع کرد.»
بیشتر استخدام‌کنندگان حرفه‌ای عمده وقت مصاحبه را به این طور سوالات اختصاص می‌دهند چون معلوم شده است که این سوالات عمدتا بهترین نتایج را به همراه دارند.
سالیوان البته یادآوری می‌کند که این تکنیک برای مصاحبه با افرادی که فرهنگ متفاوت دارند یا زبان دشواری دارند ممکن است خوب جواب ندهد.
سوالاتی هم هست که اجازه ندارید بپرسید. مثلا سوال درباره نژاد، وزن، مذهب، وضعیت شهروندی، تاهل، فرزندان و معلولیت‌ها و غیره. ویتیکر می‌گوید اینها سوالی است که اگر از همه داوطلب‌ها نپرسید نوعی تبعیض پیش می‌آید و اگر ارتباط کاملا مستقیمی به شغل نداشته باشد در آن صورت حتما تبعیض‌آمیز است.
ساختار مصاحبه
کارشناسان معتقدند در صورت امکان بهتر است با هر داوطلب بیش از یک نفر مصاحبه کند. وقتی چند مصاحبه‌گر داشته باشید می‌توانید سازگاری جواب‌ها را مقایسه کنید.
هرمصاحبه باید ترکیبی شبیه به این داشته باشد:
بخش اول: معرفی
با چند دقیقه گپ زدن استرس را از داوطلب دور کنید. درباره هوا یا ترافیک حرف بزنید (از سوال درباره فرزند و خانواده خودداری کنید.) سوال‌های کلی بپرسید و توضیح دهید که فرآیند مصاحبه چطور خواهد بود.
بخش دوم: سوال‌های رفتاری
بیشتر وقت مصاحبه باید صرف پرسیدن سوال‌های مشخص رفتاری شود آن هم براساس معیارهایی که پیش‌تر مشخص کرده‌اید.
بخش سوم: جمع‌بندی
اجازه بدهید داوطلب از شما سوالاتی بکند. توضیح بدهید که گام‌های بعدی چیست و چه وقت دنبال کار را خواهید گرفت. از آمدنشان تشکر کنید و آنها را بدرقه کنید.
افزودن یک آزمون را هم بررسی کنید
می توانید نتایج ارزیابی خودتان را با افزودن سایر روش‌های گزینش به روش مصاحبه ارتقا بدهید. آزمون مهارتی یا نوشتن یا ارائه مطلبی توسط داوطلب می‌تواند از جمله این روش‌ها باشد.
سیستم امتیازدهی داشته باشید
مصاحبه‌گرهای مبتدی ممکن است وسوسه شوند که برخورد اول با هر داوطلب را مبنای مقایسه افراد با یکدیگر قرار دهند. به چند دلیل این کار خطرناک است. اولین دلیل‌اش این است که شما دنبال کسی می‌گردید که کار را انجام دهد، نه اینکه دوست صمیمی بعدیتان بشود. اگر نتوانید قبل از مقایسه داوطلب‌ها امتیاز هر داوطلب را در هریک از معیارها مشخص کنید ممکن است کسی را انتخاب کنید که دلنشین است، اما الزاما به درد کارتان نمی‌خورد. شاید هم به دلیل ضعیف بودن همه داوطلب‌ها کسی را انتخاب کنید که بازهم به اندازه کافی بامهارت نیست. ترنر می‌گوید برای ارزیابی امتیازها باید یک سطح استاندارد داشته باشید، زیرا گاهی ممکن است برای تکرار نشدن مصاحبه‌ها وسوسه شوید که میان بد و بدتر یکی را انتخاب کنید.
سیستم امتیازدهی موثر به هرداوطلب در هر معیار نمره‌ای می‌دهد و او را با سطح استاندارد می‌سنجد. مثلا می‌توانید بگویید کسی را می‌خواهید که دقیقه‌ای ۵۰ کلمه تایپ کند. البته کمی کردن برخی مهارت‌ها ممکن است دشوار باشد، اما با فکر زیاد بالاخره راهی پیدا می‌شود. مثلا برای سنجش توانایی مدیریتی، می‌توانید تعداد شرکت‌هایی که فرد در آن مدیر بوده است یا تعداد افرادی که زیردست داوطلب کار کرده‌اند را معیار قرار دهید. تا زمانی که تمام امتیازها و استانداردها مشخص نشده است داوطلبان را باهم مقایسه نکنید. بعد از اتمام فرآیند همه مصاحبه‌شوندگان می‌توانند برای جمع بندی و مقایسه برآوردها کنار یکدیگر قرار بگیرند.
نکاتی برای موفقیت
- تکالیفتان را انجام دهید: رزومه داوطلبان را پیش از مصاحبه بررسی کنید. سالیوان گاهی جستجوی نام افراد در گوگل را هم پیشنهاد می‌کند.
- مودب باشید: از حرکت‌های غیرزبانی مثل لبخند و به جلو خم شدن و سرتکان دادن برای استرس زدایی از داوطلب استفاده کنید. هرچه داوطلب راحت‌تر باشد ارتباط برقرار کردن ساده تر است و اطلاعات مفیدتری نیز می‌توان از او گرفت.
- یادداشت بردارید: بعد از چند مصاحبه خیلی راحت صحبت‌های داوطلبان را باهم اشتباه می‌کنید. حتما مطالب را یادداشت کنید.
- برای بررسی هرمعیار کل زمان مصاحبه را مدنظر بگیرید: چون سوال خاصی را برای ارزیابی یک عامل خاص پرسیده‌اید دلیل نمی‌شود که آن سوال نتواند ویژگی‌های دیگر فرد را آشکار سازد.
- زیاد حرف نزنید: می‌توانید افراد را در صحبت به سمت اطلاعات خاصی که می‌خواهید هدایت کنید، اما فراموش نکنید این داوطلبان هستند که باید بیشتر وقت را صحبت کنند.
منبع:www.inc.com
ارسال نظر