موفقیت در انجام همه کارهای مهم؛ چگونه؟

مترجم: پریسا حبیبی

«چگونه می‌توانم ۷ تا ۸ ساعت در شبانه روز بخوابم؟ در حالی که بعد از کار به محض رسیدن به خانه باید تمام وقتم را با فرزندانم سپری کنم ودیگر هیچ فرصتی برای انجام کارهای خودم باقی نمی‌ماند.» وقتی صبح زود از خانه خارج می‌شوم و بعدازظهر خسته به خانه بر می‌گردم، چگونه می‌توانم ساعاتی را به ورزش اختصاص دهم؟

تا وقتی که نزدیک به دویست ایمیل در روز دریافت می‌کنم، چگونه می‌توانم حضور ذهن خوبی داشته باشم؟

چگونه می‌توانم زمانی را به تفکر استراتژیک و موثر در کار خود اختصاص دهم؟

من این مجموعه سوالات حزن انگیز را بارها وبارها به تکرار در سخنرانی‌هایی که این روزها در شرکت‌ها ،کنفرانس‌ها، بیمارستان‌ها وسازمان‌های دولتی برگزار کرده‌ام، شنیده‌ام.

بیشتر کسانی که ‌امروزه ملاقات می‌کنم، احساس می‌کنند به دلیل ساعات کاری طولانی در بخش‌های گوناگون زندگی‌شان تحلیل رفته اند. سوالی که همیشه مخاطبان با آن روبه رو هستند، این است که آیا می‌توان با صرف وقت و انرژی محدودتر، کارهای بیشتری را انجام داد؟ باید گفت از بین این مخاطبان همواره تعداد انگشت شماری از این افراد توانسته‌اند به همه‌امور زندگی‌شان رسیدگی کنند. این موضوع مساله مهمی ‌است و به گونه‌ای می‌توان گفت، همان مدیریت زندگی است. حال باید دید رمز موفقیت این گروه چیست، که همکارانشان از آن بی‌اطلاع هستند؟

بر خلاف انتظار دلیل موفقیت این افراد نظم و انضباط بیشتر در کارها نیست. راز رسیدن به کارهای روزانه این است که کاری کنیم ‌امور به طور خودکار پیش روند تا انرژی کمتری از ما گرفته شود. این بررسی‌ها نشان می‌دهند که هریک از ما ذخیره محدودی از نظم و انضباط در کارها داریم به طوری که وقتی بیش از اندازه تلاش می‌کنیم طبق مقرراتی که برای خودمان تعریف کرده‌ایم عمل کنیم انرژی مفید خود را برای انجام کارهای دیگر از دست می‌دهیم. به طور مثال، هنگامی‌که شما انرژی خود را صرف مقاومت کردن در برابر خوردن یک کیک شکلاتی می‌کنید، بعد از آن انرژی کمتری برای حل مشکلات سخت ترخواهید داشت.

اعمال انتخاب

«روی بامیستر» محقق برجسته وهمکارانش به این نتیجه رسیدند که همیشه باید بر اساس محدود بودن منابع کارهای خود را کنترل و برنامه ریزی کرد. به خصوص در جهانی که انباشته از وسوسه‌های بالقوه، سرگرمی‌ها و تفریحات گوناگون است.

در سمینارهایی که مبحث آن محدودیت انرژی در انسان است ،ما به مشتریان خود کمک می‌کنیم تا مواردی را که ما به آنها «مراسم» می‌گوییم (یعنی رفتارهای خاص ) در زمان معین شده آن انجام دهند، تا در نهایت این کارها به طور خودکار انجام شوند و دیگر نیازی به آگاهی و نظم و انضباط نداشته باشند.

وظیفه اصلی مغز شما این است: در مورد رفتاری که می‌خواهید تغییر دهید‌، تصمیم‌گیری کند. بنابراین مراسم و کارهای مهمی ‌را که می‌خواهید به عهده گیرید، تعیین کنید تا بتوانید به طور خودکار، راه خود را پیش بگیرید.

پروفسور «آلفرد نورت وایت هد» در سال ۱۹۱۱ این موضوع را کاملا توضیح داده است، و می‌گوید: بررسی‌ها نشان می‌دهد کاملا اشتباه است که عادت کنیم، به آنچه که می‌خواهیم انجام دهیم، از قبل فکر کنیم. او کاملا مخالف این موضوع است و معتقد است تمدن‌ها با گسترش تعداد کارهایی که انجامشان به طور خودکار ‌امکان‌پذیر است پیشرفت کرده‌اند.

در واقع می‌توان گفت، بسیاری از مدیران بزرگ حتی نمی‌دانند که کارهایی که انجام داده اند با اراده آنها نبوده چرا که آنها به طور کلی وظایف خود را به طور شهودی انجام می‌دهند.

درطول یک دهه گذشته من یک سری آیین مشخص را برای هر روز از زندگی‌ام تهیه کرده‌ام تا مطمئن باشم که مهم‌ترین کارهایم را انجام داده‌ام و همچنین وقت و انرژی من صرف انجام کارهای بیهوده روزمره نخواهد شد. در اینجا به پنج آیینی که بزرگ‌ترین تفاوت‌ها را برای من ایجاد کرده است، اشاره می‌کنم:

۱.توجه ویژه به ساعت خواب تا مطمئن شوم هشت ساعت خواب کافی در شبانه روز داشته‌ام. همچنین هیچ چیز مهم‌تر از مسیر رفت و آمد روزانه نیست. اگر برای رفتن به جایی مجبور به استفاده از هواپیما شوم و بدانم که در هشت ساعت خواب من اختلال ایجاد خواهد کرد، حتما جبران کمبود ساعات خواب خود را در اولویت قرار می‌دهم.

۲. نرمش روزانه بعد از اینکه از خواب بیدار می‌شوم. نرمش اثر بسیار زیادی بر کارآیی من در طول روز دارد.

۳. هر روز در ابتدا کار خود را با تمرکز بر کارهای مهمی ‌که از شب قبل تصمیم به انجام آنها گرفته بودم، آغاز می‌کنم. بعد از ۹۰ دقیقه کار مدتی را برای استراحت و گرفتن انرژی دوباره اختصاص می‌دهم. ‌امروز (یکشنبه) اولویت من نوشتن این مطلب بود و برای استراحت هم یک ساعت تنیس بازی می‌کنم.

۴. هر ایده و وظیفه‌ای را که در طول روز با آن روبه‌رو می‌شوم، سریعا روی کاغذ می‌نویسم. این کار کمک می‌کند تا در زمان رسیدگی به کارهای دیگر این افکار ذهن من را مشغول نکند. ریسک فراموش کردن آن‌ها نیز کم می‌شود.

۵. هنگامی‌ که از دست کسی یا چیزی عصبانی هستم از خودم می‌پرسم: این موضوعی که باعث عصبانیت من شده چیست و چگونه می‌توانم راه‌حلی برای آن پیدا کنم؟

ما انسان هستیم و خطا پذیر، بنابراین هر روز که نتوانم بخشی از این وظایف را انجام دهم، خود را جریمه می‌کنم یا حتی انجام آنها را به روز بعد منتقل می‌کنم.

بنابراین می‌توان گفت آیینی که آگاهانه ایجاد شده ‌است نشانه‌ای از اعمالی است که حتما باید انجام گیرند. بنابراین اگر واقعا مصمم به کنترل زندگی خود هستید نباید آنها را نادیده بگیرید.

منبع: HBR