وقتی به سردبیران، مقاله‌ای از نوع مقالاتی که خودشان معمولا چاپ می‌کنند، ارائه دهید، شانس شما در به چاپ رساندن مقاله‌تان سخت افزایش پیدا می‌کند. به‌عنوان نمونه، مقاله‌ای را در مورد دستورهای طبخ غذا برای مجله‌ای نفرستید که مطالبی در مورد دستور طبخ غذا چاپ نمی‌کند. بررسی تعدادی از انواع مقاله‌های استاندارد، در مورد شکل ۹۰ درصد از مقالاتی که امروزه چاپ می‌شوند توضیح می‌دهد. اینها شامل موارد زیر است:

سابقه کالا: گزارش موفقیت‌های محصول. مقاله روی شرکتی که مشکلی داشته است و اینکه چگونه آن شرکت با استفاده از محصول، خدمات یا روش خاصی به حل مشکل خود پرداخته است، تمرکز می‌کند.

نحوه انجام دادن: دستورالعمل‌ها («نحوه اندازه‌گیری میزان مصرف برق وسایل صنعتی»).

محصولات جدید: توضیح می‌دهد فناوری جدید چگونه عمل می‌کند. («فناوری جدید تراشه سرعت انجام فرآیند را دوبرابر می‌کند.»)

پیشرفت‌ها، جهت‌گیری‌های کلی: تجزیه و تحلیل در جهت کمک به خوانندگان مطالب بازرگانی در برنامه‌ریزی برای راهکارهای خود («صنعت پلاستیک‌سازی به سمت مدل تجارت زنجیره‌ای ذخایر جهانی در حرکت است.»)

سوابق کالا یا توضیح در مورد کاربرد آن یکی از رایج‌ترین انواع مقالاتی است که مجلات تجاری و بازرگانی چاپ می‌کنند. این نوع مطلب می‌گوید که چگونه یک شرکت خاص مشکل را حل کرده است یا نیازی را مرتفع ساخته و معمولا توجه مخاطب را جلب می‌کند به محصول یا خدماتی که آن شر کت برای حل این مشکل به کار برده است. بخش روابط عمومی شرکتی که از محصول یا خدمات آن، برای حل مشکل استفاده شده «نامه درخواست» ارسال می‌کند که در آن مطالبی را در مورد سوابق محصول به سردبیران پیشنهاد می‌کند. انتشار سوابق محصول ابزار بازاریابی موثر است، چون به خوانندگان نشان می‌دهد چگونه محصول شما را استفاده کنند و موفقیت اثبات شده آن را هم نشان می‌دهد.

جدا از سوابق محصولات، اکثر مقالات ویژه درج‌شده، از انواع مختلف خودآموزها هستند که مدیران، مدیران اجرایی متخصصان، یا تکنسین‌هایی در زمینه کاری مربوط را هدف قرار می‌دهند. سردبیران همچنین به مطالبی در مورد محصولات، پیشرفت‌ها، یا روش‌های جدید در صنعت خود علاقه‌مند هستند.

یکی از روش‌های رسیدن به ایده‌های مناسب برای نوشتن مقاله، تهیه فهرستی از آگهی‌ها است که اگر بودجه آگهی نامحدودی داشتید، منتشر می‌کردید (و مجلاتی که آن آگهی در آنها را به چاپ می‌رساندید).مقالاتی بر اساس موضوعاتی مرتبط با آن آگهی‌ها بنویسید و آنها را در همان مجلات به چاپ برسانید.

برای مثال، اگر می‌خواهید سیستم جدید بسته‌بندی خرده‌های چوب خود را در مجله پالپ اند پیپر آگهی کنید، ولی بودجه مورد نیاز آن را ندارید، به فکر نوشتن مقاله‌ای برای آن مجله، با عنوان «راه جدیدی برای بسته‌بندی و صورت‌برداری از تراشه‌های چوب به صورتی موثرتر» باشید. نوشتن و درج مقالات در مجلات و برای بازارهای درجه دوم که چاپ آگهی در آنها به صرفه نیست یا در حد بودجه شما نیست، از نظر مالی به نفع شما است.

خودتان را با ویژه‌نامه‌ها ارتباط دهید

اگر می‌خواهید بخت شرکت خود را برای دستیابی به فضایی در رسانه‌ها افزایش دهید، می‌توانید تقویم انتشار مجله و فهرست ویژه‌نامه‌های آینده آن را بگیرید و سعی کنید ارتباطی میان محصولات و خدمات خود، با موضوع و مقالات این ویژه‌نامه پیدا کنید. با بخش آگهی‌های مجله تماس بگیرید، بگویید در آینده قصد آگهی در آن مجله را دارید، یک بسته‌ رسانه‌ای رایگان و همچنین تقویم انتشار ویژه‌نامه‌ها، همراه با یک شماره نمونه از آن مجله درخواست کنید. این چند چیز به طور رایگان برای افرادی که در آینده قصد آگهی دادن دارند، ارسال می‌شود.

ریک دان، سردبیر پلنت اینجینیرینگ، می‌گوید: «اگر مردم ایده‌هایی برای ویژه‌نامه ارائه دهند، عالی است یا اگر بتوانند پیش‌زمینه‌ای برای مطلبی که می‌خواهیم به آن بپردازیم فراهم کنند، احتمال موفقیت آنها در رقابت برای راهیابی به مجله بسیار زیاد خواهد بود.»

«حتی ممکن است بخواهید ایده‌های ویژه‌نامه‌هایی برای تقویم سال بعد پیشنهاد کنیم. لم کار این است که این کار را مدبرانه انجام دهید. دان هشدار می‌دهد که «متوقعانه یا حریصانه وارد عمل نشوید. از گفتن چیزهایی مثل «این برای خوانندگان شما مهم است» یا «شما باید این مطلب را چاپ کنید» خودداری کنید.»

هرچند اگر روش‌ جدیدی را کشف کرده‌اید (مثلا بسته‌بندی غذا در جعبه‌های قابل بازیافت مقوایی به جای پلاستیکی) و می‌توانید آمار و اطلاعاتی برای پشتیبانی از این روش خود ارائه دهید، با سردبیر مجله‌ای مناسب بسته‌بندی تماس بگیرید. احتمالا از علاقه و تلاش شما خوشش می‌آید.

بسیاری مجلات بازرگانی، در صورت درخواست آنها، شماره نمونه و مجموعه‌ای از راهنمایی‌ها در زمینه تحریر برای نویسندگان آینده، خواهند فرستاد. این راهنمایی‌ها اطلاعات باارزشی در مورد سبک، شکل و موضوعات مناسب فراهم می‌کند. این راهنمایی‌ها اغلب به شما می‌گوید چگونه با مجله تماس بگیرید، نکاتی مربوط به نوشتن مقالات در اختیار شما قرار می‌دهند، فرآیند بازبینی دست‌نویس را توصیف می‌کنند و به بحث در مورد هر یک از تنظیمات دستمزد یا چاپ مجدد می‌پردازند.

سریع‌ترین روش در واداشتن سردبیران به نادیده گرفتن شما، ارائه ایده‌ای است که هیچ ربطی به مجلات آنها نداشته باشد. هر مجله از جهاتی، ‌کمی متفاوت با سایر مجلات است. برای افزایش شانس خود در انتشار مطلب‌تان، باید لحن، سبک، محتوا و کیفیت امور گرافیکی و نوشتاری مجله مورد نظرتان را مورد مطالعه و بررسی قرار دهید. به سردبیر مقاله‌ای را ارائه دهید که به نظر می‌رسد ترجیح می‌دهد و شانس شما در درج آن مطلب افزایش پیدا می‌کند. اگر مجله‌ای تماما شامل مقالات کوتاه یک یا دو صفحه‌ای باشد، پایان‌نامه ۶۰۰۰ کلمه‌ای برایش نفرستید. اگر این مجله تاریخچه محصولات را چاپ نمی‌کند، چنین مطلبی را پیشنهاد ندهید.

شماره‌های مختلف مجلات را مطالعه کنید تا بفهمید به چه موضوعاتی می‌پردازند. کلید موفقیت این نیست که ایده‌ای را در مورد چیزی که هرگز به آن پرداخته نشده بفرستید، بلکه ارائه مقاله‌ای است که دیدگاه یا زاویه دید جدیدی را در مورد یکی از موضوعات همیشگی مجله مطرح کند.

منبع: کتاب روابط عمومی انتشارات کاروان