مجازی و بی‌عیب و نقص
راهنمای موفقیت در کار مجازی
فصل چهارم- بخش پنجم
اشاره:در چهار هفته پیشین با یکی از مهم‌ترین امکان‌های دورکاری یعنی کار مجازی به طور مختصر آشنا شدیم.
فرهاد امیری
فصل چهارم- بخش پنجم
اشاره:در چهار هفته پیشین با یکی از مهم‌ترین امکان‌های دورکاری یعنی کار مجازی به طور مختصر آشنا شدیم. نویسنده پیش از این ابتدا پیوستاری از کار مجازی ترسیم کرد و سه نوع کار مجازی را از یکدیگر تمیز داد: فرد مجازی، تیم مجازی و سازمان مجازی. وی پس از آن هر سه مورد مذکور را به طور کامل تشریح کرد و سپس به مزایای کار مجازی پرداخت. در این شماره مواردی را خواهیم خواند که به مدیران و کارمندان کمک می‌کنند تا در کار مجازی موفق باشند.
آدم‌ها بی‌عیب و نقص نیستند و موقعیت‌های کاری نیز به ندرت عالی از آب درمی‌آیند. تمهیدات کار مجازی هم عیب‌هایی دارد، اما با صرف وقت و دقت می‌توان از دل آن چیزی بسیار موفقیت‌آمیز بیرون کشید. آنچه از پی می‌آید، چند راهنمایی کوچک برای موفقیت‌آمیز کردن کار مجازی است تا زندگی را برای همه افراد درگیر در آن آسان‌تر کند:
• در مورد محدودیت‌ها و فرصت‌های کار مجازی واقع‌گرا، اما گشاده‌ذهن باشید
• سبک مدیریتی اجرامحور را اتخاذ کنید
• سبک رهبری خود را برای سازگارشدن با کار مجازی تغییر دهید
• موارد راهنمای منصفانه و منسجم طراحی کنید
• مرزهای مشخصی بین کار و زندگی قرار دهید.
واقع‌گرا، اما گشاده‌ذهن
در مورد فرصت‌ها و محدودیت‌های کار مجازی واقع‌گرا، اما گشاده‌ذهن باشید. بررسی کنید که آیا شغل مورد نظر با کار مجازی جور در می‌آید یا نه. مثال‌های این فصل نشان می‌دهند که کار مجازی برای آنانی که شغل اصلی‌شان تعامل با مشتری یا شخص ثالث از طریق تلفن است، فرصت فوق‌العاده‌ای خواهد بود (برای کسانی که در رزرو بلیت فعالند یا سفارش می‌گیرند یا بیمه می‌فروشند). همچنین کسانی که با ایمیل ارتباط می‌گیرند (مثلا داده‌های مربوط به فروش کالاها را از فروشنده‌ها می‌گیرند تا آنها جمع‌آوری و تحلیل کنند) نیز به راحتی می‌توانند از کار مجازی برخوردار شوند.
کار مجازی به آسانی برای روزنامه‌نگاران، نویسندگان، استادان و دیگر کارگران دانش قابل اجرا است. مهندسان و برنامه‌نویسان کامپیوتر که کار اصلی‌شان پشت کامپیوتر صورت می‌گیرد، داوطلبان خوبی برای کار مجازی هستند. شغل‌های خلاقی که نیازمند تنهایی و تمرکز هستند، فرصت ایده‌آل خود را در کار مجازی خواهند یافت.
اما برخی شغل‌ها و حرفه‌ها ابدا با کار مجازی انطباق کامل نمی‌یابند. پزشک باید برای انجام جراحی روی زانوی شما در اتاق عمل حاضر باشد و لوله‌کش هم باید بتواند لوله‌های منزل شما را بررسی کند، اما به مدیران هشدار می‌دهیم که هرگز هیچ شغلی را به آسانی از امکان کار مجازی محروم نکنند و آن را صددرصد غیرقابل انطباق ندانند. برای مثال، اگرچه جراح باید در اتاق عمل باشد، اما برخی پزشکان همین حالا هم به معاینه از راه دور از طریق ویدئو دست می‌زنند. خطوط اطلاعات سلامت نیز در سرتاسر آمریکا مجازی شده‌اند. کارگران ساعتی و کارگران اتحادیه‌ای نیز می‌توانند با توجه به دامنه و حوزه کارشان از کار مجازی برخوردار باشند.
مدیریت اجرامحور
سبک مدیریتی اجرامحور را اتخاذ کنید. کار مجازی انطباق بسیار خوبی با مدیریت اجرامحور دارد، سیستم بازبینی‌ای که تاکیدش بر کیفیت محصول کار و برآورده‌ساختن هدف‌های مشخص‌شده و تعریف‌شده است و نه میزان زمانی که کارمندان با مدیران و همکاران خود سپری می‌کنند.
مدیریت اجرامحور نیازمند تغییری فلسفی در نظرگاه مدیران است و همین تغییر می‌تواند برای بسیاری از مدیران که عادت کرده اند با اندازه‌گیری ساعات کاری کارمندان خود بر آنان نظارت کنند، چالش‌برانگیز باشد.
مدیران کارمندان مجازی نمی‌توانند با چک‌کردن اینکه ماشین چه کسی هنوز در پارکینگ است و چه کسی زودتر رفته، بر کار کارمندان خود نظارت کنند! اد هاگتون، مدیر بخش سلامت کارکنان پیتنی باوز، به همین موضوع اشاره می‌کند و می‌گوید شرکت‌ها باید انعطاف‌پذیری را به بخش مدیریتی خود وارد سازند، زیرا اقتضای اقتصادی باعث شده است این شرکت‌ها نیازمند انعطاف‌پذیری در کار باشند.
به باور وی این چالشی جدی برای مدیران منابع انسانی است. برخی از متخصصان پیشنهاد می‌دهند که مدیران شرکت‌ها را به لحاظ روانی آماده سازی کنیم تا در برابر مدیریت نتیجه‌محور و اجرامحور از خونسردی و آرامش بیشتری برخوردار باشند.
سبک رهبری جدید
سبک رهبری خود را تغییر دهید تا با کار مجازی سازگار شود. برای مدیرانی که تردیدهایشان در قبال کار مجازی از تردید در قابلیت خودشان در تغییر سبک رهبری ناشی می‌شود، راه‌حلی وجود دارد. اکنون بسته‌هایی متشکل از تمرین‌های رهبری مطابق با کار مجازی وجود دارد که هر مدیری می‌تواند با استفاده از آنها سبک رهبری خود را تغییر دهد و رابطه مدیر‌ـ‌کارمند را بهبود بخشد.
بیلی ویلیامسون، یکی از شرکای ارنست
اند یونگ که بر برنامه‌های مختلف شرکت نظارت دارد و تیم‌های مجازی تشکیل داده است، چند نکته کمکی برای مدیریت کارگران مجازی در بیزنس ویک منتشر ساخته است. برخی از نکات مهم مقالات او از این قرار هستند:
• به یاد داشته باشید که تیم‌های مجازی از آدم‌های واقعی تشکیل می‌شوند. مسوولیت مدیر اطمینان از این امر است که رابطه میان کارگران و رابطه میان مدیر و آنها زنده و پویا باقی بماند، بهره‌وری و برون‌داد کار بالا باشد و کمک‌های هر یک از اعضای تیم شناخته و ارج نهاده شود.
• از تکنولوژی به شیوه‌های نوآورانه سود بجویید تا ساختن تیم‌های مجازی را بهبود و رونق ببخشید. به فراتر از تلفن و ایمیل فکر کنید تا تیم خوب و منسجم و دارای ارتباط قوی بسازید و ارتباط میان کارگران را تسهیل کنید. مکان خانگی جمعی با استفاده از عکس‌های اعضای تیم و پروفایل‌های ایشان ترتیب دهید تا اتمسفر محل کار را بازسازی کرده باشید. مکانی برای بحث و تقویمی برای اعضای تیم و کارهای ایشان مهیا کنید.
• توالی و تعداد ارتباطات مورد نیاز را تعیین کنید. از کنفرانس ویدئویی استفاده کنید. اشخاص را به صورت فردی و رودررو ملاقات کنید. به سکوت توجه نشان دهید.
سکوت هم به معنای رضایت است و هم به معنای نارضایی. اگر ارتباط یکی از افراد به طور دائم قطع می‌شد یا ضرب‌الاجل‌ها را از دست می‌داد، باید سریعا چاره‌ای بیندیشید و دلیل آن را پیدا کنید.
• احترام بگذارید. یعنی نسبت به اعضایی که زبان انگلیسی زبان مادری‌شان نیست توجه نشان دهید و نسبت به تفاوت‌های فرهنگی آگاه باشید. نسبت به تفاوت‌های زمانی کارمندان خویش نیز آگاه باشید و زمان‌های تماس‌های تلفنی یا کنفرانس‌ها را طوری تعیین کنید که برای همه مناسب باشند. اگر این کار ممکن نبود، زمان‌های مختلفی را برای آغاز کار یا تماس تلفنی معین کنید.
یک مدیر باید بتواند نسبت به شخصیت فردی هر یک از کارگران مجازی خود آشنا باشد تا به آنها جهت موفق‌شدن یاری رساند. شرکت سیسکو در سال ۲۰۰۶ از روانشناسی به نام استوارت داف کمک گرفت تا مدیرانش را نسبت به روحیات کارگران مجازی و کاربران نهایی محصولات آشنا کند. نتایج تحقیق نشان می‌داد که بهترین کارگران مجازی هم به شدت منظم و سازمان‌یافته هستند و هم به شدت برون‌گرا. این نتایج مایه شگفتی داف بود، زیرا وی فکر می‌کرد که درون‌گراها باید از موفقیت بیشتری در کار مجازی برخوردار باشند، اما اشتباه کرده بود.
زیرا افراد برون‌گرا کسانی هستند که تحت هر شرایطی و هر کجا که باشند، با همکاران و مدیران خود در ارتباط باقی می‌مانند، اما افراد درون‌گرا نیاز به توجه بیشتری برای مرتبط‌ماندن دارند. بنابراین مدیران باید بتوانند برای ارتباط با کارگران خویش با شخصیت‌های مختلف استراتژی‌های متفاوت داشته باشند.
اکنون بسیاری از متخصصان پیشنهاد می‌کنند که به جای صرف تکیه بر تماس‌های تلفنی از کنفرانس ویدئویی استفاده شود تا موفقیت بیشتری را نصیب کارمندان مجازی کند. به خاطر داشته باشیم که ارتباط مجازی نیازمند تلاش و کوشش بیشتری است، زیرا در این ارتباط باید جای خالی تماس چهره‌به‌چهره، زبان بدن و چیزهایی از این دست
را پر کنیم.
انصاف و انسجام
موارد راهنمای منصفانه و منسجمی را طراحی کنید. تحقیقات ما نشان داده است که طراحی موارد راهنمای منصفانه و منسجم برای کار مجازی برای شرکت‌هایی که از گزینه کار مجازی به طور وسیع استفاده می‌کنند، بسیار مهم و حیاتی است. این موارد راهنما شاخص‌های سنجش بسیار خوبی برای کارگران نیز فراهم می‌آورند.
کارگری که علاقه‌مند به کار مجازی است، می‌تواند ابتدا با خواندن این موارد راهنما موقعیت کار مجازی در شرکت خود را بررسی کند و دریابد که آیا واقعا به این شرایط علاقه‌مند است و اینکه آیا تقاضای وی مورد پذیرش قرار می‌گیرد یا خیر.
برای مثال، شرکت بلو کراس بلو شیلد در ماساچوست چنین مواردی را فراهم آورده است تا مدیرانش راحت‌تر بتوانند در مورد اعطای امکان کار مجازی تصمیم بگیرند. برخی از موارد مورد نیاز ذکرشده در این راهنما از این قرار است:
• سابقه کار حداقل سه ماه
• عملکردی که انتظارات را برآورده ساخته یا فراتر از انتظارات باشد
• وضعیت کارمند خوب باشد
• موقعیت کاری کارمند بنا به اقتضائات کسب‌وکار قابلیت مجازی‌شدن داشته باشد
• همه آموزش‌های لازم برای یادگیری موارد بنیادین کار مجازی را از سر گذرانده باشد
• همه آموزش‌های لازم برای کار در یک تیم مجازی را از سرگذرانده باشد.
حتی اگر موارد راهنمای رسمی همچون این نمونه در کار نباشد، باز هم کارمندان و مدیران باید بتوانند برای هر مورد تقاضای کار مجازی با یکدیگر به همکاری بپردازند و تصمیم بگیرند. به خاطر داشته باشید که دادن اجازه حتی یک یا دو روز کار مجازی یا کار در خانه آن هم در حین پروژه‌های دشواری که نیازمند تمرکز بالا است، به شدت می‌تواند بر بهره‌وری و تعادل برقرارکردن بین کار و زندگی کارگر موثر باشد.
مرزهای مشخص بین کار و زندگی
مرزهای مشخصی بین کار و زندگی قرار دهید.فوق‌العاده است که تکنولوژی ارتباطات دائمی توانسته است کار مجازی را به یک واقعیت بدل کند، اما این دسترس‌پذیری مداوم و بیست‌چهارساعته هم می‌تواند خوب باشد و هم بد. اگر تعادل بین کار و زندگی بر اثر کار مجازی به هم بریزد، آنگاه با سویه بد طرف شده‌ایم. انعطاف‌پذیری برای بسیاری از افراد به این معنا است که ساعات کاری و ساعات حضور در خانواده دیگر تمایزی با هم ندارند. شاید این مساله برای کار شما خوب باشد، اما برای خانواده شما بد است. از آنجا که کار مجازی اغلب به صورت پروژه‌ای تعریف می‌شود ــ و نه مثلا بین ساعات کاری مشخص از صبح تا بعدازظهر ــ پس باید کارگران و مدیران بتوانند مرزهای مشخصی بین کار و زندگی خود ترسیم کنند.
برای برخی این مرز مشخص به معنای مقررکردن مکانی خاص صرفا برای کار کردن است (دفتر کار در منزل یا هر جای دیگر). این کار باعث می‌شود که موبایل شما همیشه به خاطر کار زنگ نخورد و یک خط زمینی مشخص را در اتاق خود به کارتان اختصاص دهید.
در هر حال، برخی از شرکت‌ها تنها کار مجازی را به این شرط اعطا می‌کنند که کارمندانشان همیشه در هنگام نیاز در دسترس باشند. اما همه ما باید اطمینان حاصل کنیم که نوآوری‌های تکنولوژیک دردسرساز نشوند، بلکه دست و پای ما را برای زندگی و کار
بهتر و موفق‌تر باز کنند.
ارسال نظر