پادزهر «وسواس بازدهی»

این روزها فضای مجازی پر شده از مقالاتی که به کارمندها توصیه می‌کنند درباره روش کار کردن خود تجدید نظر کنند. در بسیاری از این مقالات و سخنرانی‌‌ها، ایده‌هایی مطرح می‌شود تا کارمندها بهتر، سریع‌‌تر و کم‌‌هزینه‌‌تر کار کنند یا به بیان دیگر، در زمان کمتر، کار بیشتری انجام دهند. اما در میان این همهمه‌ها، مادلین دور یک ایده متفاوت را مطرح می‌کند. یک ایده کاملا رادیکال: «شاید بهتر است امروز اصلا هیچ کاری انجام ندهید.» او معتقد است که بسیاری از ما، به شکلی «هول هولی» زندگی می‌کنیم و بیش از حد به «بازدهی» بها می‌‌دهیم. ما معتقدیم که هر روز باید کاری انجام دهیم تا مفید باشیم. و معمولا بیش از حد فعالیت می‌کنیم، آن هم به دلایل اشتباه.

مادلین می‌گوید: «ما زمینه را برای شکست خودمان فراهم می‌کنیم و وقتی شکست می‌‌خوریم، دچار احساس گناه می‌‌شویم. گناه مفید نبودن. اگر از کار بیش از حد نفع نمی‌‌بریم، پس چرا ارزش خود را به میزان بازدهی‌مان گره می‌‌زنیم؟» مادلین که نویسنده کتابی در این رابطه نیز هست، چندی پیش ‌میهمان کرت نیکیش، از مجله کسب‌‌وکار هاروارد بوده و بیشتر در این رابطه صحبت کرده است. چکیده‌‌ای از این گفت‌وگو را با هم می‌‌خوانیم:

کرت: خوش آمدی مادلین. تو با وسواس آدم‌‌ها نسبت به بازدهی مخالفی و ذهنیت ما نسبت به آن را یک مفهوم فریب‌‌آمیز می‌‌دانی.

بله. به نظر من، قطعا این وسواس است که باعث می‌شود حس کنیم هر روز در باتلاقی از کارها دست و پا می‌‌زنیم. بازدهی لزوما ایرادی ندارد. مشکل، فشار بیش از حدی است که به خودمان تحمیل می‌کنیم. لیستی بی‌پایان از کارهایی که باید انجام دهیم می‌‌نویسیم و اگر همه‌‌شان را انجام ندهیم، خودمان را سرزنش می‌کنیم. مشکل این است که ما بازدهی و کار مفید را، معیار ارزشمندی خود می‌‌دانیم.

هر روز به لیست کارها اضافه می‌شود. در نتیجه، حس می‌کنیم کارهایی که انجام می‌‌دهیم، کافی نیست و به این‌ترتیب، هیچ‌وقت راضی و قانع نیستیم. حتی ممکن است در پایان روز، احساس شکست کنیم چون همه کارها را انجام نداده‌‌ایم. حتی اگر انتظار ما غیرواقع‌‌بینانه باشد.

این همان «احساس گناه بازدهی» است که درباره‌‌اش در کتابت صحبت کردی. اما بعضی‌‌ها می‌گویند این احساس، یک موهبت است که تو را ترغیب به انجام کار بیشتر می‌کند. وقتی حس می‌‌کنی به اندازه کافی کار نکرده‌‌ای، این ترغیبت می‌کند که دست به‌کار شوی و بیشتر کار کنی، نه اینکه همه کارها را انجام دهی.

شاید این‌طور باشد. به نظر من احساس گناه به ما هشدار می‌دهد که کجای کار می‌‌لنگد و باید روی چه چیزی تمرکز کنیم. پس می‌تواند انگیزه‌‌بخش باشد. اما آن روی سکه‌‌ای هم وجود دارد. این حس می‌تواند دلسردکننده یا سرکوب‌‌کننده باشد و ما را به سرازیری سوق دهد. مثلا بابت انجام ندادن تمام کارهای لیست، احساس گناه می‌کنیم اما به جای مدیریت آن یا تقسیم هر کار به «لقمه‌های کوچک» یا انجام شدنی، دائم لیست را مرور می‌کنیم و احساس می‌کنیم مغزمان کشش ندارد.

وقتی دچار «گرداب» احساس گناه می‌‌شویم، عملا هیچ کاری هم انجام نمی‌‌دهیم چون داریم نشخوار فکری می‌کنیم. ساعت‌‌ها به وقتی که هدر رفته، فکر می‌کنیم و همین باعث می‌شود همین ساعت، همین لحظه را نیز از دست بدهیم. من فکر می‌کنم یکی از راه‌های اتلاف وقت، نگرانی از اتلاف وقت است.

آیا خودت دچار این سیکل یا به قول خودت، گرداب شده‌‌ای؟

بارها پیش آمده که از شب قبل، برای فردا برنامه ریخته‌‌ام اما وقتی آلارم گوشی به صدا درآمده، آن را قطع می‌کنم و بیشتر می‌‌خوابم. و در همان لحظه، تصویر ایده‌‌آلی که از روتینم داشتم فرو می‌‌ریزد. وقتی بلند می‌‌شوم، به جای اینکه بگویم خب!

دیگر برای پیاده‌‌روی همیشگی وقت ندارم پس می‌‌روم سراغ بقیه کارها، بقیه روز را نیز به بطالت می‌‌گذرانم و می‌‌گویم ولش کن. چون از ابتدا، هیچ چیز کامل پیش نرفت، پس از فردا شروع می‌کنم. و این‌طوری، روزم را از دست می‌‌دهم.

و بدین‌ترتیب، به خاطر اینکه روزت کاملا طبق برنامه پیش نرفته، کلا آن روز را بی‌خیال می‌‌شوی. به جای اینکه انعطاف داشته باشیم و از لحظه‌‌ای که پیش رویمان است استفاده کنیم، فرصت‌‌ها را از دست می‌‌دهیم و از این حقیقت غافلیم که روزها و انرژی و تمرکز ما، بالا و پایین دارند. خیلی چیزها تحت کنترل ما نیست و اگر بتوانیم این را بپذیریم، اتفاقا بیشتر بازدهی خواهیم داشت، به جای اینکه یک برنامه انعطاف‌‌ناپذیر بنویسیم و بعد بابت انجام ندادنش، خود را سرزنش کنیم.

یک باور قدیمی هم هست که می‌گوید اینترنت و تکنولوژی، ما را خیلی پربازده‌‌تر از کارکنان نسل‌‌های قبل کرده. اما انگار به‌جای اینکه زندگی را برایمان راحت‌‌تر کرده باشد، کارهای بیشتری روی سرمان ریخته. آیا این ترند رو به کاهش است یا سرعت گرفته؟

من فقط می‌توانم مشاهداتم را بگویم، چون تحقیقات زیادی در این باره نکرده‌‌ام. ما همه این تکنولوژی‌‌ها را در اختیار داریم که کارها را به شکلی کارآمدتر انجام دهیم. و فکر می‌‌کنی وقت بیشتری خواهی داشت که زندگی کنی و با دوستانت ارتباط بگیری و به کارهایی بپردازی که دوست داری.

اما با این وجود، وقتی به لطف تکنولوژی، زمان را بهینه‌‌سازی می‌کنیم و وقت خالی می‌کنیم، نگران اتلاف اوقات فراغتمان هستیم که مبادا در آن زمان به اندازه کافی کار نکرده باشیم. اتفاقی که دارد می‌‌افتد این است که ما زمان را بهینه‌‌سازی می‌کنیم و سپس آن را با کارهای بیشتر، پر می‌کنیم و در نهایت هم احساس رضایت نداریم. این مثل چرخ و فلک همستر است که روی آن می‌‌دویم اما درجا می‌‌زنیم. یک جور بازدهی که انگار اعتیادآور است و به جای تشویق ما به انجام کار بیشتر، فقط باعث می‌شود از مشغله‌هایمان گلایه کنیم.

البته تفکیک افراد سخت است چون خیلی‌‌ها اتفاقا مشغله دارند اما در آن، بازدهی و معنا پیدا می‌کنند. بعضی دیگر به اقتضای شرایطشان، مشغله دارند و فضای خالی ندارند. بعضی دیگر، خودشان انتخاب می‌کنند که سرشان شلوغ باشد چون بیکار بودن، برایشان ترسناک است.

وقتی یک لیست داری، اندازه‌‌گیری کارها راحت است چون تعداد مشخصی از کارها هست که باید انجام شوند. اما درباره کارهای دانش‌‌محور، اندازه‌‌گیری سخت است چون برای یک فرد دانش‌‌ورز مثلا یک طراح، روزها فرازونشیب‌‌های بیشتری دارند.

به نظر من، بازدهی معیار محدودکننده‌‌ای برای سنجش روزهاست. من فکر می‌کنم «خلاقیت» معیار مناسب‌‌تری است چون می‌تواند گسترش یابد و فراز و نشیب‌‌های روزانه را بیشتر به رسمیت می‌‌شناسد. حتی اگر کارت در حوزه‌های خلاق مثل طراحی نباشد، خلاقیت می‌تواند موتور محرکه تو برای ادامه روز باشد.

فرآیند خلاقیت چند مرحله دارد که خوب است در ذهن داشته باشید. مرحله آمادگی، که در آن انگیزه و اطلاعات جمع‌آوری می‌کنیم و تحقیقات انجام می‌شود. سپس مرحله تفکر است. در این مرحله، شما عملا کاری انجام نمی‌‌دهی. فقط ایده‌ها در ذهنت مرور می‌شوند. ممکن است از بیرون این‌طور به نظر برسد که کاری انجام نمی‌‌دهی. شاید در حال قدم زدن یا دوش گرفتن باشی. اما به هر حال داری فکر می‌‌کنی. و سپس مرحله آشکارسازی یا تجلی است. زمانی که ایده به ذهنت می‌‌رسد یا راه‌حل مشکل را پیدا می‌‌کنی. سپس مرحله تحقیق و اعتبارسنجی است که در آن دست به اقدام می‌‌زنی و اینجا، همان مرحله بازدهی است. اگر به کار و زندگی‌مان از این لنز نگاه کنیم، خواهیم دید که همه مراحل ارزشمند هستند. فقط انجام دادن ارزشمند نیست، فکر کردن نیز ارزشمند است. وقتی به خودمان برای فکر کردن فضا نمی‌‌دهیم، ایده اصلی و معنا و هدف را از دست می‌‌دهیم و سپس به خودمان، برچسب تنبلی یا کم‌‌کاری می‌‌زنیم.

چرا گاهی لازم است که اصلا هیچ کاری انجام ندهیم؟ چرا گاهی، ایرادی ندارد اگر کاری را انجام ندهیم که مدت‌ها برای انجامش تلاش می‌کردیم؟

دلایل زیادی وجود دارد. چون گاهی باید زندگی کنی. چون گاهی اولویت‌ها تغییر می‌کنند. گاهی مجبوری تمرکزت را روی چیز دیگری بگذاری. چون ما مجبور نیستیم هویت خودمان را بر اساس کاری که انجام می‌‌دهیم تعریف کنیم. ما گاهی درگیر جاه‌‌طلبی یا تعریفمان از موفقیت می‌‌شویم. خود را با دیگران مقایسه می‌کنیم و مشغله را نوعی نشان افتخار می‌‌دانیم. و همه اینها راه‌هایی هستند که بیرون از خودمان، به دنبال ارزش باشیم. چرا بیرون از ما هستند؟ چون ارزش را به کاری که انجام می‌‌دهیم گره زده‌‌ایم. به ذهنیت دیگران نسبت به خودمان. به موفقیتمان و به چیزهایی که به دست می‌‌آوریم. ایرادی ندارد اگر یک روز، فلان کار را انجام ندهیم چون قرار نیست همه روزها مثل هم باشند.

اگر احساس تنبلی کردیم چه؟

به نظرم واقعا باید مفهوم تنبلی را بازتعریف کنیم. معمولا چیزی که ما به آن برچسب تنبلی می‌‌زنیم، ممکن است فقط استراحت باشد. و استراحت ارزشمند است. گاهی هم به زمان تفکر، برچسب تنبلی می‌‌زنیم. به نظرم باید تنبلی را جور دیگری نگاه کنیم. به عنوان یک تجربه که ما را غنی می‌کند. اگر همیشه در حال «بازدم» باشیم، زنده نمی‌‌مانیم. باید بتوانیم نفس بکشیم. هم دم و هم بازدم. تنبلی ما را تشویق می‌کند که سرعت را کم کنیم. دنیا به چنین چیزی نیاز دارد. ما مثل اسفنج هستیم که برای جذب کردن، نیاز به زمان داریم. نیاز به الهام و انگیزه داریم. به لحظاتی نیاز داریم که هیچ کاری انجام ندهیم. و درست مثل اسفنج، نمی‌توانیم تا ابد جذب کنیم. از یک جایی به بعد باید فشرده شویم. این همان مرحله انجام دادن است. اما اگر جذب نباشد، چیزی برای فشردن در کار نیست. اگر فکر و استراحت نباشد، جایی برای کار نیست. باید خودمان را در این نوسان ببینیم و از خود بپرسیم «آیا الان در مرحله جذب هستم یا فشردگی؟»

وقتی زمان فشردگی یا اقدام فرا می‌‌رسد، خیلی از ما پشت گوش می‌‌اندازیم و شروع برایمان سخت می‌شود. چطور به این حس غلبه کنیم؟

گاهی باید صبور باشیم و اجازه دهیم «دوران پشت‌‌گوش اندازی» طی شود. این گاهی یک نشانه است که می‌گوید هنوز آماده نیستیم و باید بیشتر فکر کنیم. یک مفهوم دیگر هم داریم که نامش «پسِ گوش انداختن» است. این یعنی عجله برای انجام کار که ممکن است منجر به خطا و ناکارآمدی شود. اما دوران جذب و تفکر، نباید بیش از حد طول بکشد. ممکن است واقعا نیاز به زمان بیشتر برای بررسی داشته باشید یا شاید واقعا در حال پشت ‌‌گوش اندازی باشید. در هر دو حالت، برچسب زدن و قضاوت خود، هیچ کمکی به اوضاع نمی‌کند.

گام اول، حذف هر گونه احساس گناه بازدهی است. وقتی احساس گناه را از بین می‌‌بری، فضای روانی کافی داری تا فکر کنی و و موانع و بهترین رویکرد برای شروع کار را پیدا کنی. خیلی وقت‌‌ها، ما با زمان‌‌بندی‌‌های غیرواقع‌‌بینانه، زمینه شکست خود را فراهم می‌کنیم. به این فکر کن که چطور می‌توانی انتظارات و خستگی مغزت را کاهش دهی. مثلا وقتی یک کار بزرگ هست که حس می‌‌کنی هرگز تمامش نخواهی کرد، می‌توانی لقمه بزرگ را به چند لقمه کوچک تقسیم کنی. مثل دریاچه بزرگی که شاید عبور از آن سخت به نظر برسد اما وقتی آن را به چند چاله کوچک تقسیم می‌‌کنی، راحت به آن پا می‌‌گذاری و از چاله‌‌ای به چاله دیگر می‌‌روی. مهم نیست از کجا شروع کنی. مهم این است که یکی را انتخاب کنی و شروع کنی.

تو طبیعتا زمان زیادی را صرف بررسی کارهایی که هر روز انجام داده‌‌ای می‌‌کنی و ترفندهای رایج بازدهی، احتمالا برایت دست‌و‌پاگیر است. کنجکاوم بدانم که ترفندهای خودت چیستند که کمک می‌کنند کارها را به اتمام برسانی اما نیاز به بازدهی بی‌‌پایان نداشته باشی؟

من زمان زیادی را صرف تحقیق درباره بازدهی کرده‌‌ام. ترفندهای بسیاری را امتحان و با افراد زیادی درباره تجربیات روزمره‌‌شان مصاحبه کرده‌‌ام. فکر می‌کردم می‌توانم همه این ابزارها را یکجا استفاده کنم تا کارهای بیشتری را در روز به انجام برسانم. اما راز موفقیت، ترک این باور غلط است که «من توسط دستاوردهایم تعریف می‌‌شوم». من به ندرت از روش یا ترفندی استفاده می‌کنم، مثل تئوری لقمه. یا تئوری اسفنج که کمک می‌کند وقتی در فاز جذب هستم، خودم را قضاوت نکنم.

با یک نویسنده مصاحبه می‌کردم که هر روز از خودش می‌‌پرسید «کدام کارها هستند که اگر امروز انجام دهم، روز خوبی برایم می‌سازند؟» برای او، یادداشت‌‌نویسی، پیاده‌‌روی و مطالعه بود. این‌‌ها روز او را می‌‌ساختند. لازم نیست اینها با ترتیب خاصی انجام شوند. بعضی روزها اصلا اتفاق نمی‌‌افتند اما اگر یک روز، آنها را از لیستت خط بزنی، یعنی روز خوبی داشته‌‌ای.

من هم با استفاده از «چک‌‌باکس» یا «چک‌‌لیست»، نگاهی به کل هفته می‌‌اندازم و از خودم می‌‌پرسم «آیا این هفته با دوستانم تماس گرفتم؟ آیا مطالعه کردم؟ آیا فکر کردم؟» این کمک می‌کند کارهایت را زیرنظر داشته باشی و همیشه برای کارهایی که روزت را می‌سازند، وقت خالی کنی. این یک روش انعطاف‌پذیر برای حصول اطمینان از این است که در عین حال، از کارهای مهم نیز عقب نمانده‌‌ای.

مدیران سازمان‌ها چه راهکارهایی دارند، برای ایجاد یک محیط خلاق که در آن، کارمندها بتوانند کارها را به انجام برسانند و همزمان، احساس آزادی کنند که لازم نیست همیشه در رقابت برای بازدهی باشند؟

این خیلی مهم است چون بسیاری از این مشغله‌ها از رده‌های بالا، یعنی از مدیران و رهبران به پایین سرایت می‌کنند. مدیران باید به این فکر کنند که چه نقشی در ایجاد این مشکلات، از جمله انتظارات غیرواقع‌‌بینانه یا کمال‌‌گرایی یا بازدهی ایده‌‌آل دارند. به عنوان رهبر سازمان، باید بازدهی را برای خودشان تعریف کنند چون بازدهی به معنای ساعات کار یا حجم خروجی نیست.

بازدهی چیزی است که می‌توانیم گسترش دهیم. باید از معیار خلاقیت استفاده کنیم و فراز و نشیب روزها را بپذیریم و مراحل خلاقیت را توضیح دهیم و آن را در تیم، تشویق و ترویج کنیم. اگر دیدیم یک تیم، دائما مشغول به کار نیست، بگوییم «خب! الان مرحله تفکر است.» برای زمان‌های تفکر، برنامه‌‌ریزی کنیم تا اعضای تیم و کارکنان نیز بتوانند این مرحله را به رسمیت بشناسند چون اجتناب‌‌ناپذیر است. تمام نکاتی که درباره افراد گفتم، درباره تیم‌‌ها نیز صدق می‌کند. انرژی تیم، تمرکز تیم، همه و همه بالا و پایین می‌شوند. و این رویکرد زمانی بهتر محقق می‌شود که رهبران سازمان، پیشگام و الگو شوند. مثلا بگویند «من امروز عصر مرخصی هستم» یا «امروز عصر می‌خواهم کمی فکر کنم.» این می‌تواند تاثیر دومینویی داشته باشد و کمک خواهد کرد تا احساس گناه و این باور غلط از بین برود که «فقط انجام دادن کارهاست که قابل اندازه‌‌گیری است». بازدهی فراتر از این تعریف، سطحی است.