مهارت‌های مدیریتی
شنونده شکیبایی نباشید
شنونده شکیبایی نباشید!
در تمام مصاحبه‌هایی که با مدیران ارشد می‌شود بر اهمیت مهارت گوش دادن تاکید می‌شود اما مایکل مسترسون دیدگاه متفاوتی را مطرح می‌کند. او تاجری موفق در حوزه املاک و انتشارات است و شرکت‌های موفقی را بنیان نهاده است که دو شرکت از آنها فروشی افزون بر یکصدمیلیون دلار در سال داشته‌اند. یکی از این شرکت‌ها ارلی تو رایز (Early to rise) است که خبرنامه‌های برخط و دوره‌های آموزشی در منزل، با موضوعات موفقیت و تجاری منتشر می‌کند. مایکل می‌گوید: در خبرنامه‌ای می‌خواندم که مدعی بود رهبران موفق ۸۰درصد وقت ارتباطی خود را صرف شنیدن می‌کنند و اینکه رهبران سازمانی خوب به مردم برای بیان شفاف ایده‌هایشان با پرسیدن سوال و دادن فرصت برای شنیده شدن حرف دلشان، کمک می‌کنند.
آیا واقعا شما ۸۰درصد وقت خود را صرف گوش دادن می‌کنید؟ برای چه چیزی؟ چرا؟
اگر عمده زمان را صرف شنیدن کنید، بخش‌های اعظم روز شما صرف گوش دادن به داستان‌های تکراری، به‌ویژه از سوی آدم‌های کم‌کار و غرغرو شده است. بله این روش هم ایده‌ای است! اما غلط! فقط یک پشت‌میز‌نشین می‌تواند وقت ارزشمند خود را به این کار غیرکارکردی اختصاص دهد.رهبران سازمانی بزرگ همان‌هایی که ایده‌ها و مهارت‌های زیادی برای ترغیب اطاعت پیروان دارند، در وقت خود مقتصد عمل می‌کنند. در واقع بیشتر بهترین‌ها و بیشتر افراد قابل تحسین، که من می‌شناسم، همانند کارگردان‌های تئاتر، مربیان المپیک، تجار، شنونده‌های بی‌صبری هستند. آنها در حد فهمیدن گوش می‌دهند نه برای سرگرمی و عوض کردن فضا! براساس تجربه آنها فهمیده‌اند که بیشتر حرف‌ها غیر‌مرتبط، زیاده‌گویی، غیرمتمرکز و غلط است. بله آنها تلاش دارند تا شنونده باشند اما فشار کار مانع آن است که فقط شنوندگی کنند. اختصاص زمان مناسب از ۸ تا ۱۰ ساعت وقت پر‌فشار روزانه به گوش دادن، ایده قابل اجرایی است.
البته مساله ارتباطی عموم مدیران، ضعف در شنیدن نیست بلکه گفت‌وگوی بی‌ثمر است. گفت‌وگوی موثر همانند خوب نوشتن بر پایه ایده خوب شکل می‌گیرد. هنگامی که شما ایده خوبی دارید، باید به هوشمندانه‌ترین شکل ممکن، آن را بیان کنید. با این کار، اثربخشی آن را مشاهده می‌کنید؛ کارکنان نیز به موقع به آن توجه می‌کنند. آنها برانگیخته می‌شوند و اگر نظم داشته باشید پشتیبانی کارکنان را هم خواهید داشت. نکته‌ای هست که از تجار دیگر نشنیده‌اید؛ بیشتر مردم، اکثرا، ایده‌ای ندارند. در واقع، آنچه عنوان می‌کنند، در نهایت ایده‌ای نیست بلکه بیشتر موضوعاتی مبهم و مملو از تصورات احساسی است که بیان می‌شود. آنها تلاش می‌کنند موضوع را بدون تجزیه و تحلیل، آماده‌سازی و رعایت الزامات منتقل کنند. مقاله‌ای که در ابتدا اشاره کردم عنوان می‌کرد که مدیرانی که ۸۰درصد زمان ارتباطی خود را به فعالیت گوش دادن اختصاص می‌دهند، در مواجهه با موقعیت‌ها و موضوعات تعارضی، نسبت به مدیرانی که این کار را نمی‌کنند، موفق‌ترند. اگر می‌خواهید رهبرسازمانی خوب با ارتباطات خوب باشید، ۶راهبرد زیر را درباره گوش دادن، در نظر بگیرید:
۱- اگر کسی می‌خواهد خودش را خالی کند به او اجازه دهید تا احساس و حرفش را بیان کند. دو دقیقه به او مجال بدهید تا مساله را طرح کند و سپس مودبانه بخواهید مطلبش را در یکی دو جمله خلاصه کند.
۲- صحبت‌های آدم‌های حراف را راحت قطع کنید و درخواست ایجاز در مطالب داشته باشید.
۳- به معانی تحت‌اللفظی حرف‌ها و پیام‌های عاطفی آنها توجه کنید و در پاسخ به هر دو جنبه نظر داشته باشید.
۴- هر مکالمه را به اجزای کوچک‌تری تقسیم کنید. خیلی از گفت‌وگوها از این شاخه به آن شاخه می‌شوند و رفت و برگشت دارند. به هر بخش عنوانی اختصاص دهید. مثلا بگویید فلانی الان درباره موضوع حقوق صحبت کنیم بعد به موضوع دیگر می‌پردازیم.
۵- اجازه ندهید هر قسمت از بحث بیش از ۵ تا ۱۰ دقیقه برای کامل شدن وقت بگیرد. به ویژه زمان‌هایی که موضوعات هیجانی مطرح می‌شوند و بحث اصلی کنار می‌رود. با زمان دیگران هم با احترام رفتار کنید.
۶- چند دقیقه پیش از پایان گفت‌وگو، به طرف مقابل برای توقف بحث و خلاصه‌سازی موضوعات، تعیین الزامات اقدام و برنامه‌ریزی برای گفت‌وگوهای تکمیلی، درخواست دهید. خود را به این ۶ راهبرد عادت دهید؛ با این کار نه‌تنها زمان را حفظ می‌کنید و کار بیشتری انجام می‌دهید بلکه به عنوان رهبر سازمانی متصف به هوش استثنایی و قدرت فکر قوی دیده خواهید شد.
