تمرین‌های کاربردی برای تیم‌های چابک دورکار
تمرین ۳: ساده‌سازی گردهمایی
نقطه اتکای تیم چابک که اعضای آن کنار هم کار می‌کنند، برگزاری جلسات رو‌درروی روزانه است. رسم تیم‌های همنشین این است که یک نفر کارش را برای بقیه ارائه می‌دهد و بقیه اعضای تیم با توجه به دیدگاه‌های خودشان بازخورد می‌دهند. وقتی همه در یک اتاق کنار هم نشسته‌اند، اثربخشی جلسه تا حدی به توانایی افراد برای تشخیص سرنخ‌های اجتماعی بستگی دارد. واضح است که چنین چیزی در جلسات مجازی کاربرد ندارد.
دورکاری به رسم و رسوم جدید برای برگزاری جلسات روزانه نیاز دارد. لازم است هماهنگی افراد کمی بیشتر شود. یک گزینه این است که به هر فرد یک زمان مشخص اختصاص داده شود تا صحبت کند و بدون اینکه صحبت او قطع شود، نوبت به فرد دیگر برسد. این رویکرد، مشکل ناخواسته صحبت کردن همزمان افراد را حل می‌کند.
اما برای تیم‌های چابک بزرگ‌تر، شامل ۹ تا ۱۰ نفر، هماهنگ‌سازی افراد با این روش کمی چالشی است. کاهش تعداد افرادی که در یک گردهمایی مجازی حضور دارند، در مراحل اولیه یک پروژه، می‌تواند به تمرکز بر ارتباطات افراد کمک کند. برگزاری جلسات با یک گروه کوچک چند کاربردی که مثلا یک مهندس، یک مدیر پروژه و یک طراح در آن حضور داشته باشند، می‌تواند تصمیم‌گیری را سرعت ببخشد. به محض اینکه گروه کوچک‌تر یکسری مقدمات را انجام داد، می‌توان افراد بیشتری را وارد کرد تا نظرات و انرژی بیشتری به اشتراک گذاشته شود.
جلسات مجازی می‌توانند از جلسات حضوری پربازده‌تر باشند. با اینکه قوانین چابکی می‌گویند یک جلسه روزانه باید ۱۵دقیقه طول بکشد، اما در واقعیت پایبندی به این زمان‌بندی برای تیم‌ها خیلی سخت است. ارائه‌های روزانه افراد طوری طراحی می‌شوند که هر عضو دو تا سه دقیقه در مورد پیشرفت کارش گزارش دهد. بنابراین اگر تیمی شش عضو داشته باشد، به ۱۲ تا ۱۸ دقیقه زمان نیاز است. اما آماده کردن کامپیوتر برای هر فرد، گفت‌وگوهای بعد از جلسه و کارهای جزئی دیگر هم به زمان احتیاج دارند. در نتیجه حداقل ۳۰دقیقه زمان برای جلسات حضوری نیاز است. این در حالی است که در جلسات مجازی، به این وقت‌های اضافه نیاز نیست.
تمرین ۴: هنجارهای دیجیتال تعیین کنید
تیم‌های دورکار، هنجارهایی تعیین می‌کنند که مشخص می‌کند کدام پلتفرم‌های ارتباط دیجیتال، برای فرم‌های مشخصی از ارتباطات مناسب هستند. به عنوان مثال، ایمیل زدن برای درخواست‌های رسمی که فوری نیستند، مناسب‌ترین است. اپلیکیشن‌های پیام‌رسان برای درخواست‌های غیررسمی که فوری‌تر هستند، مناسبند. تماس‌های تلفنی برای چک کردن فوری یک موضوع مورد استفاده قرار می‌گیرند.
با اینکه محیط دفتر کار، امکان گفت‌وگوها یا گردهمایی‌های فردی فوری را برای افراد فراهم می‌کند، اما همه تیم‌های چابک همنشین، در چنین ساختار یکدستی کار نمی‌کنند؛ به‌ویژه اگر افراد با توجه به نیاز پروژه‌ها از این تیم به آن تیم منتقل شوند. دهه‌ها پیش، قبل از اینکه گوشی‌های موبایل وارد زندگی ما شوند، کارکنان برای ارتباط با اعضای تیمی که دو طبقه بالاتر یا سه طبقه پایین‌تر از آنها قرار داشتند، از تلفن‌های روی میزشان استفاده می‌کردند. تکنولوژی دیجیتال، چت‌‌روم‌ها و پیام‌رسانی فوری را برای برقراری ارتباط در مورد مسائل غیررسمی به ارمغان آورد و دیگر لازم نیست برای گپ زدن‌های غیررسمی از این اتاق به آن اتاق برویم.
از آنجا که ارتباط مجازی می‌تواند در هر ساعتی از روز یا شب اتفاق بیفتد، اما تعاملات رو در رو در دفتر کار، محدود به ساعات کاری استاندارد است، مدیران باید دستورالعمل‌هایی برای زمان ارتباط برقرار کردن - و مهم‌تر از آن زمان ارتباط برقرار نکردن - تعیین کنند تا مرزهای بین مسوولیت‌های کاری و غیرکاری حفظ شود.
تمرین ۵: از افراد بازخورد بی‌نام بخواهید
همکاری تیم چابک، بر صداقت، اعتماد و ارتباط صریح مبتنی است. اعضای تیم به جای اینکه به مدیر بالادستی خود گزارش مستقیم بدهند، با یکدیگر هم‌اندیشی می‌کنند. در چابکی، یک سری بازنگری‌ها در پایان هر بخش کاری صورت می‌گیرد که طی آن، اعضای تیم می‌توانند یادداشت‌های بی‌نام خودشان را در بوردهای مشخصی که در دفتر در نظر گرفته شده بچسبانند و بگویند فلان تجربه را دوست داشته‌اند، از چه چیزی خوش‌شان نیامده، چه ایده‌ای به ذهن‌شان رسیده و از چه چیزهایی باید تجلیل شود.
اما حفظ صداقت، اعتماد و ارتباط صریح همیشه در تیم‌های همنشین و صمیمی آسان نیست و حتی برای تیم‌های چابکی که دورکار، بزرگ و پرتعداد هستند سخت‌تر است. با این حال، ارائه بازخورد مداوم در مورد دینامیک‌ها و فرآیند تیم، همیشه ضروری است. در تیم‌های دورکار، رهبران می‌توانند از ابزارهای تعاملی برای جمع‌آوری داده‌های آنی در مورد تجربه افراد استفاده کنند. به عنوان مثال، در طول یک جلسه مجازی، همکاران می‌توانند سوال‌ها، افکار یا نگرانی‌های خود در مورد موضوع بحث را به صورت بی‌نام ثبت کنند. همزمان، رهبر تیم می‌تواند یک نظرسنجی بی‌نام برگزار کند تا نظرات همه را داشته باشد.
ویژگی بی‌نام بودن ابزارهای دیجیتال، باعث می‌شود اظهارنظرها خالصانه و صادقانه باشد که به نوبه خود به تیم‌ها کمک می‌کند از اشتباه‌ها یاد بگیرند و بدون ترس از عواقب اظهارنظرشان، پیشرفت کنند. این ابزارهای دیجیتال، فرصت‌هایی را در اختیار می‌گذارند که در تعاملات فردی امکان استفاده از آنها وجود ندارد. افراد معمولا در بیان صریح و صادقانه افکار و نظرات خود در یک گروه، تردید دارند.
اصول چابک را می‌توان در تیم‌هایی که به صورت رودررو در یک دفتر فیزیکی کار نمی‌کنند، به کار برد. از گذشته، یکی از ملزومات کار چابک، درست کردن تیم‌های کوچک و همنشین بود که جلسات فوری روزانه تشکیل می‌دادند. در این جلسات همه در مورد پیشرفت خود گزارش می‌دادند و مسائلی که مطرح می‌شد را مورد بحث قرار می‌دادند و در مراحل بعدی به بحث و تبادل نظر می‌پرداختند. شرکت‌های چندملیتی، جزو نخستین‌هایی بودند که متوجه شدند تیم‌های چابک می‌توانند به صورت دورکاری همکاری کنند و به شکل موفقیت‌آمیزی فلسفه و روش‌های چابک را در میان تیم‌های پراکنده به کار بستند. تیم‌های چابک دورکار اگر یکسری تنظیم‌ها و متناسب‌سازی‌ها را انجام دهند، نسبت به تیم‌های چابک همنشین در درجه دوم اولویت قرار نمی‌گیرند و حتی می‌توانند بهتر هم باشند.
