مدیریت کارمندان دورکار برای بهره‌وری بهتر

۱- مراقب علائم پریشانی در کارکنان خود باشید: برای دیدن چالش‌ها و نگرانی‌‌های کارکنان خود از گفت‌وگوی مستقیم و مشاهده غیر‌مستقیم استفاده کنید. از هر فرصتی استفاده کنید تا به کارکنان بفهمانید از آنها حمایت و مراقبت می‌کنید. برای تسهیل مکالمات منظم بین مدیران و کارمندان، مدیران را راهنمایی کنید که چگونه موضوعات حساس مهم از جمله مدل‌های کاری جایگزین، چشم‌‌انداز و امنیت شغلی، تاثیر بر کارکنان و تنش در محل کار را مطرح کنند.

۲- تیم‌ها را به فناوری و ابزار مناسب مجهز کنید: اطمینان حاصل کنید که کارکنان فناوری مورد نیاز برای موفقیت را، که ممکن است فراتر از یک تلفن همراه و لپ‌‌تاپ باشد در اختیار دارند. اگر انتظار دارید کارکنان در جلسات مجازی شرکت کنند، آیا سیستم مناسب در اختیار دارند؟ حتی اگر مجموعه گسترده‌ای از فناوری و ابزارهای همکاری را در دسترس ندارید، شما می‌توانید کارکنان را مجهز کنید تا زمانی که دورکار هستند به‌طور موثر عمل کنند. اما تصور نکنید که افراد نحوه کار با ارتباطات مجازی را می‌‌دانند یا در آن محیط راحت هستند. قبول کنید که ارتباطات مجازی دارای تفاوت‌هایی است - و بی‌نقص نخواهد بود - اما همچنان باید حرفه‌ای و محترمانه باشد. به یاد داشته باشید که آنها ممکن است برای برخی افراد راحتی و تاثیر کمتری داشته باشند و به کارکنان آموزش دهید چه زمانی و چگونه تبادلات مجازی غیرموثر را گزارش کنند. برای مثال، اگر مشکلی را در شش ایمیل حل نکرده‌‌اید، ممکن است لازم باشد گفت‌وگو به یک جلسه مجازی منتقل شود تا حل شود.

۳- گفت‌وگو را تشویق کنید: گفت‌وگوی دو‌طرفه بین مدیران و کارکنان تضمین می‌کند که تلاش‌‌های برقراری ارتباط به جای آسیب رساندن، به تعامل کمک ‌‌کند. تحقیقات گارتنر نشان می‌دهد درک کارکنان از تصمیمات سازمان‌ها و مفاهیم آنها در طول تغییر، برای موفقیت یک ابتکار جدید بسیار مهم‌تر از علاقه کارمندان به تغییر است. ارتباطات دو‌طرفه اطلاعات و دیدگاه مورد نیاز کارکنان را در اختیار آنها قرار می‌دهد. همچنین آنها را قادر می‌سازد تا احساسات منفی را بیان و پردازش کنند و احساس کنند که کنترل بیشتری دارند.

۴- به کارمندان خود اعتماد کنید: کروپ می‌گوید: «بهترین کاری که می‌توانید به عنوان مدیر انجام دهید این است که به کارکنان خود نهایت اعتماد و اطمینان را داشته باشید که کار درست را انجام خواهند داد که اگر کارفرمایان ساختار حمایتی را فراهم کنند، این کار را انجام خواهند داد.»

۵-تقویت ارزش‌های سازمانی: به کارمندان نشان دهید که قصد دارید برای مدت طولانی مراقب آنها باشید. شرکت‌ها سال‌هاست سرمایه‌گذاری زیادی صرف ساخت مجموعه‌‌ای از ارزش‌ها می‌کنند که نشان دهند چقدر به کارمندان خود اهمیت می‌دهند و چقدر برای آنها مهم است که زندگی و تجربیات عالی برای آنها ایجاد کنند.مطمئن شوید که این ارزش‌ها را تقویت می‌کنید. همچنین به الگوبرداری از رفتارهای صحیح ادامه دهید و کارکنان را تشویق کنید که رفتار غیر‌اخلاقی را گزارش کنند. در طول دوره‌های عدم اطمینان، تخلفات کارکنان تا ۳۳ درصد افزایش می‌یابد. راه‌های گزارش رفتار غیرقابل قبول را به کارکنان یادآوری و برای عدم رعایت آنها اقدامات تنبیهی تعیین کنید. این امر رفاه و سلامت کار را ارتقا می‌دهد - که تاثیر زیادی بر احساس امنیت روانی دارد.

۶- از اهداف برای ایجاد شفافیت استفاده کنید: برای ایجاد وضوح و سطوح تعامل بیشتر برای کارمندان، روی اهداف بیش از فرآیندها تاکید کنید. کروپ می‌گوید: «یکی از مهم‌ترین محرک‌‌های مشارکت کارکنان این است که کار آنها به اهداف شرکت کمک می‌کند. کارکنانی که نسبت به اهمیت شغل خود برای موفقیت سازمان احساس اطمینان می‌کنند، کمتر درباره امنیت شغلی خود دچار اضطراب می‌شوند.»

۷- به‌جای فرآیندها روی خروجی‌ها تمرکز کنید: در چشم‌‌انداز دورکاری، جایی که بسیاری از افراد در خانه‌های خود درگیر تعهدات کاری و خانوادگی خود هستند، کارمندان را قادر می‌سازد تا کار خود را به انجام برسانند، هر قدرهم که برای آنها پر چالش باشد. ممکن است جلسه تیم شما ساعت ۶ صبح به وقت محلی برگزار شود و شما مجبور شوید از خواب صرف نظر کنید. برنامه همکاری را در یک زمان قابل قبول طرفین برنامه‌ریزی کنید و هر جا که ممکن باشد به ابزارهای مجازی تکیه کنید. انعطاف‌پذیری به تیم‌ها این امکان را می‌دهد تا تکالیف خود را به روش خود تکمیل کنند. به عنوان یک مدیر، شما باید توجه خود را به فرآیند متوقف کنید و به کارهایی که در حال انجام هستند توجه بیشتری داشته باشید. کروپ می‌گوید: حتما با تیم خود درباره آنچه می‌خواهید انجام دهید، صحبت کنید.

۸- شناخت را افزایش دهید: کروپ می‌گوید: «در طول دوره‌های بحران، تمایل کارمندان برای به رسمیت شناختن سهم خود از کار حدود ۳۰ درصد افزایش می‌‌یابد. شناخت موثر در‌گیرنده انگیزه ایجاد می‌کند و به عنوان یک سیگنال قوی از رفتارهایی برای سایر کارکنان عمل می‌کند که باید از آنها تقلید کنند توجه لازم نیست پولی باشد؛ قدردانی عمومی، نشانه‌های قدردانی، فرصت‌های توسعه و مزایای کم‌هزینه را در نظر بگیرید. از این فرصت برای فراهم کردن فرصت‌های توسعه برای کارکنانی که معمولا توانایی و قابلیت ندارند استفاده کنید. با توجه به عدم دید در یک محیط از راه دور، تکنیک‌های نظارت و روابط خود را با گزارش‌های مستقیم بهبود دهید. برای پرسیدن سوالات خاص یا پیگیری خروجی برای جمع‌آوری داده‌ها و یافتن زمینه‌هایی برای شناخت از بررسی‌‌های پالس ساده استفاده کنید. از طریق ملاقات مجازی با کارمندان و پرسیدن اینکه بر چه موانعی غلبه کرده‌‌اند یا اینکه همتایانشان چگونه به آنها کمک کرده‌‌اند، می‌توانید عناصری را برای شناخت، تشکر و به اشتراک گذاشتن دستاوردهای تیم‌‌ها و افراد شناسایی کنید.