برای صد ساله شدن باید نخست متولد شد
مدیریت زمان براساس اهداف سازمان
- کاهش تعداد و زمان جلسات کاری: متاسفانه بسیاری از جلسات کاری متداول در سازمان‌ها و شرکت‌ها، به‌شدت کم‌بازده و خسته‌کننده هستند و با حذف آنها، نه تنها مشکلی پیش نمی‌آید بلکه تا حد زیادی از ایجاد یا افزایش احساس خستگی و بیهودگی در میان شرکت‌کنندگان در این جلسات بی‌ثمر جلوگیری خواهد کرد. برای این کار بهتر است از خود کارکنان نظرخواهی کرد و جلسات بی‌ثمر و خسته‌کننده را با جویا شدن از کارکنان شناسایی و سپس حذف کرد و به جای آن جلساتی را توسعه داد که در آنها مباحث جذاب و زنده و ایده‌های ارزشمند و چالش‌برانگیز به بحث گذاشته می‌شوند.
- اعتقاد واقعی به ارزشمندی و محدود بودن وقت: هنگامی که وقت کارکنان و کلیت سازمان صرف یک یا چند کار بیهوده و کم‌اثر شود، آن‌گاه وقت چندانی برای انجام کارهای اساسی و ارزشمند باقی نخواهد ماند. همان‌طور که با اختصاص یافتن بودجه محدود سازمان به یک‌سری پروژه‌ها و برنامه‌ها، دیگر پولی برای اجرای پروژه‌های دیگر نخواهد ماند. برای اجتناب از بروز این مشکل، باید به جمله مشهور «وقت طلاست» اعتقاد قلبی و عمیق داشت و پذیرفت که وقت حتی ارزشمندتر از طلاست چراکه طلا را می‌توان دوباره به دست آورد، اما وقت را نه. بنابراین، باید از هر ترفندی برای صیانت و بهره‌گیری حداکثری از این منبع ارزشمند و غیرقابل جایگزین بهره برد.
- محدود کردن استفاده از رسانه‌های اجتماعی در محل کار: رسانه‌های اجتماعی و ارتباطات دیجیتالی، با وجود مزایای بسیاری که برای سازمان‌ها و شرکت‌ها به ارمغان آورده‌اند و انجام کارها را تسهیل و تسریع کرده‌اند، می‌توانند به‌عنوان عامل برهم‌زننده تمرکز حواس کارکنان در محل کار عمل کرده و از بهره‌وری زمانی آنها بکاهند. از سویی دیگر ممنوعیت کامل استفاده از رسانه‌های اجتماعی در محل کار نیز گزینه مناسبی به حساب نمی‌آید و مقاومت و مخالفت کارکنان را در پی دارد. بنابراین، گزینه مناسب و معقول و کاربردی در این میان، محدود کردن زمان استفاده کارکنان از رسانه‌های اجتماعی در ساعات کاری و سمت و سو دادن به آن در راستای اهداف سازمانی خواهد بود.
تنوع‌بخشی به استفاده از زمان براساس اهداف
در سال ۱۹۹۰ یک ابزار افزایش بهره‌وری جدید به نام پامودورو رواج گسترده‌ای پیدا کرد. براساس این تکنیک جدید، افراد باید به مدت ۲۵ دقیقه در راستای تحقق یک هدف مشخص کار می‌کردند و سپس ۵ دقیقه وقت استراحت داشتند و پس از پایان وقت استراحت می‌توانستند ۲۵ دقیقه دیگر برای ادامه فعالیت قبلی خود کار کنند یا آن را صرف کاری دیگر با هدفی دیگر کنند و در هر روز کاری پس از تکمیل ۵ دور ۲۵ دقیقه‌ای، یک وقت استراحت یک ساعته به کارکنان اعطا می‌شد.
اگر چه این تکنیک بیشتر برای کار فردی برنامه‌ریزی شده بود و برخی ویژگی‌های مشاغل نوین در آن لحاظ نشده بود، اما اصول بنیادین آن از سه جهت برای افزایش بهره‌وری موثر و مفید است: ۱) تمرکز بر روی یک کار و به پایان رساندن آن در یک روز کاری، بسیار موثرتر و پربازده‌تر از انجام چند کار مختلف در یک روز بدون به اتمام رساندن آنهاست. ۲) افراد در فواصل زمانی کوتاه‌تر که بین آنها وقت‌های استراحت کوتاهی گنجانده شده از بهره‌وری بیشتری برخوردارند، ۳) انجام کارهای مختلف در روزهای مختلف کاری از یکنواختی و دلزدگی کارکنان جلوگیری می‌کند.
با این همه باید دانست که تمام این اصول و همچنین تکنیک‌های مشابه تنها زمانی موثر خواهند بود که براساس الگوهای درست و در پیوند با اهداف درست طراحی شده، قرار داشته باشند.
برای طراحی اهداف زمان‌محور و مطابق با مدیریت زمان می‌توان دو توصیه زیر را به کار بست:
- ترسیم اهداف براساس افق‌های زمانی کوتاه‌مدت و میان‌مدت: بهتر است همیشه شش هدف کوتاه‌مدت (روزانه و هفتگی) و شش هدف میان‌مدت (ماهانه و فصلی) برای پیشبرد امور جاری سازمان تعیین شود. این نوع محدودیت اهداف سازمانی به مراتب موثرتر از دنبال کردن ده‌ها هدف مختلف و عدم دستیابی به بسیاری از آنهاست. علاوه براین، باید دانست که تحقق برخی اهداف به زمان و انرژی بیشتری نیاز دارند و به همین دلیل، اجتناب از تنوع‌بخشی بیش از حد به اهداف سازمانی می‌تواند بر تمرکز سازمان بر روی اهداف محدود بیفزاید.
- یافتن نقطه توازن و تعادل بین اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت سازمان: تمرکز بیش از حد بر اهداف کوتاه‌مدت و امور روزمره و غفلت از اهداف بلندمدت می‌تواند برای سازمان و خود کارکنان خطرناک و زیان‌بار باشد. به همین دلیل هم ایجاد تعادل بین این دو نوع هدف و برنامه‌ریزی توامان برای تحقق هر دوی آنها از جمله مواردی است که مدیران و برنامه‌ریزان سازمان‌ها و شرکت‌ها باید به آن توجه ویژه داشته باشند. با این همه باید دانست که اهداف طراحی شده برای یک سازمان حتی اگر بهترین و مناسب‌ترین اهداف هم باشند، بازهم ممکن است تحت‌تاثیر عواملی همچون بحران‌های پیش‌بینی نشده، برهم خوردن الگوهای ارتباطی مشتری-شرکت، نیاز به کسب مهارت‌های جدید، ظهور تکنولوژی‌های جدید و عواملی از این دست خاصیت و کارآیی خود را از دست بدهند که در این حالت، سازمان‌ها و کارکنان آنها باید به سرعت در جهت تجدید نظر در اهداف و تدوین اهداف جدید براساس شرایط جدید و البته منطبق با محدودیت‌های زمانی جدید اقدام لازم را انجام دهند.
در مجموع می‌توان گفت که افزودن بر عمق، کیفیت و تنوع کارهایی که انجام آنها از کارکنان انتظار می‌رود، هم به نفع خود کارکنان و هم به سود کلیت سازمان خواهد بود چرا که از یک‌سو بهره‌وری فرد و سازمان را افزایش داده و از سویی دیگر، امنیت شغلی را برای کارکنان به ارمغان خواهد آورد و همه اینها به شرطی تحقق خواهند یافت که سازمان‌ها از اصرار و سماجت بر روش‌های کمیت‌محور و دیتامحور دست برداشته و توجه بیشتری به کیفیت و معنای کار داشته باشند.
