شروع کن، رشد کن، تغییرش بده
۸ مرحله جلسات بازنگری
به‌عنوان مثال، تیم می‌تواند یک پروتکل حضور-غیاب داشته باشد که طی آن، هر فرد حضورش را تایید می‌کند و اعلام می‌کند که نسبت به پیش رفتن جلسه با صداقت و شفافیت، تعهد دارد. خواسته شما این است که صدای همه افراد گروه شنیده و درک شود و همه نگرانی‌های خود را بدون سرزنش شدن یا قضاوت شدن، مطرح کنند.
۲- واکنش: در این مرحله از جلسه بازنگری، تیم شما باید به «بورد پیشرفت» (اگر داشته باشد) نگاه کند. این بورد نوعی بورد کانبان ساده شده است که آیتم‌های پیشرفت را که در بازنگری‌های قبلی در اولویت قرار گرفته بودند، نشان می‌دهد. افراد این آیتم‌ها را دنبال می‌کنند تا ببینند آیا پیشرفتی حاصل شده یا نه. امید است هر مانع یا مساله‌ای به درستی مورد توجه قرار گرفته باشد و حل‌وفصل شده باشد. در غیر‌این صورت، اولویت‌بندی‌های مجدد باید صورت گیرد.
۳- جمع‌آوری: در این مرحله، تیم داده‌های ورودی جدید را جمع‌آوری می‌کند. برای این کار روش‌های زیادی وجود دارد. کتاب‌ها و وب‌سایت‌های زیادی به مرور تکنیک‌های بازنگری اختصاص یافته‌اند که تقریبا همیشه به وجود کاغذ یادداشت و وایت بورد اشاره دارند. گاهی اوقات به کارت‌های بازی یا ابزارهای دیگری نیاز است.
به عقیده من، برخلاف مراحل شروع و خاتمه جلسه، این مرحله نباید تشریفات استانداردی را دربربگیرد. برخی مسائل فقط زمانی روشن می‌شوند که از یک زاویه یا چشم‌انداز خاص به آنها نگاه کنیم. اگر تیم هر دفعه یک فرمت بازنگرانه ثابت را دنبال کند، شرکت‌کننده‌ها هر دفعه مشکلات یکسانی را مطرح خواهند کرد و جلسه دچار فرسایش می‌شود. اما اگر تیم هر بار یک تکنیک متفاوت انتخاب کند، جلسات هر دفعه جالب‌تر می‌شود و افراد را بیشتر درگیر می‌کند و تیم هم قادر خواهد بود که مشکلات مختلفی را شناسایی کند یا مشکلات تکراری را در یک قالب متفاوت ببیند.
برخی از متداول‌ترین تکنیک‌های بازنگری از اعضای تیم می‌خواهند برای یکسری سوالات پاسخ پیدا کنند؛ مثلا:
- چه چیزهایی خوب پیش رفته؟ و چه چیزهایی را می‌توان ارتقا داد؟
- چه چیزی باعث شد دیوانه شویم؟ چه چیزی ما را ناراحت کرد؟ چه چیزی خوشحال‌مان کرد؟
- چه چیزی را دوست داریم؟ از چه چیزی بیزاریم؟ چه چیزهایی یاد گرفتیم؟ چه کمبودهایی داریم؟
در این مرحله، هدف ایجاد «تفکر واگرا» است. قرار است از همه شرکت‌کننده‌ها بخواهیم تفکرات خود را روی کاغذهای یادداشت بنویسند و آن را به دیوار بچسبانند و به این ترتیب فقط داده‌های ورودی جمع‌آوری کنیم.
۴- سازماندهی: در این مرحله، همه داده‌های ورودی باید دسته‌بندی شوند. نیمی از تیم می‌گویند که تعداد جلسات خیلی زیاد است و نیم دیگر می‌گویند همکاری‌ها کافی نیست. تیم داده‌های ورودی را با موضوعات مشابه دسته‌بندی می‌کند و به همگرایی در دیدگاه‌ها می‌رسد. این گروه‌بندی به‌عنوان یک تمرین مشارکتی صورت می‌گیرد تا همه در مورد دسته‌بندی‌ها به اتفاق نظر برسند.
۵- تجلیل: هدف این مرحله این است که چیزهایی که خوب پیش رفته، مسائلی که افراد از آن راضی هستند، یا مواردی که فقط مورد اشاره قرار می‌گیرند و نیازی به حل مشکل ندارند، شناسایی شوند. وقتی به چیزهایی که از نظر تیم رضایت‌بخش است، اهمیت زودهنگام داده می‌شود، آنها برای خودکاوی‌های عمیق‌تر آماده می‌شوند. برخی متخصصان این مرحله را جلوتر و درست بعد از مرحله شروع می‌برند، چون حس مثبتی را برای بقیه جلسه القا می‌کند.
۶- یادگیری: در این مرحله، بعد از ایجاد حس خوب، تیم مسائل دیگری که با آیتم‌های «ذخیره پیشرفت» (اگر داشته باشند) آمده، تطبیق می‌دهد. ذخیره پیشرفت، جایی است که آنها همه مسائلی را که در جلسات بازنگری قبلی مطرح شده بود، نگه می‌دارند. آیا مسائل جدیدتری پیش آمده است؟ آیا آنها دیدگاه‌های بیشتر در مورد مشکلاتی که از قبل در لیست وجود داشت، مطرح کرده‌اند؟ تمرکز این مرحله این است که هر چیز مهم را یاد بگیرید و از آنها مطلع باشید.
در این مرحله، تیم باید از تعریف کردن وظایفی که باید انجام شوند خودداری کند و فقط موانع، مشکلات و ناامیدی‌ها را در ذخیره پیشرفت اضافه کند.
۷- اولویت‌بندی: در این مرحله، بعد از اینکه تیم ذخیره پیشرفت را به‌روزرسانی کرد، وقت آن رسیده که در مورد کارهایی که تا جلسه بازنگری بعدی باید انجام شوند، بحث و گفت‌وگو صورت بگیرد. وقتی برخی مشکلات در طول جلسات بازنگری بارها و بارها ظاهر می‌شوند، آیا به این معنی است که باید در اولویت بالاتری قرار بگیرند؟ آیا برخی مسائل باید از لیست حذف شوند؟ تیم تصمیم می‌گیرد که چه چیزی ارزش آن را دارد که بیشتر بر آن تمرکز شود، وضعیت نهایی مطلوب کدام است و سپس آیتم‌ها را از لیست انتظار به ذخیره پیشرفت و سپس به لیست کارهایی که باید انجام شوند، منتقل کند.
تیم باید حواسش باشد که تراکم کارها زیاد نشود. حل‌وفصل حجم زیادی از مشکلات در آن واحد، وسوسه‌برانگیز است. اما تجربه نشان می‌دهد بیشتر تیم‌ها نمی‌توانند از پس آن برآیند. باید تعادل را رعایت کنند و شاید بیش از دو یا سه مشکل را برای حل کردن انتخاب نکنند.
۸- خاتمه: در این مرحله تیم شما می‌تواند جلسه بازنگری را با روشی مفرح و پراشتیاق به پایان برساند. بار دیگر، می‌توان تشریفاتی به کار برد که مشخص شود جلسه به پایان رسیده و همه می‌توانند توجه خود را به انجام کارهایی که در مورد آنها تصمیم‌گیری شده، جلب کنند. مثلا، اعضای تیم می‌توانند به سطح کارآیی و اثربخشی جلسه امتیاز بدهند.
جلسات بازنگری چابک، نوعی تسهیل‌گر هستند که باید اطمینان حاصل شود حرف همه اعضا در آنها شنیده شده و قوانین همکاری بهینه به درستی رعایت شده است. همچنین باید از بهترین ابزارهایی که با نیازهای تیم سازگار است، در این جلسات استفاده کرد.
