بهبود عملکرد فناوری اطلاعات در ۲۰۲۰
۱- یک برنامه داشته باشید
انتظار دارید که کسب‌وکار یا سازمان شما چه کاری انجام دهد؟ اهداف، اقدامات و دستاوردهای مطلوب شما چیست؟ مشخص کردن اهداف به شما کمک می‌کند تا به نیازهای فناوری اطلاعات کسب‌وکارتان پی ببرید. شاید به‌دنبال آن هستید که شبکه‌سازی جدیدی داشته باشید یا بستری ارتباطاتی راه‌اندازی کنید که کارکنانتان در هر نقطه‌ای از جهان بتوانند با یکدیگر روی پروژه‌های مشترک همکاری کنند. برای رسیدن به این هدف، نیازمند خرید تجهیزات جدید و استخدام متخصصان این حوزه هستید. در هر صورت، هر هدفی که در ابتدای کار مشخص کنید، تمام جهت‌گیری و حرکت استراتژی شما را مشخص می‌کند. به همین دلیل، نیاز است تا اهدافی تعیین کنید که عملی بوده و در ادامه بتوان از آنها به‌عنوان یک نقشه‌راه استفاده کرد.
۲- به خارج از سازمان خود نگاه کنید.
ممکن است هم‌اینک یک واحد فناوری اطلاعات یا تعدادی نیروی متخصص در این حوزه داشته باشید. با این حال، گاهی نیاز می‌شود که به پتانسیل‌های خارج از سازمان هم توجه داشته باشید. برای برخی از پروژه‌ها و اهداف خود ممکن است به حجم کاری بالاتر یا استعدادهای خاصی نیاز داشته باشید. در این حالت، می‌توانید به استفاده از خدمات فناوری اطلاعات فکر کنید.
ممکن است حتی برای زمان اندکی نیاز به یک نیروی خارجی و متخصص داشته باشید که یک سیستم امنیتی قوی‌تر برای شما راه‌اندازی کرده یا برخی از به‌روزرسانی‌های خاص را برایتان انجام دهد. طبیعی است که تمام مهارت‌های مورد نیاز را نمی‌توان در یک کسب‌وکار و سازمان پیدا کرد و گاهی برای تامین آنها حتی نیاز به فراتر رفتن از منطقه فعالیت هم هست. گاهی برون‌سپاری خدمات به یک شرکت خاص می‌تواند گزینه خوبی باشد. با این انتخاب، ممکن است در آینده بدانید که برای تامین استعدادها و تخصص‌های مورد نیاز خود در کجا باید جست‌وجو کنید.
۳- به کارکنان خود آموزش بدهید.
استفاده خوب و ایمن از فناوری، صرفا وظیفه واحد فناوری اطلاعات و کامپیوتر سازمان نیست.
تمام کارکنان باید از شیوه کار و اقدامات امنیتی مورد نیاز آگاه باشند. یک سیاست سختگیرانه فناوری ایجاد کنید و دوره‌های آموزشی و همایش‌هایی هم درباره شیوه مناسب استفاده از تجهیزات برگزار کنید. اطلاعات کارکنان خود را درباره حملات هکرها، کلاهبرداری فیشینگ و سایر خطرات سایبری افزایش دهید. با متخصصان فناوری اطلاعات شرکت خود همکاری نزدیک داشته باشید تا مطمئن شوید تمام کارکنان شما به صورت درست از دستگاه‌ها و تجهیزات خود استفاده می‌کنند. ممکن است نیاز باشد تا دوره‌های پیوسته‌ای برای یادآوری و به‌روزرسانی اطلاعات کارکنان خود هم برگزار کنید. آنها نیاز دارند بدانند از نظر دیجیتالی چگونه باید مسوولیت‌پذیر باشند.
۴- از اخبار و روندهای فناوری اطلاعات آگاه باشید.
برای موفقیت و رونق کسب‌وکار خود، تنها بر مدیر فناوری اطلاعات خود و اخبار او بسنده نکنید. خودتان هم از آن دسته از اخباری که می‌توانید ارزیابی کنید، آگاه باشید. آگاهی شما از آخرین اخبار، فناوری‌ها و تحولات بازار کمک می‌کند که بدانید آیا سرمایه‌گذاری‌های مناسبی انجام داده‌اید یا خیر. به‌عنوان مثال، ممکن است متوجه شوید که یک اپلیکیشن ساده به کارکنان کمک می‌کند تا نظم بیشتری داشته باشند یا یک ابزار مدیریت پروژه جدید باعث افزایش بهره‌وری می‌شود. این مساله در مورد تهدیدهای امنیتی هم صحت دارد. به‌عنوان مثال، ممکن است متوجه شوید که موج جدیدی از حملات سایبری و کلاهبرداری‌های اینترنتی آغاز شده و نیاز است که با اطلاع‌رسانی به کارکنانتان، امنیت سازمان را تضمین کنید.
۵- به ارزش نسبی توجه کنید.
چه دستگاه‌ها و فناوری‌های خاصی به ارزش سازمان شما می‌افزایند؟ پیش از آنکه روی جدیدترین ابزارهای عرضه شده به بازار سرمایه‌گذاری کنید، مطمئن شوید که این ابزارها مناسب کسب‌وکار شما هستند. تنها برای به‌روز بودن، جدیدترین آی‌پدهای بازار را در اختیار کارکنان خود قرار ندهید. در عوض، به این فکر کنید که چنین ابزارها و دستگاه‌هایی می‌توانند به اهداف کسب‌وکار شما کمک کنند. هر ابزار و تجهیزاتی که به کار گرفته می‌شود، باید با اهداف و استراتژی‌های کلان کسب‌وکار همراستا باشد و مسیر حرکت را تسهیل کند.
همین مساله در بحث نیروی انسانی هم مصداق دارد. شاید حتی به یک واحد تمام وقت فناوری اطلاعات نیاز نداشته باشید. ممکن است برای پیشبرد برخی از برنامه‌های فناوری اطلاعات خود بتوانید از طریق برون‌سپاری اقدام کنید. چنین راهی هزینه‌های کمتری دارد اما شکنندگی آن در بلندمدت بالاتر است و براساس اهداف خود باید تصمیم به انتخاب آن بگیرید.
۶- ارتباطات را جدی بگیرید.
ارتباطات یکی از اجزای حیاتی تمام جنبه‌های کسب‌وکار است و فناوری اطلاعات هم از این نظر تفاوتی ندارد. شما باید بتوانید به‌طور موثر با کارکنان فناوری اطلاعات خود ارتباط داشته باشید، از فناوری‌های جدید و نیازمندی‌های کنونی آگاه شوید و به این بیندیشید که آیا فناوری‌ها و تجهیزات جدید با اهداف و استراتژی کلان شما در دهه ۲۰۲۰ همخوانی دارند یا خیر. برخی از ارتباطات، گوش دادن است. این سخن به معنای آن است که باید به مشاوره‌ها و نظرات کارکنان خود درباره نیازها، اولویت‌ها و کمبودهای موجود به خوبی گوش دهید.
به‌عنوان یک رهبر سازمانی، همواره باید به‌دنبال راه‌های بهبود عملکرد باشید. از طرفی با توجه به آنکه فناوری، یکی از اثرگذارترین جنبه‌های فعالیت در موفقیت شما است، بررسی و بازنگری دائمی روی فعالیت‌های فناوری اطلاعات کسب‌وکارتان، لازمه رسیدن به اهداف و چشم‌اندازها است. ابتدا مشخص کنید که به کجا می‌خواهید برسید و سپس از ابزارها و تجهیزات فناوری اطلاعات برای رسیدن به آن مقصد بهره ببرید.
