نکات مدیریتی

پنج روش رصد نوسانات کسب‌وکار در قرن ۲۱

مترجم: مریم رضایی منبع: London Business School : همه می‌دانند که شرکت‌ها باید همواره محیط بیرونی خود را رصد کنند تا بتوانند تغییرات مخرب را شناسایی کنند و قبل از اینکه خیلی دیر شود، به آن واکنش نشان دهند. داستان قورباغه در آب داغ یکی از متداول‌ترین تشبیه‌هایی است که به شرکت‌ها در مورد خطرات نادیده گرفتن تغییرات – حتی تغییرات کوچک – که در محیط اتفاق می‌افتند، هشدار می‌دهد.

تعجبی ندارد که تحقیقات مدرسه کسب‌وکار لندن، به رابطه مثبتی بین «شدت رصد کردن» (میزان زمان و منابعی که یک شرکت صرف بررسی محیط بیرونی خود می‌کند) و عملکرد، پی برده است. این موضوع به‌خصوص در مورد شرکت‌هایی که در محیط‌های متلاطم و پرنوسان کار می‌کنند، صدق می‌کند. به هر حال، این تحقیقات از یک نکته شگفت‌انگیز دیگر پرده‌برداری می‌کنند: در میان شرکت‌های نمونه تحقیق که بررسی‌های محیطی زیادی داشته‌اند، مغایرت عملکرد زیادی مشاهده شده است – یعنی برخی از آنها عملکرد فوق‌العاده خوبی دارند و برخی دیگر نه. این موضوع دو چیز را یادآور می‌شود: ۱) بررسی‌های محیطی تنها یکی از فاکتورهای متعددی است که بر عملکرد اثر می‌گذارد؛ ۲) مهم نیست چقدر بررسی‌های محیطی انجام می‌دهید. مهم این است که این بررسی‌ها و رصدها چطور صورت می‌گیرد.

رصد کردن در قرن ۲۱

در تحقیقات مذکور، بین شرکت‌هایی که بررسی‌های محیطی زیادی انجام داده و موفق بوده‌اند، در برابر شرکت‌هایی که بررسی‌های زیادی انجام داده‌اند اما به موفقیت نرسیده‌اند، تفاوت‌هایی کشف و شناسایی شد. به‌نظر می‌رسد بسیاری از شرکت‌ها هنوز محیط‌های خود را با استفاده از فعالیت‌ها، ابزارها و تکنیک‌هایی که در دوران پس از جنگ جهانی ایجاد شده بود رصد می‌کنند؛ دوره‌‌ای که محیط بیرونی به اندازه امروز متغیر و پرنوسان نبود.  با توجه به سرعت و تناوب تغییرات در دنیای امروز که اختلالات تکنولوژی بروز می‌کنند و شرکت‌های پیشکسوت قوی را به دردسر می‌اندازند، به ابزارهای جدید و فرآیند متفاوتی برای رصد کردن و واکنش به تحولات محیطی نیاز داریم. شواهد تحقیق مدرسه کسب‌وکار لندن، نشان می‌دهد این فرآیند جدید باید پنج ویژگی داشته باشد:

اول، بررسی محیط به جای اینکه سالی یک‌بار در یک روند بالا به پایین توسط تعداد اندکی از کارمندان و به عنوان بخشی از فرآیند مرور استراتژیک شرکت انجام شود، باید یک روال پیوسته داشته باشد و همه افراد سازمان درگیر آن باشند. در شرکت‌های موفق نمونه تحقیق، جمع‌آوری داده به صورت رسمی توسط همه افراد شرکت صورت می‌گیرد و کارمندان مسوول شناسایی تغییرات در محیط بیرونی هستند و برای این کار مشوق‌هایی به آنها ارائه می‌شود؛ بنابراین شرکت‌های موفق به‌جای اینکه بر چند نفر معدود متکی باشند تا آنها تصمیم بگیرند جمع‌آوری و تحلیل چه اطلاعاتی مهم است، یک فرآیند غیرمتمرکز، پایین به بالا و جمع‌سپاری شده اتخاذ می‌کنند. به علاوه، این اطلاعات را طبق یک مبنای پیوسته جمع‌آوری می‌کنند و از سیستم‌های مدیریت پیچیده و نرم‌افزارهای هوش مصنوعی کمک می‌گیرند.

دوم، علاوه‌بر جمع‌آوری اطلاعات از منابع بیرونی، برخی افراد درون شرکت هم باید به کار گماشته شوند تا اطلاعات و بینش‌های داخلی را ارائه کنند. موضوع مهم‌تر این است که این روند باید مبنایی سیستمی و پیوسته داشته باشد و یک‌بار برای همیشه نباشد. شرکت‌های موفق در نمونه تحقیق، اذعان کرده‌اند که اطلاعات در مورد محیط بیرونی اغلب درون شرکت جریان دارد و مدیران و کارمندان، ناظران دائمی چشم‌انداز کسب‌وکار هستند. در نتیجه، فرآیندها را به‌کار می‌گیرند تا به صورت سیستمی و ساختاربندی شده، به جمع‌آوری داده، اطلاعات و نظرات در مورد محیط بیرونی بپردازند.

سوم، اطلاعات جمع‌آوری شده کاربردی ندارد، مگر اینکه به درستی پردازش شوند تا دیدگاه‌های عملی ارائه کنند. شرکت‌های موفق به طور مداوم صحت داده‌های بیرونی و داخلی در مورد محیط را چک می‌کنند تا رویدادها، نقاط کور یا هشدارهای غلط را شناسایی کنند. با این کار، علاوه‌بر جمع‌آوری اطلاعات و ارائه دیدگاه‌های عملی، آن را در کل سازمان می‌پراکنند تا همه به آن عمل کنند. به  علاوه، آنها پارامترهای واضحی ایجاد می‌کنند که به افراد استقلال می‌دهد بر اساس اطلاعات و رویکردهای جمع‌آوری شده، عمل کنند. به این شکل، سازمان از فرهنگی که صرفا بر اطلاعات متمرکز است، به عمل-محوری تغییر جهت می‌دهد.

چهارم، فرآیند جدید باید آزمایش کردن را در قلب خود داشته باشد. کاری که لازم است در واکنش به رویدادها و تحولات شناسایی شده انجام شود، اغلب روشن و واضح نیست. شرکت‌های موفق برای اجتناب از تحلیل‌های فلج‌کننده، کارکنان خود را تشویق کردند که به ایده‌های مناسب در واکنش به تغییرات، فکر کنند. این آزمایش‌ها در مقیاس کوچک و با کمترین هزینه هستند. آزمایش‌هایی که خیلی پرریسک یا پرهزینه تشخیص داده می‌شوند، باید مورد تایید مدیریت ارشد قرار بگیرند.

در نهایت، فرآیند بدون یک فضای سازمانی حامی نمی‌تواند به موفقیت برسد. شرکت‌های موفق فرهنگی را اجرا کرده‌اند که مطرح کردن پرسش، گوش دادن فعال، به اشتراک‌گذاری اطلاعات و رفتارهای نوآورانه را مورد تشویق قرار می‌دهد. همچنین رهبرانی در سازمان حضور داشتند که رفتارهای منتهی به نوآوری را هدایت می‌کردند (مثل طرح سوال، جهت‌گیری بلندمدت و به اشتراک‌گذاری اطلاعات). آنچه موفقیت آنها را رقم زده، مدیریت درست تنش‌ها بین رفتارهای کوتاه‌مدت سیستم‌های کنترل و رفتارهای بلندمدت برآمده از فرهنگ بود. مدیریت این تنش بین سیستم‌های رسمی و غیررسمی شرکت‌، یک فاکتور موفقیت کلیدی بود و یافته‌های دیگر تحقیقات دانشگاهی هم این موضوع را اثبات می‌کند.

نظارت موثر، پیش‌نیازی برای چابکی

در دنیای امروز، چابکی پیش‌نیاز موفقیت است. موارد زیادی وجود دارد که می‌تواند چابکی یک شرکت را توسعه دهد، اما یکی از مهم‌ترین آنها  نظارت موثر بر محیط متغیر است؛ ایجاد و اصلاح دیدگاه‌های عملی و اجرای فوری واکنش‌ها. شرکت‌ها برای تحقق همه اینها، باید فرآیندهای بررسی محیطی را که اغلب از گذشته به یادگار مانده‌اند، بازسازی کنند.  فرآیند جدیدی که آنها الان به آن نیاز دارند، باید بر مبنای اصولی باشد که همه کارکنان در چارچوب پارامترهایی خاص، آزادی و استقلال کافی برای عمل کردن طبق اطلاعات جمع‌آوری شده را داشته باشند. اقدامات و واکنش‌های آنها با آزمایش‌های کوچک و کم‌هزینه تست می‌شود. این‌گونه استفاده سریع و غیرمتمرکز از اطلاعات، چابکی سازمان را بالا می‌برد.