استراتژی هتلینگ؛ راهی برای افزایش بازدهی فضای کار

مترجم: مریم مرادخانی

این روزها، به واسطه پیشرفت تکنولوژی و سرعت سرسام‌آور تحولات، هر روز با پدیده جدیدی روبه‌رو می‌شویم. تقریبا روزی نیست که یک واژه جدید به گوشمان نخورد. گرایش‌ها، یکی پس از دیگری پدید می‌آیند و مفاهیم، یکی پس از دیگری شکل می‌گیرند. کسانی که در عرصه طراحی و استراتژی محیط‌کار فعالیت می‌کنند، حتما با واژه «هتلینگ» آشنا هستند. هتلینگ (hoteling) یعنی استفاده از فضا در صورت نیاز. بر خلاف روش‌های سنتی که هر کارمند برای خود یک میز یا اتاق داشت، در این روش، هیچ‌کس مالک دائمی اتاق، اتاقک یا میز کار خود نیست و هر کارمند، تنها در مواقع نیاز و به‌طور موقت از فضاها استفاده می‌کند. این استراتژی زمانی شکل گرفت که کارشناسان دریافتند بخش اعظمی از فضای سازمان‌ها، عملا بلااستفاده است و اختصاص دادن فضا به یک کارمند به‌طور دائمی، چیزی جز هزینه به دنبال ندارد؛ به‌خصوص در مورد کارمندانی که دائما در سفرند. در انتخاب واژه هتلینگ، از سیستم هتل‌ها الهام گرفته شده، چرا که در این روش، کارکنان می‌توانند فضای مورد نیاز خود را از قبل رزرو کنند. این استراتژی از دهه ۱۹۹۰ در بسیاری از شرکت‌های بزرگ به اجرا درآمده است.

موردکاوی: ایجاد شرایطی برای نوآوری

«بوز آلن همیلتون» (Booz Allen Hamilton) یکی از شرکت‌های پیشگام در عرصه خدمات استراتژی و تکنولوژی و بزرگ‌ترین شرکت مشاوره مدیریت در ایالات متحده است که دفتر مرکزی آن در ویرجینیا واقع شده است. طی ۱۰ سال گذشته، این شرکت در دفاتر خود در محدوده واشنگتن، برنامه کار انعطاف‌پذیر و هتلینگ را به اجرا درآورده است. اما این شرکت از زمان ایجاد این تغییرات تا به امروز، چه تجربیاتی به دست آورده است؟ اجرای این برنامه‌ها چه تاثیرات مثبتی بر فرهنگ این سازمان داشته؟ با ما همراه باشید تا به این سوالات پاسخ دهیم.از سال ۲۰۰۸ که برنامه انعطاف‌پذیری برای نخستین بار در بوز آلن به اجرا درآمد (البته این برنامه بارها تغییر و تکامل یافته)، این شرکت توانسته دستاوردهای زیر را داشته باشد:با ایجاد انعطاف‌پذیری بیشتر و کاهش هزینه‌های رفت و آمد کارکنان، توازن میان کار و زندگی و «بازگشت سرمایه شخصی» آنها را افزایش داده است.

استعدادهای برتر را جذب و حفظ کرده، چرا که برنامه انعطاف‌پذیر برای کارکنان جذاب و وسوسه‌کننده است.املاک و ساختمان‌های تحت مالکیت خود را کاهش داده و مبلغ ذخیره شده را صرف ایجاد یک فضای کارآمد، تحت عنوان «شبکه‌ای از فضاها» کرده است؛ ازجمله «مرکز نوآوری» این شرکت که اواسط سال ۲۰۱۶ افتتاح شد.از طریق افزایش حق انتخاب کارکنان، که کی، کجا و چگونه کار کنند، بهره‌وری سازمان را افزایش داده است.«کرت شرر»، مدیر مرکز نوآوری این شرکت در واشنگتن می‌گوید: «بوز آلن همواره در حال پیشرفت است. ما دریافته‌ایم که همزمان با تحولات نیروی کار، تیم‌ها و کارکنان ما نیز باید از تکنولوژی به بهترین نحو بهره ببرند.»او معتقد است که بوز آلن با اجرای برنامه‌های هتلینگ و افتتاح مرکز نوآوری توانسته به این سوال پاسخ دهد که «چگونه با استفاده از تکنولوژی می‌توانیم بستر لازم برای نوآوری را فراهم کنیم؟» او در ادامه می‌گوید: «هدف ما این است که تیم کارکنان ما آسان‌تر و بی‌دردسرتر از همیشه با یکدیگر تعامل و تبادل اطلاعات کنند، خواه در یک محیط باشند، خواه در دورترین نقاط کشور.»

پشت این رویکرد چه استراتژی‌ای قرار دارد؟ ماهیت کار مشاوره به گونه‌ای است که امکان انجام آن در یک فضای ثابت وجود ندارد. به عنوان مثال مشاوران شرکت بوز آلن در طول پروژه، معمولا تمام زمان خود را در محل کار مشتری می‌گذرانند و به ندرت به محل کار خودشان سر می‌زنند. در بقیه اوقات، مشتری ممکن است به همکاری از راه دور رضایت دهد که در این صورت، مشاور بخشی از کار خود را در خانه انجام می‌دهد و باقی زمان خود را در محل کار مشتری و دفتر کار بوز آلن می‌گذراند. برای شرکتی که در زمینه مشاوره فعالیت می‌کند، یک محیط کار سنتی از نظر مالی، محیطی و فرهنگی، معقول و مقرون به صرفه نیست. در یک محیط سنتی، به هر کارمندی یک اتاق، اتاقک یا میز تعلق می‌گیرد؛ صرف‌نظر از اینکه چقدر از آن فضا استفاده می‌کند.بریندا سنگوپتا، مدیر پروژه نوآوری شرکت در این رابطه می‌گوید: «ما به این موضوع پی‌بردیم که از فضای ساختمان‌ها به‌طور بهینه استفاده نمی‌شود. کارمندان از فضاها استفاده نمی‌کردند، چون اغلب اوقات کار خود را در محل کار مشتری انجام می‌دادند. پس تصمیم گرفتیم با راه‌اندازی یک سیستم هتلینگ و کاهش مساحتی که هر کارمند استفاده می‌کند، بازدهی فضا را افزایش دهیم.»

تحقیقات بسیاری در رابطه با عدم تعهد کارکنان نسبت به‌کار در ایالات متحده انجام شده است؛ این یعنی بسیاری از کارکنان آمریکایی تمایلی به مشارکت در انجام کارها ندارند اما در بوز آلن، همه چیز متفاوت است. در اینجا، محیط کار برای کارکنان جذاب و هیجان‌انگیز است. کارکنان بوز آلن حالا می‌توانند از هر کجا که می‌خواهند برای این شرکت کار کنند: از خانه، در جاده، در محل کار مشتری یا در دفتر کار شرکت، بسته به اینکه کدام فضا به محل زندگی آنها نزدیک‌تر است و در برنامه‌های فردی آنها خلل ایجاد نمی‌کند.سنگوپتا در ادامه می‌گوید: «روزهایی که مجبور نیستید در محیط کار حاضر شوید، می‌توانید بخشی از کار خود را در محل کار مشتری انجام دهید یا در جایی مستقر شوید که به محل زندگیتان نزدیک است و این یعنی انعطاف‌پذیری. به این ترتیب شما کمتر در رفت و آمد خواهید بود و می‌دانید جایی برای ماندن دارید که می‌توانید در آنجا احساس راحتی کنید.»شرر می‌گوید که هتلینگ، گامی بزرگ در مسیر نوآوری است که آنها را قادر ساخته از فضا به عنوان ابزاری برای ایجاد ارتباط میان کارکنان و مشتریان استفاده کنند. از همه مهم‌تر، این برنامه به بوز آلن کمک کرده تا املاک تحت تصرف خود (و بالطبع هزینه‌های مربوط به املاک) را کاهش دهند و همچنین در هزینه‌های مرتبط با کارکنان، به‌ویژه در هزینه‌های رفت و آمد صرفه‌جویی کنند. او می‌گوید: «ما ارتباطاتی را ممکن ساختیم که در گذشته ممکن نبودند.»

برنامه‌ای برای یکپارچه‌سازی

برنامه هتلینگ انعطاف‌پذیر، برای بوز آلن مزایای فراوانی داشته، از جمله اینکه با یکپارچه‌سازی کارکنان، فضا و تکنولوژی، توانسته‌اند بستر لازم برای نوآوری را فراهم کنند. به این منظور آنها از شرکت AgileQuest خواستند تکنولوژی‌های لازم را در اختیار آنها قرار دهد. آنها با کمک این تکنولوژی‌ها می‌توانند اطلاعات جمع‌آوری کنند (مثلا اینکه فضا چگونه مورد استفاده قرار می‌گیرد و کدام ابزارها موثرترند) و بر اساس این اطلاعات، برای آینده تصمیم‌گیری کنند. «تورنس هولیهان»، نایب‌رئیس بخش تولید AgileQuest در رابطه با همکاری با بوز آلن می‌گوید: «بیش از ۱۰ سال است که با این شرکت همکاری داریم. نرم‌افزار ما نیز طی این سال‌ها تکامل یافته تا با تحولاتی که در محیط این شرکت ایجاد شده، همگام شود. این نرم‌افزار آزادی عمل، انعطاف‌پذیری و حق انتخاب را برای کارکنان به ارمغان می‌آورد که کجا کار کنند، با چه کسانی همکاری کنند و فضای متناسب با نیاز خود را انتخاب کنند.» او اضافه می‌کند: «شرکت بوز آلن توانسته میان تکنولوژی، افراد و املاک توازن برقرار کند؛ کاری که هنوز بسیاری از شرکت‌ها نتوانسته‌اند انجام دهند.» کارکنان باید در هر کجا که هستند به این تکنولوژی‌ها دسترسی داشته باشند. نرم‌افزار AgileQuest با قابلیت نصب روی دستگاه‌های مختلف (مثلا به صورت اپلیکیشن روی تلفن‌های هوشمند)، به کارکنان این امکان را می‌دهد که فضای مورد نظر خود را در شرکت رزرو کنند، همکاران خود را مکان‌یابی کنند و نهایتا به راحتی با یکدیگر تماس برقرار کنند.

هولیهان می‌گوید: «کارکنان، ساعت‌ها قبل از اینکه وارد محیط کار شوند، مزایای این تکنولوژی را دریافت می‌کنند. وقتی دارند برای روز خود برنامه‌ریزی می‌کنند و از خود می‌پرسند که چه کارهایی باید انجام دهند و با چه کسانی سر و کار خواهند داشت، می‌توانند آنلاین شوند، فضای متناسب با نیازهایشان را انتخاب کنند، همکارانشان را جست‌وجو کنند و فضای مربوطه را برای یک مدت زمان مشخص، رزرو کنند.» وقتی کارکنان به فضای رزرو شده وارد می‌شوند، «تکنولوژی، ورود آنها را حس می‌کند.» سیستم، آنها را به سمت میزشان هدایت می‌کند. سپس تمام تکنولوژی‌های ارتباطات درون‌سازمانی دست به دست هم می‌دهند تا بتوانید از زمان خود به شکل بهینه استفاده کنید.»در بوز آلن، کاربری هر فضا می‌تواند تغییر کند. مثلا یک فضا می‌تواند برای کار گروهی یا اجرای یک پروژه آماده‌سازی شود و پس از اتمام پروژه، میزها و صندلی‌ها برای رزرو موقت، چیدمان شوند. علاوه‌بر انعطاف‌پذیری، این اپلیکیشن به کارکنان اجازه می‌دهد به روش‌های جدید با یکدیگر در تماس باشند.

ایجاد بستر لازم برای نوآوری

مثلث «افراد، فضا و تکنولوژی» در بازدهی و نوآوری محیط کار نقش اساسی دارد، اما بوز آلن و شرکت AgileQuest معتقدند که عامل افراد، از دو عامل دیگر مهم‌تر است. شرر می‌گوید: «محوریت اصلی این برنامه، افراد هستند؛ یعنی کسانی که اینجا کار می‌کنند. اگر بتوانیم با استفاده از تکنولوژی، به آنها کمک کنیم که کار خود را به بهترین نحو انجام دهند و به مشتریان خدمات ارائه کنند، کار بزرگی انجام داده‌ایم. پیشرفت تکنولوژی، نگرش ما نسبت به مسائلی چون منابع انسانی را تغییر خواهد داد.» او می‌گوید: «هدف نهایی ما، جذب بهترین افراد برای همکاری با یکدیگر است.»طی ۱۰ سال گذشته، بوز آلن توانسته با تکنولوژی‌ها، روش‌ها و الگوهای کاری جدید همگام شود.

هولیهان که از این موفقیت‌ها شگفت‌زده شده، می‌گوید: «(همگام شدن با تحولات) نه تنها باعث بازگشت سرمایه شخصی کارکنان می‌شود و میان کار و زندگی آنها توازن ایجاد می‌کند، بلکه از طریق بهینه‌سازی استفاده از فضا، صرفه‌جویی در هزینه‌ها و سرمایه‌گذاری مجدد این مبالغ در فضاهای کارآمدتر، مشارکتی‌تر و خلاقانه‌تر، باعث افزایش بازگشت سرمایه در حوزه املاک می‌شود.»فضا و تکنولوژی، با تاکید بر افراد و تیم‌ها، می‌توانند اهرمی باشند برای ایجاد نوآوری. برنامه هتلینگ انعطاف‌پذیر، زندگی شخصی برخی از کارکنان را زیر و رو کرده است. به‌عنوان مثال، «کریسون»، یکی از کارکنان این شرکت توانسته است علاوه‌بر انجام کارهایش، از مادر بیمارش نیز پرستاری کند. او می‌گوید: «با استفاده از ابزارهای همراه، توانستم کارم را انجام دهم و همزمان، به مادرم کمک کنم که از سرطان جان سالم به در ببرد.» او روزهایی را به یاد می‌آورد که به جای حضور در جلسات کاری، از ماشین خود و به صورت مجازی در جلسات شرکت می‌کرد. «هیچ‌کس غیبت مرا احساس نمی‌کرد، انگار که واقعا در اداره و پشت میزم حضور داشتم.»

حتی در شرایط غیراضطراری هم این برنامه دارای مزایای فراوانی است. به گفته شرر، «تحقیقات نشان می‌دهد بسیاری از کارکنان آمریکایی دل به‌کار نمی‌دهند اما ما چنین چیزی را احساس نمی‌کنیم. در بوز آلن، همه برای حضور در محیط کار هیجان‌زده‌اند و ما تاثیرات مثبت فضا بر خلق و خو و مشارکت کارکنان را با تمام وجود درک کرده‌ایم. و به این ترتیب، نرخ حفظ کارکنان و مشارکت آنها افزایش می‌یابد و به‌دلیل وجود کارکنانی با استعداد و مشتاق، ما می‌توانیم مبالغ ذخیره‌شده را مجددا سرمایه‌گذاری کنیم.»این مزایا محدود به کارکنان نیست. مشتریان نیز از این مزیت‌ها بهره‌مند شده‌اند. شرر می‌گوید: «ایجاد یک سیستم هتلینگ به ما این امکان را می‌دهد که در چندین موقعیت مکانی حضور داشته باشیم، مثلا در محوطه متروی واشنگتن. به این ترتیب می‌توانیم به مشتریان نزدیک‌تر شویم و بیشتر پاسخگوی آنها باشیم چون آنها در تمام نقاط شهر پراکنده‌اند.»او می‌گوید که تمام تلاش آنها، افزایش اثربخشی تیم کارکنان است که در نهایت، به تولید محصولات بهتر و رضایت مشتری می‌انجامد.

آینده بوز آلن: مرکز نوآوری و فراتر از آن

مرکز نوآوری بوز آلن، فضایی به مساحت حدود ۱۰۰۰ متر مربع در طبقه همکف ادارات این شرکت در شهر واشنگتن است. این مرکز، آینه تمام‌نمای ایده‌های شرکت در رابطه با افراد، فضا و تکنولوژی و نشان‌دهنده مسیر آینده این شرکت است.این مرکز، علاوه‌بر اجرای برنامه هتلینگ، مجهز به تکنولوژی‌های مختلفی از جمله شارژرهای وایرلس، پروژکتورها و روبات‌هایی است که به وسیله آنها، کارکنان شرکت از اقصی‌نقاط جهان می‌توانند با کارکنان و مشتریان دفاتر واشنگتن در تماس باشند.مارگارت فوگارتی، یکی از طراحان این مرکز می‌گوید: «هدف ما، اجرای استانداردهای فعلی است. البته باید بتوانیم در آینده این استانداردها را به‌روز کنیم مثلا اتاق‌های کنفرانس این مرکز به ال سی دی‌های بزرگی مجهز هستند که می‌توانید اطلاعات را از یک دیوار به دیواری دیگر drag کنید. سقف‌ها به ۹۸ سنسور مجهز هستند. اما مهم‌تر از همه این‌ها، این است که تکنولوژی‌ها انعطاف‌پذیر باشند.»یکی از کارکنانی که اخیرا به این مرکز منتقل شده است می‌گوید: «محیط اینجا باعث شده بیشتر یاد بگیرم و بیشتر پیشرفت کنم.»در پایان شرر می‌گوید: «فضا یک دارایی است. گام بعدی ما در این سفر، ایجاد بستری برای نوآوری، گرد هم آوردن اعضای تیم‌ها و امکان برقراری ارتباط است.»

منبع: workdesign