چگونه کارکنان را به سمت تغییرات بزرگ هدایت کنید

نویسنده: آرت پتی

مترجم: سید حسین علوی لنگرودی

alavitarjomeh@gmail.com

بسیاری از متخصصان عرصه مدیریت بر این اعتقادند که شکل‌گیری و تحقق هر تغییر و تحول بزرگی در سازمان‌ها به شدت وابسته به مشارکت فعال کارکنانی است که با آغوش باز با آن تغییر و تحول برخورد کنند و از آن به‌طور همه‌جانبه حمایت کنند. در این میان هستند کارکنانی که پس از آگاهی از وقوع تغییر و تحولات سازمانی دچار احساساتی مانند ابهام، ترس و سردرگمی می‌‌شوند، درحالی‌که مدیران این رفتار آنها را نوعی مقاومت در برابر تغییر می‌پندارند و معمولا به تندی با آن برخورد می‌کنند. به عقیده صاحب‌نظران، این سوءتفاهم به این دلیل رخ می‌دهد که کارکنان به اندازه مدیران از مسیری که برای تبدیل یک ایده جدید به تغییری بنیادین در سازمان طی شده بی‌خبرند و به روشنی نمی‌دانند که چه آینده‌ای پس از اعمال تغییرات مورد نظر در انتظارشان خواهد بود، درحالی‌که مدیران کاملا از زوایای قضیه تغییر آگاهند و به عبارت بهتر به خوبی آینده را می‌بینند. برای حل این مشکل پیشنهادهای متعددی ارائه شده است که یکی از جدیدترین و بهترین آنها «اثر ماراتنی تغییر» نام دارد که ویلیام بریجز، نویسنده کتاب «مدیریت تحول و عملی کردن تغییرات» آنها را ارائه کرده است.

براساس این الگو، اعمال تغییرات در سازمان‌ها باید از الگویی شبیه الگوی دویدن دوندگان حرفه‌ای دوی ماراتن پیروی کند. معمولا در دوی ماراتن، دوندگان بی‌تجربه و آماتور مسابقه را با سرعتی بالا آغاز می‌کنند و از بقیه پیشی می‌گیرند و پس از آن سعی می‌کنند فاصله خود را با دیگران حفظ کنند، اما این دسته از دوندگان خیلی زود خسته می‌‌شوند و در اغلب موارد به خط پایان نمی‌رسند. در نقطه مقابل، دوندگان حرفه‌ای و باتجربه قرار دارند که دویدنشان را با سرعتی پایین و حساب‌شده آغاز می‌کنند و با تنظیم قوای بدنی‌شان، اوج توان رقابتی‌شان را در چند کیلومتر آخر صرف می‌کنند. مدیران مشتاق برای ایجاد تغییر و تحول، به‌ویژه مدیران تازه‌کار و کم‌تجربه، به محض کشف ایده‌هایی جدید و بدون زمینه‌سازی در مورد آنها وارد فاز اجرای فرآیند تغییر می‌‌شوند، درحالی‌که این اقدام با بی‌تفاوتی و بی‌خبری کارکنان همراه می‌‌شود و همان چیزی رخ می‌دهد که معمولا از آن با عنوان مقاومت در برابر تغییر یاد می‌‌شود. ایراد در اینجا شبیه همان ایرادی است که در دویدن دوندگان آماتور روی می‌دهد، یعنی عجله کردن در حرکت و بی‌برنامه عمل کردن. در نقطه مقابل هستند مدیران باتجربه‌ای که به شکلی سنجیده و حساب شده وارد عرصه تغییر و تحولات سازمانی می‌‌شوند و با بسترسازی‌های هدفمند قادرند بزرگ‌ترین تغییرات را با کمترین مقاومت و با بیشترین سطح مشارکت انجام دهند.

پر کردن شکاف‌های اطلاعاتی

هنر مدیران بزرگ و موفق که می‌توانند بزرگ‌ترین و پیچیده‌ترین تغییرات را به بهترین شکل ممکن امکان‌پذیر سازند این است که قادرند فاصله زمانی و شکاف آگاهی در ارتباط با تغییرات را به شکلی مطلوب مدیریت کنند و خیلی زود آن را کاهش دهند. به عبارت بهتر، مدیران موفق کسانی هستند که خیلی زود و همزمان با ایده‌پردازی‌های اولیه در زمینه بروز تغییرات آتی، کارکنانشان را در جریان آنچه قرار است در سازمان روی دهد قرار می‌دهند. این اقدام مثبت مدیران هم از این جهت که کارکنان به‌عنوان مجریان و پیاده‌کنندگان اصلی تغییرات سازمانی از همان ابتدا خود را در فرآیند تغییر فعال و شرکت‌کننده می‌بینند و هم از این جهت که امکان کمک کارکنان به مدیران در زمینه ایده‌پردازی و پخته‌تر کردن تغییرات فراهم می‌آید، مفید خواهد بود. در این شرایط، کارکنان که از مدت‌ها پیش در جریان بروز تغییرات قرار گرفته و در شکل‌گیری آن مشارکت داشته‌اند، نه‌تنها در برابر اجرای این تغییرات مقاومت و کارشکنی نمی‌کنند، بلکه بدون هیچ‌گونه ابهامی در این مسیر گام برمی‌دارند و همین مساله موجب تسهیل و تسریع فرآیند تغییر خواهد شد.

شش ایده طلایی

آنچه در ادامه خواهد آمد پیشنهادهایی است در راستای کمک به کارکنان برای درک و اجرای اقداماتی که قرار است در جریان تغییرات سازمانی روی دهد.

۱- تغییرات نباید به گونه‌ای غیرمترقبه و یک‌شبه اعلام شوند. شما به عنوان یک مدیر نباید با اعلام ناگهانی برنامه تغییر، کارکنان را غافلگیر کنید و در این حالت انتظار داشته باشید که آنها به‌طور کامل به تغییر و تحولات گردن نهند. ارائه متناوب و منظم اطلاعات مرتبط با عملکردهای پیشین و برنامه‌های آینده می‌تواند کارکنان را از نظر ذهنی برای پذیرش تغییرات جدید آماده سازد.

۲- کارکنان و اعضای تیمتان را از همان آغاز در جریان بحث‌ها و نظرات درباره تغییرات آینده قرار دهید. وقتی کارکنان از همان آغاز توجیه شوند که تغییرات پیش رو تا چه حد و چگونه می‌تواند بر عملکردشان تاثیرگذار باشد، به‌طور حتم با آن همراهی خواهند کرد، چرا که آنها در تمام مراحل فرآیند تغییر محرم شناخته شده و مورد توجه قرار گرفته‌اند.

۳- از افرادتان دعوت کنید در زمینه اجرای تغییرات ایده‌پردازی کنند. علاوه‌بر اطلاع‌رسانی به کارکنان در مورد تغییرات آینده، لازم است که از ایده‌های پیشنهادی آنها در این زمینه نیز بهره گرفته شود.

۴- تغییرات را به‌عنوان فرصتی برای یادگیری مهارت‌های جدید به کارکنان معرفی کنید. هر تغییر و تحولی در سازمان می‌تواند سرمنشأ ارتقای سطح مهارتی کارکنان باشد و این وظیفه مدیر است که این حس را در کارکنان ایجاد کند که قرار است آنها به موازات اجرای تغییرات مورد نظر بتوانند مهارت‌ها و توانایی‌های فنی‌شان را ارتقا بخشند.

۵- تغییرات سازمانی را به صورت یک پروژه تعریف کنید. برخورد پروژه‌ای با تغییرات سازمانی می‌تواند به منظم‌تر شدن امور مربوط به آن و اجرایی شدن آن در چارچوب‌های زمانی و کیفی مشخص و شفاف کمک شایانی کند.

۶-به افرادتان فرصت نشان دادن بازخورد نسبت به تغییرات را بدهید. بهترین بازخورددهندگان نسبت به تغییرات سازمانی کارکنان و اعضای تیم‌های کاری هستند و همین افراد هستند که می‌توانند با ارائه نظرات و انتقاداتشان در مورد تغییرات به وجود آمده بر کیفیت آن بیفزایند. بنابراین حتما افرادتان را به نشان دادن بازخورد نسبت به تغییرو تحولات سازمانی تشویق کنید.

منبع: Asked Manager.com