شرکت شما باید نمایه‌ای از فعالیت‌هایش داشته باشد

دکتر محیا کربلایی

تحلیلگر اقتصادی و کسب‌وکار

وقتی شخصی برای یافتن شغلی به یک شرکت مراجعه می‌کند، قبل از هر چیز از وی درخواست می‌شود تا رزومه کاری خود را ارسال کند. رزومه کاری یک فرد تعیین می‌کند، آیا وی برای قدم‌های بعدی برای همکاری با شرکت در نظر گرفته شود یا خیر.

همین مساله در مورد شرکت‌ها صادق است. با این تفاوت که شرکت‌ها، سندی با عنوان رزومه کاری ندارند و به جای آن، باید «نمایه شرکتی» (Company Profile) خود را حاضر داشته باشند. این نمایه، معادل همان رزومه است. بسیاری از افراد، همیشه جدیدترین نسخه رزومه خود را در سایت شخصی یا سایت شرکتی که در آن فعالیت می‌کنند قرار می‌دهند تا هر کسی که ممکن است به آن احتیاج داشته باشد، بتواند آن را بررسی کند.در مورد شرکت‌ها نیز به همین ترتیب است. بهتر بگوییم، باید به همین ترتیب باشد. هر شرکتی باید جدیدترین نسخه «نمایه فعالیت‌های» خود را در وب‌سایتش قرار دهد تا بازدیدکنندگان بتوانند به آن دسترسی داشته باشند. این مساله مستقل از آن است که شرکت سهامی عام باشد یا خاص. حتی شرکت‌های کوچک نیز باید نمایه خود را آماده و حاضر داشته باشند. اگر روزی تصمیم به همکاری با شرکتی دیگر بگیرید، اولین سندی که از شما درخواست می‌شود، نمایه شرکت است.

در مورد شرکت‌هایی که به دنبال همکاری با شرکت‌های خارجی یا یافتن سرمایه‌گذار خارجی هستند یا قصد دریافت نمایندگی یکی از شرکت‌های خارجی را دارند، داشتن نمایه شرکت با استاندارد بالا، بسیار ضروری است. مخصوصا که این نمایه باید حتما از سوی مترجم مسلط به زبان انگلیسی نیز تهیه شده باشد. استفاده از مترجمی که از دقت وی اطمینان دارید بسیار با اهمیت است. ارائه یک نمایه که در آن غلط‌های نگارشی و املایی پیدا شود، وجهه کل شرکت از مدیرعامل تا بخش روابط عمومی و ... را زیر سوال خواهد برد.در مورد شرکت‌های سهامی عام یا حتی استارت‌آپ‌هایی که به دنبال جذب سرمایه‌گذار هستند، داشتن نمایه به روز و قرار دادن آن در وب‌سایت به‌طوری‌که به آسانی قابل دسترسی باشد، یکی از واجبات است.

چگونه نمایه را طراحی کنیم

نمایه یک شرکت، گزارشی چند صفحه‌ای و کوتاه است که دیدی کلی و در عین حال نسبتا عمیق از شرکت به دست می‌دهد. نمایه یک شرکت به غیر از محتوا باید از طراحی جذابی نیز برخوردار باشد. با طراحی جذاب، درک و به خاطر سپاری مطالبی که می‌خواهید منتقل کنید ساده‌تر انجام می‌شود. در عین حال این مساله را به مخاطب القا می‌کند که نمایه این شرکت برای مدیران آن با اهمیت است و برای تهیه آن از متخصصان بهره‌گیری شده است. این فایل نگاه مدیران را نسبت به فعالیت خودشان منعکس می‌کند.

معمولا نمایه شرکت با معرفی و تاریخچه آن آغاز می‌شود. سابقه‌ای از فعالیت‌های شرکت به خواننده داده می‌شود، سپس مدیران شرکت معرفی می‌شوند. لازم است محصولات شرکت، به‌خصوص محصولات اصلی که درآمد اصلی آن را تامین می‌کنند، با جزئیات معرفی شوند. برای این بخش می‌توانید فضای بیشتری اختصاص دهید.اهداف شرکت و دید بلندمدت شرکت نیز باید در نمایه ذکر شوند؛ اینکه هدف مدیران در آینده برای شرکت چیست و چرا این انتظارات را قابل‌دستیابی می‌دانند.اگر در سالی به‌عنوان شرکت برتر انتخاب شده‌اید یا جوایز خاصی دریافت کرده‌اید، آن را نیز در نمایه شرکت قرار دهید. اما فراموش نکنید این افتخارات نباید در ابتدای نمایه عنوان شوند.شما این جوایز را به‌خاطر ارائه خدمات مناسب یا محصولات باکیفیت به‌دست آورده‌اید، پس لازم است ابتدا به معرفی آنها به‌عنوان نقاط قوت خود بپردازید، در غیر این‌صورت، یک سرمایه‌گذار ممکن است به کیفیت این افتخارات شک کند.

بی‌شک همه ما، با برنامه و تشکل‌هایی آشنایی داریم که در صورت حمایت مالی یک شرکت، در انتها به آن شرکت نیز لوح‌تقدیر یا مشابه آن داده می‌شود. اگر شما برای کیفیت فعالیت‌های خود این جوایز را کسب کرده‌اید، باید آن را به‌گونه‌ای بیان کنید که شکی برای خواننده نباشد. در صورتی‌که این افتخارات به حمایت‌های شما مربوط است، بهتر است آنها را در نمایه شرکت نگنجانید.وقتی به تهیه نمایه شرکت می‌پردازید، از معرفی دستاوردها یا محصولات خود به‌صورت لیستی پرهیز کنید. سعی کنید در عوض قصه شرکت خود را برای خواننده تعریف کنید. هرچه برای این کار وقت بیشتری صرف و آن را بهتر طراحی کنید، در ذهن مخاطب ماندگاری بیشتری خواهید داشت.برای جذاب کردن آن، حتما از عکس‌های باکیفیت استفاده کنید. سعی کنید از استفاده از عکس‌هایی که در اینترنت پیدا می‌کنید پرهیز کنید، مگر اینکه واقعا برای گرفتن عکس خوب در مضیقه باشید.نمایه شرکت این ارزش را دارد که یک‌بار، از عکاس حرفه‌ای بخواهید تا از شرکت شما و همکارانتان عکس‌های خوبی بگیرد و از عکس‌های شرکت خود در آن استفاده کنید. دیدن عکس‌های واقعی شرکت یا عکس‌های کلیشه‌ای، در ذهن مخاطب، مخصوصا سرمایه‌گذار یا شریک تجاری آتی، تاثیری کاملا متفاوت خواهد داشت.

مطمئن شوید تمامی اطلاعات به‌روز هستند. تعداد کارمندان، نمایندگی‌ها، فروشگاه‌ها و ... را به‌روز در آن قرار دهید. نمایه شرکت باید حتما دارای تمامی آدرس‌ها و نحوه برقراری تماس با شرکت باشد.با توجه به اینکه هر روز نقش زنان در اقتصاد با اهمیت‌تر می‌شود، برای جلب‌نظر مخاطب می‌توانید به نقش زنان در شرکت خود بپردازید. اگر تعداد قابل‌توجهی از بانوان در شرکت شما فعالیت می‌کنند، آن را در نمایه برجسته کنید. این مساله برای بسیاری از سرمایه‌گذاران، به‌خصوص سرمایه‌گذاران خارجی نکته‌ای مثبت به‌شمار می‌رود. همچنین اگر همکاران شما تحصیلات یا مهارت‌های خاصی دارند، یا اگر ملیت‌های مختلفی در میان کارمندانتان وجود دارد، آنها را نیز به صورت مشخص در نمایه ذکر کنید. نمایه را به صورت فایل PDF همیشه در وبسایت خود و برای دانلود قرار دهید. مخاطبان، سرمایه‌گذاران یا شرکای تجاری نباید برای پیدا کردن آن وقت زیادی صرف کنند. فراموش نکنید اگر فکر همکاری با یک شرکت خارجی از ذهن تان عبور کرد، اولین کاری که باید انجام دهید، تهیه این نمایه به زبان انگلیسی است؛ منتظر نشوید تا برای ارسال آن از شما درخواست شود.

نمایه شرکت در شبکه‌های اجتماعی

از آنجا که امروز مراجعه به شبکه‌های اجتماعی برای دریافت اطلاعات درباره یک شرکت بسیار رواج پیدا کرده است، از اطلاعاتی که برای ساخت و تهیه نمایه شرکت تهیه می‌کنید، می‌توانید برای طراحی صفحه اجتماعی شرکتتان در این شبکه‌ها نیز استفاده کنید. داشتن صفحه شرکتی در شبکه‌هایی نظیر لینکداین، در میان بسیاری شرکت‌ها رواج پیدا کرده است. چنانچه نمایه خود را از قبل طراحی کرده باشید، می‌توانید به سادگی صفحه شرکت را نیز در شبکه‌های اجتماعی براساس این اطلاعات تهیه کنید. از آنجا که این شبکه‌های اجتماعی معمولا مخاطبانی از سراسر دنیا دارند، بهتر است صفحه لینکداین خود را به انگلیسی طراحی کنید. هرچند که می‌توانید اکثر اطلاعات را به هر دو زبان در آن قرار دهید.

برای طراحی صفحه لینکداین شرکتی، به خاطر داشته باشید که در قسمت ثبت نام باید ذکر کنید که به‌عنوان یک شرکت ثبت‌نام می‌کنید. برخی افراد به اشتباه، شرکت خود را در بخش افراد حقیقی ثبت نام می‌کنند. این مساله باعث می‌شود از قابلیت‌هایی که این شبکه اجتماعی برای شرکت‌ها در نظر گرفته است نتوانند استفاده کنند.در عین حال، وقتی مخاطبی که به دنبال برقراری ارتباط با شخص است به صفحه‌ای برخورد می‌کند که محتوای آن شرکتی است، دچار سردرگمی خواهد شد.در ضمن، از آنجا که در شبکه‌های اجتماعی بسیاری افراد سودجو نیز حضور دارند، طراحی این صفحات به گونه‌ای که بتوانند اطمینان طرف مقابل را جلب کنند که این صفحه خود شرکت است، اهمیتی دو چندان می‌یابد.پس از طراحی صفحه، می‌توانید اندازه شرکت و تعداد کارمندان را در قسمت مربوطه قرار دهید. توصیه‌ای که به مدیران شرکت داریم، این است که خود آنها نیز با عضویت در این شبکه‌های اجتماعی و طراحی صفحه مربوط به خود، به صفحه شرکت متصل شوند.

به این ترتیب دیده شدن صفحه شرکت را تشدید کنید. از کارمندانتان که در این شبکه‌ها عضو هستند، بخواهید که در قسمت کاری خود، نام شرکت را درج و به صفحه مربوط به آن ارجاع بدهند. همچنین وقتی هر بار مطلبی مرتبط به شرکت در این شبکه‌ها منتشر می‌کنید، با استفاده از روش‌های تعبیه شده می‌توانید آنها را به صفحه شرکت متصل کنید.فراموش نکنید تهیه کردن نمایه و صفحه‌های اجتماعی یک شرکت، تنها بخشی از کار است. لازم است این اسناد و صفحه‌ها را در فواصل زمانی معین به‌روزرسانی کنید. بسیاری از شرکت‌ها بعد از یک بار تهیه چنین اسنادی، تصور می‌کنند دیگر هرگز به بازبینی آن احتیاجی ندارند. وقتی مدیری تغییر می‌کند، لازم است سریعا آن را در فایل‌های مربوطه به روز کنید. حتی اگر هیچ تغییری هم در شرکت صورت نگرفته باشد، وقتی مخاطبی تاریخ ساخت نمایه را که مربوط به دو سال قبل است ببیند، ممکن است درباره اطلاعات آن دچار شک شود، درحالی‌که اگر همان فایل مربوط به تنها چند ماه گذشته باشد، اعتماد به آن ساده‌تر خواهد بود.