تکنولوژی و طراحی محیط کار آینده

نویسنده: Jodi Williams

مترجم: مریم مرادخانی　

در بخش نخست این مقاله، به گذشته سفر کردیم و تاریخچه تحولات محیط کار در قرن‌های اخیر را مورد بررسی قرار دادیم. گفتیم که بنیان‌گذاران دفتر کار مدرن، تاجران بودند. آنها معمولا یک ساختمان دو یا چند طبقه را خریداری می‌کردند و طبقه همکف را به‌کار اختصاص می‌دادند. خود تاجر و خانواده‌اش نیز در طبقات بالاتر ساکن می‌شدند. همزمان با توسعه شرکت‌ها، دفاتر کار نیز تکامل یافتند. یکی از مشهورترین ادارات در دهه ۱۶۰۰ میلادی، دفتر مرکزی شرکت «ایست ایندیا» بود. در این ساختمان، علاوه‌بر اتاق‌های کار که به انجام کارهای دفتری اختصاص داشتند، فضاهایی نیز برای خوشامدگویی از مهمانان در نظر گرفته شده بود، مثل حیاط و اتاق‌های جلسات.

در دهه ۱۹۰۰، طراحی «پلان آزاد» پا به عرصه وجود گذاشت. حامیان این سبک معتقد بودند استفاده از فضاهای بسته، دیوارها و اتاق‌ها باید به حداقل برسد و همه کارکنان و مدیران، در یک فضای باز و بدون دیوار، در کنار هم کار کنند. این روش سال‌ها رواج داشت تا اینکه «رابرت پراپست»، یکی از طراحان شرکت هرمان میلر، ایده «اتاقک» را مطرح کرد و به این ترتیب، انقلابی در طراحی محیط کار پدید آمد. از آن دوران تا همین لحظه، استفاده از اتاقک‌ها و پارتیشن‌بندی فضا، رایج‌ترین و محبوب‌ترین شیوه طراحی در ایالات متحده بوده است.

در ادامه، عوامل تاثیرگذار بر محیط کار را برشمردیم: کارمندان، درک آنها از فضا، ساختمان و موقعیت مکانی و پدیده‌هایی مثل جهانی شدن، تغییرات آب و هوایی، نوسانات ژئوپلیتیک و شهرنشینی. همچنین پیش‌بینی کردیم که طی سال‌های آینده، تنوع نیروی کار، گرایش افراد به‌کار انعطاف‌پذیر و ارتباطات جهانی افزایش یابد. اما در این میان، تکنولوژی چه جایگاهی دارد؟ طراحی محیط کار آینده تا چه حد تحت تاثیر پیشرفت تکنولوژی خواهد بود؟ اتوماسیون اداری، هوش مصنوعی و روبات‌ها چگونه بر ایمنی و سلامت محیط کار تاثیر خواهند گذاشت؟ اپلیکیشن‌ها و دستگاه‌های هوشمند چه تاثیری بر نحوه رفت و آمد کارکنان خواهند داشت؟ در بخش دوم این مقاله به بررسی نقش تکنولوژی خواهیم پرداخت.

تکنولوژی معادلات را بر هم می‌زند

همه ما با تکنولوژی‌های پوشیدنی، مثل ساعت‌های هوشمند و ردیاب‌های تناسب اندام آشنا هستیم. در حال حاضر بسیاری از کارکنان از این تکنولوژی‌ها در جهت بهبود سلامت خود استفاده می‌کنند. اما در آینده، این تکنولوژی‌ها به عملیات سازمان‌ها راه پیدا خواهند کرد، مثل کنترل دسترسی به اطلاعات، ایمن‌سازی و ردیابی کارکنان برای استفاده بهینه از زمان و فضا.

در حال حاضر، بسیاری از شرکت‌ها به‌منظور افزایش امنیت و کنترل عبور و مرور کارکنان از استانداردهای NFC یا ارتباطات کوتاه‌برد (بی‌سیم) استفاده می‌کنند، بدین صورت که این تکنولوژی را در کارت‌های شناسایی کارکنان تعبیه می‌کنند. اما این تکنولوژی‌ها قادر به ردیابی افراد از فواصل دور نیستند و تنها در محدوده باجه‌های بازرسی کاربرد دارند. همزمان با گسترش تکنولوژی‌هایی مثل انگشت‌نگاری، شناسایی از طریق عنبیه، اسکن شبکیه و الگوی رگ‌های دست، اعتبارسنجی بیومتریک رواج بیشتری خواهد یافت. بدین ترتیب، امکان جمع‌آوری دائمی داده‌های مربوط به حضور و غیاب، حرکت، ازدحام و ارتباطات کارکنان وجود خواهد داشت. اما یک مانع بزرگ بر سر راه شرکت‌ها قرار دارد: هیچ کارمندی دوست ندارد همه حرکاتش تحت کنترل باشد یا احساس کند که زیر نظر است. تاثیر این تحولات بر طراحی محیط کار عبارت است از:

حرکت به سوی فضای تخصصی‌تر، آموزش و کار گروهی: به‌رغم تحولات عرصه کار و جابه‌جایی مشاغل «فرآیندمحور» به مناطق ارزان، همه ما همچنان به آموزش و ارتباط با یکدیگر نیاز داریم. پیش‌بینی می‌شود طی سال‌های آینده، محیط کار تحت‌تاثیر طراحی هتل‌ها و رستوران‌ها قرار بگیرد و انعطاف‌پذیرتر و مجهز به تکنولوژی‌های پیشرفته‌تر شود.

توجه به مقوله نگهداری ساختمان: هر اداره‌ای به افرادی برای تعمیر ابزارها و سیستم‌های ناکارآمد نیاز دارد و انتظار می‌رود که در سال‌های آینده، مهندسی ساختمان به یک شغل تخصصی‌تر تبدیل شود.

کاهش املاک تحت تصرف شرکت‌ها: شرکت‌های بزرگ همچنان می‌کوشند فضاها و املاک تحت‌تصرف خود را به حداقل برسانند. شرکت‌های کوچک، همچنان کوچک باقی خواهند ماند. هر کارمند می‌تواند میزان فضای موردنیازش را خودش مشخص کند.

کاهش کاربرد کارت‌ها و کلیدها: به لطف تکنولوژی، کارکنان به‌راحتی می‌توانند به هر آنچه نیاز دارند دسترسی پیدا کنند، مثل بازکردن قفل‌های ساختمان یا دسترسی به پرینت‌ها. در نتیجه، تعداد دستگاه‌ها کاهش خواهد یافت.

امکان کنترل فضا در سطح فردی: در بعضی از شرکت‌ها این رویا به واقعیت تبدیل شده، مثل ساختمان «The Edge» که به شرکت «دیلویت» تعلق دارد. اما در آینده نه‌تنها دستگاه‌های موبایل بلکه تکنولوژی‌های پوشیدنی نیز در سیستم اتوماسیون اداری شرکت‌ها ادغام خواهند شد. محیط کار مثل یک موجود زنده، ورود ما را حس خواهد کرد و فضای مطلوب و اطلاعات مورد نیاز ما را در اختیارمان خواهد گذاشت.

تمرکز بر امنیت سایبری: همزمان که دریافت و انتقال دیجیتالی داده‌ها رواج بیشتری می‌یابد، نحوه تخصیص و کنترل دستگاه‌ها و طراحی و به‌کارگیری زیرساخت‌ها نیز دستخوش تغییراتی خواهد شد.

۲۰۴۰، افزایش جمعیت و انقلاب روبات‌ها

تا سال ۲۰۴۰، جمعیت جهان از ۵/ ۷ میلیارد به بیش از ۹ میلیارد نفر خواهد رسید که این افزایش جمعیت، تقاضا و توزیع کار در سراسر جهان را به‌شدت تحت‌تاثیر قرار خواهد داد. گرچه به گزارش اداره سرشماری آمریکا، نرخ رشد جمعیت رو به کاهش است، اما افزایش جمعیت کل باعث افزایش تقاضا برای نیروی کار، به‌ویژه در کشورهای در حال توسعه خواهد شد.هرچند که بازار کار را مشاغل تکنولوژی‌محور فرا خواهند گرفت، اما مشاغل سنتی نیز شدیدا تحت‌تاثیر تکنولوژی خواهند بود. تا سال ۲۰۴۰، واقعیت مجازی به یک امر عادی تبدیل خواهد شد و محیط کار را به فضایی کاملا مجازی یا تلفیقی از عناصر مجازی و حقیقی تبدیل خواهد کرد. ادغام دنیای مجازی و حقیقی پیامدهای بسیاری خواهد داشت و جنبه‌های مختلف محیط کار را دگرگون خواهد کرد، به‌ویژه مدیریت پرسنل و ارتباطات کارکنان. پیشرفت روباتیک نیز در آینده محیط کار نقش مهمی دارد. در حال‌حاضر، روبات‌ها درصد زیادی از فعالیت‌های صنعتی را انجام می‌دهند. موسسه تحقیقاتی «وینترگرین» پیش‌بینی می‌کند که بازار روبات‌های صنعتی حدود ۵/ ۱۱ درصد رشد خواهد کرد. کارهای دفتری و تکراری خودکارسازی خواهند شد. البته در حال‌حاضر در بعضی ادارات، مسوولیت پذیرش، امنیت، ارسال و تحویل بسته‌ها برعهده روبات‌هاست. با گذر زمان، نقش انسان‌ها از «کننده‌کار» به «ناظر» تغییر می‌یابد.

حضور روبات‌ها و پیامدهای آن در محیط کار

تغییرات در طراحی سیستم‌های ایمنی: روبات‌ها به‌دلیل اتصال به سیستم‌های رایانش ابری، از خطرات آتش‌سوزی درامانند. آتش‌سوزی به اطلاعات ذخیره شده آسیبی نمی‌رساند.

نیاز بیشتر به فضای قابل دسترس: همزمان با افزایش تعداد روبات‌ها در محیط کار، طراحی محیطی که رفت و آمد در آن آسان باشد، ضروری است و این یعنی پله‌های کمتر یا جداسازی فضاها با استفاده از رنگ‌ها و نقش و نگارها.

تغییر در کیفیت هوا، انرژی و لوله‌کشی‌ها: تنها انسان است که نفس می‌کشد، به همین خاطر تغییراتی در سیستم‌های گرمایشی، سرمایشی و لوله‌کشی‌ها پدید خواهد آمد. به‌منظور سهولت در شارژ دستگاه‌ها، تعداد تجهیزاتی مثل پریزها افزایش خواهد یافت. روبات‌ها اما به این امکانات نیاز ندارند!

تغییر در نحوه رفت و آمد کارکنان

در این قسمت به پیش‌بینی نحوه رفت و آمد کارکنان خواهیم پرداخت و به این سوال پاسخ می‌دهیم: «شیوه عبور و مرور ما، چه تاثیری بر موقعیت مکانی سازمان و نحوه استفاده ما از فضای کار خواهد گذاشت؟» در حال‌حاضر، اغلب کارکنان بین محیط کار و خانه در رفت و آمد هستند و بین ۸ تا ۱۰ ساعت را نیز در محیط کار می‌گذرانند. رواج کار انعطاف‌پذیر (مثل دورکاری یا کار اینترنتی) به این معناست که کارکنان، مدت زمان کمتری را در شرکت یا در رفت و آمد خواهند گذراند. البته انعطاف‌پذیری، در عین سودمندی، از بعضی لحاظ چالش برانگیز نیز هست، مثلا از نظر سیاست‌های سازمانی یا تعاملات اجتماعی. توانایی برقراری ارتباط اجتماعی و تکنولوژیک، مهم‌ترین عاملی است که اثربخشی و دوام کار انعطاف‌پذیر را افزایش می‌دهد.با این وجود تا پنج سال آینده، بخش اعظمی از کارکنان همچنان بین اداره و خانه در رفت و آمد خواهند بود. در نتیجه، اغلب ادارات در شهرهای بزرگ و متوسط یا حومه‌های پرجمعیت متمرکز خواهند شد. رفت و آمد بیش از حد کارکنان، باعث غیبت یا بی‌رغبتی آنها، کاهش مشارکت سیاسی، بیماری، مشکلات اجتماعی و از بین رفتن توازن زندگی خواهد شد.

تسریع و انعطاف‌پذیری عبور و مرور

همزمان با تکامل روش‌های قدیمی حمل‌ونقل و پیدایش روش‌های جدید، رفت و آمد کارکنان دستخوش تغییر خواهد شد. در سال‌های آینده، رفت‌وآمد انعطاف‌پذیرتر، سفارشی‌تر، سریع‌تر و سازگار با محیط زیست خواهد شد و استفاده از خودروهای تک‌سرنشین کاهش خواهد یافت. در شهرهای بزرگ، گرایش به پیاده‌روی، پایداری محیط‌زیست و کاهش هزینه‌ها باعث می‌شود که شهروندان تمایلی به خریداری خودرو نداشته باشند. در حومه‌‌ها، گرایش‌هایی مثل قابلیت پیاده‌روی (walkability) و حمل‌ونقل ترکیبی روندی رو به رشد خواهند داشت. در بسیاری از شهرها، زیرساخت‌های لازم برای ترویج و سهولت دوچرخه‌سواری ایجاد شده و عبور و مرور دوچرخه‌سواران در ساختمان‌ها، ایمن‌تر و آسان‌تر شده است. این به معنای گرایش کارکنان به فضاهایی است که امکان رفت و آمد از طریق دوچرخه را فراهم می‌کنند. اپلیکیشن‌های «سواری شریکی»، مثل Uber، Lyft و Instacart همچنان پرطرفدار خواهند بود. این اپلیکیشن‌ها میان مسافر و راننده‌ای که با ماشین شخصی خودش مسافرکشی می‌کند، ارتباط برقرار می‌کنند. سیستم‌های حمل‌ونقل عمومی نیز خدمات و مسیرهای خود را افزایش خواهند داد. به‌دلیل افزایش دسترسی به ماشین‌های بدون راننده، مسافران به راحتی جابه‌جا خواهند شد، بدون اینکه با مشکلات حمل‌ونقل سنتی مواجه شوند. تاثیر تحولات حمل‌ونقل بر طراحی محیط کار عبارت است از:

حمایت درجا از کارکنان راه دور: محیط کار باید به گونه‌ای طراحی شود که پاسخگوی نیازهای همه کارکنان باشد، ازجمله کسانی که به‌صورت نیمه‌وقت در اداره حاضر می‌شوند. به این منظور، علاوه‌بر فراهم آوردن فضاهای واقعی، باید امکانات لازم برای ایجاد ارتباط مجازی نیز در اختیار آنها قرار بگیرد، مثل میکروفن‌های با کیفیت در اتاق‌های کنفرانس، فضاهای آکوستیک برای ارتباط ویدئویی و وای فای پرسرعت.

مبارزه با استرس رفت و آمد: برای رفاه حال کارکنانی که از راه دور می‌آیند، سازمان‌ها در طراحی محیط کار و به‌کارگیری عناصری مثل رنگ و ترکیب، تجدید نظر می‌کنند تا استرس این کارکنان را کاهش دهند و با ایجاد تغییر در سیاست‌های سازمان، امکان کار انعطاف‌پذیر را برای آنها فراهم می‌کنند.

پشتیبانی دیجیتالی و صوتی/ تصویری: تکنولوژی باید میان شما و کارکنان، هرچند از شما دور باشند، ارتباط برقرار کند. بهترین راه برای آشنایی و استفاده آسان از تکنولوژی، آموزش است.

استقبال از قابلیت پیاده‌روی و دوچرخه‌سواری: در آینده، یکی از معیارهای کارکنان برای انتخاب یک شرکت، امکان پیاده‌روی و نزدیکی آن به مناطق مسکونی خواهد بود. دسترسی آسان و نزدیک بودن به امکانات رفاهی می‌تواند کارکنان را به پیاده‌روی یا دوچرخه‌سواری ترغیب کند.

25 سال بعد

وقتی به آینده‌های دورتر سفر می‌کنیم، سیستم‌های قدیمی جای خود را به برنامه‌های جدید می‌دهند و سرعت و آسایش در اولویت قرار می‌گیرد. به لطف تکنولوژی و امکان جابه‌جایی پرسرعت و ارتباط از راه دور، کارکنان حق انتخاب بیشتری خواهند داشت که کجا زندگی و کجا کار کنند. آنها همچنین می‌توانند زمان بیشتری را به امور شخصی خود اختصاص دهند.سیستم‌های حمل‌ونقل پر سرعت، جایگزین سیستم‌های فعلی خواهند شد و زمان سفر را به حداقل خواهند رساند. قطارهای معلق مغناطیسی (maglev با امکان جابه‌جایی ۳۰۰ مایل در ساعت) و ماشین‌های پرنده دیگر یک رویا نخواهند بود. هرچند سرعت راه‌اندازی این امکانات در نقاط مختلف جهان یکسان نیست؛ اما بدون شک، حمل‌ونقل آینده، سریع‌تر، آسان‌تر و در دسترس افراد بیشتری خواهد بود و بر نحوه عبور و مرور کارکنان تاثیر بسزایی خواهد گذاشت.

تحولات در طراحی محیط کار

طراحی با هدف عملیات شبانه‌روزی: پشتیبانی شبانه‌روزی، خدمات اتصال و قابلیت کنفرانس مجازی و ویدئویی، برقراری ارتباط را سهولت خواهد بخشید.

فراهم آوردن فضایی ایمن و قابل دسترس برای کارکنان: کارکنان آینده می‌توانند به صورت ۲۴ ساعته به محیط کار دسترسی داشته باشند. به همین علت، اقدامات امنیتی محیط کار افزایش خواهد یافت.

یکپارچه‌سازی ادارات: وقتی کارکنان بتوانند از هر کجا و در هر زمانی برای شرکت‌ها کار کنند، ادارات در شهرهای بزرگ، حومه‌ها و مناطق روستایی می‌توانند یکپارچه‌سازی شوند و محل زندگی کارکنان، دیگر یک دغدغه نخواهد بود.شما چه فکر می‌کنید؟ محیط کار آینده را چگونه پیش‌بینی می‌کنید؟ آیا کارکنان را تصور می‌کنید که در ادارات هوشمند و مجهز به تکنولوژی‌های فوق پیشرفته در حال فعالیت هستند؟ طراحی ساختمان‌های آینده تحت تاثیر چه عواملی خواهد بود؟ در بخش نهایی این مقاله، به بررسی ساختمان‌ها و گرایش‌های طراحی و مهندسی سال‌های آینده خواهیم پرداخت.

منبع: WorkDesign