سیر تحولات محیط کار از گذشته تا به امروز

نویسنده: Jodi Williams

مترجم: مریم مرادخانی

یکی از متداول‌ترین سوالاتی که از ما می‌پرسند این است که «محیط کار در آینده چه شکلی خواهد بود؟» هیچ‌کدام از ما «آینده‌پژوه» نیستیم، اما یا استراتژیست هستیم، یا طراح یا کارمند. هرچند که پیش‌بینی دقیق آینده با ذکر جزئیات تقریبا غیرممکن است، اما می‌توانیم محیط کار در پنج سال آینده را تا حد قابل قبولی پیش‌بینی کنیم و بر اساس روند و گرایش‌های محیط کار، تصویر ادارات ۱۰ تا ۲۵ سال آینده را ترسیم کنیم (حتی آینده‌پژوهان نیز گاهی در پیش‌بینی آینده دچار اشتباه می‌شوند).

پیش از آنکه آینده را مورد بحث قرار دهیم باید بدانیم که محیط کار فراتر از میزها و صندلی‌ها، فضاهای مشترک و استراتژی‌هایی پیرامون استفاده از این فضاها و امکانات است. در این سری مقالات ما علاوه‌بر این موضوعات، به بررسی عوامل تاثیرگذار بر محیط کار نیز خواهیم پرداخت (بله، تکنولوژی در هر سه مورد نقش مهمی را ایفا می‌کند). این عوامل از این قرارند:

کارمند، و همه عوامل و ویژگی‌هایی که در «آنچه هستیم و آنچه انجام می‌دهیم» تاثیر می‌گذارند.

جا و مکان، درک ما از فضا و تاثیرات ادراک ما بر محیطی که برای کار انتخاب می‌کنیم.

ساختمان، یا جایی که محل کار در آن قرار گرفته است و نحوه استفاده ما از آن

البته، آینده کار و محیط کار به عوامل دیگری نیز گره خورده است که نباید از آنها غافل شویم:

چرخه اقتصادی/ کسب‌وکار (در ایالات متحده، میانگین توسعه اقتصادی حدود پنج سال و میانگین دوره رکود حدود ۱۱ ماه است.)

پدیده جهانی شدن

نوسانات ژئوپلیتیک

تغییرات آب و هوایی

توسعه شهرنشینی (پیش‌بینی می‌شود شهرنشینی در هر پنج سال، کمتر از یک درصد افزایش یابد اما این رقم در کشورهای جهان سوم و کم‌درآمد بسیار بالاتر است.)

هوش مصنوعی (آیا تا سال ۲۰۴۰، هوش مصنوعی از هوش انسان پیشی خواهد گرفت؟)

پیدایش دفتر کار مدرن

یادآوری گذشته کمک می‌کند تا آینده را بهتر بشناسیم. پس بهتر است پیش از گشت و گذار در آینده، سفری به گذشته داشته باشیم. دفتر کار به شکل مدرن آن، ابتدا در میان قشر تاجران رواج یافت. داستان عمو اسکروج را به یاد دارید؟ همان تاجر خسیسی که با کارمند خود در یک اتاق بزرگ کار می‌کرد. خودش پشت یک میز می‌نشست و پول‌هایش را می‌شمرد و کارمندش، پشت یک میز دیگر به نوشتن مشغول بود. اگر تصور شما از نخستین دفتر کار مدرن، جایی شبیه اتاق کار عمو اسکروج است، درست حدس زده‌اید. در آن دوران، تاجران به همراه کارمندان خود در طبقه همکف ساختمان کار می‌کردند. خود تاجر و خانواده‌اش نیز در طبقات بالاتر ساکن بودند.همزمان با توسعه و تکامل شرکت‌ها، دفاتر کار و نیازهای آنها نیز تکامل یافت. یکی از قدیمی‌ترین نمونه‌ها، شرکت «ایست ایندیا» است که ابتدا به صورت گروهی در زمینه بازرگانی فعالیت می‌کردند، اما پس از مدتی در راستای منافع خاندان سلطنتی انگلستان، گسترش یافته و مسوول کسب منافع تجاری در هندوستان شدند. طی دهه‌های ۱۶۰۰ و ۱۷۰۰ میلادی، بخش قابل توجهی از فعالیت‌های این شرکت به کارهای دفتری و رسیدگی به نامه‌ها مربوط می‌شد. با وجودی که طی آن سال‌ها این شرکت ساختمان‌های زیادی بنا کرده بود اما مشهورترین آنها، دفتر مرکزی «ایست ایندیا» بود. این ساختمان در ابتدا مسکونی بود. سپس آن را بازسازی کردند تا پاسخگوی نیازهای شرکت باشد. در این ساختمان بزرگ، علاوه‌بر دفاتر کار متعدد، فضاهایی نیز برای خوشامدگویی و پذیرایی از میهمانان در نظر گرفته شده بود، مثل اتاق‌های برگزاری جلسات، باغچه‌ها و حیاط.

دهه ۱۹۰۰ و طراحی پلان آزاد

مفهوم پلان آزاد (Open Plan) نخستین بار در دهه ۱۹۰۰ و در ایالات متحده رواج یافت: ساختمان «لارکین» واقع در بوفالو که نویسنده و معمار مشهور، «فرانک لوید رایت» آن را طراحی کرده بود، نیویورک را به یکی از نخستین خاستگاه‌های ادارات پلان آزاد تبدیل کرد. این شیوه طراحی، پس از مدتی و تحت تاثیر سریال مشهور «مد من» (Mad Men) تکامل یافت و به‌دلیل الهام گرفتن از این سریال، سبک «مد من» نام گرفت: مدیران اجرایی و ارشد در اتاق‌هایی بزرگ مستقر بودند، با پنجره‌های بزرگ که دور تا دور ساختمان را احاطه کرده بود و میزهایی که در مرکز ساختمان، ردیف شده بودند، برای انجام کارهای دفتری و دبیرخانه‌ای.در سال‌های پایانی دهه ۱۹۵۰ و ابتدای دهه ۱۹۶۰، یک استراتژی جدید شکل گرفت: جنبش Burolandschaft. گروه طراحان آلمانی کوییک‌برنر (Quickborner)، سنت چیدمان به صورت ردیفی را شکستند. آنها پیشنهاد کردند که تجهیزات اداری به‌صورت بی‌قاعده و گروهی چیده شوند تا انعطاف‌پذیری محیط کار افزایش یابد. اما در موقعیت اتاق کار مدیران تغییری ایجاد نکردند.

اتاقک‌ها، انقلابی در طراحی محیط کار

استراتژی کوییک‌برنر در نهایت جای خودش را به برجسته‌ترین نوآوری تاریخ طراحی ادارات داد: اتاقک‌ها. رابرت پراپست، یکی از طراحان شرکت «هرمان میلر» برای نخستین‌بار رویکرد «اکشن آفیس» را مطرح کرد که با استفاده از آن، محیط کار از یک فضای بلااستفاده (محدود به ردیف‌ها و اتاق‌های بسته) به یک فضای باز و قابل استفاده تبدیل می‌شد. (در آن دوران، رسم بر این بود که هر کس و هر چیز در جای خودش قرار داشته باشد. اکشن آفیس این سنت را شکست و به محیط کار تحرک بخشید). این رویکرد در دهه ۱۹۶۰ رواج یافت و از آن دوران تا همین لحظه، استفاده از اتاقک‌ها و پارتیشن‌بندی فضا، رایج‌ترین شیوه طراحی دفاتر کار در ایالات متحده بوده‌ است.اما وقتی این رویکرد، سوژه کارتونیست‌ها و داستان‌های مصور «دیلبرت» شد، طراحان به این نتیجه رسیدند که محیط کار نیاز به تغییر دارد.

استراتژی محیط کار

زمانی در سال ۱۹۸۵، «فیلیپ استون» و «رابرت لوکتی» برای نخستین‌بار در مجله کسب‌وکار هاروارد این ایده را مطرح کردند که «دفتر کار شما، همان‌جایی است که خودتان هستید». به این ترتیب، عموم مردم با استراتژی محیط کار آشنا شدند. در آن دوران، تکنولوژی‌های نوظهوری مثل تلفن‌های همراه، برای نخستین‌بار رویای کار «دور از میز» را به یک واقعیت تبدیل کردند و چیزی نگذشت که برای انجام وظایف کاری، حضور در محیط کار کافی بود. ایده «کار مبتنی بر فعالیت» (Activity Based Work) نیز از همین‌جا نشأت گرفت. بر اساس این رویکرد، شما مجبور نیستید تمام فعالیت‌های کاریتان را در یک محل انجام دهید. شما حق انتخاب دارید و می‌توانید فعالیت‌های مختلف را در هر جایی که برایتان مناسب است به انجام برسانید (البته در محدوده اداره، نه خارج از آن).

در سال ۱۹۹۵، «فرانکلین بکر» از دانشگاه کرنل و «فریتز استیل» از دانشگاه ییل در کتاب خود به تاثیر طراحی محیط کار بر موفقیت کسب‌وکار اشاره کردند. تا سال ۲۰۰۲، اداره خدمات عمومی ایالات متحده (GSA) با کمک تیمی از کارشناسان، برنامه‌ای با عنوان Workplace ۲۰.۲۰ را به اجرا درآوردند. هدف آنها عرضه ابزارها و نرم‌افزارهایی به‌منظور طراحی و استفاده بهینه از محیط کار بود. به کمک این ابزارها، سازمان‌های دولتی می‌توانستند ادارات را متناسب با نیازها و فعالیت‌هایشان طراحی کنند. پس از مدتی، نام این برنامه به Total Workplace Program تغییر یافت و همچنان به عنوان مجموعه‌ای از ابزارهای استاندارد مورد استفاده سازمان‌ها قرار دارد.در سال ۲۰۰۵، مقاله‌ای با این عنوان منتشر شد: «استراتژی محیط کار چیست و چرا مهم است؟» در این مقطع، اغلب سازمان‌های بزرگ به اهمیت این موضوع پی برده بودند. دویچه بانک آلمان یکی از نخستین سازمان‌هایی است که پیش‌قدم شد و در سال ۲۰۰۲، استراتژی خود را طراحی کرد: «دفتر کار هوشمند». مایکروسافت نیز در سال ۲۰۰۴ و ۲۰۰۵، فعالیت‌هایش را مورد ارزیابی قرار داد و سرانجام، برنامه Workplace Advantage را به اجرا گذاشت. هر دو برنامه همچنان در حال توسعه و تکامل هستند.امروزه، اغلب شرکت‌ها به مقوله محیط کار به‌عنوان یک مزیت رقابتی نگاه می‌کنند. هزینه‌های مربوط به ساختمان، مثل هزینه طراحی، ساخت‌وساز، تعمیر و نگهداری، تنها بخش کوچکی از هزینه‌های کسب‌وکار هستند. حدود ۹۰ درصد هزینه‌های عملیاتی هر سازمان به حقوق، دستمزد و مزایای کارکنان اختصاص دارد. با علم به این موضوع، سازمان‌ها به دنبال راه‌هایی برای استفاده بهینه از فضا هستند، نه اینکه صرفا برای کاهش هزینه‌ها تلاش کنند. ما پیش‌بینی می‌کنیم که این گرایش در سال‌های آینده همچنان رواج داشته باشد.

نیروی کار به کدام سو می‌رود؟

ما همیشه درباره محیط کار در آینده صحبت می‌کنیم، اما کمتر کسی درباره کارکنان آینده سوال می‌پرسد. طی پنج سال آینده، تنوع نیروی کار به میزان قابل‌توجهی افزایش خواهد یافت، چه از نظر ویژگی‌های تغییرناپذیر و انتسابی مثل سن، جنسیت، نژاد، مذهب و پیشینه اجتماعی-اقتصادی و چه از نظر ویژگی‌های اکتسابی، مثل نگرش شناختی و تجربیات زندگی. بخشی از این تنوع، هدفمند بوده و در نتیجه اجرای برنامه‌های «افزایش تنوع نیروی کار» پدید خواهد آمد. بخشی از آن نیز ناخواسته و نشان‌دهنده جابه‌جایی جمعیت در مقیاس کلان است.انتظار می‌رود که در آینده شاهد تغییر در ترکیب نیروی کار باشیم: بسیاری از بازنشستگان به‌کار باز خواهند گشت (یا حداقل به فعالیت‌های پاره‌وقت خواهند پرداخت)، کارکنان به دنبال ایجاد توازن میان کار و زندگی خواهند بود و استقلال، آزادی عمل و انعطاف‌پذیری بیشتری مطالبه خواهند کرد، شمار کارکنان مستقل افزایش خواهد یافت و اقتصاد گیگی روندی رو به رشد را طی خواهد کرد.

طی ۱۰ سال آینده، تا سال ۲۰۲۷، تحولات اجتماعی-اقتصادی باعث ایجاد تغییراتی در نیروی کار، مشاغل و شیوه انجام کارها خواهد شد. رشد طبقه متوسط در اقتصادهای نوظهور بر جمعیت نیروی کار جهان تاثیر بسزایی خواهد گذاشت. در حال حاضر، یک سوم جمعیت طبقه متوسط جهان در خطه «آسیا اقیانوسیه» ساکن هستند. تا سال ۲۰۳۰، این جمعیت دو برابر خواهد شد و علت اصلی آن، رشد طبقه متوسط در کشورهایی مثل هند و چین است. این رویداد، باعث ایجاد تغییراتی در رفتار خریداران شده و در نهایت به رشد و توسعه اقتصادی منجر خواهد شد. طبق پیش‌بینی شرکت «مورگان استنلی» تا سال ۲۰۳۰ میزان مخارج طبقه متوسط حدودا دو برابر خواهد شد (در مقایسه با سال ۲۰۱۰).در حوزه اشتغال، الگوهای جدیدی شکل خواهند گرفت: تعداد مشاغل در صنایع خدماتی مثل مراکز خدمات درمانی و بیمارستان‌ها همچنان افزایش خواهد یافت اما بخش اعظمی از کارکنان به‌کار انعطاف‌پذیرتر و مشاغل مستقل گرایش پیدا خواهند کرد. تعداد مشاغلی که در اثر تکنولوژی‌های نوظهور ایجاد می‌شوند، سر به فلک خواهد کشید.

به‌دلیل پتانسیل کارآفرینی نیروی کار، با رشد قابل توجه اقتصاد همتا به همتا(peer-to-peer یا تعاملات بی‌واسطه از طریق خدمات آنلاین) روبه‌رو خواهیم شد، با تاکید و تمرکز بر ارتباطات جهانی. شرکت‌ها متشکل از دو گروه خواهند بود: ۱) کارکنان ثابت که نقش‌های کلیدی را بر عهده دارند و در استخدام شرکت هستند. ۲) شبکه گسترده‌ای از کارکنان مستقل که به‌صورت قراردادی، اینترنتی یا پاره‌وقت با شرکت‌ها همکاری می‌کنند. شرکت‌ها نحوه سیاست‌گذاری‌های خود را تغییر خواهند داد تا همواره در دسترس مشتریان باشند و به‌صورت شبانه‌روزی به مشتریان خدمات ارائه دهند. آموزش رسمی، تبادل دانش، گسترش ارتباطات و فعالیت‌های گروهی، هر کدام به یک ضرورت تبدیل خواهند شد.شما چه فکر می‌کنید؟ محیط کار در آینده را چگونه ترسیم می‌کنید؟ چه عوامل دیگری بر محیط کار تاثیر خواهند گذاشت؟ نقش تکنولوژی در این تحولات را چگونه ارزیابی می‌کنید؟ مفاهیمی مثل هوش مصنوعی، واقعیت افزوده و واقعیت مجازی در محیط کار آینده چه نقشی خواهند داشت؟ آیا کارکنان آینده را با عینک‌های سه‌بعدی تصور می‌کنید که در حال کار با تکنولوژی‌های فوق پیشرفته هستند؟ با ما در بخش‌های بعدی این مقاله همراه باشید تا به بیست سال آینده سفر کنیم و محیط کار و کارکنان آینده را از نزدیک مشاهده کنیم.

منبع: WorkDesign